Formación Alumnos INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y EVENTOS.

Formación Alumnos INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y EVENTOS

INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y EVENTOS
OBJETIVOS: - Introducción al Sector Turístico de Organización de Congresos, Eventos y Actos Públicos. - Enseñar tanto la metodología de trabajo como estrategias para organizar con éxito todo tipo de evento: Congresos jornadas, presentaciones, convenciones, ferias, exposiciones, etc.

INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y EVENTOS
METODOLOGÍA: Explicación teórica basada en el Turismo MICE a nivel general y en la Región de Murcia. - Entrega de Manual de Gestión de eventos y ejercicios prácticos del mismo.

PROGRAMA DEL CURSO: INTRODUCCION, OBJETIVOS Y DEFINICIONES.
TURISMO DE REUNIONES. CAPACIDADES Y TAREAS DE UNA OPC. DIFERENTES TIPOLOGIAS DE EVENTOS. CONGRESOS Y CONFERENCIAS CIENTIFICAS. EVENTOS DE EMPRESA. EVENTOS DEPORTIVOS. ACTOS INSTITUCIONALES Y CULTURALES. BANQUETES Y CELEBRACIONES.

PROGRAMA DEL CURSO: ACTUALIDAD EN EL MERCADO DE REUNIONES Y EVENTOS
ORGANIZACIÓN INTERNA DEL EVENTO. EQUIPO HUMANO. LA PLANIFICACION. ORGANIZACIÓN INTEGRAL. PERSONAL AUXILIAR. LOGISTICA Y SOPORTE TECNICO. IMPORTANCIA DE LOS PROVEEDORES. FINANCIACION ,SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN VIABILIDAD, RIESGOS Y RESPONSABILIDADES REUNIONES, INCENTIVOS, CONGRESOS Y CONVENCIONES: SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA CIENTÍFICA SECRETARIA TURÍSTICA ACTUALIDAD EN EL MERCADO DE REUNIONES Y EVENTOS LEGISLACION OPC MURCIA DECRETO Nº 280 /2007 DE 3 DE AGOSTO, REGULADOR DE LOS ORGANIZADORES PROFESIONALES DE CONGRESOS DE LA REGIÓN DE MURCIA.

¿Qué es un EVENTO?

¿Qué es un EVENTO? “Los eventos son sucesos temporales … tienen una duración limitada, y para eventos planificados esto es normalmente fijado y publicitario”. (Getz 1997, p4)

¿Qué es un EVENTO? “ Un momento único en el tiempo celebrado con una ceremonia y un ritual que satisfaga las necesidades específicas”. (Goldblatt, 2005).

¿Qué es un EVENTO? En el ámbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a una empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización frente a la competencia del mercado actual. De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo.

Tipología de Eventos Eventos de Ocio ( ocio, deportes…)
Eventos Personales ( bodas…) Eventos Culturales ( arte, folklore…) Eventos Organizativos (políticos…)

Evento Deportivo COPA DAVIS ESPAÑA – ISRAEL 2009

Evento Personal Fuente:Fotografía Federico Zanfagnini

Evento Cultural FESTIVAL SOS

Evento Organizativo

¿Qué es el Turismo de Reuniones?

Turismo de Reuniones El Turismo de negocios individual, se entiende por la persona que se desplaza y visita un destino turístico específico en función de las actividades laborales y profesionales que desarrolla, además de realizar actividades basadas en el negocio (trabajo), por el cual viaja, frecuentemente llamados viajeros de negocios. Fuente: Fuente: Fotografía Federico Zanfagnini.

Turismo de Reuniones Turismo de negocios grupal se tiene la posibilidad de seleccionar el destino turístico donde se realice un congreso, convención o viaje de incentivos, siempre y cuando cumpla con los requisitos para su organización. Fuente: Fotografía Federico Zanfagnini

TURISMO DE REUNIONES

TURISMO DE REUNIONES Meetings / Reuniones

TURISMO DE REUNIONES Incentives/ Incentivos
Fuente Eventos en Plural y Experienzial

TURISMO DE REUNIONES Conventions – Congress /Convenciones - Congresos

TURISMO DE REUNIONES Exhibitions – Events / Eventos

TURISMO DE REUNIONES SEDES DE LAS REUNIONES PROFESIONALES
(fuente: I.C.C.A.)

