Especialización en Gestión de Sistemas de Información Gerencial DIRECCION DE POSTGRADOS Especialización en Gestión de Sistemas de Información Gerencial

GESTION DEL CONOCIMIENTO Y APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL MODULO GESTION DEL CONOCIMIENTO Y APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL ELABORADO: OLGA LUCIA MOGOLLON CARVAJAL

Teorías y Enfoques de la G C Michael Polanyi (1891- 1976): Plantea el Conocimiento Tácito. Descubrimiento autentico no es explicable por un conjunto de reglas articuladas o de alegorismos. El conocimiento es publico, pero también en gran medida es personal. En el conocimiento explicito se encuentra el mas fundamental, el tácito. Peter Senge (1947): Plantea el Learning Organization. Organizaciones en la quelos empleados desarrollan su capacidad de crear resultados que realmente desean y en la que se propician nuevas formas de pensar, entendiendo la empresa como un proyecto común y los empleados están continuamente aprendiendo a aprender.

Teorías y Enfoques de la GC Ikujiro Nonaka y Hirutaka Takeuchi: Los conocimientos Tácito y explicito y el proceso creador del conocimiento a través de un modelo de generación basado en la espiral del conocimiento. Domingo Valhondo (2003): El conocimiento es la clave para que las empresas consigan ventajas competitivas de forma sostenida. El conocimiento en su dimensión empresarial trasciende a las personas y tiene que ver con todos los componentes que conforman las empresas. Los gestores y empleados, los procesos y las tecnologías se deben considerar de forma integrada para que la gestión del conocimiento tenga sentido y proporcione el beneficio buscado que no es otro que crear el entorno favorable para la innovación permanente. PETER F. DRUCKER (1.909-): Introduce el concepto de Knowledge Workers: Individuos que aportan su propio conocimiento profesional, previamente adquirido a su trabajo. Individuos que le aportan valor a los productos y servicios de una compañía aplicando su conocimiento.

GESTION DEL CONOCIMIENTO Es el proceso de optimizar la utilización de la información que posee el recurso humano, los entornos físicos y objetos para que fluya dentro de un contexto - organización, comunidad, región, nación, país- donde se pueda interpretrar, analizar y llevar a cabo para lograr objetivos específicos.

Fases de la Gestión del Conocimiento COMPARTIR CAPTURAR DESCUBRIR INNOVAR COMPARTIR CLASIFICAR DISTRIBUIR APLICAR

Fases de la gestión del conocimiento DESCUBRIR EL CONOCIMIENTO: Es identificar las fuentes internas y externas potenciales del mismo que pueden diferir de una organización a otra. Fuentes FIGURA TOMADA DE GARTNER GROUP

Fases de la gestión del conocimiento CAPTURA: Es transferir el conocimiento que reside en algún lugar hacia un colectivo para que tenga utilidad y se le pueda sacar el máximo provecho. Técnicas: Entrevistas Estudios de Caso Análisis de protocolos Simulaciones Observación Clasificación de la documentación.

Fases de la gestión del conocimiento CLASIFICAR: Es necesario organizar el conocimiento en categorías que que faciliten identificación, estudio y localización para posteriormente ser almacenado. COMPARTIR: Concierne a las personas, a la cultura de las organizaciones y se deben establecer mecanismos para lograr compartir el conocimiento dentro de una organización. DISTRIBUCIÓN: Se deben utilizar técnicas que permitan esta actividad ya sea de manera automática o no de tal manera que siempre haya difusión del conocimiento. INNOVAR: Es introducir o un cambio radical como realizar mejoras sustanciales que en el caso de una organización añada o agregue valor a los clientes. “El conocimiento se debe medir para propiciar su crecimiento y las organizaciones deben influir en el mercado para que este aprecie el Capital Intelectual que fue necesario invertir para llevarles ese valor agregado al producto o servicio ofrecidos”.

CAPITAL INTELECTUAL La Gestión del Conocimiento enfoca su acción en convertir el conocimiento individual (tácito) en conocimiento organizacional (explícito). El Capital Intelectual enfoca su acción en convertir el conocimiento organizacional (explicito) en términos de medida de los beneficios que se generan del desempeño y aplicación de ese conocimiento, refiriéndose esto a las utilidades que obtiene la organización al alcanzar la ventaja competitiva. Razones de una organización para medir su capital intelectual: Apoya el objetivo corporativo de mejorar el valor de sus acciones. Proporciona información útil para los inversionistas actuales y potenciales. Refleja mejor el valor real de la empresa. Proporciona un mayor control de los intangibles de la empresa. Permite gestionar los activos puesto que representan un valor.

