Cómo realizar el CUADRO DE CARACTERÍSTICAS y las INSTRUCCIONES OPERATIVAS Antequera 28/03/03.

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1 Cómo realizar el CUADRO DE CARACTERÍSTICAS y las INSTRUCCIONES OPERATIVAS
Antequera 28/03/03

2 CUADRO DE CARACTERÍSTICAS
Es una tabla, asociada a algunos procedimientos, a través de la cual se determinan las características de calidad del procedimiento en cuestión. Aparecen reflejadas: las actividades del procedimiento, las características de calidad establecidas para el procedimiento, la forma de medirlas (indicadores) y los objetivos de calidad (criterios de aceptación). Además se detallan las instrucciones operativas mencionadas en el apartado DESARROLLO, los responsables de cada actividad y el calendario de ejecución. Su estructura es: Cuadro de características: En este apartado se debe responder a la pregunta: ¿Cómo se pueden mostrar las características de calidad, los indicadores y los criterios de aceptación en relación a las actividades, responsables e instrucciones utilizadas?. En este apartado-cuadro aparecen reflejadas, de forma esquemática y clara, las actividades del procedimiento, las características de calidad establecidas para el procedimiento, la forma de medirlas (indicadores) y los objetivos de calidad (criterios de aceptación). Además se detallan las instrucciones operativas mencionadas en el apartado DESARROLLO, los responsables de cada actividad y el calendario de ejecución. El cuadro aporta el nivel de calidad que la organización se auto-exige.

3 ELEMENTOS Actividades Características de Calidad Indicador
Objetivo o Nivel de Aceptación Responsables Recursos materiales Calendario

4 ACTIVIDADES Se deben detallar, de forma esquemática y clara, las actividades del procedimiento. Salen del diagrama de flujo o bien del desarrollo del procedimiento.

5 CARACTERÍSTICA DE CALIDAD
Indica qué característica de un curso o de un procedimiento es de calidad. Aporta el nivel de calidad que la organización se auto-exige. Determinaremos: La actividad X es de calidad si.... Las características de calidad deben: añadir valor, dar satisfacción, ser eficaces (logro) o ser eficientes. Pueden referirse a un proceso o a un curso: Proceso. Programaciones ajustadas al modelo Curso. Dar las clases previstas

6 INDICADOR Es el elemento utilizado para medir la característica de calidad seleccionada. ¿Con qué indicador puedo medir la característica de calidad? En los ejemplos anteriores (proceso /curso): Proceso. % programaciones aprobadas por J.E. Curso. % de clases impartidas sobre previstas

7 OBJETIVO o NIVEL DE ACEPTACIÓN
Indica el nivel de logros al que aspiramos. Deberemos indicar cual es nuestro criterio de aceptación, basándonos en nuestra experiencia y en datos de otros años. En los ejemplos anteriores (proceso /curso): Proceso. 80 % programaciones. Curso. 95 % de clases impartidas.

8 SISTEMA DE ASEGURAMIENTO / GESTIÓN DE PROCESOS
CONTROL DEL PRODUCTO Y DEL PROCESO CARACTERÍSTICA DE CALIDAD INDICADOR PARA MEDIRLA CRITERIO DE ACEPTACIÓN / OBJETIVO ¿QUÉ CARÁCTERÍSTICAS DETERMINAN QUE UN CURSO O UN PROCESO ES DE CALIDAD? SERÁN DE CALIDAD SI.... Añaden valor... Dan satisfacción... Son eficaces (logro)... Son eficientes... ¿CON QUÉ INDICADORES PODEMOS MEDIR LAS CARÁCTERÍSTICAS DE CALIDAD? ¿CON QUÉ NIVEL DE LOGRO NOS CONFORMAMOS?. ¿CUÁL ES NUESTRO OBJETIVO O CRITERIO DE ACEPTACIÓN?. El método más sencillo para establecer criterios y objetivos de calidad es preguntarse por ellos. ¿Qué es calidad en los cursos, cuándo un curso es de calidad?. Un curso será de calidad si se enseña lo previsto... si los alumnos aprenden / aprueban.... Enseñar lo previsto es impartir las unidades previstas (asegurando los mínimos) y dar el número de clases previstos.... Los alumnos han aprendido si..... han asistido a clase y si han aprobado. La programación es de calidad si el diseño va por actividades... si se ajusta al modelo.... La acogida es de calidad si Las clases son de calidad si...... La evaluación es de calidad si..... Una vez establecidas así las CARACTERÍSTICAS DE CALIDAD, hay que preguntarse CÓMO SE VAN A MEDIR (indicador) y luego hay que preguntarse cuál es el nivel al que aspiramos, basándonos en la experiencia. PROGRAMACIONES AJUSTADAS AL MODELO DE CENTRO % DE PROGRAMACIONES APROBADAS POR JEFATURA ESTUDIOS 80 % UN PROCESO UN CURSO DAR LAS CLASES PREVISTAS % DE CLASES IMPARTIDAS / PREVISTAS 95 %

