Centro Cultural Parque de España ROSARIO, Argentina 29/09 - 1/10 - 2011.

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1 Centro Cultural Parque de España ROSARIO, Argentina 29/09 - 1/10 - 2011

2 Planeación de proyectos escénicos Miércoles 28 de septiembre Marisa de León

3 Condiciones del ámbito artístico P o l í t i c a s C u l t u r a l e s Plan Nacional Instituciones Financiamiento Presentadores Foros PROMOCIÓN Educación, Formación, Investigación Creación, Ejecución, Interpretación PROYECTOS GESTIÓN PRODUCCIÓN DISTRIBUCIÓN Públicos Promotores, Agentes, Agencias Medios de Comunicación Difusión Marisa de León

4 Como parte de la etapa de planeación de un proyecto debemos plantearnos y responder algunas preguntas fundamentales para clarificar su sentido, sus características generales y específicas, la dimensión del mismo, sus implicaciones y condiciones para llevarlo a cabo. Estas preguntas son: ¿qué, por qué, quién, dónde, cuándo, cómo y con qué? La respuesta objetiva a estas preguntas permite la adecuada planeación de todo el proceso sin olvidar el contexto geográfico, histórico, social, cultural, artístico, político y económico que pueda facilitar o dificultar el desarrollo del proyecto. Marisa de León

5 ¿POR QUÉ? Antecedentes Misión y Visión Necesidad e importancia Justificación del proyecto ¿QUÉ? Naturaleza del proyecto Propósitos Objetivo general Objetivos específicos Metas ¿DÓNDE? Ubicación geográfica Marco legal Localización Infraestructura física Acceso cultural y de equipos Cobertura ¿QUIÉN? Participantes Equipos de trabajo Organigrama Beneficiarios directos e indirectos Públicos ¿CUÁNDO? Horizonte temporal Vida del proyecto Plan de trabajo Ruta crítica Cronograma ¿CÓMO? Recursos necesarios Nivel de gestión Modelo de producción Métodos y técnicas Estrategias y procedimientos Actividades, tareas y responsabilidades Contactos y comunicaciones Cálculos presupuestales Estrategias de distribución Parámetros e indicadores de evaluación ¿CON QUÉ? Recursos disponibles Presupuestos de ingresos y gastos Viabilidad financiera Flujo y control de recursos Marisa de León

6 Contexto Geográfico Histórico Político Social Económico Cultural Comunitario Marisa de León

7 Enfoque Instrumental La ordenación de un conjunto de actividades que, combinando recursos humanos, materiales, financieros y técnicos, se realizan con el propósito de conseguir un determinado objetivo, meta o resultado. Perspectiva lineal Marisa de León

8 DIAGNÓSTICO / ORIGEN Contexto Situación inicial u origen Necesidad o problema / Demanda Misión y Visión Expectativas Condiciones positivas y negativas Recursos necesarios Participantes / Destinatarios Diseño de contenidos, objetivos y metas Esquema general del proyecto ANÁLISIS Estudio, investigación y análisis del contexto Búsqueda de documentación relacionada Recursos disponibles Contacto y relación con los involucrados Selección y clasificación de la información Detectar límites y posibilidades (DAFO) Legalidad y normatividad DEFINICIÓN Recursos humanos, económicos, técnicos Condiciones de participación Organigrama Revisión de contenidos, objetivos y metas Efectos finales esperados Niveles de gestión y modelos de producción Presupuestación Esquema preciso del proyecto CONCRECIÓN Posibilidades reales Análisis y esquema de viabilidad Cotizaciones Contrataciones Compromisos y responsabilidades Diseño de producción Ruta crítica Plan de trabajo Financiamiento y administración de recursos Canales y políticas de comunicación Ciclo de Gestión Instrumental Marisa de León

