INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL - IPES Oficina Asesora de Planeación

CONTENIDO DE LA PRESENTACIÓN GENERALIDADES DEL SIG Definición Componentes (SGC, MECI, PIGA) Beneficios Metodología Qué tenemos que hacer?

I. GENERALIDADES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Oficina Asesora de Planeación -IPES-

1. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ¿Sabes que es un SIG? Es una herramienta de gestión que le permite a la organización de manera sistémica dirigir y evaluar su desempeño institucional de manera eficaz e integrada. Enfocada al cliente y basada en un modelo de operación por procesos. SIG PIGA CALIDAD MECI

1. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Interacción mutua que se establece entre los elementos que componen un todo y conducen al logro de objetivos GESTIÓN Conjunto de acciones que permiten interrelacionar cada uno de los elementos con el fin de dirigir las organizaciones DIRIGIR CONTROLAR SISTEMA DE GESTIÓN “Conjunto de actividades que, interrelacionadas y a través de acciones específicas, permiten definir e implementar los lineamientos generales y de operación de las entidades públicas”.

CICLO PHVA P A ACTUAR PLANIFICAR V H VERIFICAR HACER Es una herramienta de la mejora continua, presentada por Deming a partir del año 1950, la cual se basa en un ciclo de 4 pasos: Planificar (Plan), Hacer (Do), Verificar (Check) y Actuar (Do). P PLANIFICAR A ACTUAR Definir las Metas Definir los métodos que permitirán alcanzar las metas propuestas Actuar Preventivamente ENTRADAS SALIDAS Educar y Entrenar Verificar los resultados de la tarea ejecutada Ejecutar la tarea y recoger los datos V VERIFICAR H HACER

GESTIÓN MEJORA CONTINUA PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR Usuarios Entorno de la Entidad Normatividad Servidores Junta Directiva Proveedores Otros Indicadores, evaluación de procesos, Rendición de cuentas auditorias, control político Prevención de Inconformidades Acciones correctivas, preventivas y de mejora PLAN DE DESARROLLO OBJETIVOS ESTRATEGICOS MEJORA CONTINUA Satisfacción de los usuarios y partes interesadas PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR

1.2 COMPONENTES SIG 1.CALIDAD 2.MECI 3.PIGA

1.2.1 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD “Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”.   DEFINICIÓN LEY 872 DE 2003 “Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades”. Decreto 4110 de 2004 NTCGP 1000

Entidad Comprometida con el USUARIO 1.2.1 ¿Qué se busca con un SGC? ENTIDAD CON CALIDAD Entidad Comprometida con el USUARIO

Satisfacción de las necesidades y expectativas del usuario. 1.2.1 ¿Qué es Calidad? Satisfacción de las necesidades y expectativas del usuario. “Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos” HACER LAS COSAS BIEN

1.2.1 ¿Cómo hacer las cosas bien? CULTURA PREVENTIVA Re Chazos Re Procesos Re Trazos Re petición Re tornos Desperdicios EVITAR

NTCGP 1000:2009 1. INTRODUCCIÓN 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 2. OBJETO Y CAMPO DE ACCIÓN NTCGP 1000:2009 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Ó PRESTACIÓN DEL SERVICIO 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

Gestionar por procesos 1.2.1 ¿Qué requiere un SGC? CALIDAD Definir el servicio Identificar usuarios Identificar procesos Gestionar por procesos OFERTA PRINCIPIOS DEMANDA MODELO DE OPERACIÓN

MAPA DE PROCESOS INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL CODIGO: DE-008 VERSIÓN: 04 FECHA: Mayo 31 de 2010 POBLACIONES INFORMALES VULNERABLES ETNICOS VIVANDEROS EMPRENDEDORES MYPIMES MECANISMOS INTERINSTITUCIONALES Y POLITICAS DE DEMOCRATIZACIÓN OPORTUNIDADES DE GENERACIÓN DE INGRESOS PARA LA POBLACIÓN SUJETO DE ATENCIÓN PROCESOS ESTRATÉGICOS PLANEACIÓN ESTRATEGICA Y TACTICA GESTIÓN DE COMUNICACIONES PROCESOS MISIONALES IDENTIFICACIÓN, CARACTERIZACIÓN Y REGISTRO DE POBLACIÓN SUJETO DE ATENCIÓN POTENCIACIÓN DE CAPITAL HUMANO Y SOCIAL APOYO A INICIATIVAS PRODUCTIVAS, COMERCIALES Y LABORALES DESARROLLO DE ALTERNATIVAS COMERCIALES PROCESOS DE APOYO SERVICIO AL USUARIO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN CONTRACTUAL GESTIÓN RECURSOS FISICOS GESTIÓN RECURSOS FINANCIEROS GESTIÓN JURIDICA GESTIÓN DE RECURSOS TECNOLOGICOS PROCESOS DE EVALUACIÓN EVALUACIÓN INTEGRAL