9 CARACTERÍSTICAS DE CALIDAD
TIENE QUE HABER COHERENCIA ENTRE LA CARACTERÍSTICA, EL INDICADOR QUE LO MIDE Y EL OBJETIVO. C TIENE QUE SER RENTABLE, FÁCIL DE MEDIR, QUE APORTE MÁS QUE EL COSTE DE REALIZAR LA MEDICIÓN. R TIENE QUE SER, SOBRE TODO UNA CARACTERÍSTICA IMPORTANTE QUE REALMENTE DEFINA EL TRABAJO BIEN HECHO. I LAS CARACTERÍSTICAS PUEDEN DEFINIRSE PREGUNTÁNDOSE POR: Cuando los objetivos de calidad (criterios de aceptación) están establecidos claramente, se establecen los planes de control que señalan CUÁNDO SE MEDIRÁ, mediante QUÉ SISTEMA y quién será el responsable de la medición. El responsable realizará la medición y obtendrá un resultado final. Si se han alcanzado los objetivos solo cabe analizar la situación y decidir si en el futuro bastará con mantenerse o si habrá que mejorar planteando objetivos más ambiciosos. Lógicamente planear mayores objetivos sin estudiar qué se hará para lograrlo no es muy útil. Si no se alcanzan los objetivos NO ES UN DRAMA, sólo que tenemos una desviación, incidencia o no-conformidad, como quiera llamarse. En este caso tenemos un aviso que nos invita a tratar la situación, la no-conformidad. LOGROS El proceso persigue unos resultados, que sean buenos. LOS RESULTADOS SATISFACCIÓN Considerando al receptor del trabajo o servicio, que quede contento. Según criterios, modelos, métodos previstos, todos igual, más uniforme VARIACIÓN EL RENDIMIENTO En fecha, sin errores, como está previsto... EFICIENCIA

10 RESTO DE APARTADOS RESPONSABLE RECURSOS MATERIALES CALENDARIO
Se indicará la persona/s que están encargadas de realizar la actividad que se detalla en el cuadro de características. RECURSOS MATERIALES Los responsables necesitarán la ayuda de unos recursos materiales para la gestión de la actividad. CALENDARIO Los responsables (y la organización) deberán conocer en qué fechas se tiene previsto realizar las actividades del procedimiento.

11 SISTEMA DE ASEGURAMIENTO / GESTIÓN DE PROCESOS
CONTROL DEL PRODUCTO Y DEL PROCESO (Sigue) RESPONSABLES RECURSOS MATERIALES CALENDARIO ¿QUIÉN SE ENCARGARÁ DE REALIZAR LA ACTIVIDAD DEL PROCESO? ¿CON QUÉ RECURSOS MATERIALES CONTARÁ PARA REALIZAR LA GESTIÓN DE LA ACTIVIDAD? ¿CUÁNDO, EN QUE FECHAS DEBERÁ REALIZAR LA ACTIVIDAD?. El método más sencillo para establecer criterios y objetivos de calidad es preguntarse por ellos. ¿Qué es calidad en los cursos, cuándo un curso es de calidad?. Un curso será de calidad si se enseña lo previsto... si los alumnos aprenden / aprueban.... Enseñar lo previsto es impartir las unidades previstas (asegurando los mínimos) y dar el número de clases previstos.... Los alumnos han aprendido si..... han asistido a clase y si han aprobado. La programación es de calidad si el diseño va por actividades... si se ajusta al modelo.... La acogida es de calidad si Las clases son de calidad si...... La evaluación es de calidad si..... Una vez establecidas así las CARACTERÍSTICAS DE CALIDAD, hay que preguntarse CÓMO SE VAN A MEDIR (indicador) y luego hay que preguntarse cuál es el nivel al que aspiramos, basándonos en la experiencia. JEFE/A DE DEPARTAMENTO o COORDINADOR DE CALIDAD PLANTILLA PARA LA PROGRAMACIÓN ANTES DEL 25 NOV. UN PROCESO UN CURSO PROFESORADO CUADERNO DEL PROFESOR TODO EL CURSO

