GESTIÓN DE COMPRAS Facilitador: Antonio Rodríguez H.

CONCEPTO DE GESTION DE COMPRAS

GESTION DE COMPRAS

GESTION DECOMPRAS. Que debe buscar?  Comprar a un buen precio según el mercado.  Recibir el material en el tiempo requerido.  Comprar a las mejores condiciones de pago posible.  Mejorar la calidad de los productos adquiridos, tratando en lo posible de no aumentar los costos.  Enfocar los esfuerzos hacia las compras más significativas de la empresa.  Negociar las entregas de manera de no sobrecargar las existencias en los almacenes.  Conseguir los productos requeridos por la compañía o posibles sustitutos en tiempos de escasez.  Mantenerse al día con los nuevos productos y servicios que salen al mercado.  Promover la sana competencia entre proveedores.  Mantener y actualizar los registros de información. Todos los puntos anteriores se traducen en el fin principal de la gestión de compras que es producir utilidades a la empresa

GESTION DE COMPRAS. SU IMPORTANCIA Generar ahorros Se debe negociar en forma efectiva para obtener materiales de alta calidad al más bajo costo. Gestionar contratos de manera eficaz Crear contratos a largo plazo entre el con los proveedores ya que esto implica transacciones asociadas con adquisiciones repetitivas en donde se define los requisitos de materiales, el valor y ordenando la logística y distribución. Buena relación con los proveedores Negociar de modo persuasivo ayuda a maximizar la inversión y crea relaciones de trabajo lucrativas con los proveedores.

en la fijación de las política financiera con las compras, requerimientos de fondos y presupuesto del área. FINANZAS A través de información sobre plazos de entrega, costo de materias primas, calidad disponible, fuentes de aprovisionamiento, para el cumplimiento de los programas productivos del sector. PRODUCCIÓN A través de la fijación de políticas generales, procedimientos y análisis de las tendencias y cambios en el entorno; en lo que involucra a las compras de la empresa. DIRECCIÓN La administración de la logística de movimientos y coordinación de necesidades de espacio, según la planificación de entregas y embarques de mercaderías DISTRIBUCIÓN para el control de inventarios, costeo de materiales y valorizaciones y provisiones de las compras de bienes y/o servicios ingresados en un período a la empresa. CONTABILIDAD

PLANEACION DE LA GESTION DE COMPRAS Es el conjunto de planes sistematizados y encaminados a dirigir las compras dentro de la empresa. Dicho planeamiento responde a las siguientes preguntas, que llevan a la toma de decisiones y a la ejecución de acciones de compra.

¿Qué comprar? Calidad respecto a las necesidades. Sustitutos de los productos utilizados. Precios teniendo en cuenta la calidad ¿En que cantidad comprar? Según las necesidades. Según la cantidad económica. Según los descuentos y rebajas. PLANEACION DE LA GESTION DE COMPRAS

Procedimiento de compra e importancia monetaria Política de compra ¿Cómo comprar? Necesidades de los consumidores Necesidades de producción. ¿Cuándo comprar? Elección de los proveedores Interpretaciones comerciales Comprar, fabricar o alquilar ¿A quién comprar? PLANEACION DE LA GESTION DE COMPRAS

POLITICAS DE COMPRA  Producto: Definir las especificaciones (qué se va a comprar) y la previsión de las necesidades (cuánto y cuando).  Proveedores: Diseñar un panel de proveedores que pueda garantizar el suministro de productos y servicios en base a las necesidades de la organización.  Política de ahorros: definir un criterio homogéneo en la contabilización de los ahorros dentro de los diferentes procesos de negociación, para ello existe un procedimiento de cálculo y contabilización de los ahorros, en el que se definen los diferentes conceptos y las metodologías para el cálculo de los mismos.  Procurement: El objetivo es agilizar el proceso de procurement, tanto interno como externo para conseguir la máxima eficiencia en la relación con proveedores.  Sistemas de información: Una mejora continua en los sistemas de información de Compras, que permitan una comunicación electrónica fluida entre usuarios y compradores, y entre la organización y proveedores, generando y almacenando el mínimo posible de documentación escrita en el proceso.

