Equipo 10: NIÑO SUAREZ VERONICA USCANGA COLUNGA BRENDA YURIDIA

En este capitulo se abarcarán los detalles para controlar un proyecto y se centrará sobre todo en el papel crítico del manejo de la programación para asegurar que el trabajo se haga a tiempo. Al dominar los conceptos que aquí se estudiaron, se está bien preparado para ayudar a controlar los proyectos. Usted se familiarizará con:  Llevar a cabo los pasos en el proceso de control del proyecto  Determinar los efectos del desempeño real del programa sobre el programa del proyecto  Incluir en el programa los cambios al proyecto  Calcular un programa de proyecto actualizado  Controlar el programa del proyecto

 La clave para el control efectivo del proyecto es medir el progreso real y compararlo con el planeado sobre una base oportuna y periódica y tomar de inmediato la acción correctiva necesaria

 El proceso de control del proyecto incluye recopilar periódicamente información sobre su desempeño, comparando lo real con lo planeado y llevando a cabo acciones correctivas si el desempeño real está retrasado con relación al planeado. Este proceso se tiene que llevar a cabo periódicamente.  Se inicia estableciendo un plan de línea base que muestre cómo se logrará el alcance del proyecto (tarea), a tiempo (programa) y dentro del presupuesto (recurso, costos) Una vez que el cliente y el contratista o el equipo están de acuerdo en este plan de línea base, se puede iniciar el proyecto.

 Para comparar el progreso real con el planeado se debe establecer un periodo de presentación de informe continuo, que puede ser diario, semanal, quincenal o mensual, dependiendo de la complejidad o la duración global del proyecto.  Si se espera que un proyecto tenga una duración global de un mes, el periodo de presentación de informes podría ser tan corto como un día. Pero, si se espera que el proyecto requiera cinco años, este periodo podría ser de un mes.

 Durante cada período de presentacion de informe es necesario recopilar dos clases de datos o informacion: 1. Datos sobre el desempeño real. Esto incluye: El tiempo real en que se iniciaron y/o terminaron las actividades Los costos reales gastados y comprometidos 2. Información sobre cualquier cambio de alcance, programa y presupuesto del proyecto. Es crucial que los datos y la información que se acaban de ver sean recopilados en forma oportuna y utilizados para calcular un programa y un presupuesto de proyectos actualizados.

Proceso de control de programa

 Un gerente de proyectos no debe recopilar datos al inicio del mes y después esperar hasta fin del mes para utilizarlos en el cálculo de un programa y un presupuesto actualizados, porque los datos ya serán atrasados y quizá ocasionen que se tomen decisiones incorrectas sobre la situación del proyecto y sobre acciones correctivas.

 El proceso de control continúa durante todo el proyecto. En general, mientras más corto sea el periodo de presentación de informes, son mejores las posibilidades e identificar tempranamente los problemas y llevar a cabo acciones correctivas efectivas.  El proceso de control del presupuesto es una parte importante y necesaria de la administración del proyecto. Tan solo establecer un plan de línea base eficaz no es suficiente, puesto que incluso los planes mejor preparados no siempre operan. La administración del proyecto es un enfoque proactivo al control de un proyecto, para asegurar que se logre el objetivo del mismo incluso cuando las cosas no salen de acuerdo al plan.

 Durante un proyecto algunas actividades se terminarán a tiempo, algunas quedarán terminadas antes y otras terminarán después de lo programado.  El progreso real -bien sea más rápido o más lento de lo planeado- tendrá un efecto sobre el programa de las actividades restantes, no terminadas, del proyecto.  Los tiempos reales de terminación (AF) de las actividades determinarán los tiempos de inicio y terminación más tempranos para las tareas restantes en el diagrama de red, así como la holgura total.

 Durante el proyecto pueden ocurrir cambios que tengan una repercusión sobre el programa. Estas modificaciones pueden ser iniciadas por el cliente, por el equipo del proyecto o quizá sean el resultado de un suceso imprevisto. Cualquiera que sea -tanto si lo inicia el cliente, el contratista, el gerente del proyecto, un miembro del equipo como un suceso imprevisto- requerirá de una modificación al plan en términos de alcance, presupuesto y10 programa.  Cuando se llega a un acuerdo sobre estos cambios, se establece un nuevo plan de línea base y se usa como un punto de referencia contra el que se comparará el desempeño real del proyecto.

 Una vez que se han recopilado los datos sobre los tiempos reales de terminación de las actividades que se han completado y los efectos de cualquier cambio al proyecto, se puede calcular un programa del proyecto actualizado.

El control del programa incluye cuatro pasos: 1. Analizar el programa para determinar qué áreas necesitan acción correctiva. 2. Decidir qué acciones correctivas específicas se deben llevar a cabo. 3. Revisar el plan para incorporar las acciones correctivas seleccionadas. 4. Volver a calcular el programa para evaluar los efectos de las acciones correctivas planeadas.  Si las acciones correctivas planeadas no dan como resultado un programa aceptable, es necesario repetir estos pasos.

 Durante un proyecto, cada vez que se calcula de nuevo un programa ya sea después de que se incluyan datos reales, o cambios después de que se planeen acciones correctivas es necesario analizarlo para determinar si necesita atención adicional.  En este estudio se debe incluir la identificación de la ruta crítica y de cualquier ruta de actividades que tenga una holgura negativa, así como aquellas rutas donde han ocurrido retrasos (la demora empeoró) en comparación con el programa previamente calculado.

 Al analizar una ruta de actividades que tiene holgura negativa, se debe concentra la atención en dos clases de actividades: 1. Actividades a corto plazo (es decir; que estén en progreso o que se van a iniciaren el futuro inmediato). 2. Actividades con larga duración estimada. El llevar a cabo medidas correctivas que reducirán una actividad de 20 días en un 20% - e s decir, en 4 días, tiene una mayor repercusión que eliminar por completo una actividad de un día.  Normalmente las tareas de más larga duración presentan la oportunidad para mayores reducciones

 Al igual que otras formas de control de programas, el control del programa para proyectos de desarrollo de SI se lleva a cabo de acuerdo con los pasos que se estudiaron antes en este capítulo. Para comparar el desempeño real con el programa

Cambios a las velocidades de procesamiento -- como velocidades más altas en el caudal de procesamiento o tiempos de respuesta. Cambios a las capacidades de almacenaje - como sería un aumento en el número máximo de registros de datos. Cambios a los procesos para negocios -como cambios en el trabajo o en el flujo de datos, aumento de nuevos clientes que necesitan tener acceso, o procesos completamente nuevos que se tienen que respaldar. Los cambios a los programas que resultan de mejoras a los equipos o, por el contrario, mejoras a los equipos como resultado de la disponibilidad de programas más poderosos.