CAPITAL INTELECTUAL Componentes que constituyen el capital intelectual para efectuar su medida: CAPITAL HUMANO: Competencias, experiencias y knowhow de los empleados de la empresa, lo que esta en sus mentes. CAPITAL ESTRUCTURAL: Lo que queda en la empresa cuando el empleado esta ausente de ella; procesos, sistemas de información, bases de datos, metodología, propiedad intelectual de la empresa, diseños, cultura, secretos comerciales. CAPITAL RELACIONAL : Relaciones con los actores externos como clientes, proveedores, y aliados en los procesos de colaboración e I+D ( Investigación, Desarrollo, Innovación).

CAPITAL INTELECTUAL Imagen del libro: Gestión del Conocimiento: del Mito a la Realidad

Categorías de Modelos de GC CRITERIOS PRINCIPALES CARACTERISTICAS CONCEPTUALES, TEORICOS Y FILOSOFICOS Modelo que consiste en enriquecer el estudio de la Gestión del Conocimiento desde un enfoque teórico y conceptual, a partir del estudio de la epistemología y temas relacionados con el conocimiento COGNOSCITIVOS Y DE CAPITAL INTELECTUAL Este tipo de modelo lo utilizan las organizaciones que aplican el conocimiento para generar valor a sus productos y procesos, así como también para la búsqueda de soluciones a distintos problemas. SOCIALES Y DE TRABAJO Este modelo persigue la socialización del conocimiento en los grupos de trabajo para entender y optimizar los mecanismos de uso y transferencia de conocimiento para promover el beneficio social y/o grupal. TECNICOS Y CIENTIFICOS Este Modelo incorpora las TIC para mejorar el uso y aplicación del conocimiento, optimizar la gestión de investigación y desarrollo tecnológico que se lleva a cabo dentro de una organización. Tomado de: “Taxonomía de Modelos de Gestión del Conocimiento” de Alejandro Barragán Ocaña. Universidad Nacional Autónoma de México UNAM (México)

Herramientas para Gestionar el Conocimiento HERRAMIENTAS DE BUSQUEDA Y PERSONALIZACION DE LA INFORMACION: Buscadores o motores de búsqueda que hacen uso de un índice de palabras clave que se encuentran en los documentos, cuyo resultado es mostrar las paginas que tienen dichas palabras clave. 2. HERRAMIENTAS DE TRABAJO EN GRUPO: Es una forma de compartir conocimiento, generan procesos de trabajo colaborativo debido a que distribuyen y sincronizan tareas dentro de la organización, incluyen funciones de relación sincrónica y asincrónica. 3. PORTALES CORPORATIVOS: Los individuos pueden tener acceso a contenido personalizado, ayuda a crear ambientes colaborativos y se puede tener acceso a fuentes externas que hace que aumente la eficacia de la busqueda. 4. HERRAMIENTAS DE SIMULACION: Son herramientas que simulan el esquema de coordinación de una tarea de trabajo con lo que se puede corregir errores sin que se hayan producido. Están basadas en procesos de pensamiento humano para poder reproducir esquemas y corregir errores que se puedan producir al planificar una tarea compleja dentro de una organización.

MODELOS DE GESTION DEL CONOCIMIENTO Existen varios modelos que permiten la valorización de este activo organizacional entre ellos los que se va a mencionar están: Modelo de Gestión del Conocimiento KPMG Consulting. Knowledge Management Assessment tool (KMAT) Modelo Skandia

MODELO kpmg Consulting: Tejedor y Aguirre Modelo KPMG Consulting: (Peat Marwick Management Consulting) expuesto por Tejedor y Aguirre en 1.988, basa su esquema en una pregunta ¿Qué factores condicionan el aprendizaje de una organización y que resultados produce dicho aprendizaje?. El modelo muestra en su esquema; los elementos de gestión que afectan directamente a la organización: Cultura, liderazgo, estrategia, estructura, gestión de personas y los Sistemas de Información. Los factores: Compromiso, Perfil de la Organización y la capacidad de aprendizaje. Los resultados esperados: Cambio permanente, actuación mas competente, desarrollo de personas, coordinación del trabajo.

kNOWLEDGE MANAGEMENT ASSESSMENT TOOL (KMAT) El KMANT fue desarrollado por Arthur Andersen y una empresa especializada de diagnóstico (APQC) es un instrumento de evaluación y diagnóstico donde el proceso de administrar el conocimiento organizacional se ve favorecido por elementos: Liderazgo, cultura, tecnología, procesos y medición.

