PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS.

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1 PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS

2 III. DOCUMENTOS DE APOYO
PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS CÓDIGO: CA-P-02 Página 2 de 11 VERSIÓN 1 FECHA: AGO/2012 I. OBJETIVO Definir la metodología para verificar que el Sistema de Gestión de Calidad de la Notaria Segunda del circulo de Zipaquirá se ha implementado, es eficaz y conforme con las disposiciones planificadas y con los requisitos de la Norma NTC – ISO 9001 II. ALCANCE Este procedimiento aplica para las auditorias internas de la Notaria Segunda del circulo de Zipaquirá . El Representante del Notario tiene la autoridad de hacer cumplir éste Procedimiento y el equipo auditor tiene la responsabilidad de ejecutarlo. III. DOCUMENTOS DE APOYO El Procedimiento para Auditorias Internas se apoya en la NTC ISO 9001 y en la NTC ISO 9000 específicamente en el requisito (Auditorias Internas).

3 Alcance de la Auditoría: Extensión y límites de una Auditoría.
PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS CÓDIGO: CA-P-02 Página 3 de 11 VERSIÓN 1 FECHA: AGO/2012 IV. DEFINICIONES Alcance de la Auditoría: Extensión y límites de una Auditoría. Auditado: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones que son auditados (Numeral NTC-ISO 9000). Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. (Numeral NTC-ISO 9000) Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener y evaluar las evidencias de manera objetiva con el fin de determinar la medida en la cual se cumplen los criterios de Auditoría. (Numeral NTC-ISO 9000)

4 PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS CÓDIGO: CA-P-02 Página 4 de 11 VERSIÓN 1 FECHA: AGO/2012 Conclusiones de la Auditoría: Resultado que proporciona el equipo auditor, tras considerar los objetivos y todos los hallazgos de la auditoría. (Numeral NTC-ISO 9000) Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. (Numeral NTC-ISO 9000). Eficaz: Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría. (Numeral NTC-ISO 9000) Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de Hecho o cualquier otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría y que son verificables. (Numeral NTC-ISO 9000)

5 V. CONDICIONES GENERALES: N/A
PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS CÓDIGO: CA-P-02 Página 5 de 11 VERSIÓN 1 FECHA: AGO/2012 Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente al conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia, pueden indicar conformidad o No conformidad con los criterios de auditoría u oportunidades de mejora. (Numeral NTC-ISO 9000). Plan de la Auditoría: Descripción de las actividades en el sitio y arreglos para una auditoría. Programa de la Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. (Numeral NTC-ISO 9000) V. CONDICIONES GENERALES: N/A

6 VI. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS
CÓDIGO: CA-P-02 Página 6 de 11 VERSIÓN 1 FECHA: AGO/2012 VI. DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Selección Auditor Líder Evaluación y Selección del Equipo Auditor Reunión de Apertura Programa y planificación de Auditorias Listado de Verificación Ejecución de la Auditoría Informe de Auditoría Realizar reunión de cierre Seguimiento a las acciones 2 Evaluar el desempeño de los auditores Elaborar Informe para la Gerencia FIN

7 Actividad Descripción Frecuencia Registro Responsable
PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS CÓDIGO: CA-P-02 Página 7 de 11 VERSIÓN 1 FECHA: AGO/2012 VII. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Actividad Descripción Frecuencia Registro Responsable Evaluación y Selección del equipo auditor El Representante del Notario es el encargado de proponer el equipo auditor de acuerdo al perfil de cargo establecido e igualmente es el responsable de evaluar su desempeño Auditores Externos: Las auditorias internas podrán llevarse a cabo con auditores externos que deben tener certificado de Auditores, ser profesionales y tener como mínimo 2 años de experiencia en SGC y haber realizado como mínimo 3 auditorias a sistemas de calidad, las habilidades son las mismas que se han definido para los auditores internos. Cuando se realicen auditorías en la empresa Evaluación de Competencias Representante del Notario

