Enfoque Organizacional vs. Enfoque de Procesos

Presentación del tema: "Enfoque Organizacional vs. Enfoque de Procesos"— Transcripción de la presentación:

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2 Enfoque Organizacional vs. Enfoque de Procesos

3 Como contribuir al Cambio

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6 Tres objetivos más importantes EPE
Hacer efectivos los procesos, generando los resultados deseados Hacer eficientes los procesos, minimizando los recursos empleados Hacer los procesos adaptables, teniendo la capacidad para adaptarse a los clientes cambiantes y a las necesidades de la empresa

7 Característica comunes de los proceso bien definidos
Tiene definido un responsable (responsable del proceso) Tiene límites bien definidos (alcance del proceso) Tiene interacciones y responsabilidades internas bien definidas Tiene procedimientos documentados, obligaciones de trabajo y requisitos entrenamiento Tiene controles de evaluación y retroalimentación cercanos al punto en el cual se ejecuta la actividad Tiene medidas de evaluación y objetivos que se relacionan con el diente Tiene tiempos de ciclo conocido Han formalizado procedimientos de cambio Saben cuan buenos buenos pueden llegar a ser

8 Razones para centrarse en Procesos
Le permite a la empresa orientarse al cliente Le permite a la compañía predecir y controlar el cambio Aumenta la capacidad de la empresa para competir, mejorando el uso de los recursos disponibles ! Suministra los medios para realizar, en forma rápida, cambios importantes hacia actividades muy complejas Apoya a la organización para manejar de manera efectiva sus interrelaciones Ofrece una visión sistemática de las actividades de la firma Mantiene a la organización centrada en el proceso Previene posibles errores Ayuda a la empresa a comprender cómo se convierten los insumes en productos

9 Razones para centrarse en Procesos
suministra a la organizaron una medida de sus costos de la mala calidad Da una visión sobre la forma en que ocurren los errores y la manera de corregirlos Desarrolla un sistema completo de evaluación para las áreas de la empresa Ofrece una visión de lo buena que podría ser la empresa y el modo de lograr este objetivo Suministra un método para preparar la organización a fin de cumplir con sus desafíos futuros

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12 Principales objetivos del BPI

13 Características de Procesos Bien definidos

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18 Se debe garantizar tener procesos que:
Eliminen errores Minimicen demoras Maximicen el uso de activos Promuevan el entendimiento Sean fáciles de emplear Sean amistosos con el cliente Sean adaptables a las necesidades cambiantes de los clientes Proporcionan ventaja competitiva Reduzcan el exceso de recursos

19 FASES DEL MPE

20 FASES DEL MPE

21 ¿Qué es un Proceso? “Conjunto de actividades secuenciales que realizan una transformación de una serie de entradas en los resultados deseadas añadiendo valor” “Conjunto de actuaciones, decisiones, actividades y tareas que interactúan de forma secuencial y ordenada para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los requerimientos del cliente al que va dirigido”. Secuencial: tienen un orden, una temporalidad, se agrupan en etapas

22 Conceptos de Proceso Los elementos de entrada para un proceso son generalmente salidas de otros procesos. Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor. Un proceso en el cual la conformidad del producto o servicio resultante no pueda ser fácil o económicamente verificada, se denomina habitualmente "proceso especial". Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta,

23 LA GESTION POR PROCESOS
da un enfoque total al cliente externo desplegando al interior de la compañía sus necesidades (estándar mínimo) y sus expectativas (subjetivo), siendo el cumplimiento de éstas últimas las que generan valor agregado al producto o servicio. Las interacciones entre los procesos empleados en las entidades se conocen como "enfoque basado en los procesos concentra la atención en el resultado de los procesos no en las tareas o actividades. Hay información sobre el resultado final y cada quien sabe como contribuye el trabajo individual al proceso global; lo cual se traduce en una responsabilidad con el proceso total y no con su tarea personal (deber).

