Dynamics Consulting Group Cuentas por Pagar. Dynamics Consulting Group Configuración de Cuentas por Pagar Multivencimientos Se utilizan para pagar facturas.

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1 Dynamics Consulting Group Cuentas por Pagar

2 Dynamics Consulting Group Configuración de Cuentas por Pagar Multivencimientos Se utilizan para pagar facturas en plazos pactados. Deben definirse: ‒ Número de pagos ‒ Monto de los pagos Cantidad fija El monto que se debe es dividido en un número especificado de pagos iguales ‒ Fecha de vencimiento de cada pago La factura no se considerará en mora mientras los pagos pactados se realicen a tiempo.

3 Dynamics Consulting Group Configuración de Cuentas por Pagar Condiciones de Pago Las condiciones de pago se utilizan para calcular la fecha de vencimiento basado en la fecha de la factura. Las condiciones de pago se especifican en: ‒ Proveedores ‒ Clientes ‒ Ordenes de compra ‒ Ordenes de venta

4 Dynamics Consulting Group Configuración de Cuentas por Pagar

5 Dynamics Consulting Group Configuración de Cuentas por Pagar Días de Pago El día de pago puede ser especificado para: ‒ Un día de la semana ‒ Una fecha del mes ‒ Se usa para calcular la fecha de vencimiento (redondeada a la fecha mas cercana). Descuentos por pronto pago Se otorgan cuando el cliente cumple con sus pagos en un período de tiempo especificado.

6 Dynamics Consulting Group Configuración de Cuentas por Pagar Días de Pago

7 Dynamics Consulting Group Configuración de Cuentas por Pagar Descuentos por pronto pago

8 Dynamics Consulting Group Configuración de Cuentas por Pagar Grupos de Proveedores Utilice Grupos de Proveedores para: Configurar cierta información que se utiliza por defecto al crear un nuevo Proveedor Por ejemplo, utilice los grupos de Proveedores para definir la contabilización generada por transacciones del proveedor.

9 Dynamics Consulting Group Configuración de Cuentas por Pagar Defina para cada grupo de proveedores: Términos de pago: Período de tiempo por defecto, entre la compra de un bien y la fecha de vencimiento de la factura. Período de liquidación Período de tiempo entre la fecha de vencimiento de la factura y la efectiva realización del pago. Este período será utilizado en los cálculos de flujo de efectivo. Grupo de Impuestos Seleccione el grupo de impuestos que se utilizará por defecto, si aplica, para cada grupo de Proveedores

10 Dynamics Consulting Group Configuración de Cuentas por Pagar Configuración del registro de inventario

11 Dynamics Consulting Group Configuración de Cuentas por Pagar Configuración del registro de inventario Basado en la naturaleza de las operaciones de la compañía, determine la necesidad de creación de cuentas contables. El área de Finanzas se enfoca hacia las cuentas de consumo e ingresos (compra y venta de artículos) El área de Logística se enfoca en las cuentas para registrar la emisión, recibo y envío de artículos.

12 Dynamics Consulting Group Configuración de Cuentas por Pagar Perfiles de Contabilización Los Perfiles de Contabilización son comunes en todos los módulos de DAX 2012. En los perfiles de contabilización de Cuantas por Pagar, se especifican las cuentas de resumen para los Proveedores. Las cuentas de resumen son cuentas temporales en donde son registradas las transacciones de proveedores, y donde son liquidadas al ser pagadas. Los perfiles de contabilización pueden ser asignados a: Todos los proveedores Grupos de proveedores Proveedores específicos

13 Dynamics Consulting Group Configuración de Cuentas por Pagar Perfiles de Contabilización Cuando es registrada una transacción de proveedor, el sistema buscará la cuenta contable en el orden anteriormente descrito. Pueden ser configurados cuantos perfiles sean necesarios. Si todos las transacciones de proveedores son procesadas juntas, configure solo un perfil de contabilización para todos los proveedores.

14 Dynamics Consulting Group Configuración de Cuentas por Pagar Perfiles de Contabilización

15 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de las Cuentas por Pagar

16 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Cuenta por Pagar Diarios de Facturas Los procedimientos para procesar facturas de proveedores varían para cada compañía. Típicamente una factura es: Registrada Aprobada Pagada Diferentes diarios para registrar facturas están disponibles en DAX 2012: Registro de facturas Diario de aprobación de facturas Detalles de facturas excluidas del registro Diario de facturas

17 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Cuenta por Pagar Registro de Facturas El propósito del Registro de facturas es pre registrarlas en el momento en que llegan a la compañía, para ser transferidas a un “pool” de facturas pendientes de aprobación. En un diario de registro de facturas, el colaborador especifica: La cuenta del Proveedor El número de la factura El monto de la factura El nombre de la persona que debe aprobar la factura El mismo colaborador valida y registra el diario, a las cuentas especificadas en el perfil de contabilización (usualmente cuentas temporales pendientes de una reclasificación).

