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C ó digo: PR-GA-001Versi ó n: 04Fecha act.: 04/01/2013P á gina: CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROVEEDOR PLANEAR: Capacitación y formación.

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1 C ó digo: PR-GA-001Versi ó n: 04Fecha act.: 04/01/2013P á gina: CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROVEEDOR PLANEAR: Capacitación y formación al personal, inducción, programación de evaluación de desempeño, evaluación de ambiente de trabajo y selección de proveedores. HACER: Seleccionar, contratar y proporcionar inducción al personal contratado, adquisición de elementos de protección personal, capacitación al personal de la empresa, definir funciones y perfiles de acuerdo a un modelo de gestión por competencias, realizar compras, selección, evaluación y reevaluación de proveedores. VERIFICAR: Evaluación e indicador de ambiente de trabajo, desempeño, selección de proveedores, capacitaciones y eficacia de capacitaciones. ACTUAR: Ajustar lo planeado e identificar mejoras, procesos disciplinarios, aplicación de sanciones, terminación de contratos, refuerzos en las capacitaciones, etc. 1 de 4 ENTRADAS PROCESO CLIENTES SALIDAS Orden de compra Selección, evaluación y reevaluación de proveedores. Lista de precios y aprobación de crédito para clientes Recursos Plan de capacitación Reporte de proceso Solicitud de recursos y necesidades de formación Registros del SGC y solicitud de creación o modificación de doc. Empleado seleccionado y Contratado Proveedor Proveedor y gestión administrativa Distribución y gestión comercial Todos los procesos Gestión Estratégica Gestión administrativa Mejora continua Organización y entidades de Seguridad Social Todos los procesos Entes reguladores Gestión administrativa Todos los procesos, candidatos y Personal nuevo en la organización y Entidades de Seguridad Social Proveedor Gestión estratégica Gestión administrativa Solicitud de recursos y necesidades de formación Requerimientos legales Selección, evaluación y reevaluación de proveedores. Requerimiento, perfiles y documentos de ingreso del trabajador Facturas por pagar Direccionamiento estratégico Recursos Plan de capacitación Proceso: Gestión Administrativa Responsable: Director Administrativo y Financiero Objetivo: Asegurar la adecuada gestión de los recursos y la mejora en la competencia del talento humano de manera que aporten al crecimiento y mejoramiento de la organización.

2 C ó digo: PR-GA-001Versi ó n: 04Fecha act.: 04/01/2013P á gina: CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Procedimiento gestión del talento humano Procedimiento capacitación y formación Procedimiento compras y proveedores Instructivo entradas de almacén Instructivo diligenciamiento formato requisición de personal Acta de entrega del cargo Entrega de dotación y/o herramienta Evaluación de ambiente de trabajo Evaluación de desempeño Inducción a personal Funciones y perfiles Plan de capacitaciones Registro de asistencia Requisición de personal Orden de compra Selección de proveedores Listado de proveedores Evaluación y reevaluación de proveedores Hoja de vida Novedad de nomina Medición de habilidades, competencias y entrevista Recaudo de cartera Pliego de cargos Acta de descargos Comunicación de decisión Reporte de novedades Recursos humanos, económicos, materiales e infraestructura. RECURSOS DOCUMENTOS REGISTROS 2 de 4

3 C ó digo: PR-GA-001Versi ó n: 04Fecha act.: 04/01/2013P á gina: CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA 3 de 4 INDICADORES DE GESTIÓN Tasa de Ausentismo por ATEP o Enfermedad Común: ATEP= Accidente de Trabajo o Enfermedad Profesional. EC= Enfermedad Común. Enfermedad común: patología presentada por origen externo a las funciones laborales No. Total de trabajadores que presentan ausencias por ATEP o EC durante el periodo No. Total de Trabajadores durante el periodo.

4 C ó digo: PR-GA-001Versi ó n: 04Fecha act.: 04/01/2013P á gina: CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA CONTROL DE CAMBIOS: Se debe diligenciar este cuadro para llevar un historial de los cambios realizados en los documentos. NºFECHADESCRIPCION DEL CAMBIO 0113/03/2009Emisión 0206/10/2011Revisión y actualización del documento en general, actualización de los nombres de los cargos y se agrego como entrada el procedimiento de selección. 0302/04/2012 Ajuste del indicador, se reemplaza Eficacia de las capacitaciones = Número de personas con calificación mayor o igual a 3.0/ Número de personas que recibieron capacitación por el indicador de Tiempo perdido por ausentismo 0404/01/2013Ajuste del indicador, se reemplaza Tiempo perdido por ausentismo por el indicador Tasa de Ausentismo por ATEP o Enfermedad Común. 4 de 4 Asegurar el cumplimiento de los objetivos del proceso y de las actividades planeadas SEGUIMIENTO/ASPECTOS A VERIFICAR DEL PROCESO SEGUIMIENTO/ASPECTOS A VERIFICAR DEL PROCESO FRECUENCIA DE LA ACTIVIDAD DE CONTROL FRECUENCIA DE LA ACTIVIDAD DE CONTROL RESPONSABLE Director Administrativo y Financiero Semestral Comunicar al cliente sobre la puntación y los criterios en la selección, evaluación y reevaluación de proveedores. Semestral Coordinador de Gestión de Calidad ELABOROREVISOAPROBO Nombre: STEFANIA GOMEZ _______________________ Firma Nombre: JHONNY TRIANA ________________________ Firma Nombre: JHONNY TRIANA ________________________ Firma Cargo: Asistente Gestion Humana.Cargo: Jefe Nacional HSEQ


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