9 ELABORACIÓN Redacción del proyecto Integración de todos los documentos Imagen, comunicación y mercadotecnia Elaboración de la propuesta (carpeta) Presentación del proyecto a instancias EJECUCIÓN Seguimiento y control de acuerdos Utilización y optimización de recursos Materialización de ideas Realización material de la producción Ensayos artísticos Monitoreo de resultados EXPLOTACIÓN Estreno y temporadas Comercialización Mercado o público destinatario Impacto cultural y social Posibilidad y grado de venta Distribución Control y administración EVALUACIÓN Parámetros e Indicadores Pertinencia, congruencia, calidad, eficiencia, eficacia e impacto Revisión de logros alcanzados Beneficiados directos e indirectos Escenarios a futuro Integración de dossier o carpeta Ciclo de Gestión Instrumental Marisa de León

10 Enfoque Comunicativo La gestión de los proyectos es un proceso constante, dinámico y sistemático de planeación, ejecución, comunicación y evaluación de las acciones de los actores participantes; de sus intereses, capacidades, procesos, resultados y de sus impactos, en el marco de un contexto de viabilidad, participación y negociación para generar resultados dirigidos a ampliar oportunidades y capacidades de los miembros de una comunidad Perspectiva integral del proceso Marisa de León

11 Gestión integral de un proyecto PLANIFICACIÓN EVALUACIÓN EJECUCIÓN Y EXPLOTACIÓN Producción Gestión C o m u n i c a c i ó n V i a b i l i d a d Marisa de León

12 Niveles de Gestión El nivel de gestión es la estructura organizativa y jurídica que regirá el funcionamiento formal del proyecto. El nivel de gestión también se relaciona con definir si el proyecto se realizará desde la administración pública, iniciativa privada, asociaciones civiles, organizaciones, fundaciones, o sectores comunitarios, modelos mixtos o compartidos. Marisa de León

13 Modelos de Producción Podemos identificar varios modelos de producción, que responden a diferentes necesidades, intereses y capacidades. Amateur : aficionados y de la comunidad; depende de voluntarios, y no de la taquilla. Este modelo responde a la carencia de infraestructura que permita la profesionalización íntegra de quienes se interesan en las artes escénicas. Escolar : programas escolares y temarios clásicos. Experimental : búsqueda de nuevas formas de expresión y organización tendientes a la innovación. Independiente : autogestivo y autofinanciable; generalmente posee un discurso propio; pretende sensibilizar al público para que tome conciencia. Realza el nivel artístico. Callejero : es un término genérico para todas las formas de actuación que se desarrollan fuera de los foros; está dirigido a un público que comúnmente no asiste a los espectáculos y que transita en las calles y plazas. Marisa de León

14 Modelos de Producción De cámara : reduce los formatos de expresión, el número de ejecutantes y de espectadores. Universitario : recintos universitarios; es realizado por estudiantes y profesionales. Tienen modelos de producción muy establecidos. Oficial : responde a políticas culturales y cuenta con patrocinio institucional. Comercial : el valor de la producción está determinada por el dinero, y no por el valor artístico. Profesional : Todos aquellos creadores, ejecutantes e intérpretes (autores, actores, actrices, directores, diseñadores, músicos, cantantes, coreógrafos, bailarines), que viven de su profesión y trabajan por proyecto. Marisa de León

15 Definición de MISIÓN Es la expresión conceptual de lo que es y hace una organización. Es la exposición clara y específica con un mensaje conciso, directo y convincente que resume la razón de ser y los distintivos principales de un grupo, institución y/o proyecto y su compromiso social. Sintetiza y comunica el sentido, la naturaleza, la filosofía, el espíritu, los valores, la dimensión social, el alcance y la perspectiva de impacto del proyecto. Responde a las preguntas ¿Quiénes somos; Qué hacemos; Porqué; Para qué; Para quiénes y Cómo? La Misión ES EL PROPÓSITO Marisa de León