18 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Cuenta por Pagar Registro de Facturas

19 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Cuenta por Pagar Líneas de Registro de Facturas Especifique en la lista de Aprobado por cual colaborador aprobará la transacción. Restrinja la función de aprobar a un grupo específico de usuarios en la forma Nombres de diarios. Ingrese las condiciones de pago para cada factura. La fecha de vencimiento se calcula basada en la condición de pago definida, siempre y cuando se haya definido un número de factura en la línea del diario. Especifique la forma de pago de la factura, así como también el número de orden de compra asociado a dicha factura (con fines informativos).

20 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Cuenta por Pagar Procedimiento: Registro de la factura Después de ingresar todas las facturas, regístrelas con el botón Registrar. Las líneas registradas se transfieren a un “pool” de facturas, mientras que las facturas físicas son entregadas a la persona que las debe aprobar. Esta persona las aprueba con una firma o un sello, y devuelve las facturas a la Contabilidad. Cuando las facturas vuelven aprobadas, el colaborador registra las aprobaciones en el diario de aprobación de facturas y registra el diario. Después de esto, las facturas están listas para ser pagadas, mientras que los costos se registran en las cuentas finales de costos.

21 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Cuenta por Pagar Si el registro de facturas no se utiliza o si la gran mayoría de facturas no requieren aprobación, utilice directamente el Diario de Facturas. Cuando las facturas son registradas, se crean las transacciones de impuestos correspondientes, es decir, que éstas están asociadas a la factura y no al pago de las mismas.

22 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Cuenta por Pagar Diario de Aprobación de Facturas Después de registrar las facturas en el Registro de Facturas, dichos registros aparecen el pool de facturas.

23 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Cuenta por Pagar Diario de Facturas Por defecto, la persona registrada (“loggeada”) en el sistema, es la que aprueba y registra las facturas. Este diario se diseñó para usuarios que registran facturas sin pasar por el diario de aprobación. Tan pronto como las facturas son ingresadas, estas pueden ser registradas.

24 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Cuenta por Pagar Asiento plantilla Se utilizan como base para futuros asientos. Ejemplo: asiento para registrar los intereses originados por un documento por pagar a largo plazo Este asiento debe ser repetido mensualmente, por lo que se define como asiento plantilla. DébitoCrédito Intereses – Gasto350.00 Intereses por Pagar - Pasivo350.00

25 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Cuenta por Pagar Diarios de Pagos Después de registrar, aprobar y contabilizar las facturas, estas están listas para ser pagadas. Los diarios de pagos tienen las siguientes características: A través de ellos se crean los pagos Utilícelos para crear y registrar pagos En un diario de pagos, las líneas de pagos pueden ser creadas de varias formas: Propuesta de pago Funciones > Liquidación Creación e ingreso de detalles del pago de forma manual

26 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Cuenta por Pagar Diarios de Pagos Hay 2 métodos para seleccionar las facturas que serán pagadas: Seleccionándolas en una Propuesta de pago, de una lista que cumple con criterios específicos. Usar la opción Liquidaciones para seleccionar las facturas específicas a pagar. Después de crear las líneas de pago, utilice Funciones > Generar pagos

27 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Cuenta por Pagar Edición de Transacciones Abiertas Utilice esta funcionalidad para hacer cambios en transacciones para proveedores o clientes. Solo las transacciones no aplicadas están disponibles para ser editadas. Utilice esta forma para liquidar facturas con pagos que no han sido aplicados desde el diario de pagos. Cuando se liquidan facturas y pagos utilizando esta funcionalidad:

28 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Cuenta por Pagar Edición de Transacciones Abiertas SiEntonces La cantidad pagada es mayor que el monto de la factura Se crea una nueva transacción de pago con la diferencia en exceso La cantidad pagado es menor que el monto de la factura El pago se resta de la cantidad adeudada y la factura continúa en estado Abierto La cantidad pagada es igual al monto de la factura La transacción se cierra.

29 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Cuenta por Pagar Reversión de transacciones cerradas Utilice la forma Edición de transacciones cerradas para editar transacciones que han sido aplicadas o liquidadas completamente. Ejemplos: El banco se ve imposibilitado de pagar el cheque emitido El pago se registró en una fecha incorrecta o por un monto equivocado. Notar que una liquidación no es una transacción, sino la relación que existe entre una factura y un pago. El sistema considerará cualquier factura no liquidada en su totalidad como no pagada.

30 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Cuenta por Pagar Reversión de transacciones cerradas