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CÓDIGO: CA-P-02 Página 8 de 11 VERSIÓN 1 FECHA: AGO/2012 Actividad Descripción Frecuencia Registro Responsable Selección auditor líder El Auditor Líder para la primera auditoría es el Coordinador de Calidad por su Conocimiento y manejo del SGC. Para el segundo ciclo y en adelante se selecciona por consenso del Equipo Auditor teniendo en cuenta el resultado de la evaluación de desempeño. Auditores Externos: En caso de llevarse a cabo la auditoria por un grupo de auditores externos, el Auditor Líder será seleccionado por este grupo de auditores y/o por el Representante del Notario Cuando se deba realizar una auditoría en la empresa N/A Representante del Notario Equipo auditor Programa y Plan de auditorías La Programación de auditoría, se realiza en el Plan de actividades SGC, que contempla las actividades mas importantes del SGC a ser desarrolladas durante el año. El Plan de Auditoria se realiza por ciclo de Auditoria y determina, la fecha, la hora, los procesos a auditar, el nombre del Equipo auditor, los numerales de la norma que aplican los procesos y las personas que van a ser auditadas. Se programa la reunión de Apertura. Las auditorías se hacen como mínimo una vez al año o por requerimiento de la Notario, el Representante del Notario o el Comité de Calidad, que podrán programar más auditorias al año. Plan de actividades SGC Plan de auditorías Notario Comité de Calidad Auditor Líder Listado de Verificación Los Auditores preparan la auditoría, revisando la documentación aplicable a cada proceso, la norma y los requisitos legales y reglamentarios, para lo cual elabora una listado de verificación como guía y garantía de auditoría, siguiendo un orden lógico en las preguntas y de los requisitos aplicables.

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CÓDIGO: CA-P-02 Página 9 de 11 VERSIÓN 1 FECHA: AGO/2012 Actividad Descripción Frecuencia Registro Responsable Reunión de apertura Se debe realizar la reunión de apertura con los Auditados para darles a conocer el programa de auditorias y realizar las adecuaciones pertinentes. Cuando se deba realizar una auditoría en la empresa 3 días posterior a la realización de la Auditoria se debe entregar el informe a los Auditados Acta de Reunión Auditor Ejecución de la auditoría El Auditor ejecuta la auditoría a partir de entrevistas, observaciones y visita a campo de ser necesario, haciendo el registro en tiempo real en el Listado de Verificación. Listado de Verificación Auditores Informe de auditoría Después de realizada la auditoría el Auditor debe elaborar el informe final de Auditorias, especificando las no conformidades mayores, menores y las observaciones que encontró en el proceso; debe enviar este informe al Auditor Líder para que este revise y realice el consolidado para entregarlo a los auditados y a quien solicitó la auditoría. Reunión de cierre Se realiza la reunión de Cierre con los Auditados, para informar de forma consolidada los hallazgos detectados de cada proceso.

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CÓDIGO: CA-P-02 Página 10 de 11 VERSIÓN 1 FECHA: AGO/2012 Actividad Descripción Frecuencia Registro Responsable Seguimiento a las acciones El Auditor realiza seguimiento a las acciones tomadas por cada proceso para verificar la implementación y eficacia de las mismas. Se tienen 30 días para el cierre de las acciones, salvo situaciones en las cuales las acciones requieran de una inversión muy alta o su complejidad sea mayor y por tanto no puedan ser cerradas en este lapso de tiempo. 1 semana para que los Auditados entreguen el plan de acción. Se tienen 30 días para el cierre de las acciones Una vez culminada la Auditoria N/A Auditados Auditores Informe para Gerencia El auditor Líder realiza el análisis de datos del resultado de la auditoría, específicamente el número de no conformidades, observaciones y cualquier otro análisis que se considere pertinente. Informe para la Gerencia Auditor líder Evaluación de auditores El auditor Líder evalúa el desempeño de los auditores a través de la evaluación por competencias y desempeño, en el caso que el auditor líder y los auditores externos, estos serán evaluados por el Representante del Notario. Evaluación de Competencias Representante del Notario Auditor Líder

11 _______________________________ Coordinador de Calidad Revisa
PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS CÓDIGO: CA-P-02 Página 11 de 11 VERSIÓN 1 FECHA: AGO/2012 VIII ANEXOS No aplica, dado que en la columna registros se mencionan los formatos aplicables Elabora _______________________________ Coordinador de Calidad Revisa _______________________________ Asesor Jurídico Aprueba _______________________________ Representante del Notario Autoriza _______________________________ Notario