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PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO. I. OBJETIVO: Inscribir los nacimientos en el Registro Civil, como apoyo a la función del estado de registrar.

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1 PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

2 I. OBJETIVO: Inscribir los nacimientos en el Registro Civil, como apoyo a la función del estado de registrar a las personas al estado civil II. ALCANCE:Inicia con la solicitud del servicio y la entrega de los documentos correspondientes y termina con la entrega de Registro Civil de Nacimiento III. DOCUMENTOS- Caracterización del proceso de Registro CivilCaracterización del proceso de Registro Civil DE APOYO:- Decreto. 960 / 70 - Decreto 1260/70 - Decreto 1379/72 Art. 2-5,6 - Ley 1395/ Código Civil - Instructivo Expedición de Copias de EscriturasInstructivo Expedición de Copias de Escrituras Versión 1 Código: RC-P-01 Página 2 de 11 FECHA: AGO/2012 PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

3 IV. DEFINICIONES: HIJO EXTRAMATRIMONIAL: Se entiende por éste el hijo de personas solteras o no casadas entre si. NUIP: Numero único de identificación personal V. CONDICIONES GENERALES: N/A Versión 1 Código: RC-P-01 Página 3 de 11 FECHA: AGO/2012 PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

4 VI. DIAGRAMA DE FLUJO 1. Viabilidad del Registro 2. Presentación de los padres y el niño en la Notaria 3. Verificar documentos 4. Diligenciar el Certificado de nacido vivo 5. Estampar sello Registro de Antecedentes 6. Diligenciar el Registro Civil de Nacimiento 7. Se trata de hijo extramatrimonial7. Se trata de hijo extramatrimonial? 8. Revisión del Registro Civil 10. Huellas plantares del niño 11. Firma Notario(a) 12. Estampar sello del Notario(a) 13. Organizar los documentos para archivo 14. Entrega de Copias 15. Archivar documentos 1. Presentación del Usuario en la Notaria 3. Diligenciar el Registro Civil 4. Revisar el Registro Civil 5. Firmar el Registro 6. Estampar huellas Fin Inicio Fin 9. Firmar y estampar la huella en el Registro Civil Registro Civil MenoresRegistro Civil Adultos Radicar documentos Versión 1 Código: RC-P-01 Página 4 de 11 FECHA: AGO/2012 PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

5 ACTIVIDADDESCRIPCIÓNFRECUENCIAREGISTRORESPONSABLE Viabilidad del Registro La persona a registrar es mayor de edad? SI. Pase a la página 10Pase a la página 10 NO: Continua con el paso 2 Cuando se requiera el servicio N/A Coordinador de Registro Civil Presentación de los padres y el niño en la Notaria Deben presentar los siguientes documentos: - Documentos de identidad originales y fotocopias ampliadas, de los padres. - Certificado de nacido vivo expedido por la autoridad médica competente - Cedulas originales y copias de los testigos, en caso de ser necesario* - En caso de que el nacimiento haya ocurrido en el domicilio se debe anexar carta donde se tenga registrada la fecha y hora del nacimiento, así como talla y peso del recién nacido. Igualmente se debe anexar certificado de RH suministrado por un Laboratorio Cuando se requiera el servicio - Fotocopias de los padres y de los testigos (si se requiere)* - Certificado de nacido vivo expedido por la autoridad médica - Carta donde se especifiquen datos del niño y Certificado de RH suministrado por un Laboratorio (si se requieren)* Padres del niño * Los testigos deben ser 2, mayores de edad, a quienes consta que el niño a registrar es hijo de las personas que se presentan como sus padres. Dichos testigos son necesarios en los siguientes casos: - Cuando no se cuenta con el certificado de nacido vivo, ya sea por pérdida o porque el nacimiento ocurrió en el domicilio, en éste último caso quien atendió el parto debe acudir como testigo VII.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Registro Civil Menores Versión 1 Código: RC-P-01 Página 5 de 11 FECHA: AGO/2012 PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

6 ACTIVIDADDESCRIPCIÓNFRECUENCIAREGISTRORESPONSABLE Verificar documentos Al revisar los documentos, verificar especialmente: -Fecha de nacimiento -Estado civil de la madre -Que no tenga enmendaduras -Que tenga firma y sello del médico -Que esté correctamente escrito el nombre de la madre Tan pronto se reciban N/A Coordinador de Registro Civil Diligenciar el Certificado de nacido vivo En caso de que el nacimiento haya ocurrido en el domicilio, diligenciar el Certificado de nacido vivo, con la carta presentada por los padres Cuando el nacimiento haya ocurrido en el domicilio Certificado de nacido vivo Coordinador de Registro Civil Estampar sello Registro de Antecedentes Al anverso del Certificado de nacido vivo, estampar el sello Registro de Antecedentes, inscripción con testigos o inscripción sin testigos, según corresponda Cuando se tenga el Cert. nacido vivo Certificado de nacido vivo con sello Registro de Antecedentes Coordinador de Registro Civil Diligenciar el Registro Civil de Nacimiento Diligenciar el Registro Civil de Nacimiento, con los documentos presentados y la lista de seriales NUIP, mayor/menor y sexo. Precediendo al nombre del Notario(a) anota las iniciales de su nombre. El NUIP el número consecutivo que se asigna al registro civil de nacimiento, está asignado en la lista, así mismo, del registro pre-numerado se saca el número del serial para la lista Certificado de nacido vivo con sello Registro de Antecedentes Registro Civil de Nacimiento Lista del NUIP Coordinador de Registro Civil Versión 1 Código: RC-P-01 Página 6 de 11 FECHA: AGO/2012 PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

