Proceso de Solución de Problemas (PSP) Calidad

Objetivo Conocer y aplicar el proceso de solución de problemas (PSP) para el análisis y solución de áreas de oportunidad.

Área de Oportunidad Características o recursos de una organización que pueden mejorarse con el fin de obtener mejores resultados en su objetivo general

Proceso de Solución de Problemas Identificación y definición clara del problema (área de oportunidad) Análisis de causas Identificación de la causa raíz Priorización Plan de Trabajo

Identificación y Definición del Problema ¿Qué problemática atacar? ¿Aquellos problemas en los que somos parte del problema? ¿Aquellos problemas en que somos parte de la solución?

Definición Clara del Problema Hacer preguntas detalladas para saber todo lo necesario para encontrar la causa, pues con ello se logran 4 aspectos: Identificar el problema Ubicación del problema Determinación del tiempo en que ocurrió Medir su magnitud

Definición Clara del Problema Identidad Ubicación Tiempo Magnitud ¿QUÉ? ¿DÓNDE? ¿CUÁNDO? ¿CUÁNTO?

Identidad (¿QUÉ?) ¿QUÉ OBJETO ES EL QUE PRESENTA EL PROBLEMA O DEFECTO? Nombre preciso y otros datos que lo identifiquen ¿CÓMO ES EL PROBLEMA O DEFECTO? Cómo es, su tamaño, forma, comportamiento, sonido, olor impresión

Ubicación (¿DÓNDE?) UBICACIÓN DEL OBJETO DEFECTUOSO Planta o nave, Departamento, máquina, etc. UBICACIÓN DEL DEFECTO DENTRO DEL OBJETO Arriba, abajo, al centro, al fondo, adentro, afuera, en la periferia, en el cuerpo, etc.

Tiempo (¿CUÁNDO?) INICIO Fecha y tiempo preciso en que comenzó a aparecer el problema. PATRON Historia del problema desde el momento en que apareció, cómo ha aparecido y desaparecido desde que comenzó

Magnitud (¿CUÁNTO?) OBJETO: El número de objetos defectuosos, y el número relativo de lo que se ha producido Números absolutos o números relativos. DEFECTOS: El número de defectos por objeto En caso de que se pueda contar el número de defectos De qué tamaño es el defecto

Análisis de Causas Lluvia de ideas Todos deben conocer el asunto a tratar Objetivo de la reunión Se escriben las ideas en tarjetas o post-its No se critica ni se anula ninguna idea Escribir las ideas de manera clara No debe durar más de 30 minutos

Diagrama de Afinidad Objetivo: Organizar las ideas a través de la formación de grupos o “familias”

Diagrama de Afinidad Acomodar cada idea aportada en grupos similares El grupo de trabajo participa en la estructura del diagrama de afinidad Titular o nombrar cada grupo de ideas afines Encontrar un nombre que realmente defina a todas las ideas

Diagrama de Afinidad Formar el diagrama de afinidad Familia 1 Idea 1 Idea 2 … Familia 2 Idea 1 Idea 2 … Familia 3 Idea 1 Idea 2 … Familia 4 Idea 1 Idea 2 … Aprobar el diagrama de afinidad

Identificación de la Causa Raíz Gráfica de Interrelaciones (Espagueti) Sirve como el desglose visual de una problemática compleja S1 S2 S3 S4

Gráfica de Interrelaciones Trabajar en equipo Plantear el área de oportunidad en forma de pregunta Llevar a cabo una lluvia de ideas respecto al problema Llevar a cabo el diagrama de afinidad

Gráfica de Interrelaciones Analizar las relaciones: Iniciar con una familia de ideas y hacer la siguiente pregunta: ¿Hay relación entre “X” y “Y” ¿Si resolvemos esta situación o problema, entonces podemos resolver o afectar a alguna de las demás?

Gráfica de Interrelaciones ENTONCES: Me facilita Resolver Eliminar ¿Hay relación entre X y Y? ¿De cuál a cuál? ¿De dónde a dónde SI: Logro Hago Termino Resuelvo

Gráfica de Interrelaciones Revisar la gráfica doble de interrelaciones Pedir a todos que analicen las flechas de interrelación y agregar oras más, en caso de ser necesario a través del consenso

Identificación de la Causa Raíz Identificar la causa raíz En cada categoría o familia de ideas anotar las flechas que salen y llegan de ella y escribir el número correspondiente en la tabla Categoría Entradas Salidas S1 1 4 S2 2 S3 Etc. ...

Priorización Priorización La causa raíz o problema prioritario, es aquella que tiene el mayor número de salidas y cero entradas. Si existe empate, el equipo deberá comparar las categorías que empatan para identificar una causa-raíz. Si una de las categorías afecta a la(s) otra(s), la que influye será la causa-raíz.

Interpretación de los datos El equipo deberá estudir los resultados de la gráfica de interrelaciones para discutir las causas-raíz y concordar cuáles atacar para mejorar la calidad. Por lo general, se emplean otras herramientas de calidad para orientar los esfuerzos en las categorías causa-raíz.

Plan de Trabajo Una vez identificada la causa(s) raíz del problema, el equipo deberá definir un plan de trabajo que comprende un conjunto de actividades que al desarrollarse garantizan la eliminación de la causa raíz y por lo tanto la desaparición o disminución del problema.

Plan de Trabajo Recomendaciones para su elaboración: El equipo puede auxiliarse utilizando la pregunta ¿CÓMO? Para identificar las actividades necesarias del plan de trabajo y utilizando un diagrama de árbol como se muestra a continuación

Diagrama de Árbol ¿CÓMO? ¿CÓMO? ¿CÓMO? P R O Y E C T

Diagrama de Árbol Cada nivel representa una serie de actividades a realizar para alcanzar el objetivo que se encuentra a la izquierda El diagrama queda completo cuando ya no se crean más niveles El equipo deberá estudiar el diagrama de árbol terminado. Si este es eficaz la implementación de cada punto de acción provocará la pregunta: ¿Estas acciones en realidad alcanzarán el nivel inmediato?

Gráfica de Gantt El resultado de este paso confirmará una lista de actividades que es posible registrar en una gráfica de Gantt y asignar responsabilidades a cada miembro del equipo con objeto de alcanzar el objetivo principal.