Conceptos generales metodología levantamiento de procesos ENFOQUE POR PROCESOS Conceptos generales metodología levantamiento de procesos Junio de 2008

Homologación de conceptos Tabla de contenido y objetivo Homologación de conceptos Metodología para el levantamiento del mapa de procesos Objetivo Homologar conceptos generales con el equipo de líderes de las diversas áreas en COLVATEL con el fin de homogeneizar la estructura del mapa de procesos.

Administración por procesos BENEFICIOS DE UNA VISIÓN DE PROCESOS: La organización puede identificar sus clientes (internos y externos ) definiendo procesos integrales que permitan cumplir con sus necesidades y expectativas Permite una visión sistémica de las operaciones de la organización La entidad se gestiona o administra orientando sus factores de producción hacia sus clientes internos y externos Da una rápida respuesta a los continuos cambios del entorno Se focaliza en los procesos críticos para el éxito del negocio Aumenta la competitividad de la organización Maneja de una manera más efectiva las interrelaciones entre las actividades y su redefinición ante nuevas situaciones Evita que se produzcan las habituales “tierras de nadie” y la existencia de responsabilidades que no son asumidas.

Administración por procesos NECESIDADES PARA ADMINISTRACIÓN UNA OGANIZACIÓN DE FORMA INTEGRAL Y SINCRONIZADA: Tener una visión gerencial de procesos ¿Cuáles son mis procesos? Identificar los procesos estratégicos ¿Quiénes son los dueños o responsables? ¿Quiénes son los clientes y proveedores de cada procesos? ¿Qué metas o factores determinan su productividad de cara a los demás procesos de la organización? ¿Qué mecanismos de gestión son empleados como herramientas de mejoramiento?

Administración por procesos Los macroprocesos se subdividen en procesos que tienen una relación lógica, por lo menos deben existir 3 procesos que sus objetivos estén relacionados con el macroproceso o agrupador Los procesos son los temas claves que son gestionados por los líderes intermedios de la organización. Los procesos como mínimo debe tener 5 actividades que en secuencia lógica permiten cumplir con el objetivo del mismo. Las actividades son las acciones que se requieren para generar un determinado resultado. Emplean insumos, le agregan valor a éste y suministran un producto a un cliente interno o externo. Las actividades deben iniciar con un verbo en infinitivo y ser lo suficientemente claras sin exceder 7 palabras. Procesos Actividades Macroprocesos Procedimientos Instructivos Macroprocesos Procesos Actividades Procedimientos

Administración por procesos La base documental es la carta del proceso la cual contiene Responsable Objetivo Alcance Marco normativo Interrelaciones: entrada y salidas (proveedores y clientes) Términos especiales empleados Secuencia de actividades, descripción, responsable Recursos utilizados Indicadores de gestión No todas las actividades requieren documentación detallada por medio de procedimientos, instructivos, manuales y listas de chequeo, los siguientes aspectos habilitan la necesidad de bajar a este detalle: Las actividades deben desarrollarse de forma estandarizada garantizando su calidad Aspectos de atención a clientes Administración de recursos financieros Acuerdos de niveles de servicio con el cliente Procesos Actividades Macroprocesos Procedimientos Instructivos

Relación entre procesos Administración por procesos La metodología a emplear considera los siguientes elementos básicos: Identificar clientes y proveedores Los procesos cruzan verticalmente y horizontalmente la organización Las actividades que componen los procesos generan valor al objetivo del mismo y encajan congruentemente en ellos El proceso es fácilmente comprendido por cualquier persona de la organización sin tener que analizar niveles de detalle adicionales El nombre asignado a cada proceso debe ser congruente con los conceptos y actividades incluidas en el mismo Secuencia de actividades cuyo producto crea un valor intrínseco para su usuario o cliente siendo consistentes con el objetivo del subproceso. Valor o Resultado Entradas Relación entre procesos Descripción / Límites OBJETIVO PROCESO ALCANCE PROCESO A PROCESO B

Administración por procesos Algunos procesos de Gestión de Recursos Humanos podrían ser: Selección y Vinculación de Personal Inducción y Entrenamiento Capacitación Administración de Personal Bienestar Social Salud Ocupacional Nómina Macroprocesos un ejemplo sería: Gestión Administrativa Gestión de Recursos Humanos Gestión Legal Gestión Tecnológica Gestión Financiera Gestión Comercial Producción Control de Calidad Distribución Mantenimiento Algunas actividades de Selección y Vinculación podrían ser: Preselección de hojas de vida Realizar Entrevistas Aplicar pruebas técnicas … Elaborar y firmar contrato laboral

Tabla de contenido y objetivo Homologación de conceptos - Metodología para el levantamiento del mapa de procesos

Metodología para el levantamiento del mapa de procesos Debe existir equilibrio entre el nivel de detalle, costo y esfuerzo en el levantamiento de la información vs. los beneficios del nivel de medición El nivel de detalle del mapa de procesos es fundamental para gestionar la organización con este enfoque y mantener vivo el SGC.

Modelo de procesos Denominación del cargo del líder que responde por la gestión y resultados del proceso o grupo de actividades Responsable: Objetivo: El objetivo del proceso define el valor que se entregará al cliente (Interno o externo). Es el propósito general para el cual la organización ha combinado este conjunto de recursos y actividades. Debe ser: Específico, medible y realista

Modelo de procesos Alcance: Marco normativo: Políticas: Inicio y Fin del proceso. El alcance permite a los encargados de procesos identificar cual es su responsabilidad partiendo de una actividad inicial y con el resultado que deben entregar al clientes externo o interno. En términos generales son los límites del proceso, los cuales son determinados por las entradas y salidas del proceso. Alcance: Marco normativo: Políticas: Normas externas e internas que deben ser aplicadas en el proceso Políticas asociadas con el proceso

Modelo de procesos Relacionar las entradas que provienen de otras áreas o procesos, las cuales son necesarias para desarrollar las actividades del proceso en análisis. El la columna de proveedores se debe relacionar el área y el proceso respectivo Entradas Insumos Proveedores Salidas Salidas Clientes Relacionar los resultados o salidas que son necesarios para otros procesos o clientes externos. En “Clientes” se documenta el nombre del proceso o área que requiere este resultado o salida

Modelo de procesos Este campo es utilizado si existen términos especiales empleados en el proceso que requieran explicación Términos: Actividades / descripción: Son las acciones secuenciales para generar un determinado resultado. Estas deben ser planteadas iniciando con verbos en infinitivo (El nombre de la actividad debe ser claro y lo más corto posible) Existe un campo para descripciones en el cual se da mayor detalle para el entendimiento de la actividad respectiva, y se debe relacionar el cargo ideal que ejecuta la acción.

Modelo de procesos Se relacionan los recursos de carácter tecnológico, infraestructura y logísticos, financieros. Recursos utilizados: Indicadores de gestión: Fórmula y descripción de los indicador que permite monitorear la gestión del proceso en términos de oportunidad, calidad y efectividad

Caracterización de proceso

Caracterización de proceso

Caracterización de proceso