7 ACTIVIDADDESCRIPCIÓNFRECUENCIAREGISTRORESPONSABLE Si se trata de hijo extramatrimonial Diligenciar folio en el Libro de Varios, anotar: -Reconocimiento de hijo extramatrimonial -Datos del hijo -Serial en el que fue registrado Estampar al Registro Civil el sello del Notario(a) Cuando se trate de hijos extramatrimoniales Libro de Varios Registro Civil con sello del Notario(a) Coordinador de Registro Civil En la parte de notas del Registro civil de nacimiento anotar: -Anotación en varios tomo …. Folio …. Registro Civil con sello del Notario(a) y con las notas respectivas Coordinador de Registro Civil Si se trata de madre soltera, diligenciar el Acta complementaria, con los datos que suministre la madre y la boleta de comparendo con la citación al padre. En la parte de notas del Registro civil de nacimiento anotar: -Acta complementaria Registro Civil con sello del Notario(a) y con las notas respectivas Acta Complementaria Boleta de Comparendo Coordinador de Registro Civil Versión 1 Código: RC-P-01 Página 7 de 11 FECHA: AGO/2012 PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

8 ACTIVIDADDESCRIPCIÓNFRECUENCIAREGISTRORESPONSABLE Revisión del Registro Civil Leer a los padres todos los datos del registro civil a fin de que estos aprueben el contenido y la correcta escritura de los nombres y números de cédula. Una vez se tiene listo el Registro Civil con los sellos y notas correspondientes N/A Coordinador de Registro Civil y los Padres Firmar y estampar la huella en el Registro Civil Firmar y estampar huellas en el original y copias. Si se trata de hijo extramatrimonial el padre o madre que realiza el reconocimiento, firma también en el espacio del padre o madre, que no está presente en la diligencia. Una vez se tiene listo el Registro Civil con los sellos y notas correspondientes Registro Civil con firma y huellas de los Padres Padres Huellas plantares del niño Se toman las huellas plantares del bebe en la primera copia del Registro Civil Una vez se tiene el Registro Civil con firma y huellas de los Padres Huellas plantares del bebe en la primera copia del Registro Civil de Nacimiento Coordinador de Registro Civil Firma Notario(a) Revisa y aprueba con su firma Una vez se tienen los sellos, notas, firmas y huellas correspondientes Registro civil con firma del Notario(a) Notario(a) Estampar sello del Notario Estampar el sello del Notario(a) Una vez se tiene el Registro civil con firma del Notario(a) Registro civil con firma y sello del Notario(a) Coordinador de Registro Civil Versión 1 Código: RC-P-01 Página 8 de 11 FECHA: AGO/2012 PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

9 ACTIVIDADDESCRIPCIÓNFRECUENCIAREGISTRORESPONSABLE Organizar los documentos para archivo Organizar los documentos así: 1.Certificado de nacido vivo, en la parte superior derecha escribirle el serial del Registro Civil y archivar este paquete en el Libro de Antecedentes 2.El Acta complementaria, se archiva en la carpeta dispuesta para éstas, con el original del Certificado Nacido Vivo Una vez se tenga el registro con firmas, sellos, huellas y notas correspondientes N/A Coordinador de Registro Civil Entrega de Copias Se entrega una copia al interesado y la otra se envía a Registro Civil. Una vez finalizada la diligencia Registro de Copias Coordinador de Registro Civil Archivar documentos Entregar los documentos a protocolo para su archivo. Ver Procedimiento de Expedición de copias de ProtocoloExpedición de copias de Protocolo Una vez entregadas las copias correspondientes N/A Coordinador de Registro Civil Versión 1 Código: RC-P-01 Página 9 de 11 FECHA: AGO/2012 PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

10 ACTIVIDADDESCRIPCIÓNFRECUENCIAREGISTRORESPONSABLE Presentación del Usuario en la Notaria Se presenta el Usuario en la Notaria con documento auténtico o partida de bautismo autenticada Cuando se requiera el servicio N/AUsuario Radicar documentos Ver paso 4 de Registro de Menores Diligenciar el Registro Civil Diligenciar el Registro Civil de Nacimiento con los datos contenidos en los documentos presentados. El NUIP es el número de cédula Cuando se requiera el servicio Registro Civil de Nacimiento Coordinador de Registro Civil Revisar el Registro Civil Revisar junto con Usuario el contenido del Registro Civil, a fin de que lo apruebe Cuando se tenga diligenciado el Registro Civil Registro Civil de Nacimiento Coordinador de Registro Civil Firmar el Registro Civil El Usuario firma como declarante el original y las 2 copias Registro Civil Firmado por el usuario Registro Civil de Nacimiento Firmado Usuario Estampar huellas dactilares El Usuario estampa las huellas del índice derecho e izquierdo en la primera copia del Registro Civil Registro Civil Con huellas dactilares del Usuario Registro Civil de Nacimiento con huellas Coordinador de Registro Civil Firma del Notario Continua con el paso 11 de Registro de Menores VII.2 Registro de Adultos: Versión 1 Código: RC-P-01 Página 10 de 11 FECHA: AGO/2012 PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

11 VIII. ANEXOS Certificado de nacido vivo expedido por el médico que atendió el parto Fotocopia de las cédulas de los padres Libro de Varios Actas complementarias Fotocopia de la cédula del inscrito, si se trata de un mayor de edad Informe mensual a la Registraduria Lista del NUIP Versión 1 Código: RC-P-01 Página 11 de 11 FECHA: AGO/2012 PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO Aprueba _____________________________ Representante del Notario Autoriza _____________________________ Notario Elabora _____________________________ Coordinador de Calidad Revisa _____________________________ Asesor Jurídico


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