MODELO SKANDIA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO SKANDIA es una compañía de seguros y servicios financieros fundada en Suecia en 1855 y cuenta con 10000 empleados aproximadamente, hace presencia en 20 países distribuidos en tres regiones: Europa, Inglaterra, Asia y America. En 1980 la compañía se percató de que su futuro; siendo una compañía de servicios serían los activos intangibles: Talento individual, relaciones sinérgicas, flujos de aptitudes, habilidades de los empleados, puesto que los activos tangibles no representan el verdadero valor de la compañía. Poder orientar los intangibles a una medición y desarrollo le proporcionaría a la empresa un crecimiento constante. En 1991 Skandia creó el primer Dpto corporativo de capital intelectual cuyo director fue: Leift Edvinson con el objeto de desarrollar nuevos instrumentos de medición y de esta forma visualizar el capital intelectual como un complemento mas del balance general. Definió el capital intelectual de Skandia así: “ Es la posesión de conocimientos, experiencia aplicada, tecnología organizacional, relaciones con los clientes y destrezas profesionales que dan a Skandia una ventaja competitiva en el mercado. Su valor radica en que esos activos intangibles se pueden convertir en rendimientos financieros para la compañía.”

MODELO SKANDIA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO El argumento de Edvisson es que hay una diferencia entre los valores de la empresa que reportan los libros; pues hay un conjunto de activos intangibles, que no quedan reflejados en la contabilidad pero que el mercado reconoce como futuros flujos de caja. Para poder gestionar estos valores es necesario hacerlos visibles. Por lo tanto el verdadero valor de la empresa esta integrado por el: Capital Financiero y el Capital Intelectual , que descompone en bloques como se describe a continuación:

MODELO SKANDIA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO

MODELO SKANDIA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO: Edvison 1992-1996 Este modelo tiene basado su enfoque en las 5 áreas que se observan en el grafico. Navigator es el conjunto de indicadores sobre las cuales se basa cada una.

MODELO SKANDIA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO ENFOQUE FINANCIERO: Es el conocimiento y análisis de los aspectos financieros como la rentabilidad y el crecimiento: Facturación/Empleado Tiempo del cliente/ Atención del empleado. ENFOQUE DE PROCESOS: Analiza los procesos para crear servicios y productos para los clientes. PC`s/Empleado ENFOQUE DEL CLIENTE: Identifica sus necesidades. Visitas a la empresa Días dedicados a la visita de clientes Cobertura de mercado ENFOQUE DE RENOVACION Y DESARROLLO: Analiza las acciones a desarrollar para garantizar el crecimiento y rentabilidad. Gastos en I+D/ Gastos administrativos Gastos en TI/ Gastos administrativos

MODELO SKANDIA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO ENFOQUE HUMANO: Es el principal enfoque puesto que el objetivo fundamental de la organización es generar el mejor ambiente laboral para los empleados y colaboradores, donde estos se encuentren satisfechos para que así mismo generen resultados óptimos. Motivación del empleado Ayuda que brinda el empleado dentro de la organización Ser consciente de las demandas de de calidad Responsabilidad, autoridad y competencia. En cada uno de los enfoques anteriores el grupo de empresas Skandia definió unos indicadores para visualizar como estaban manejando su activos intangibles de capital intelectual.

Número de paquetes de software con relación al número de empleados. INDICADORES NO FINANCIEROS TENDIENTES A DETERMINAR CREACION Y GESTION DE SU CAPITAL INTELECTUAL Número de ideas que los clientes aportan a la organización y como se desarrollan. Número de paquetes de software con relación al número de empleados. Número de personas conectadas a Internet. Cantidad de relaciones entre clientes y empleados. El número de buenas ideas surgidas. El nivel de educación y formación de los empleados de la empresa. El número de buenas ideas intercambiadas entre departamentos dentro de la organización

La Gestión del Conocimiento es la gestión de los activos intangibles (Nonaka, 1999), la mayoría de estos intangibles es: Captación, estructuración y transmisión de conocimiento por lo tanto tiene en el Aprendizaje Organizacional su principal herramienta.

APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL GESTION DEL CONOCIMIENTO APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL CAPITAL INTELECTUAL INNOVACION VENTAJA COMPETITIVA TECNOLOGIA Gestionar el Conocimiento en la organización le proporciona la capacidad de aprender de si misma y de su contexto, para mejorar procesos existentes, crear nuevos y fortalecer potencialidades con lo cual genera capital intelectual para innovar y obtener una ventaja competitiva en su entorno, utilizando la tecnología como instrumento mediador para lograr los objetivos estratégicos.

Aprendizaje Organizacional

DEFINICIONES DE LOS AUTORES DE APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL FUENTE: EL APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL Y LA INNOVACION COMO FACTOR DE COMPETITIVIDAD EN LAS ORGANIZACIONES. UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL ESTADO DE MEXICO

DEFINICIONES DE LOS AUTORES DE APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL FUENTE: EL APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL Y LA INNOVACION COMO FACTOR DE COMPETITIVIDAD EN LAS ORGANIZACIONES. UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL ESTADO DE MEXICO

APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL De acuerdo los puntos de vista de los autores podemos definir el A.O como: Un proceso mediante el cual las organizaciones logran que sus colaboradores transfieran conocimiento al interior de la institución para generar nuevos y transformar los existentes, de tal forma que se incrementen las capacidades de innovación, para asegurar competitividad y sostenibilidad en entornos económicos, políticos y sociales.

APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL La primera variable de la Gestión del Conocimiento es el Aprendizaje Organizacional (A.O), que a su vez contiene 4 variables: Fuentes del A.O Niveles del A.O Condiciones del A.O Cultura para el A.O

APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL MODELO APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL FUENTES DEL A.O Observación Reflexión Experiencia de los empleados Los Clientes Los Proveedores La experimentación La tecnología Los Sistemas de Información NIVELES DEL A.O Individual Equipo Organizacional Inter Organizacional CONDICIONES DEL A.O Competencias Memoria Organizacional Comunidades de Practica Comunidades de Aprendizaje CULTURA DEL A.O Concepto del Líder La Estructura El Sistema Cultural El Clima Organizacional Tomado del documento de Investigación nª 25 de Manuel Alfonso Garzón, Fuente: Elaborado con base en Gore (1998); Argirys(1999); Muñoz-Seca et al. (2003); Kikawa (2001); Nonaka et al. (1999); Rugles (2000); Fuir (2002); Choo (1999); Kleiner (2000) Norman et al. (2002); Pelufo et al. (2004); Wagner (2002); Méndez (2004).

Fuentes del Aprendizaje Organizacional Son las diferentes formas de conocer los hechos o acontecimientos que determinan los procesos que se realizan en la organización, como se realizan, porque se realizan así y no de otra forma, etc. Estas fuentes pueden ser: Observación Reflexión Experiencia de los empleados Los Clientes Los Proveedores La experimentación La tecnología Los Sistemas de Información

Niveles del Aprendizaje Organizacional Individual: las acciones que lleva a cabo la organización son producto en primera instancia del aprendizaje individual llevado a acciones individuales. Equipo: las relaciones de convivencia e interacción entre personas al interior de la organización genera conocimiento producto del trabajo colaborativo. Organizacional: la descentralización de procesos implica una mayor autonomía entre departamentos, secciones y unidades que toman decisiones para lograr objetivos como un todo. Inter Organizacional: las organizaciones que conforman un grupo empresarial trabajando al interior de manera colaborativa para aportar al conglomerado corporativo.

Condiciones del Aprendizaje Organizacional Son las capacidades de la organización que resultan relevantes para el negocio. Competencias: Son las potencialidades individuales que incrementan la capacidad de la organización. El desarrollo de las habilidades que poseen los funcionarios a través de un análisis de cada uno de ellos, lo que saben y pueden dar para convertir su potencial individual en organizacional. Memoria Organizacional: Son los depósitos de conocimiento que generalmente están organizados en forma de documentos, Bases de Datos, Internet y todo aquello que contribuya a su almacenamiento. La tecnología es una estrategia para estructurar estos depósitos. Comunidades de Práctica: Es el conocimiento que surge de los grupos de trabajo que comparten necesidades, practicas laborales, objetivos en común y que unidos producen una potencialidad para la organización, puesto que este compartir genera sentimientos de pertenencia y estímulos que no se encuentran en los manuales o en las directrices de los jefes.