12 Tabla de Característica del IES Abdera

13 Tabla de Característica del IES El Algar

14 INSTRUCCIONES OPERATIVAS
Las instrucciones operativas son cualquier tipo de documento que nos sirva para realizar las actividades. Pueden ser: normas, documentos, métodos, listados, formularios, especificaciones, planes de control…  Su creación se haría a partir de “ACTIVIDADES”. “RESPONSABILIDADES”. Cuadro de características: En este apartado se debe responder a la pregunta: ¿Cómo se pueden mostrar las características de calidad, los indicadores y los criterios de aceptación en relación a las actividades, responsables e instrucciones utilizadas?. En este apartado-cuadro aparecen reflejadas, de forma esquemática y clara, las actividades del procedimiento, las características de calidad establecidas para el procedimiento, la forma de medirlas (indicadores) y los objetivos de calidad (criterios de aceptación). Además se detallan las instrucciones operativas mencionadas en el apartado DESARROLLO, los responsables de cada actividad y el calendario de ejecución. El cuadro aporta el nivel de calidad que la organización se auto-exige.

15 A PARTIR DE “ACTIVIDADES”
Se analizan las actividades descritas, una por una, y se realizan las siguientes preguntas: ¿Qué se necesitaría para hacer bien esta actividad? ¿Qué se les podría aportar para hacer mejor, más fácil, más rápido, entre menos gente... determinada actividad? Si una actividad no necesita nada para ser desarrollada significa que esa actividad no es RELEVANTE. Cuadro de características: En este apartado se debe responder a la pregunta: ¿Cómo se pueden mostrar las características de calidad, los indicadores y los criterios de aceptación en relación a las actividades, responsables e instrucciones utilizadas?. En este apartado-cuadro aparecen reflejadas, de forma esquemática y clara, las actividades del procedimiento, las características de calidad establecidas para el procedimiento, la forma de medirlas (indicadores) y los objetivos de calidad (criterios de aceptación). Además se detallan las instrucciones operativas mencionadas en el apartado DESARROLLO, los responsables de cada actividad y el calendario de ejecución. El cuadro aporta el nivel de calidad que la organización se auto-exige.

16 A PARTIR DE “RESPONSABILIDADES”
Se analizan las responsabilidades asignadas, una por una, y se realizan las siguientes preguntas: ¿La persona que tiene esta responsabilidad tiene lo necesario para desarrollarla?. ¿Qué podemos aportar a la persona que tiene esta responsabilidad para facilitarle su trabajo?. ¿Qué se le podría aportar a esta persona para que desarrolle, más eficazmente, más fácil, más rápido.. su responsabilidad?  Si una responsabilidad no necesita nada para ser desarrollada significa que esa actividad no es RELEVANTE. Cuadro de características: En este apartado se debe responder a la pregunta: ¿Cómo se pueden mostrar las características de calidad, los indicadores y los criterios de aceptación en relación a las actividades, responsables e instrucciones utilizadas?. En este apartado-cuadro aparecen reflejadas, de forma esquemática y clara, las actividades del procedimiento, las características de calidad establecidas para el procedimiento, la forma de medirlas (indicadores) y los objetivos de calidad (criterios de aceptación). Además se detallan las instrucciones operativas mencionadas en el apartado DESARROLLO, los responsables de cada actividad y el calendario de ejecución. El cuadro aporta el nivel de calidad que la organización se auto-exige.

17 RECOMENDACIONES No es necesario que las instrucciones operativas se hagan para CADA actividad. Es conveniente agruparlas, introduciendo diversos apartados orientados a una u otra actividad, con objeto de que sean pocas y significativas. Hay que tener cuidado en que cada instrucción diseñada esté relacionada con alguna actividad, con algún responsable y que, además, esté mencionada en el procedimiento. Para hacer las instrucciones, es recomendable: Trabajar comenzando por las actividades Comprobar que todas las responsabilidades tienen creada su instrucción. Eliminar las responsabilidades o actividades que no necesiten instrucción. Cuadro de características: En este apartado se debe responder a la pregunta: ¿Cómo se pueden mostrar las características de calidad, los indicadores y los criterios de aceptación en relación a las actividades, responsables e instrucciones utilizadas?. En este apartado-cuadro aparecen reflejadas, de forma esquemática y clara, las actividades del procedimiento, las características de calidad establecidas para el procedimiento, la forma de medirlas (indicadores) y los objetivos de calidad (criterios de aceptación). Además se detallan las instrucciones operativas mencionadas en el apartado DESARROLLO, los responsables de cada actividad y el calendario de ejecución. El cuadro aporta el nivel de calidad que la organización se auto-exige.

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