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1 Elaboración de Planes de trabajos para Proyectos Informáticos Administración de Proyectos de Informática Ing. Marvin Molina.

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1 1 Elaboración de Planes de trabajos para Proyectos Informáticos Administración de Proyectos de Informática Ing. Marvin Molina

2 Qué es un Plan de Trabajo Es la programación, coordinada de los factores sociales y económicos de una empresa a fin de satisfacer la superación y desarrollo de la formación integral de los Asociados, Directivos y personal laboral de la Organización. 2Administración de Proyectos de Informática

3 Qué es un Plan de Trabajo Un plan de trabajo tiene muchas similitudes con una propuesta, a excepción de que el presupuesto general debe haber sido ya aprobado, o debe estar condicionado al plan de trabajo. Un plan de trabajo es una herramienta para planificar durante un periodo de tiempo específico (6 o 12 meses), que señala los problemas a solucionar y las formas de resolverlos. Es una herramienta modelo para la gestión. Cuando el personal participa en la gestión, necesitan aprender qué es. Al crear un entorno adecuado para que el personal participe en la elaboración de un plan, también crea un proceso de aprendizaje. 3Administración de Proyectos de Informática

4 Qué NO son los planes de trabajo: Desde el primer momento, es importante eliminar dos presunciones sobre los planes de trabajo: (a) que un plan de trabajo consiste sólo en un presupuesto, y (b) que un plan de trabajo consiste sólo en un calendario. Muchos administradores se disgustan cuando ven sus planes de trabajo rechazados por haberse basado en estas dos falsas conjeturas. 4Administración de Proyectos de Informática

5 Muchas instituciones financiadoras y ejecutoras exigen un plan de trabajo para poder justificar la concesión de fondos para el periodo en cuestión. Por esta causa, muchos administradores asumen que el presupuesto es el elemento esencial (o único) del plan de trabajo. Qué NO son los planes de trabajo: 5Administración de Proyectos de Informática

6 La otra falsa suposición es que el calendario es un plan de trabajo. Un coordinador puede esforzarse en preparar un calendario, listando las tareas a hacer, día a día, para el periodo en cuestión. Aunque un calendario es útil, por supuesto, no es un plan de trabajo (es decir, no establece los objetivos y resultados que se quieren conseguir, ni cómo, ni por qué). Aún más, aunque se pretenda que un calendario sea una lista de actividades día a día, en la vida real una lista tan precisa no puede llevarse a cabo. Qué NO son los planes de trabajo: 6Administración de Proyectos de Informática

7 Investigación y Diagnóstico Antes de realizar un plan de trabajo se debe, realizar una investigación sobre las necesidades e inquietudes de la organización a quienes va dirigido el plan. Los datos obtenidos en ella, deberán ser tabulados en orden de importancia para poder omitir juicios sobre las actividades a desarrollar. 7Administración de Proyectos de Informática

8 Contenido de un plan de trabajo Este procese deberá llevarse paso a paso para su fácil comprensión a) Nombre y descripción del plan b) Justificación del plan c) Beneficiados en el plan d) Periodo de Duración e) Objetivos: Generales y Específicos f) Recursos: Humanos, Económicos y Físicos g) Metodología h) Programación de la Actividad i) Responsables del Plan j) Presupuesto o Costo k) Control l) Evaluación 8Administración de Proyectos de Informática

9 Explicación de cada uno de las partes del plan 1-Justificación del plan El por que deberá llevarse a cabo. 2-Beneficiados con el plan A quienes va dirigido y así determinar sus costos 3-Periodo de Duración El tiempo que perdurará el plan. 4-Detallar los objetivos Determinar los objetivos Generales y Especificos. 5-Los Recursos. El con quiénes y con qué contamos 6- Metodología Quiénes estarán involucrados y la forma de solicitar el apoyo. 9Administración de Proyectos de Informática

10 Explicación de cada uno de las partes del plan 7-Programación Metas 8- Responsable. Personas que serán los protagonistas. 9-Costo o Presupuesto Total de Gastos que ocasionará la preparación, ejecución, evaluación del plan 10-Control. Medidas correctivas para poder mejorar el plan. 11-Evaluación Sirve para saber si los objetivos planteados se cumplieron. ( Escrita ) 10Administración de Proyectos de Informática

11 Contenido de un plan de trabajo (otra estructura) Resumen o sumario ejecutivo Introducción y antecedentes (problemas) Metas y objetivos (resultados) Recursos e impedimentos (aportaciones) Estrategia y acciones (de las aportaciones a los resultados) Apéndices (presupuesto, calendario y otros) 11Administración de Proyectos de Informática

12 Presupuesto de Gastos para el Plan de Trabajo 12Administración de Proyectos de Informática

13 Elementos Adicionales que tomar en cuenta en el momento de hacer el plan de Trabajo Determinar el total del capital y la disponibilidad de la organización y sobre la base de dicho monto elaborar el Plan Presupuestado Contar con una eficiente Gerencia y Comité de Educación, debidamente Organizado 13Administración de Proyectos de Informática

14 Qué hacer con el plan de Trabajo Un plan de trabajo tiene varios propósitos. Sin embargo, el principal se olvida con frecuencia. Es un instrumento (herramienta) de planificación y gestión que proporciona las condiciones para planificar el trabajo, y es la guía para llevar a cabo ese trabajo durante el periodo en cuestión. También lo utilizan las agencias financiadoras y ejecutoras como documento para justificar la concesión de fondos (y esta es la causa de que se olvide su propósito principal: algunos administradores lo ven como un inconveniente necesario, en lugar de una útil herramienta para su propio trabajo). PLAN DE TRABAJO PLAN DE TRABAJO 14Administración de Proyectos de Informática

15 También es un documento que contribuye activamente a la transparencia, ya que se pueden repartir copias del plan de trabajo a las personas u organizaciones que tengan la necesidad o el derecho de saber lo que se hace, y por qué, durante el periodo determinado. Administración de Proyectos de Informática15 Qué hacer con el plan de Trabajo PLAN DE TRABAJO PLAN DE TRABAJO

16 Conclusión : Un plan de trabajo es una herramienta necesaria para la planificación, ejecución, implementación y supervisión de cualquier proyecto, o cualquier conjunto ordenado de actividades, sea proyecto o programa. Se compone de una exposición lógica que forma el texto, y de una serie de apéndices adjuntos que apoyan la exposición lógica. La responsabilidad principal de la ejecución de los planes de trabajo están en la Administración del Proyecto; si eso es así la Organización será ganadora y acreedora de mucho éxito Empresarial. 16Administración de Proyectos de Informática


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