Manual de Procedimientos

Presentación del tema: "Manual de Procedimientos"— Transcripción de la presentación:

1 Manual de Procedimientos
Partes principales Glenda Jácome

2 Partes del Manual de Procedimiento
Portada: Datos sobre el manual Logo de la organización y Nombre (Nombre del Documento ) Manual de Procedimientos Elaborado por : autores Firma:____________ Aprobado por : nombre y firma Firma:____________ Fecha de aprobación: ________________ CONTENIDO Pág. 1.0 OBJETIVOS 2 2.0 ALCANCE 2 3.0 RESPONSABILIDAD 2 4.0 REVISIÓN 2 5.0 CODIFICACIÓN 3 6.0 PROCEDIMIENTOS 3 7.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN 3 Revisión No. Ultima Revisión Registrado por Fecha de Emisión

3 Partes del Manual de Procedimiento
Propósito: Objetivo del manual Alcance: Donde se aplicará el manual Ejemplo Este manual ha sido desarrollado para los empleados ….. Responsabilidades: Personas autorizadas para hacer cambios, a solicitar modificaciones al manual. Identificar el responsable de editar, revisar, y actualizar el manual. Ejemplo. La persona responsable de autorizar y aprobar cambios a este manual es ….

4 Partes del Manual de Procedimiento
Revisión o bitácora de revisiones: Tiempo en que se recomienda la actualización del manual. Se debe dar a conocer cada que tiempo se revisará el manual de procedimiento se lo puede decir narrado o como una tabla Codificación: Cada procedimiento, Diagrama de flujo y formulario utilizado en el manual debe llevar una codificación, aquí se presenta la codificación que se utilizará en todo el manual (ya fue explicado)

5 Partes del Manual de Procedimiento Ejemplo de codificación
Codificación: Está formada por tres secciones: Primera Sección: Identifica los documentos que aparecen en el manual. PR Procedimiento DF Diagrama de flujo PL Políticas FR Formularios Segunda Sección: Identifica el área o departamento donde es generado el documento, y está representado por dos caracteres. DA Departamento Administrativo DP Departamento Producción Tercera Sección: Número secuencial representado por tres dígitos Ejemplo: PR .DA. 001 Documento 001 Departamento Administrativo Procedimiento

6 Partes del Manual de Procedimiento
Procedimientos: Son todos los procedimientos que están en el manual con su codificación Ejemplo: PR.DA Contratación de profesores PR.DA Pago al personal Lista de Distribución Indicar las áreas o departamentos donde se distribuirá el manual. Ejemplo: Presidente Ejecutivo Original Departamento Administrativo Copia Departamento Docente Copia

7 Partes por Procedimiento
Logo de la organización y Nombre (Nombre del Procedimiento ) Procedimiento para elaborar Facturas PR:FT Pagina x de y Elaborado por : autores Aprobado por : nombre y firma Firma:____________ Fecha de aprobación: ________________ CONTENIDO Pág. 1.0 PROPÓSITO 4 2.0 ALCANCE 4 3.0 RESPONSABLE 5 4.0 REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5 5.0 DOCUMENTOS APLICABLES 6 6.0 PROCEDIMIENTO 6 7.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN 8 ANEXOS UNO: Diagrama de Flujo 9 DOS: Formato de Factura 11 Revisión No. Ultima Revisión Registrado por Fecha de Emisión Cada procedimiento se deberá incluir: Hoja de portada con los siguientes datos: Elaborado por, Aprobado por, Fecha de aprobación, Fecha última revisión, Número de Páginas,

8 Partes por Procedimiento
Propósito: por qué y para qué fue hecho el procedimiento Alcance: este procedimiento específicamente para quien es realizado Responsabilidades: de quien lo autoriza, aprueba, y de quien lo usar , para sugerir cambios o modificaciones Revisión: el tiempo dentro del cual debe ser revisado este procedimiento para actualizaciones o modificaciones

9 Partes por Procedimiento
Documentos aplicables: mencionar todos los documentos que apoyan el procedimiento empezando desde el diagrama de flujo, etc. Ejemplo. Uno. DF.FA.001 Diagrama de flujo del procedimiento …. Dos. FR.FA.001 Formato de Facturas Procedimientos: escribir el procedimiento con libreto teatral. Anexos: Diagrama de flujo, Formularios, etc. (los formularios se les hace referencia en el procedimiento). Cada anexo va enumerado.

10 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR FACTURAS
Logo nombre organización encabezado PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR FACTURAS PR.FT Páginas 2 de 5 1.0 Objetivos Establecer guías de acción precisas en las gestiones administrativas Evitar duplicación de trabajo 2.0 Alcance Este manual ha sido desarrollado para los empleados del departamento administrativo de la empresa XXX 3.0 Responsabilidades La persona responsable de editar, revisar y actualizar este manual es …. 4.0 Revisión del procedimiento El procedimiento será revisado semestralmente para verificar su rendimiento 5.0 Documentos aplicables Uno. Diagrama de flujo del procedimiento …. Dos. Formato de Facturas Etc. 6.0 Procedimiento: detalle los pasos a realizar para llevar a cabo el procedimiento Pie de página Número página

11 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR FACTURAS
Logo nombre organización encabezado PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR FACTURAS PR.FT Páginas 5 de 7 ANEXO UNO Diagrama de flujo DF.FT.001 Coloque aquí el diagrama de flujo del procedimiento Pie de página Número página

12 Logo nombre organización encabezado
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR FACTURAS PR.FT Páginas 7 de 7 ANEXO DOS Formulario : Factura Impresa FR.FT.001 Coloque aquí el documento (factura escaneada ) Pie de página Número página