24 ¿Para qué la Gestión por Procesos?
Enfocar todos los esfuerzos hacia el logro de un mismo objetivo: Plan estratégico y enfoque hacia el cliente Identificar las interrelaciones de los diferentes actores de la compañía Estructurar un único modelo para entender el funcionamiento de la compañía y llevar a cabo su operación de manera efectiva. Para Mejora continua de las actividades desarrolladas Reducir los costos internos innecesarios(actividades sin valor agregado) Optimizar el empleo de los recursos Acortar los plazos de entrega (reducir tiempos y variabilidad de ciclo y resultado ). Mejorar la calidad y el valor percibido por los clientes de forma que a éste le resulte agradable trabajar con el suministrador. Metodología: herramienta para estructurar la organización de una determinada forma. Variabilidad: peluquería y corte de pelo; Repetitividad: el que se repita incide en que sea interesante mejorar el proceso. Recursos: permite distribuir los recursos de forma más controlada y ayuda a preveer la cantidad de recursos a emplear.

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26 Jerarquía del Proceso

27 Jerarquía del Proceso: descripción
Procesos: Grupo de actividades que se realizan para alcanzar un objetivo, el cual debe ser medible. Actividades: Acciones requeridas para generar un determinado resultado. Identifican el que y están constituidas por Tareas. Tareas: Conjunto de acciones detalladas, que articuladas, permiten llevar a cabo una actividad Procedimiento: Conjunto de pasos secuenciales que ilustran la forma de llevar a cabo una actividad o un proceso . Identifican el como ejecutar una tarea o actividad . Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo.

28 Macroprocesos JERARQUÍA DEL PROCESO: Desde el punto de vista macro, los procesos son las actividades claves que se requieren para manejar y/o dirigir una organización Macroproceso Estratégico: Procesos en los cuales la organización desarrolla su misión, establece de políticas y estrategias define sus objetivos de negocios, identifica los riesgos que amenazan el alcance de los objetivos de negocios, y vigila el progreso realizado en el logro de los objetivos.  Macroprocesos Básicos del Negocio/Misionales: Agrupación de procesos de acuerdo a cada Compañía. Son aquellos procesos que la organización utiliza para desarrollar, producir, vender y distribuir sus productos y servicios. Proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. Macroprocesos de Soporte/Apoyo: Son procesos que proveen los recursos adecuados para facilitar la ejecución de los Macroprocesos del negocio

29 Clasificación Macroprocesos

30 :Procesos simples :obtienen entradas y producen resultados dentro de un mismo departamento o área. Puede tener un único responsable Procesos Interfuncionales :Fluyen horizontalmente a través de varios departamentos funcionales. Puede tener varios responsables durante la transformación.

31 Diferencias de Enfoque
Organización funcional Organizaciones por procesos Departamentos especializados Departamento forma organizativa Jefes funcionales Jerarquía - control Burocracia - formalismo Toma de decisiones centralizada Información jerárquica Jerarquía para coordinar Cumplimiento desempeño Eficiencia: Productividad Cómo hacer mejor las tareas Mejoras de alcance limitado Procesos valor añadido Forma natural organizar el trabajo Responsables de los procesos Autonomía - Autocontrol Flexibilidad - cambio - innovación Es parte del trabajo de todos Información compartida Coordina el equipo Compromiso con resultados Eficacia: competitividad Qué tareas hacer y para qué Alcance amplio - transfuncional.

32 Selección de Procesos para mejorar
Criterios para seleccionar Problemas y/ o quejas de los clientes externos Problemas y/ o quejas de los clientes internos Procesos de alto costo Procesos con altos desechos o reprocesos Procesos de tiempo de ciclo prolongados , Cuellos de botella que restringen el flujo Brecha grande en referenciación competitiva Consideraciones tecnologícas: Adquisición Consideraciones Humanas: fuentes de insatisfacción, fatiga

33 Selección Procesos Críticos
Criterios: Impacto sobre el cliente: importancia Índice de Cambio: se puede mejorar Estado de rendimiento: nivel de deterioro Impacto sobre la empresa: importancia Impacto sobre el trabajo: recursos disponibles

34 Enfoques de Intervención
Enfoques internos defensivos Enfoque total Enfoque de selección gerencial : procesos mas importantes para la empresa vs. Procesos-problema más importantes Enfoque ponderado de Selección: escala 1 (difícil) a 5 ( fácil) Enfoques Orientados al Cliente Enfoque con información: basado en hechos

35 Sobre la organización asignada verifique
Cuales son los procesos y su estructura cuales son los objetivos y alcances de lo procesos Quienes son los responsables y su relación con la estructura organizacional Como se miden los procesos Quien es el responsable general del sistema Identifique los clientes y como es la orientación del sistema hacia estos. Como están documentados y difundidos los procesos y procedimientos Como tienen establecido el sistema de retroalimentación y de cambio

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