ESTRUCTURA GENERAL DEL MÉTODO PARA LLEVAR A CABO UNA REORGANIZACIÓN ETAPA 1 Preparación detallada para el primer lanzamiento de iniciativa de cambio. ETAPA.

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1 ESTRUCTURA GENERAL DEL MÉTODO PARA LLEVAR A CABO UNA REORGANIZACIÓN ETAPA 1 Preparación detallada para el primer lanzamiento de iniciativa de cambio. ETAPA 2 Preparación de los términos de referencia/reglas para los cambios propuestos. ETAPA 3 Definición/alcance de los problemas/hechos que se van a abordar. ETAPA 4 Selección del método apropiado. ETAPA 5 Recopilación de datos e información. ETAPA 6 Análisis de datos. ETAPA 7 Selección de la mejor opción. ETAPA 8 Ejecución.

2 PREPARACIÓN DETALLADA PARA EL PRIMER LANZAMIENTO DE UNA INICIATIVA DE CAMBIO. Antes de emprender un examen detallado y riguroso de una reorganización en particular, es necesario conseguir la aceptación de que hay necesidad de hacer mejoras y que se reconocen áreas de debilidades. Este proceso crea un nivel de insatisfacción por la situación actual y se puede orientar de manera positiva, concentrándose en un futuro deseado y preparando una misión de la empresa. El resultado neto de esta etapa es lograr que se comprenda la necesidad del cambio y una aceptación de la dirección que debe seguir el cambio.

3 PREPARACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA/REGLAS PARA LOS CAMBIOS PROPUESTOS. Uno de los pasos más importantes en un proceso de cambio y en un estudio de reorganización, es la identificación y el esclarecimiento de los problemas claves. Esta etapa permite la exteriorización y prueba de las hipótesis de los individuos con respecto a la situación actual y estimula conjuntamente el desarrollo y la aceptación de los términos finales de referencia. Mientras más vagamente estén definidos los términos de referencia, más difícil resultará dirigir el estudio y saber si está completo. Es en esta etapa donde se puede formar el equipo de diseño o el grupo de estudio.

4 DEFINICIÓN/ALCANCE DEL(OS) PROBLEMA(S) QUE SE VAN A ABORDAR. Aunque el proyecto cuidadoso de los términos de referencia puede incluir el radio de acción del estudio, es útil hacer un bosquejo de esos términos y luego someterlos a prueba. También es necesario modificar esos términos a medida que llegue nueva información. Por otra parte, los términos de referencia podrían ser específicos con respecto al resultado de su cumplimiento, pero más vagos respecto al foco exacto del estudio: qué vale la pena considerar detalladamente para mejorar el rendimiento. También es necesario poder tener, en lo posible, una especie de greenfiel al empezar el diseño de actividades y estructuras organizacionales, de modo que pueda haber cierta reducción convenida del posible alcance del estudio hasta lograr proporciones manejables.

5 SELECCIÓN DEL MÉTODO APROPIADO Es importante que quienes aplican un método determinado entiendan cómo y por qué se escogió el método y los beneficios del método escogido. Se debe de decidir qué se espera y se requiere del método de estudio, y decidir cuáles de los métodos disponibles puede satisfacer estos requerimientos. El método debe de satisfacer todos los criterios relacionados con requerimientos de datos, métodos analíticos y la serie de insumos (sistemas, fábrica y personal).

6 RECOPILACIÓN DE DATOS E INFORMACIÓN. Casi todas las empresas tienen una gran cantidad de información que se puede utilizar para más de un propósito y que es preciso identificar antes de recoger cualquier otro dato. También es necesario evaluar el tiempo y los recursos disponibles para recopilar la información, lo cual afecta los detalles de el método de recopilación. Cuando se ha determinado que son necesarios nuevos datos, se debe recopilar en todo momento con el propósito del estudio en mente e igualmente con la eficiencia de la recolección; es decir, esto no debe convertirse en una carga sobre las actividades diarias. Esta etapa también indica cómo, con mínima cantidad de detalles, se puede hacer una evaluación de las opciones de actividades y estructuras: se forma una imagen con base en requerimientos mínimos de datos y se ve cómo estos se pueden aumentar para mejorar el refinamiento, la exactitud y la precisión del estudio.

7 ANÁLISIS DE LOS DATOS. La preparación de un conjunto de datos con base en la tarea significa que se pueden manipular de muchas maneras. Esta manipulación se logra por medio de la aplicación de unas cuantas reglas generales y es posible refinarla más mediante referencia detallada a cada tarea en un proyecto de trabajos individuales. Durante esta etapa es posible poner en juego otros conjuntos de información y estos pueden tener relación con la experiencia de otras empresas, las consecuencias para el diseño de planta y equipos, etc. Esta etapa da como resultado el desarrollo de una serie de opciones de actividades y organizaciones: rara vez da como resultado una sola opción.

8 SELECCIÓN DE LA MEJOR OPCIÓN Esta etapa se dedica a la selección de una opción determinada con base en una serie de criterios de evaluación(1) y un análisis de los costos y beneficios de la opción escogida(2). Estos dos pasos de la evaluación podrían requerir que se cambiara la opción de alguna forma y / o tener algunas consecuencias para la ejecución de la opción. Esta etapa debe ser tan abierta como sea posible y es una parte clave del proceso de cambio.

9 EJECUCIÓN En esta etapa se aborda el problema específico de las diferentes alternativas en que se puede llevar a cabo la reorganización. Este estudio también tiene que ver con el suministro de una perspectiva más general del proceso de cambio. Esta es una etapa que requiere de una planeación detallada y se pueden utilizar aquí los datos y el análisis de las etapas de RECOPILACIÓN Y ANÁLISIS DE DATOS E INFORMACIÓN.