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PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS. I. OBJETIVOS - Seleccionar y contratar personal competente - Evaluar y analizar las competencias, aptitudes y capacidades.

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Presentación del tema: "PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS. I. OBJETIVOS - Seleccionar y contratar personal competente - Evaluar y analizar las competencias, aptitudes y capacidades."— Transcripción de la presentación:

1 PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS

2 I. OBJETIVOS - Seleccionar y contratar personal competente - Evaluar y analizar las competencias, aptitudes y capacidades de todo el personal de la empresa tanto del personal administrativo como operativo y determinar sus debilidades. - Proporcionar la formación adecuada y necesaria para reforzar las debilidades detectadas en el personal. - Evaluar la efectividad de las capacitaciones dadas al personal, que tienen como objetivo mejorar sus competencias y desempeño. ALCANCE Este procedimiento aplica desde la selección y contratación del personal, pasando por la evaluación de competencias, hasta la medición de la eficacia de las acciones tendentes a mejorar el desempeño del mismo. VERSIÓN 1 CÓDIGO: RH-P-01 PAG. 2 de 11 FECHA: AGO/2012 PROCEDIMIENTO RECURSOS HUMANOS

3 III. DOCUMENTOS DE APOYO Este Procedimiento está apoyado en los requisitos de la Norma ISO 9001 en los numerales: 6.1. Provisión de los Recursos Generalidades Competencia, toma de conciencia y formación 6.4 Ambiente de trabajo IV. DEFINICIONES Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes Educación: son los niveles de escolaridad. Formación: actividades guiadas o dirigidas para desarrollar habilidades, destrezas y aptitudes para cumplir requisitos. Habilidades: características que el cargo exige de quien lo desempeñará. PROCEDIMIENTO RECURSOS HUMANOS VERSIÓN 1 CÓDIGO: RH-P-01 PAG. 3 de 11 FECHA: AGO/2012

4 Experiencia: actividades realizadas en calidad de responsable de las mismas. Desempeño: Son aquellas acciones o comportamientos observados en los empleados que son relevantes para los objetivos de la organización, y que pueden ser medidos en términos de las competencias de cada individuo y su nivel de contribución a la empresa. El desempeño de los empleados es la piedra angular para desarrollar la efectividad y el éxito de la NOTARIA. Competencia laboral: (en el sentido técnico del capital humano organizativo) es un conjunto de atributos que una persona posee y le permiten desarrollar una acción efectiva en determinado ámbito. Es la interacción armoniosa de las habilidades, conocimientos, valores, motivaciones, rasgos de personalidad y aptitudes propias de cada persona que determinan y predicen el comportamiento que conduce a la consecución de los resultados u objetivos a alcanzar en la organización. VERSIÓN 1 CÓDIGO: RH-P-01 Página 4 de 11 FECHA: AGO/2012 PROCEDIMIENTO RECURSOS HUMANOS

5 Un concepto generalmente aceptado la define como una capacidad efectiva para llevar a cabo exitosamente una actividad laboral plenamente identificada. La competencia laboral no es una probabilidad de éxito en la ejecución de un trabajo; es una capacidad real y demostrada. Martín Miranda, la define como las actitudes, los conocimientos y las destrezas que permiten desarrollar exitosamente un conjunto integrado de funciones y tareas de acuerdo a criterios de desempeño considerados idóneos en el medio laboral. Se identifican en situaciones reales de trabajo y se las describe agrupando las tareas productivas en áreas de competencia (funciones más o menos permanentes), especificando para cada una de las tareas los criterios de realización a través de los cuales se puede evaluar su ejecución como competente. V. CONDICIONES GENERALES N/A VERSIÓN 1 CÓDIGO: RH-P-01 Página 5 de 11 FECHA: AGO/2012 PROCEDIMIENTO RECURSOS HUMANOS

