PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL LOCAL ESCUELAS DE LIDERAZGO Y/O GOBIERNO NIVEL 4- MÓDULO 1

TALLER 1 CONCEPTO Y MODELO DE PLANEACIÓN

La planificación es un proceso que busca solución a problemas y necesidades a través de acciones dirigidas al cumplimiento de metas y objetivos. El planear es anticipar con la mayor aproximación posible a situaciones futuras, analizando las posibles oportunidades y amenazas inherentes a estas situaciones, en conjunto con las fortalezas, debilidades y la misma filosofía institucional. ¿EN QUÉ CONSISTE LA PLANIFICACIÓN?

 Cubre algunos aspectos de un proceso integral.  Optimiza el uso de los recursos que dispone.  Busca nuevas y mejores maneras de hacer las cosas apoyándose en investigaciones. ¿PARA QUÉ SIRVE LA PLANEACIÓN?

 Se hace base en un cuestionamiento de una profunda reflexión sobre los fines que se persiguen para que sus esfuerzos tengan sentido.  Otras actividades de planeación son la preparación de estimados preliminares de costos para el desarrollo local, el establecimiento de una programación de proyectos, del personal necesario para operar y mantener las obras y servicios.

 Para diseñar un ambiente adecuado.  Para un desempeño más eficaz de las personas. ¿PARA QUÉ PLANEAR?

 Para hacer un uso más racional de los recursos.  Para solucionar problemas. ¿PARA QUÉ PLANEAR?

 Para la consecución de los objetivos y metas.  Para afrontar adecuadamente los cambios.  Para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones. ¿PARA QUÉ PLANEAR?

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA PLANEACIÓN

1.La planeación que resulta inexacta es una pérdida de tiempo. 2.La planeación puede eliminar el cambio. 3.La planeación reduce la flexibilidad. MITOS ACERCA DE LA PLANEACIÓN

Principio de la universalidad La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Principio de racionalidad Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos necesarios para lograrlos. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Principio del compromiso Solo se deben comprometer fondos para planeación cuando se pueda anticipar en el futuro próximo un rendimiento sobre los gastos de planeación, como resultado del análisis de planeación a largo plazo. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Principio de la previsión Cuando un plan se basa en estudios y experiencias anteriores. Éste adquiere tal consistencia que intenta reducir al máximo sus errores. Con este principio se despeja la proyección hacia el futuro. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Principio de flexibilidad Los planes deben caracterizarse por ser flexibles y no ser estructuras rígidas, deben caracterizarse por ser susceptibles al cambio respondiendo a imprevistos y circunstancias de carácter exógeno que puedan presentarse. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Principio de continuidad Los planes deben formularse de manera que se eviten recesos por alteraciones en el plan. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Principio de precisión Los planes que se realicen deben ser precisos, carentes de afirmaciones vagas, inconclusas, pues debe tenerse en cuenta que van a regir acciones específicas, concretas y definidas. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Principio de unidad Los componentes de un plan deben ser independientes entre ellos y encaminados a un mismo fin. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Principio de factor limitante En la planeación se hace necesario que los administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa. En este principio se resalta la importancia de la objetividad en el momento de tener que escoger entre diferentes cursos de acción o diversas alternativas para llegar a un fin. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

ELEMENTOS COMUNES A TODO TIPO DE PLAN Diagnóstico Objetivos Actividades Recursos Calendario

DESCRIPCIÓN DE LOS ELEMENTOS DE UN PLAN Diagnóstico Se refiere al estudio de la realidad del entorno en donde se va a desarrollar la acción que se planea, la cual hace uso de la situación actual y pasada para pronosticar el horizonte de planeación elegida y evalúa su impacto en relación con los resultados.

DESCRIPCIÓN DE LOS ELEMENTOS DE UN PLAN Objetivos Con los objetivos se inicia la perspectiva de acción de un plan, se fija la dirección de la actuación y se orienta la conducta. Un objetivo es la creación de una característica futura que se busca para un sistema en una situación determinada.

Actividades Parte del plan lo constituyen las acciones que se van a desarrollar para alcanzar los objetivos planteados. DESCRIPCIÓN DE LOS ELEMENTOS DE UN PLAN

Recursos Los recursos necesarios se fijan cuando se señalen las actividades que se deben llevar a cabo. Generalmente los recursos se clasifican en humanos, técnicos, físicos y de información. Son sintetizados en un presupuesto incluyendo la cantidad, calidad y su costo. Es importante establecer la cantidad, el tipo, la manera como se conseguirán y la manera como se distribuirán dentro del plan. DESCRIPCIÓN DE LOS ELEMENTOS DE UN PLAN

Calendario Se establece el tiempo de realización para cada actividad, teniendo los recursos, colocando la fecha de inicio y terminación. Luego se integran las actividades en un cronograma utilizando diversos métodos.

DESCRIPCIÓN DE LOS ELEMENTOS DE UN PLAN Realización Diseñar los procedimientos para tomar decisiones, así como la forma de organizarlos para que el plan pueda realizarse. Control Diseñar un procedimiento para prever o detectar los errores o las fallas del plan, así como para prevenirlos o corregirlos sobre una base de continuidad.

OTRA FORMA DE NOMBRAR LAS PARTES Fines Medios Recursos Realización Control Especificar metas y objetivos. Elegir políticas, programas, procedimientos y prácticas para alcanzar los objetivos. Determinar los tipos y cantidades de recursos Necesarios para alcanzar los objetivos. Diseñar los procedimientos para tomar Decisiones. Diseñar un proceso para prever y detectar Los errores o fallas del plan.

