LOGO Ing. Hesmeralda Rojas Enriquez Análisis de Metas y Problemas

LOGO ANALISIS DE LAS METAS Y PROBLEMAS Objetivos Son instrucciones generales acerca de la dirección a la cual una organización desea ir o alcanzar. Sin especificar un destino específico a ser alcanzado en un tiempo dado. Metas Son destinos específicos que deben ser alcanzados en un tiempo dado. Una meta de esta manera es una trasformación operacional de uno o más objetivos. Toda empresa tiene ciertas metas, los cuales deben ser analizados y formalizados. El personal debe entender claramente las metas para lograr alcanzarlas.

LOGO OBJETIVOS METAS Se

LOGO Metas Son usados como un mecanismo de control para la empresa. Establece el destino, y los logros medibles en alcanzados con respecto a ellos. Si una parte de la empresa tiene problemas en alcanzar s metas, estas deben ser detectadas y tomarse las acciones correctivas mas rápidamente Deben estar definidas para expresar un curso preciso de acción. “Ser los líderes del mercado”, es una meta vaga. Incrementar las ventas en un 2% anual, es una meta precisa. Las metas deben enfocarse en los resultados. Deben ser medibles y alcanzables.

LOGO Metas Deben ser establecidas y sustentadas técnicamente a través de investigaciones de mercado, avances o resultados de I&D, informes del área de producción, etc. Cuando las metas de alto nivel son definidos, deben ser descompuestos en metas menores y detallados para ser ejecutados por las áreas de la empresa. Las metas están asociadas con. las unidades organizacionales de una empresa. Deben ser representado en una matriz.

LOGO Horizonte de Planeamiento Táctico Una meta táctica está relacionada a tácticas de corto tiempo y tiene un horizonte de planeamiento de un año, ocasionalmente de dos años. Preguntas: ¿Cuál es el ingreso y ganancia para el siguiente año? ¿Cuáles son las cuotas de ventas para el siguiente año fiscal? ¿Qué productos serán introducidos hasta final del próximo año? ¿Cuántos vendedores serán contratados? Estratégico Una meta de largo plazo está relacionada a un horizonte de planeamiento de cinco años o mas. El planeamiento estratégico en los negocios es (o puede ser) realizado separadamernte para horizontes tácticos y horizontes de largo plazo. Preguntas: ¿Cuál es el ingreso en los próximos cinco años? ¿Cómo se logrará en crecimiento? ¿Cómo evolucionará la línea de producto en los próximos cinco años? ¿Cuál es la estrategia a seguir como líderes (o para sobrevivir) en los próximos cinco años?

LOGO Horizonte de Planeamiento Una meta de alto nivel puede ser dividida en metas menores y metas tácticas de mayor detalle. A veces una meta de largo plazo es considerada como una meta de alto nivel y las metas tácticas son metas de bajo nivel o de corto plazo necesarias para lograr estas metas de largo plazo. Una organización que no traslada las necesidades de sus clientes directamente en una jerarquía de metas puede desarrollar formas de políticas internas que no sirven a un propósito externo.

LOGO Fuentes de las Metas ¿Dónde están escritas las metas?: Planes de negocio Planes de tecnologia de la información Reportes anuales Reportes/memorandums ejecutivos Documentación de administración por objetivos. El equipo de PEI debe buscar estar fuentes escritas de metas antes de entrevistarse con los gerentes para obtener sus declaraciones de meta. Si la empresa utiliza APO (Administración Por Objetivos) y lleva a cabo entrevistas de apreciación con los gerentes, estos son una fuente particularmente buena de metas. Es deseable que cada gerente establezca sus propias metas y que estas estén relacionados a la jerarquía de metas en la empresa. Las metas de la empresa requieren ser revisadas periódicamente.

LOGO PROBLEMAS Cada empresa tiene problemas que hacen mas dificultoso alcanzar la meta requerida. Algunas veces una meta está relacionada a la solución de un problema particular. Cuando los ejecutivos son entrevistados durante el estudio del ISP, se les debe preguntar acerca tanto de las metas y los problemas. Cuando la atención es enfocada en un problema es solucionado más fácilmente. ¿Qué problemas impiden alcanzar las metas que son importantes? ¿Qué soluciones posibles hay al problema? ¿Que facilidades de SI pueden ayudarlo a alcanzar una meta?