Presupuestos de compras  Surgen desde las necesidades de materiales a comprar, por lo que debe efectuarse el presupuesto de compras.  Se prevé los saldos de los materiales existentes en los almacenes.  Se utilizan para proyectar el futuro esquema de deudas habrán de asignarse las partidas a los principales proveedores. Consideraciones: Costos y seguros de almacenaje Disponibilidad de capital de trabajo Interés de capital inmovilizado Pere civilidad de los materiales

PROCESAMIENTO DE LAS TRANSACCIONES DE COMPRAS Detección de la necesidad de comprar y requerimiento de bienes/servicios. Selección de proveedores. Seguimiento y recepción de los pedidos Almacenamiento y registro de las compras.

PROCESAMIENTO DE LAS TRANSACCIONES DE COMPRAS

Selección de proveedores: Es una tarea que debe realizarse continuamente, a fin de tener siempre la mayor cantidad de posibilidades de mejores precios y condiciones de compra. Se definen los posibles proveedores evaluando los siguientes aspectos: Precios, condiciones de pago, plazos de entrega, capacidad técnica y controles de calidad. Se realizan pedidos de cotizaciones a los proveedores que se encuentren en condiciones de cumplir con las especificaciones estipuladas. Luego se evalúan las cotizaciones que se presenten, seleccionando al proveedor que resulte mejor calificado, responsable y con quien se llegue a un acuerdo sobre factores de calidad, garantía, servicio, tiempo de entrega, precio y condiciones financieras. Alianzas estratégicas con proveedores: estas generan compromiso que benefician en lo siguiente: aumento de la calidad, reducción de costos, creación de nuevos productos, generar mayor competitividad en el mercado, reducción del tiempo de entrega. Se reduce el costo de almacenamiento y se optimiza el transporte de los productos, etc.

PROCESAMIENTO DE LAS TRANSACCIONES DE COMPRAS Seguimiento y recepción de los pedidos: Se debe realizar un seguimiento de los pedidos realizados a los proveedores, constatando el plazo de entrega y la cantidad y calidad de los insumos que recibe. Antes de la entrega de la mercadería, el área que la recibe debe estar informada del momento y transporte en que va a llegar para poder programar los ingresos de los diferentes proveedores. Almacenamiento y registro de las compras: El Almacén acomoda los nuevos bienes y los registra actualizando el inventario de existencias. En el Almacén se custodian físicamente los bienes hasta tanto sean entregados a las áreas solicitantes.

MODALIDADES DE COMPRAS Las empresas compran de diferente forma dependiendo de su tipo de negocio o necesidad en función de obtener las mejores ventajas y al menor costo posible. Algunas de las principales modalidades de compras son:  De pedidos locales  En el exterior  De bienes de uso  De servicios  Por licitaciones

MODALIDADES DE COMPRAS LOCALES Son las que se realizan cerca de la localización o región de la empresa EXTRANJERAS Se utilizan para obtener bajos costos en volúmenes grandes de pedidos. DE BIENES DE USO adquisición de aquellos bienes que aumentan el activo físico de la empresa. No son de renovación frecuente ejemplo compra de camiones, montacargas, maquinarias, etc.

MODALIDADES DE COMPRAS DE SERVICIOS Son de una determinada importancia, mediante contratos por un lapso determinado para que personal externo brinde apoyo puntual en determinada área POR FONDO FIJO Compras o servicios menores que no justifican el costo y el tiempo, ni la intervención del área de Compras POR LICITACIONES Puede realizarse en un ámbito público (institución pública) o privado (empresas u organizaciones no gubernamentales) a través de un concurso competitivo abierto.