16 Definición de VISIÓN La visión es la capacidad de ver más allá, en tiempo y espacio, y por encima de los demás,, ver con ojos de la imaginación, el resultado final que se pretende alcanzar. Es la visualización del proyecto de la organización en un período de al menos 5 años. Explica la importancia de realizar el proyecto desde la misión de la organización gestora y sus valores. Responde a las preguntas: ¿De dónde venimos y Hacia dónde vamos? La Visión ES LA INTENCIÓN Marisa de León

17 Dimensión del Proyecto OBJETIVOS Descripción de los logros o finalidades generales y específicas que se pretenden alcanzar con el desarrollo del proyecto a corto, mediano y largo plazo. Establecen los lineamientos y parámetros que regirán las acciones a seguir. Ayudan a determinar el tipo y el número de las actividades que deberán llevarse a cabo. METAS Productos concretos que se obtendrán durante y al finalizar el proyecto. Las metas son la precisión cuantitativa de las actividades, acciones o productos resultantes del proyecto. Las metas deben ser cuantificables y los productos cualificables. Se expresan en números, cantidades y/o porcentajes. Marisa de León

18 Valor artístico Contar con los equipos artístico y creativo concebidos y seleccionados para el proyecto, conociendo su disponibilidad y condiciones para trabajar. También se refiere a la originalidad y características estéticas particulares del proyecto. Marisa de León

19 Valor contextual Está relacionado con el contexto general y particular del proyecto, así como con las circunstancias para su realización (festival, homenaje, comisión, conmemoración de fecha, aniversario del foro). Marisa de León

20 Es muy importante ubicar el proyecto en términos del sector social al que está dirigido, y definir el perfil del público al que interesa captar: público infantil, de la tercera edad, jóvenes universitarios, etcétera. Es importante considerar las variables demográficas (género, edad, tamaño de la familia, religión, raza, estado civil, nivel de educación y nivel de ingresos); las variables geográficas (el barrio o colonia, la localidad o estado, la ciudad, la región y el país) y las variables psicográficas (el estrato, clase social, hábitos y estilo de vida, intereses, consumo de medios, opiniones y actividades). Se relaciona directamente con los estudios de público. Destinatarios Marisa de León

21 Financiamiento y Administración Jueves 29 de septiembre Marisa de León

22 Fuentes de financiamiento Las estrategias que se utilizarán para obtener los recursos económicos necesarios dependen de la naturaleza del proyecto. Es posible que confluyan varias de las estrategias y fuentes de financiamiento que se puedan implementar, lo importante es que ninguna de ellas distorsione o condicione el contenido, orientación, calidad estética o futuro del proyecto. Generar ingresos supone un permanente ejercicio de imaginación. Conviene señalar que el trabajo del productor ejecutivo no implica necesariamente allegar recursos económicos para el proyecto, sino cuidarlos y administrarlos para que sean utilizados de la mejor manera y de acuerdo con lo presupuestado. Se conocen cuatro tipos fundamentales de procedencia de ingresos: directa, indirecta, interna y externa, sin embargo, en cada una de ellas pueden intervenir uno o varios de los agentes, tales como el gobierno federal, los gobiernos estatales y municipales, los fideicomisos, fundaciones y asociaciones filantrópicas, además de la sociedad civil en general, colectivos, universidades, asociaciones civiles, empresas y negocios. Marisa de León

23 REVISIÓN DE INGRESOS Aportaciones Materiales, bienes o servicios, en dinero o en especie: materias primas, promoción, impresos, transportes, vestuarios, pintura, etc. Directa Presupuesto propio inicial, fondo común, aportaciones individuales Indirecta Subsidio o subvenciones públicas y privadas Establecen un monto de recursos económicos que se asignan permanente o periódicamente a un organismo, institución, grupo o compañía para financiar sus programas, proyectos y operación cotidiana. Donativos y Becas Solicitudes directas a fundaciones, organizaciones e instituciones; importante conocer las fechas de las convocatorias y asegurarse de cumplir con todos los requisitos de las bases. Marisa de León