LOGO METAS Y PROBLEMAS A las metas y los problemas se les debe asignar un orden de prioridad o criticidad. Por ejemplo: ORDEN DE CRITICIDAD 1.Deseable, pero no absolutamente requerido para soportar el negocio. 2.Requerido para soportar el negocio; sin embargo, la importancia y el tiempo para la actividad es menor que 3 (pe. Reportes regulares). 3.Requerido para soportar el negocio (pe. reportes de administración y finanzas). 4.Crítico para no interumpír la operación del negocio (pe pagos). 5.Crítico para la operación del negocio (pe cumplimiento legal); debe ser ejecutado con tiempos definidos. CATEGORIZAClÓN DE PROBLEMAS A. Problemas no relacionados SI B. Problemas relacionados a SI actuales C. Problemas relacionados a SI planeados D. Problemas que pueden ser ayudados por SI que no existen o no están planificados.

LOGO METAS Aumentar los territorios de ventas en un 5% en los próximos 5 años. 3-A Reducir el tiempo de entrega de pedidos de 3 a 2.5 horas. 4-C Reducir los costos no planificados en 12% en el presente año. 3-B PROBLEMAS Incremento de cartera pesada en los dos últimos años. 3-B Sistemas ínforrmáticos obsoletos que no permiten información continua y confiable. 4-B Desintegración de los actuales sistemas de información. 2-B Falta reporte básicos de gestión. 3-B Fuerza de ve tas débil para búsqueda de nuevos clientes. 3-A Demora significativa en reparto a clientes. 3-C Ejemplos de Metas y Problemas

LOGO ENTREVISTA A LOS EJECUTIVOS  El centro del análisis de metas y problemas es entrevistar a los ejecutivos clases para entender sus perspectivas acerca del negocio, la información requerida y los problemas que tienen.  Las entrevistas permiten validar las metas de la empresa y las matrices.  Los ejecutivos entrevistados normalmente no son más de dos niveles debajo del presidente de la compañía.  Son los responsables de las funciones de la empresa: el director de finanzas, gerente de planeamiento de producción, gerente de compras, director de marketing.  En un estudio típico, se llevan a cabo 20 entrevistas aprox., de una duración de 1 a 2 horas, dos por día.  El ejecutivo sponsor del estudio normalmente ayuda a determinar la lista de ejecutivos a entrevistar.

LOGO ENTREVISTA A LOS EJECUTIVOS Algunos pueden ser entrevistados por razones políticas. Los ejecutivos omitidos en la entrevista pueden estar resentidos y oponerse a las conclusiones del estudio. Los ejecutivos de alto nivel son usualmente entrevistados al final, porque las técnicas de los entrevistadores mejoran con la práctica y porque se pueden verificar las respuestas con la alta dirección. Un reunión con todos los entrevistados puede ser efectuada antes de las entrevistas. En ella se los explica a los ejecutivos de los conceptos de las matrices y diagramas utilizados. Esto permitirá que ellos piensen y preparen sus metas y problemas antes de la entrevista; además como pueden los sistemas de información ayudarles a resolverlos. Para la entrevista es recomendable preparar una guía pautas.

LOGO Ejemplo de Matriz Metas- Problemas de una Farmacia Metas:  M1.- Llegar a ser la empresa líder en ventas y servicios en Lima y el Perú.  M2.-Incrementar el total de Clientes atendidos por año.  M3.-Reducir nuestros gastos administrativos.  M4.-Mejorar la eficiencia en el trabajo.  M5.-Lograr convenios con otras empresas(Sedapal, Telefónica, Min. Educac., etc).  M6.-Incentivar la motivación e identificación con la empresa al personal, proveedores y otras entidades.  M7.-Manejo eficiente de publicidad para dar a conocer los productos y servicios que se ofrecen.  M8.-Actualizar y difundir políticas, normas y procedimientos. Problemas:  P1.-Falta de capacitación y entrenamiento del personal.  P2.-Falta de sistemas de información con tecnología competente.  P3.-Ampliación de la infraestructura existente para dar mayores servicios.  P4.-Optimizar los niveles de solvencia, y maximización de la rentabilidad económica y financiera.  P5.-Controlar de gastos administrativos, de infraestructura y nómina.

LOGO Matriz Metas Problemas METAS PROBLEMAS M1M2M3M4M5M6M7M8 P1 P2 P3 P4 P5