MODELOS Y ESTILOS DE PLANEACIÓN PLANEACIÓN PROSPECTIVA Primero, se establece el futuro deseado de manera creativa y libre de las restricciones de la experiencia y las circunstancias actuales. Segundo, se procede a la selección del futuro más satisfactorio a partir de las posibilidades actuales y las lecciones del pasado.

PLANEACIÓN DE INVESTIGACIÓN-ACCIÓN Se centra principalmente en los cambios organizacionales con una orientación básica a la acción y movilización de los recursos necesarios. También se tiene en cuenta la transformación del conocimiento en acción a través de relaciones interpersonales y promoviendo el diálogo entre las personas interesadas. MODELOS Y ESTILOS DE PLANEACIÓN

LA PLANIFICACIÓN TERRITORIAL MUNICIPAL Es el fundamento de la gestión pública y como una actividad permanente, bajo la responsabilidad del alcalde con la participación activa de la comunidad, la cual deberá garantizar el uso adecuado de los recursos municipales, con el fin de propiciar una mejor calidad de vida y el desarrollo sostenible del municipio. MODELOS Y ESTILOS DE PLANEACIÓN

PLANEACIÓN PARTICIPATIVA Hay diferentes maneras de participar:  La Participación comunitaria.  La Participación Política.  La Participación Social. MODELOS Y ESTILOS DE PLANEACIÓN

PLANEACIÓN POR OBJETIVOS Se refiere a resultados deseados para individuos, grupos o hasta organizaciones enteras, que dan dirección a todas las decisiones administrativas y forman el criterio contra el cual los logros reales pueden ser medidos. Por eso son el fundamento de la planeación. MODELOS Y ESTILOS DE PLANEACIÓN

PLANEACIÓN POR OBJETIVOS Naturaleza de los objetivos Los objetivos establecen resultados finales, pero los objetivos globales necesitan ser apoyados por objetivos secundarios o específicos. Por lo tanto, los objetivos forman tanto una jerarquía como una red.

Jerarquía de los objetivos Los objetivos forman una jerarquía que va desde el objetivo global hasta los objetivos individuales y específicos. La cúspide de su jerarquía es el propósito socioeconómico de la sociedad, es cómo exigir a la administración municipal que contribuya al bienestar de las personas proporcionando inversiones razonables. PLANEACIÓN POR OBJETIVOS

Jerarquía de los objetivos En segundo lugar está la misión o propósito de la administración municipal. El siguiente nivel de la jerarquía contiene objetivos más específicos, como aquellos ubicados en las áreas clave de resultados. Después los objetivos deben convertirse en los objetivos de la división, del departamento y de la unidad, descendiendo hasta el nivel más bajo de la estructura organizacional municipal. PLANEACIÓN POR OBJETIVOS

Es la más amplia, a largo plazo y concibe a la administración municipal o a una comunidad como un todo. En esta los líderes y dirigentes deben detectar lo que debe realizar la administración para tener éxito en un lapso de tiempo de más de 4 años, denominado a largo plazo. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Es un proceso de pensamiento más elaborado que establece trayectorias, posiciones y perspectivas para la organización. Trayectorias: Dentro de un flujo de acontecimientos, creando un comportamiento consistente frente a ellos.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Posiciones. Al mirar la empresa con relación a su ambiente externo y a sus mercados potenciales futuros con el propósito de crearle riqueza. Perspectivas: Mirando la personalidad o la cultura empresarial y concentrando la atención en cómo la intención estratégica se difunde dentro de la organización para que llegue a ser compartida por sus miembros.

 ¿Dónde queremos ir?: Horizonte  ¿Dónde estamos hoy?: Diagnóstico  ¿Dónde queremos estar?: Direccionamiento  ¿Cómo llegaremos?: Proyección estratégica  ¿Cómo estamos llegando?: Evaluación – Monitoria estratégica INTERROGANTES DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

1. Identificación de la estrategia. 2. Análisis ambiental. 3. Análisis de recursos. 4. Análisis de brecha. 5. Alternativas estratégicas. 6. Evaluación de la estrategia. 7. Elección estratégica. PASOS PARA LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Consiste en efectuar planes a corto plazo, entendido éste como un lapso de un año o menos hacia el futuro. Este tipo de planeación suele usarse para describir lo que la administración debe hacer para que el municipio tenga éxito en dicho periodo de tiempo. PLANEACIÓN TÁCTICA

Sus características principales son:  Proyectada para el mediano plazo, regularmente anuales.  Cubre cada departamento, sus recursos específicos y se preocupa por alcanzar los objetivos transados en éste.  Esta planeación se define en cada elemento de la administración.

P.H.V.A significa, planear, hacer, verificar y actuar, siempre y cuando se constituyan en un proceso sin fin, es decir, que se planee, se tome una acción, se verifiquen si los resultados eran los esperados y se actúe sobre dichos resultados para reiniciar el proceso. CICLO DE CONTROL P.H.V.A

El P.H.V.A. dinamiza la relación entre el hombre y los procesos, y busca su control con base a su establecimiento, mantenimiento y mejora de estándares. El control se define como todas las actividades necesarias para alcanzar eficiente y económicamente todos los objetivos a largo plazo. CICLO DE CONTROL P.H.V.A

La gerencia de procesos en el ciclo P.H.V.A. consiste básicamente en: Planear Siendo la definición de las metas y los métodos para alcanzarla. Hacer Consiste en ejecutar la tarea y recoger los datos, después de haber realizado un proceso de formación (educar y entrenar) CICLO DE CONTROL P.H.V.A

Verificar Es la evaluación de los resultados de la tarea ejecutada, identificación de los problemas que originan el no-cumplimiento de las tareas (formación, planeación) Actuar Consiste en tomar medidas correctivas para lograr el cumplimiento de las metas.