Condiciones del Aprendizaje Organizacional Comunidades de Aprendizaje: Sirven para conservar las redes de conocimiento, surgen entre personas que comparten un espacio de trabajo o que comparten un mismo trabajo y se encuentran lejos, pero se conectan (a través de las redes de internet) para analizar casos, buscar soluciones y generan conocimiento que lleva a la organización a la obtención de ventajas competitivas.

CULTURA PARA EL APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL Es el pensar colectivo dentro de una organización que se expresa en conductas y comportamientos que se han institucionalizado y estandarizado a través del tiempo, con la influencia de un líder que genera todo un sistema organizacional con los significados aprendidos, con la propia concepción y conciencia de lo que es el ser humano y su relación con los demás de su entorno (concepto influenciado por Méndez 2003). De acuerdo a lo anterior se pueden definir los elementos de la cultura organizacional así (Méndez 2003): El concepto que el líder de la organización tiene acerca del hombre La estructura El Sistema Cultural El Clima Organizacional

CULTURA PARA EL APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL El concepto que el líder de la organización tiene acerca del hombre: Según Méndez, cualquier concepto que el líder tenga del hombre influye en el conjunto de conceptos que los miembros del grupo asimilen y apropien para construir un significado de lo que es el individuo y su relación con un equipo de trabajo. El conjunto de significados que construya el colectivo de la organización se convierte en parte de una estructura que en su totalidad llega a ser un sistema que alimenta y retroalimenta el comportamiento que hace que se constituya un clima organizacional.

CULTURA PARA EL APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL 2. La Estructura: El comportamiento del hombre en su trabajo esta determinado por la estructura de la organización, su posición dentro de la estructura, la escala de poder, la capacidad para tomar decisiones dentro de la organización, es decir que su comportamiento se ve influenciado por sus funciones y responsabilidades que a su vez afectan positiva o negativamente la conciencia colectiva de su entorno. Para describir completamente esta variable, se debe analizar como opera la organización en relación con: División del trabajo Autoridad Coordinación Estructura y Estrategia Estructura y Tecnología Estructura y Entorno

CULTURA PARA EL APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL 3. El sistema Cultural: Los comportamientos que asumen los miembros de una organización están influenciados por sus valores, creencias, ideologías, significados, conceptos, entre otros que conforman el sistema cultural de la organización; que difiere de otras organizaciones. Describir el sistema cultural de una organización implica identificar costumbres arraigadas, rasgos, ideologías, creencias, mitos, conceptos, valores entre otros que representan el comportamiento de los individuos de la organización

CULTURA PARA EL APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL 4. El Clima Organizacional: Según Méndez, el clima organizacional es el ámbito percibido por el individuo de acuerdo a las condiciones que encuentra en la estructura de la organización y su interacción con los demás miembros, lo que orientan su creencia, participación y desempeño para determinar su comportamiento, actitud, satisfacción y nivel de eficiencia en el trabajo. La medición y análisis del clima organizacional ha de orientarse al grado de percepción que el individuo tiene de aspectos que caracterizan la organización como creencias, valores, situaciones y actitudes. Para tal medición se utilizan instrumentos que se han diseñado que tienen en cuenta diferentes variables objetivas, de cooperación, de relaciones interpersonales, liderazgo, toma de decisiones, control y motivación entre otras. Méndez, sugiere el Instrumento de medición IMCOC (Instrumento para Medir Clima en Organizaciones Colombianas ).

EJEMPLO DE METODOLOGIA A APLICAR EN LAS ORGANIZACIONES QUE APRENDEN Definir la Estrategia Organizacional Identificar el conocimiento clave para articularlo con la estrategia organizacional. Elaborar un mapa del conocimiento que identifique donde y quien tiene ese conocimiento clave. Diagnostico del estado actual y el estado deseado del proyecto basado en ese conocimiento. “Tomado del documento variables Psicosociales del Dr. Delio Ignacio Castañeda”

EJEMPLO DE METODOLOGIA A APLICAR EN LAS ORGANIZACIONES QUE APRENDEN Conformar un equipo de trabajo. Definir un modelo a seguir para alcanzar la meta deseada Identifique las barreras para aplicar el modelo. Institucionalice el conocimiento resultante. Difunda el nuevo conocimiento. “Tomado del documento variables Psicosociales del Dr. Delio Ignacio Castañeda”

GRACIAS POR SU ATENCION