TURISMO DE REUNIONES COLECTIVOS CONVOCANTES (fuente: I.C.C.A.)

TURISMO DE REUNIONES DIMENSIÓN DE LAS REUNIONES POR PERSONA
· Cabe destacar que el 68 % son reuniones de 50 a 500 participantes Esto abre de manera significativa el abanico de destinos susceptibles de albergar todo tipo de Reuniones Fuente: Spain Convention Bureau de 2007

TURISMO DE REUNIONES TIPOS DE REUNIONES PROFESIONALES
Fuente: Spain Convention Bureau de 2007

Capacidades y Tareas de una OPC
Incluye: La administración completa del evento, incluyendo el registro y la entrega de material a participantes, ponentes e invitados especiales. La coordinación de la inauguración, el desarrollo de las sesiones y la clausura. La distribución de las salas, acorde con la asistencia al congreso o reunión y establecimiento de un sistema claro de letreros direccionales. Fuente 1º Fotografía Wikipedia

La realización de eventos sociales, actos de promoción, coordinación, control y ruedas de prensa u otras actividades en torno al evento.  El trabajo de secretaría y coordinación.

 La coordinación con la agencia de viajes Implicada para la recepción y registro de participantes, ponentes, dignatarios invitados especiales, cuando fuere necesario.  Aquellas otras funciones de dirección y control que les sean propias y hayan asumido contractualmente.

ORGANIZADOR PROFESIONAL DE EVENTOS
El organizador de EVENTOS, traduce los deseos del cliente a los muchos proveedores, como pueden ser los centros de congresos, las autoridades, los hoteles, las agencias de viajes, los decoradores, las orquestas o artistas …

Diferentes Tipologías de Eventos
Congresos y Conferencias Científicas Eventos de Empresa Eventos Deportivos Actos institucionales y culturales Banquetes y celebraciones.

Congreso y Conferencias científicas

Convenciones Convención:
“Es una reunión formal, con carácter de asamblea… destinada a suministrar información sobre una situación particular, intercambiar ideas, dar a conocer nuevos sistemas o métodos de trabajo…”. Fuente: Eventos, Reuniones y Banquetes. Lluis Mesalles- p. 227

Asambleas Asamblea: “ Reunión general y formal de una asociación, un club, una organización o compañía cuya finalidad es la de decidir sobre políticas a seguir, elegir comités, aprobar balances, presupuestos”. Fuente: Eventos, Reuniones y Banquetes. Lluis Mesalles- p. 227

Eventos de Empresa  Presentaciones de producto
EVENTOS CORPORATIVOS EXTERNOS  Presentaciones de producto  Inauguración de nuevas instalaciones  Ferias  Workshops  Ruedas de Prensa

Eventos de Empresa  Convenciones  Seminarios
EVENTOS CORPORATIVOS INTERNOS  Convenciones  Seminarios  Aniversarios de Empresa  Outdoor training

Eventos de Empresa -Incentivos  Eventos Especiales
 Cruceros a Medida  Golf & Resorts  Destinos Exóticos  Programas Antiestrés  Acceso a Espectáculos Fuente: Experienzial  Shows Exclusivos  Concentraciones

Espacios únicos o singulares
Fuente: Fotografía Federico Zanfagnini

Espacios únicos o singulares
Fuente: Castillo de Lorca. Imagen cedida por Lorca Taller del Tiempo

Eventos Deportivos Los Eventos deportivos conforman en sí mismos
un género específico y cuenta con unas Características especiales, por ejemplo, en el mundo del Protocolo. Fuente: Cross Urbano ENAE 2010

Eventos Deportivos Los eventos deportivos son cada vez más numerosos y cada vez son más dependientes de casas patrocinadoras -Sponsors y del propio marketing publicitario que rodea a un acontecimiento de este tipo. Fuente:

Eventos Deportivos Fuente: Fotografía Copa Davis 2009

Eventos Deportivos Actividades Deportivas (Golf, tenis, vela ,buceo etc.) Concentraciones Partidos Benéficos Etc.