24 Producción en común, donde dos o más fuentes financieras invierten su capital (dinero, bienes o servicios) para financiar un evento, donde la responsabilidad y el riesgo son compartidos. Mecenazgo, filantropía o altruismo Apoyo desinteresado a proyectos no lucrativos. Debido a la globalización, esta modalidad suele trascender las fronteras nacionales y establece relación con organismos y fundaciones internacionales. Préstamos Bancos, empresas, familiares, etc. Cuidar las condiciones, fechas límite, intereses, etc. Patrocinios Negociación de apoyos económicos con empresas públicas o privadas a cambio de beneficios previamente convenidos a través de publicidad, promoción de su imagen o productos. Coproducción Marisa de León

25 Organización de eventos especiales Fiestas, convivios, rifas, bailes, sorteos, ventas de garaje, club de amigos. Interna Comercialización de servicios Externa Alquiler Equipos propios, catálogo o lista de existencia: sonido, iluminación, vestuario, props. Venta de productos promocionales Merchandising o souvenir: figuras, postales, pins, camisetas, calcomanías, bolígrafos, tazas, vasos, etcétera. Cursos, talleres, libros, discos, publicidad. Venta de publicidad. En espacios destinados para insertar logotipos en el programa de mano, exhibición de publicidad y/o productos. Preventa de funciones Pago por adelantado o un porcentaje. Preventa de boletos Anticipada y con descuentos de preventa. Taquilla Venta de boletos en ventanilla y/o agencias alternativas de venta. Marisa de León

26 Procuración de Fondos 1.Elaboración o revisión del documento de presentación del proyecto 2.Clarificar qué se necesita y a quién se le solicitará 3.Definición de propuestas para donantes 4.Investigación sobre posibles donantes y fuentes de financiamiento 5.Desarrollo de contactos, relaciones y citas 6.Elaboración del plan de obtención de fondos 7.Aprobación o rechazo a solicitudes 8.Agradecimiento y seguimiento 9.Cumplimiento de compromisos adquiridos 10.Evaluación y documentación Marisa de León

27 Planes para Patrocinadores Montos de participaciónPlanPaquete De $ 1,000.00 a $ 5,500.001A De $ 6,000.00 a $ 10,000.002A + B De $15,000.00 a $20,000.003A + B + C De $25,000.00 a $35,000.004A + B + C + D De $36,000.00 a $50,000.005A + B + C + D + E Más de $50,000.006F A) Recibo deducible de impuestos del ISR por el 100% del monto de participación + Logotipo en el programa de mano del evento + Invitación al estreno del evento + 2 boletos de cortesía para cualquier función B) Logotipo en el programa general de actividades (especificar tiraje) + Logotipo o mención en la página de internet del grupo o foro + Crédito en todos los impresos que se realicen (cartel, postal, volante, etc.) + 4 boletos de cortesía para cualquier función C) Paquete de libros y discos + 6 boletos de cortesía D) Programa de lujo + Inclusión en el pendón con todos los patrocinadores + 8 boletos de cortesía E) Cena privada con los artistas participantes en el evento + Foto con el artista o elenco + Regalo autografiado por el artista + 10 boletos de cortesía F) Una función privada Marisa de León

28 Posibles Gastos de Producción CONTRATACIONESALQUILERESCOMPRASREALIZACIONES PERSONALOPERACIÓNGESTIÓNINVESTIGACIÓNPROMOCIÓN CreativoPapeleríaDerechos de autorDocumentaciónPublicidad ArtísticoFotocopiasPermisosTraducciónMarketing AdministrativoTeléfonoImpuestosFotografíaTaquillas ApoyoCorreoInformáticaDiseñosPrensa TécnicoMensajeríaReparacionesMaquetasFolletos EventualAlquileresLocalesMuestrariosPosters Mano de obraElectricidadSalaProgramas Horas extraAguaBoletajeImpresos GasSegurosInserciones ArchivosMantenimientoDistribución PerecederosCateringSouvenirs DesplazamientosRelaciones públicas Marisa de León