6 VERSIÓN 1 CÓDIGO: RH-P-01 Página 6 de 11 FECHA: AGO/2012 PROCEDIMIENTO RECURSOS HUMANOS VI DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ActividadDescripciónFrecuenciaRegistroResponsable Selección La Secretaria General recibe la solicitud de personal de los diferentes procesos y la comunica al Notario(a) para la aprobación del cargo/nuevo empleado; no obstante se aclara que dado que es el Notario(a) quien firma los contratos de trabajo es bajo este registro que se evidencia la aprobación del nuevo cargo/empleado. Cuando se requiere contratar un nuevo empleado N/A Secretaria General Coordinador administrativo Notario(a) Contratación Una vez seleccionado el candidato o candidatos, la Coordinador administrativo debe realizar las gestiones pertinentes para la contratación: Solicitud de documentos al trabajador: 1.Hoja de vida 2.Certificados de estudio : en educación formal y no formal, 3.Certificaciones laborales. 4.Examenes médicos de ingreso Cuando se requiere contratar un nuevo empleado Hoja de vida Coordinador administrativo Trabajador 6.1 Selección, contratación e inducción de personal

7 VERSIÓN 1 CÓDIGO: RH-P-01 Página 7 de 11 FECHA: AGO/2012 PROCEDIMIENTO RECURSOS HUMANOS ActividadDescripciónFrecuenciaRegistroResponsable Contratación Una vez recibido los documentos pasamos a la elaboración de contrato. Firmar el Contrato Entregar copia del Contrato al trabajador El Coordinador administrativo realiza las respectivas afiliaciones a: 1.Salud ( E.PS ) 2.Riesgos Profesionales (A.R.P). 3.CAJA DE COMPENSACION 4.PENSIONES ( A.F.P) Tan pronto se firme el contrato. Contratos Registros de afiliación Asesor Jurídico Notario(a) y Trabajador Coordinador administrativo

8 VERSIÓN 1 CÓDIGO: RH-P-01 Página 8 de 11 FECHA: AGO/2012 PROCEDIMIENTO RECURSOS HUMANOS ActividadDescripciónFrecuenciaRegistroResponsable Inducción El Jefe del proceso respectivo, debe realizar la inducción del nuevo empleado. En dicha inducción se debe hacer presentación del puesto de trabajo y de la notaria, haciendo especial énfasis en: 1.Manual de Funciones. 2.Acuerdo de confidencialidad La Coordinador administrativo debe cerciorarse de que la inducción haya sido efectuada por parte del Jefe de cada Proceso y pedir como constancia el registro de Inducción y archivarlo. El periodo de inducción se deriva en dos partes: teórica y practica debe tener una duración de un mes al cabo del cual deben ser entregadas las actas de inducción al Coordinador administrativo. Cuando se contrate un nuevo empleado ACTA DE INDUCCION / REINDUCCION Y ENTREGAS AL TRABAJADOR Jefe inmediato. Coordinador administrativo Entrega de Dotación La Coordinador administrativo, debe solicitar al proveedor la Dotación y Elementos de Protección Personal para hacer entrega de éstos al nuevo trabajador y periódicamente de acuerdo a lo establecido por la ley. También deberá hacerse entrega de los equipos (celulares, computadores, escritorios entre otros) que necesite para realizar las labores propias de su cargo. Cuando se requiere contratar un nuevo empleado ACTA DE INDUCCION / REINDUCCION Y ENTREGAS AL TRABAJADOR Coordinador administrativo