Actos Culturales e Institucionals
Actividades Culturales (rutas históricas, exposiciones, Catas de vino, …) Comisariado de Exposiciones Gestión Cultural Inauguraciones (Primera Piedra, Izado de bandera, Corte de Cinta) …

Banquetes y Celebraciones
“El término Banquete implica un servicio de comida y bebida que se desarrolla en conmemoración de un acontecimiento especial. Suele ser el acto social de mayor relevancia en el mercado de reuniones”. Fuente: Eventos, Reuniones y Banquetes. Lluis Mesalles- p. 227

Fuente: Fotografías Federico Zanfagnini.

- Bodas - Comuniones - Bautizos - Aniversarios - Catering - Fiestas en general

Fuente: Fotografía Eventos en Plural y Federico Zanfagnini

Organización Interna del Evento
La Planificación Equipo Humano - Organización Integral - Personal Auxiliar Logística y Soporte Integral Importancia de los Proveedores

Organización Integral Desarrollo y producción Supervisión y coordinación de todos los actos. Confirmaciones de cada uno de los servicios, horarios, número de personas, protocolos a seguir,etc. Asesoramiento y resolución de gestiones de los distintos participantes. Coordinación de todos los aspectos del evento. Solución de imprevistos Cierre Evaluación Memorias técnicas y cierre de cuentas

La Planificación: Un evento perfectamente planificado es un éxito asegurado. - ¿Qué evento queremos realizar? - ¿Qué ambito tiene? - ¿A qué area pertenece?

La Planificación: - ¿Perfil del asistente? - ¿Quiénes son los organizadores? - ¿Qué instalaciones utilizaremos? - ¿Con qué financiación cuento?

Los beneficios de la Planificación: Capacita a los gestores el detectar y solucionar problemas. Se destacan las estrategias alternativas para su consideración. Se clarifican las responsabilidades del personal. Se reduce la incertidumbre sobre el futuro.

Equipo Humano: El equipo humano es la parte esencial de la organización de un evento. Un equipo competente es capaz de solventar cualquier incidencia.

El Equipo Humano

Personal y Soporte Técnico El personal que interviene en la organización y desarrollo de un evento es esencial para asegurar el éxito del mismo.

Personas que intervienen en la organización de un evento: Azafatas Traductores Artistas Departamento Administración Departamento RRHH Departamento Creativo Catering Hoteles Empresa de Autobuses Alquiler de vehículos…

- Logística y Soporte Técnico: Desde el punto de vista de la logística cada evento especial es interesante. La logística une la producción y el marketing. La misión de la logística es la de llevar los bienes o servicios correctos al lugar adecuado, en el tiempo adecuado y en la condición deseada.

- Importancia de los Proveedores: La selección del proveedor equivocado puede causar grandes costos. De ahí reside la importancia de elegir a buen proveedor.

Debemos realizar una ficha técnica en la que aparezcan los datos del proveedor y la calidad del trabajo, además de la relación calidad-precio.

Organización Integral - Plan de Viabilidad Briefing del Acto: Definición y Clasificación del Acto Diseño y creatividad Información necesaria para el desarrollo del evento Planificación: Organización, gestión y producción Elaboración del proyecto del evento Plan financiero y presupuestos o “Business plan” Diseño, contenidos y objetivos Cronograma y timing

Organización Integral Desarrollo y producción Supervisión y coordinación de todos los actos. Confirmaciones de cada uno de los servicios, horarios, número de personas, protocolos a seguir,etc. Asesoramiento y resolución de gestiones de los distintos participantes. Coordinación de todos los aspectos del evento. Solución de imprevistos Cierre Evaluación Memorias técnicas y cierre de cuentas

Financiación, Seguimiento y Evaluación
Viabilidad Riesgos Responsabilidades

Una vez que conocemos el tipo de evento que vamos a organizar debemos saber si es posible llevarlo a cabo y hacer lo necesario para tener el presupuesto de ingresos y gastos.

