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ETAPA DE PREEVENTO CORPORATIVO. OBJETIVO / PROPOSITO Propósito: Es el "por qué", íntimamente relacionado con una estrategia global que existe antes de.

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1 ETAPA DE PREEVENTO CORPORATIVO

2 OBJETIVO / PROPOSITO Propósito: Es el "por qué", íntimamente relacionado con una estrategia global que existe antes de cualquier evento. Objetivo: Es el "para qué". Finalidad inmediata. Mientras más claros y medibles, habrá mayor coherencia entre la creatividad y los resultados. TIPO DE EVENTO – NOMBRE - LUGAR

3 ESTABLECER COMITÉS Establecer responsabilidades conjuntas e individuales y trabajo colaborativo durante todo el proceso de producción del evento

4 Coordinador o director general del evento Su misión es coordinar y dirigir a los integrantes de las diferentes comisiones a fin de que se alcancen los resultados esperados de forma eficiente. Debe mantener un flujo de información constante entre los comités. Debe asignar responsabilidades. Debe apoyar a los comités. Liderar las actividades.

5 COMITÉ DE PROGRAMACION Este comité presta apoyo en la estructuración del programa general del evento. Principales funciones: Preparar un cronograma de actividades estableciendo responsables y fechas topes. Definir LeitMotive con temas a tratar y actividades a realizar. Diseñar Guión del evento, estructurando el programa técnico. Estructurar el programa social y/o el de acompañantes. Fijar fechas de reuniones periódicas con el fin de revisar las actividades ejecutadas y programar acciones pendientes. Mantener informado al comité organizador o coordinador general a través de reuniones periódicas.

6 COMITÉ DE FINANZAS Este comité debe velar por la adecuada y eficiente utilización de los recursos económicos y financieros destinados al evento. Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo. Gestionar recursos económicos necesarios. Gestionar auspicios y patrocinios. Abrir cuentas bancarias. Mantener reuniones periódicas con el comité organizador. Establecer las prioridades de gastos. Efectuar los pagos. Llevar el balance detallado de los egresos efectuados

7 COMITÉ DE LOGISTICA Es el encargado de facilitar todos los implementos materiales y servicios de soporte para el evento. Alquiler de equipos de sonido. Alquiler de todos los equipos audiovisuales. Reproducción del material. Organización y contratación del personal técnico. Coordinación general de todo lo referente al transporte aéreo, terrestre y marítimo. Coordinar todo lo referente al alojamiento Coordinar todo lo referente a los espacios y salones de reuniones y actividades del evento.

8 COMITÉ DE SEGURIDAD Y RECEPCION Su misión es velar por el trato adecuado y la seguridad de los asistentes e invitados especiales. Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como los delegados y participantes. Constatar el buen funcionamiento de las instalaciones, los sistemas de prevención de incendios y los servicios de ambulancias y primeros auxilios. Coordinar todo lo referente a la inscripción. Diseñar las planillas de inscripción, entregar al material, suministrar información. Dar la bienvenida a todos los participantes. Recibir a los invitados especiales. Brindar toda información tanto de las actividades del evento como otra que sea requerida por los delegados e invitados.

9 COMITÉ DE MARKETING Y RELACIONES PUBLICAS Sus funciones son: Diseño y elaboración del logotipo. Diseño y elaboración del afiche, los programas, folletos, papelería especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos. Promoción interna y externa. Diseño y compra de todo el material promocional. Elaboración de las pancartas. Coordinación de información y entrevistas con los medios de comunicación. Coordinar los programas especiales para el comité organizador, los conferenciantes e invitados especiales. Coordinar los actos de inauguración y clausura. Planificación y coordinación del protocolo. Coordinar el servicio de catering. Elaborar los instructivos.

10 ACTIVIDAD GRUPAL Agrúpese en comités de Trabajo y diseñe plan de actividades para un evento general.


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