29 CONTRATACIONESALQUILERESCOMPRASREALIZACIONES CONSTRUCCIÓNSONIDOILUMINACIÓNVARIOSGIRAS MaquetaEquiposFocosImprevistosEmbalaje EscenografíaCintasFiltros o micasEstibadoresViáticos UtileríaGrabacionesLámparasPropinasHospedaje VestuarioEfectosCadenasHerrajesSeguros TintoreríaEstudioCablesMudanzasTransporte MaquillajeEdiciónGobosVisas PeluqueríaInstrumentosEfectosExceso de Zapateríacarga Accesorios Efectos especiales Taller Herramientas Desgaste equipos Posibles Gastos de Producción Marisa de León

30 PARTIDACONCEPTOIMPORTETOTAL Planeación, Gestión y Administración Oficina Papelería Fotocopias Paquetería $$$$$$$$ $ 20,000.00 Ensayos Sustitutos$$ 5,000.00 Honorarios Equipo artístico Creativo Administrativo Técnico Asistentes $$$$$$$$$$ $ 87,000.00 Realización Escenografía ($20,000.00) Utilería ($4,000.00) Vestuario (25,000.00) Luces y Sonido ($11,000.00) Diseño Renta Realización Compras Mantenimiento $$$$$$$$$$ $ 60,000.00 Presupuesto de Producción Marisa de León

31 PARTIDACONCEPTOIMPORTETOTAL Difusión Diseño gráfico Impresos (affiche, postal, Programa de mano Fotografía Inserciones en prensa Distribución Reforzamiento $$$$$$$$$$$$$$ $ 40,000.00 Temporada Nómina Operación Publicidad $$$$$$ $ 45,000.00 Gira Embalaje Seguros Transportes Hospedaje Viáticos $$$$$$$$$$ $ 15,000.00 Posproducción Limpieza Resguardo Dossier $$$$$$ $ 5,000.00 Varios Contingencias$$ 23,000.00 TOTAL (+ % IVA)$ $ 300,000.00 Marisa de León

32 INGRESOSESTIMADOS: A Porcentaje de aforo del recinto B Aforo del recinto Núm. Butacas C Precio boleto Ingreso Bruto $ 75.00 D Impuestos Aplicables 30 % E Ingreso Neto X función F Ingreso Neto Temporada X 20 FUN 100400 $ 30,000.00 $ 9,000.00 $ 21,000.00 $ 420,000.00 90360 $ 27,000.00 $ 8,100.00 $ 18,900.00 $ 378,000.00 80320 $ 24,000.00 $ 7,200.00 $ 16,800.00 $ 336,000.00 72288 $ 21,600.00 $ 6,480.00 $ 15,120.00 $ 302,400.00 70280 $ 21,000.00 $ 6,300.00 $ 14,700.00 $ 294,000.00 60240 $ 18,000.00 $ 5,400.00 $ 12,600.00 $ 252,000.00 50200 $ 15,000.00 $ 4,500.00 $ 10,500.00 $ 210,000.00 40160 $ 12,000.00 $ 3,600.00 $ 8,400.00 $ 168,000.00 30120 $ 9,000.00 $ 2,700.00 $ 6,300.00 $ 126,000.00 2496 $ 7,200.00 $ 2,160.00 $ 5,040.00 $ 100,800.00 2080 $ 6,000.00 $ 1,800.00 $ 4,200.00 $ 84,000.00 1040 $ 3,000.00 $ 900.00 $ 2,100.00 $ 42,000.00 Fórmulas(Regla de 3)(B x 75) (C x 30%)( C - D ) ( E x 20 ) Esquema de viabilidad Marisa de León

33 Estructura de la Organización Viernes 30 de septiembre Marisa de León

34 Equipos de trabajo Grupo organizado de personas con habilidades, conocimientos, experiencias y características particulares y diferentes, que contribuyen conjunta y coordinadamente al logro de un objetivo compartido. Centro de Liderazgo Universidad Adolfo Ibañez Marisa de León