Demos responder a una serie de cuestiones: ¿Qué es lo que quiero organizar? ¿Por qué, cuál es el propósito? ¿Cómo es? ¿Para cuando es? ¿Cuánto va a costar?

Riesgos que nos podemos encontrar: Falta de previsión Falta de fondos Organización pobre Responsabilidades

Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones
- Secretaría Técnica: PROYECTO DE VIABILIDAD Y PRESUPUESTO PROVEEDORES: Reserva y confirmación de servicios a proveedores OFICINA TÉCNICA: Puesta en marcha del evento Prospección Sedes Control de invitados Organización del Programa Social DOCUMENTACIÓN OFICIAL: Preparación, entrega y seguimiento de la documentación oficial necesaria para Ayudas Económicas

PUBLICIDAD Y COMUNICACIÓN: Gabinete de diseño creando la imagen del evento Elaboración y envío de mailings (1º, 2º, 3º según importancia del evento). Envío de documentación a prensa especializada Convocatoria de ruedas de prensa Confección y presentación de la Página web

EXPOSICIÓN COMERCIAL Y MONTAJE DE FERIAS: Gestión y coordinación de la exposición comercial y patrocinadores PERSONAL AUXILIAR OTROS SERVICIOS: Seguros. Elementos Auxiliares: Decoración floral, iluminación, mobiliario. Servicios de audiovisuales. Traducción simultánea e intérpretes. Etc

Secretaría Científica:

Secretaría Científica: Programa Científico Recepción de Comunicaciones científicas, posters y demás trabajos. Correspondencia con los autores de las comunicaciones de recepción y confirmación de la aceptación o rechazo. - Envío de Comunicaciones a Referees.

-Secretaría Turística:

TRASLADOS: Facilidades para desplazamientos al lugar sede del evento Colaboraciones con compañías de transporte (aéreas, ferrocarril y autobuses) Alquiler de vehículos privados con y sin conductor HOTELES Y RESTAURACION: Gestión hotelera, reserva de alojamiento asistentes Almuerzos de trabajo y Cafés Selección y contratación de catering Cenas de inauguración y gala

ACTOS SOCIALES Y CULTURALES: Excursiones y programa de visitas turísticas con documentación de los lugares a visitar Preparación programa de visitas técnicas a entidades, empresas etc. que tengan interés profesional para los asistentes. Programa social: Cóctel o Recepción de Bienvenida, Cenas de Gala, Espectáculos, Actos Culturales, etc.… Programa pre y post congreso de acompañantes.

Fuente Fotografías: Eventos en Plural y Cartagena Puerto de Culturas

Actualidad en el mercado de eventos
Eventos sostenibles - Edificios con eficiencia energética - Uso de energías limpias - Luz natural en las salas - Utilización de elementos reciclables - Ahorro de agua - Accesibilidad para personas de movilidad reducida - Tratamiento de residuos y sistemas de reciclaje - Empresas certificadas según Normas ISO /EMAS - Construcción no agresiva con el entorno

Responsabilidad Social Corporativa - Política clara de RSC - Colaboración con organizaciones tipo ONG´s - Accesibilidad para todos - Utilización de productos locales - Reducción y compensación de emisiones de CO2 - Utilización de transporte público no contaminante

Austeridad - Reuniones sin lujo ni boato - Reducción en conceptos tales como: - Decoración - Catering - Regalos - Más sesiones de trabajo que programas lúdico/sociales

LEGISLACIÓN OPC MURCIA
Decreto n.º280/2007, de 3 de agosto, regulador de los Organizadores Profesionales de Congresos de la Región de Murcia.

GRACIAS POR SU ATENCIÓN
FIN GRACIAS POR SU ATENCIÓN Carmen Mª Antón Ortín Eventos en Plural

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