II. ¿QUÉ TENEMOS QUE HACER? Oficina Asesora de Planeación -IPES-

2. ¿QUÉ TENEMOS QUE HACER? Roles del equipo operativo SIG DOCUMENTAR Determine previamente cuales de los documentos que soportan el Sistema Integrado de Gestión requieren revisión y ajuste periódico y elabore un cronograma anual para la realización de dicha revisión. Debe tener en cuenta en este punto la caracterización del proceso. DOCUMENTAR Verifique mensualmente que los documentos identificados en el punto anterior estén plenamente revisados y ajustados conforme las necesidades del proceso al que usted pertenece. Informe mensualmente a su superior inmediato o al coordinador o interventor de su contrato sobre las acciones adelantadas frente a la revisión y actualización documental que haya adelantado y tramite las respectivas autorizaciones para legalizar los ajustes realizados.

MISIÓN, VISIÓN, POLITICAS, OBJETIVOS, ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES 2. ¿QUÉ TENEMOS QUE HACER? Roles del equipo operativo SIG Cerciórese permanentemente que se le esta dando pleno cumplimiento a las generalidades y demás aspectos contemplados en la norma NTCGP. 1000: 2004 en su numeral 4.2: Gestión Documental, respecto a los documentos del sistema integrado de gestión que debe manipular o tramitar con ocasión del ejercicio de sus funciones, actividades o responsabilidades contractuales e informe al líder del proceso, a su superior inmediato o al interventor, cuando considere que cualquiera de los documentos que estén a su vista no cumpla dichos requisitos de la norma. CONTROL DE DOCUMENTOS Asegúrese de leer y comprender claramente todos los componentes de la plataforma estratégica de su entidad y de tomar conciencia cual es el aporte que con su trabajo cotidiano, está dando al cumplimiento de la Misión, la Visión y los objetivos de la institución. MISIÓN, VISIÓN, POLITICAS, OBJETIVOS, ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES

2. ¿QUÉ TENEMOS QUE HACER? Roles del equipo operativo SIG INDICADORES Incentive y solicite espacios para la discusión y el análisis de grupo, frente a la evaluación de resultados de la gestión del proceso al cual usted pertenece y el impacto de estos en el cumplimiento de los objetivos institucionales. INDICADORES Realice los registros diarios, semanales, mensuales, trimestrales, sementarles o anuales que deba realizar, conforme las características de cada indicador a su cargo, para el control de la gestión de su desempeño frente a las metas previamente concertadas. . FORMATOS

2. ¿QUÉ TENEMOS QUE HACER? Roles del equipo operativo SIG Asegúrese de conocer y comprender claramente todos y cada uno de los principios y valores del código de ética de su entidad y participe activamente en los procesos de evaluación del cumplimento de los mismos que se programen con el equipo de trabajo respectivo. CÓDIGO DE ETICA Revise periódicamente el mapa de procesos de la entidad y del proceso al cual esta usted vinculado, para evaluar y verificar que se estén ejecutando permanentemente las acciones necesarias para controlar y administrar los riesgos que puedan poner en peligro el cumplimiento de las metas, los objetivos o la misión institucional y asegúrese de informar en forma oportuna cualquier eventualidad que detecte frente a este elemento de control. ´   MAPA DE RIESGOS

CICLO PHVA DEL MECI Y LA NTCGP 1000 PLANEAR ACTUAR HACER VERIFICAR SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO 4. Requisitos Generales (4.1; 4.2) SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION 7. Realización del producto y/o Servicio (7.1 – 7.6 y 6.2.2) 8. Medición Análisis y Mejora (8.1 – 8.4) 6. Gestión de Recursos (6.1 – 6.4) 5. Responsabilidad de la Dirección (5.1 – 5.6) 8. Medición Análisis y Mejora (8.5 )

1.2.2 MECI ESTRUCTURA DEFINICIÓN CONTROL ESTRATÉGICO Es el MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO que permite el diseño, desarrollo y operación del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado, expedido por el Gobierno Nacional (Decreto 1599 de 2005) que proporciona la estructura básica para EVALUAR la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso administrativo. CONTROL ESTRATÉGICO CONTROL DE GESTIÓN CONTROL DE EVALUACIÓN

SISTEMA DE GESTIÓN EN EL ESTADO COLOMBIANO GESTIÓN INTEGRAL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI LLa evolución de los Sistemas de Gestión y la dinámica que han venido desarrollando pretenden que la Administración Pública sea más cercana al ciudadano y cumpla los fines propuestos con eficacia, eficiencia y efectividad.