35 DIRECTOR ARTÍSTICO COORDINADOR-GERENTE DE PRODUCCIÓN PRODUCTOR EJECUTIVO Diseño de escenografía Diseño de iluminación Diseño de vestuario Coreografía Música Difusión y Rel. Públicas PRODUCTOR Elenco Bailarines Orquesta EQUIPO ARTÍSTICO Asistentes Aprendices Voluntarios Cantantes Diseño de utilería EQUIPO DE REALIZACIÓN Jefe de foro Técnicos IluminaciónSonidoTramoya Coordinador teatro Traspunte Sonido Construcción Accesorios Maquillaje Efectos especiales Carpintería Herrería Pintura escénica Costura EQUIPO TÉCNICO DEL TEATRO EQUIPO CREATIVO ORGANIGRAMA DE PRODUCCIÓN PROCURADOR DE FONDOS Marisa de León

36 EQUIPO DE PRODUCCIÓN Productor Es el responsable del financiamiento del espectáculo. Selecciona la obra, nombra al director, plantea una serie de premisas del proyecto y gestiona el teatro, además de estar presente en las decisiones fundamentales del proyecto. Por lo general es una institución o empresa cultural. Marisa de León

37 Coordinador de producción Planea y diseña el proceso de producción, en tiempo, espacio y acciones. Se encarga, en la práctica, de la organización humana, técnica y administrativa del proyecto a partir de la sistematización de cada etapa del proceso y por departamento (escenografía, iluminación, vestuario, utilería, etcétera). Marisa de León

38 Gerente de producción Administra el dinero, contrata al elenco, a los equipos artístico y creativo, y al personal de apoyo. En ocasiones se ocupa de la promoción publicitaria de la obra, junto con el responsable de difusión y de relaciones públicas. También llega a gestionar las giras. Marisa de León

39 Productor ejecutivo Literalmente ejecuta la producción, respetando los criterios artísticos y estéticos determinados por el director, el escenógrafo y el equipo creativo. Coordina las actividades de los equipos de trabajo (creativo, artístico y técnico); ayuda a resolver las necesidades administrativas, técnicas, logísticas y operativas. Marisa de León

40 Perfiles del productor Productor administrativo Productor técnico Productor artístico Productor ejecutivo Productor curador Marisa de León

41 Actividades por equipo Importancia de definir las actividades de cada equipo en cada etapa del proceso. Constante problemática en la autogestión. ÁREAPREPRODUCCIÓN ENSAYOS, REALIZACIÓN Y PRODUCCIÓN COMERCIALIZACIÓNPOSPRODUCCIÓN Dirección Artística Selecciona la obra Convoca equipos de trabajo Propone proyecto Encarga diseños a creativos Audición equipo artístico Recibe y selecciona propuestas de diseñadores Decide reparto Define proyecto Analiza con producción las necesidades y estrategias del proyecto Supervisión general Dirige ensayos con equipo artístico Reuniones con creativos Consultas con producción y con difusión Ensayos técnicos Ensayos generales Atiende estreno Notas de dirección Asigna tareas a técnicos y asistente durante temporada Mantiene calidad artística Entrevistas de prensa Seguimiento de temporada y compromisos con patrocinadores Entrega carpeta con copias de materiales y musicales y textos Asiste a desmontaje Elabora informe Asiste a evaluación Marisa de León