9 VERSIÓN 1 CÓDIGO: RH-P-01 Página 9 de 11 FECHA: AGO/2012 PROCEDIMIENTO RECURSOS HUMANOS ActividadDescripciónFrecuenciaRegistroResponsable Evaluación por Competencias La aplicación de la evaluación será para todo el personal de la NOTARIA. El objetivo es evaluar las habilidades y desempeño de sus funciones. Una vez cumplido el periodo de prueba se realizará la evaluación de competencias al personal para determinar si continúa o no en la Notaria. Se calificará de la siguiente manera: -Con 1 cuando no se cumpla con el requisito establecido. - Con 2 cuando se cumple parcialmente. -Con 3 cuando se cumple con el tiempo establecido para la convalidación u homologación de la educación y la formación. -Con 4 cuando se cumple total o satisfactoriamente el requisito establecido. NOTA: Cuando el empleado obtenga la máxima calificación (4) en una habilidad especifica también se calificará con (4) en la formación asociada, dado que en este caso no es necesario exigirle al empleado que tome dicha capacitación, porque en la práctica se demuestra que la habilidad está ampliamente desarrollada. Cuando se obtenga una calificación de 2 en la HABILIDAD y no se cuente con la FORMACION asociada, se debe calificar con 1 la formación correspondiente. Los proveedores podrán ser evaluados a partir de el formato de reevaluación de proveedores o el de evaluación de competencias y desempeño según se considere mas conveniente. Anual y cuando se cumpla el periodo de prueba Evaluación de competencias y desempeño Jefe Inmediato Secretaria General Notario(a) 6.2 Evaluación de competencias del personal y evaluación de la eficacia de las acciones encaminadas a mejorar su desempeño

10 VERSIÓN 1 CÓDIGO: RH-P-01 Página 10 de 11 FECHA: AGO/2012 PROCEDIMIENTO RECURSOS HUMANOS ActividadDescripciónFrecuenciaRegistroResponsable Plan de Capacitación De la Evaluación por Competencias, se determina la(s) debilidades) del personal, de acuerdo a las competencias establecidas. El Jefe administrativa y Financiera analiza dichas debilidades y determina las capacitaciones y/o acciones que debe tomar el personal evaluado, así como también determina si dichas capacitaciones y/o acciones fueron o no eficaces, según el desempeño del empleado. El Plan de acción y/o Plan de capacitación se aplicará cuando el 70% del personal obtenga una calificación inferior a 3 en el requisito establecido, de lo contario el jefe dentro de la retroalimentación que realiza al trabajador comunica la debilidad al mismo para que este asuma de forma individual la nivelación en este aspecto. Las capacitaciones pueden ser tanto internas como externas, en cualquiera de los dos casos, debe quedar un soporte de ellas. En caso de que en la evaluación el empleado sea clasificado como CONDICIONAL o NO COMPETENTE, se podrá definir para este un plan de acción para superar los aspectos débiles o prescindir de sus servicios. Cuando se requiera Plan de Capacitaciones Registro de Capacitación: diplomas, actas de capacitaciones Coordinador administrativo Evaluación de eficacia de los planes de acción Se puede evaluar la eficacia de las capacitaciones a partir de: 1.Exámenes se considera eficaz la calificación si mas del 80% saca mas de 70 puntos/100 o 3.5/5 o 7/10 en la evaluación realizada. 2.Evaluación de competencias: Si mas de 80% obtiene una calificación igual o superior a 3 en la habilidad correspondiente. 3.El mejoramiento en el desempeño percibido por el jefe del proceso/comité de calidad. Cuando se haya implementado el plan de acción Exámenes Evaluación de competencias. Actas del comité de calidad. Plan de capacitación Coordinador administrativo

11 VERSIÓN 1 CÓDIGO: RH-P-01 Página 11 de 11 FECHA: AGO/2012 PROCEDIMIENTO RECURSOS HUMANOS ActividadDescripciónFrecuenciaRegistroResponsable Archivo La Coordinador administrativo es la responsable de archivar los registros citados en el presente procedimiento, los cuales serán archivados de acuerdo a la Matriz Control de Registros. Para el caso de la información que será archivada en la hoja de vida, esta deberá dejarse en el separador correspondiente, a continuación se mencionan los separadores: 1.Hoja de vida 2.Contrato 3.Seguridad Social 4.Evaluación 5.Comunicaciones Cuando se requiera Plan de Capacitaciones Registro de Capacitación: diplomas, actas de capacitaciones Jefe de Proceso Coordinador administrativo VII ANEXOS No aplica, dado que en la columna registros se mencionan los formatos aplicables Aprueba _______________________________ Representante del Notario Autoriza _______________________________ Notario Elabora _______________________________ Coordinador de Calidad Revisa _______________________________ Asesor Jurídico


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