SISTEMAS DE GESTIÓN PARA LA ENTIDAD Y LA ENTIDAD COMO SISTEMA POLITICAS DESARROLLO TECNOLOGICO OBJETIVOS SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ESTRATEGIAS ESTRUCTURA ORGANICA SATISFACCIÓN DEL USUARIO Y/O CIUDADANO CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LA ENTIDAD

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO Y EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD COMO HERRAMIENTA GERENCIAL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO NTCGP 1000 : 2004 ESTRUCTURA DE LOS MODELOS Tres (3) subsistemas Nueve (9) componentes Veintinueve (29) elementos Doscientos cuarenta y dos (242) requisitos normativos, divididos en: Ocho (8) capítulos Tres (3) generales Cinco (5 especificos

BENEFICIOS DE LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN Y CONTROL ESTRATEGIA GESTIÓN Contribuye a la mejora continua, ya que las metas y la visión estratégica son consistentes Se incrementa la capacidad y velocidad para adaptarse a los cambios. Se alienta una comunicación abierta en toda la entidad Incrementa la calidad de las decisiones Aumento en la capacidad de servicio al cliente Consolidación del enfoque por procesos Modelo Avanzado en la Gestión Publica Colombiana

ARTICULACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Y EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. Orientan la entidad hacia el cumplimiento de visión , misión, objetivos, principios, metas y políticas. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Planes, programas, procesos, actividades, procedimientos, recursos, información y medios de comunicación. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Diferentes mecanismos de verificación y evaluación. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

ESTRUCTURA DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PRINCIPIOS MECI PRINCIPIOS CALIDAD Enfoque hacia el cliente Liderazgo AUTOCONTROL Participación activa funcionarios públicos Enfoque por procesos Enfoque sistema de gestión AUTOREGULACIÓN Mejora continua Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones AUTOGESTIÓN Relaciones mutuamente beneficiosas Coordinación, cooperación y articulación Transparencia

1.2.2 Estructura del MECI

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO 1.1 AMBIENTE DE CONTROL CONTROL ESTRATEGICO 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1.3 ADMINISTRACIÒN DEL RIESGO

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL CONTROL ESTRATEGICO 2.2 INFORMACÍÓN 2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN 3.1 AUTOEVALUACIÓN CONTROL ESTRATEGICO 3.2 EVALUACIÓN INDEPENNDIENTE 3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Metodología DIRECCIÓN REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Jefe OAP EQUIPO DIRECTIVO SIG EQUIPO GESTOR SIG EQUIPO OPERATIVO SIG

BENEFICIOS Mayor control y seguridad en los procesos. Mejoramiento de los canales de comunicación Mejoramiento de la coordinación interna. Elimina duplicidad de funciones Trabajo en equipo Conocimiento y satisfacción de los usuarios Cultura de Autocontrol Orientación hacia la mejora continua

PARA REFLEXIONAR. UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN NO ES: UN CONJUNTO DE PROCESOS PROCEDIMIENTOS ESCRITO. ALGO QUE SE LE PUEDE ENCARGAR A ALGUIEN UNA LIMITACIÓN DE LA IDENTIDAD, OBJETIVOS Y METAS DE LA ORGANIZACIÓN. UNA CAMISA DE FUERZA QUE ESTABLEZCA “EL COMO” SE DEBEN REALIZAR LAS ACTIVIDADES, PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN. TRABAJO ADICIONAL.

PARA REFLEXIONAR. LO QUE SE ESPERA DE USTEDES ES: COMPROMISO CON LA ENTIDAD. TRABAJO EN EQUIPO PROACTIVIDAD (PARTICIPACIÓN ACTIVA) LIDERAZGO EN SUS EQUIPOS DE TRABAJO. RESPONSABILIDAD TRANSPARENCIA

GRACIAS Oficina Asesora de Planeación- IPES-