42 ÁREAPREPRODUCCIÓN ENSAYOS, REALIZACIÓN Y PRODUCCIÓN COMERCIALIZACIÓNPOSPRODUCCIÓN Escenogra- fía y utilería Reuniones con director y productor, iluminación y vestuario Firma contrato Investiga sobre la obra Analiza información del teatro Prepara diseños y bocetos Presenta maqueta Presenta presupuesto Consigue realizadores Hace propuestas para gira Presenta proyecto a toda la compañía Asiste a ensayos Supervisa realización en talleres Selección de mobiliario y materiales y accesorios (compra, construcción, renta) Entrega inventario y libreto técnico Asiste y supervisa montaje, ensayos técnicos y generales Confirma ajustes Atiende sesión fotográfica Atiende estreno Realiza ajustes Define a técnicos tareas en temporada Mantenimiento estético, acabados y retoques a escenografía y utilería Atiende desmontaje Supervisa entrega, devolución embalaje y almacenamiento de materiales y elementos de utilería y escenográficos Entrega instalaciones Confirma inventario Elabora informe Atiende evaluación Iluminación Audio Vestuario etc. Marisa de León

43 Plan de trabajo Una vez definidas los objetivos, actividades y tareas que cada equipo de trabajo y persona debe realizar, procede asignar los tiempos y las estrategias de trabajo. Conviene preguntarnos ¿Cuándo? y ¿Cómo?. De esta forma podremos ordenar en el tiempo las actividades, evaluando su cumplimiento o posibles ajustes. El plan de trabajo explica la forma en que se organizan, suceden, complementan y coordinan las diferentes tareas. Es un instrumento (herramienta) de planificación y gestión que proporciona las condiciones para planificar el trabajo, y es la guía para llevar a cabo ese trabajo durante el periodo en cuestión. El plan de trabajo sirve como guía de las acciones a emprender para alcanzar los objetivos y para justificar las acciones. Marisa de León

44 Plan de trabajo AccionesActividadTareaIniciaFinalizaResponsable Marisa de León

45 Cronograma Es un instrumento muy útil para planear y dar seguimiento a las actividades que se requieren para realizar el proyecto. Es una matriz de doble entrada en donde se identifican las actividades y su realización ordenada en el tiempo. Permite visualizar en un solo documento las actividades a desarrollar, los tiempos destinados, y a los responsables de realizar cada una. Las actividades se ordenan y distribuyen cronológicamente según la duración de cada una de ellas y según su ubicación lógica a lo largo del proyecto. A partir de un cronograma es factible determinar la aplicación de los recursos necesarios para llevar a cabo cada actividad. Marisa de León

46 Cronograma Actividades MARZOABRILMAYOJUNIO 1234123412341234 Integrar proyecto Gestiones Reuniones creativos Presupuesto Ensayos Procuración Fondos Diseños Realización Entrega Producción Difusión Montaje Estreno Temporada Desmontaje Informe Diagrama de Gantt Marisa de León

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48 Calendarios… agendas…. LUNESMARTESMIÉRCOLESJUEVESVIERNESSÁBADODOMINGO MARZO 17 Reunión de director con productor y productor ejecutivo (prevenir proyecto) MARZO 18 Reunión director con productor ejecutivo MARZO 19 Reunión director Equipo creativo y artístico (prevenir libretos) MARZO 20 Reuniones individuales con el productor ejecutivo MARZO 21 Reuniones individuales con el productor ejecutivo Elaboración de contratos MARZO 22 Elaboración de contratos y buscar lugar de ensayos MARZO 23 Elaboración de contratos y buscar lugar de ensayos MARZO 24 Reunión director y productor con diseñadores elaboración diseños MARZO 25 Reunión director y productor con diseñadores elaboración diseños MARZO 26 Reunión productor con diseñadores Firma de contratos MARZO 27 Obtención de permisos y registros elabora presupuestos MARZO 28 Obtención de permisos y registros elabora presupuestos MARZO 29 Acondicionar lugar ensayos proporcionar mapas de ubicación MARZO 30 Elaborar directorios Acondicionar lugar ensayos MARZO 31 Ajustes a diseños Cotizaciones ABRIL 1 Ajustes a diseños Cotizaciones ABRIL 2 Ensayo Primera lectura director, elenco, asistentes Tomar medidas de vestuario al elenco ABRIL 3 Ensayo Aprobación de diseños y Firma de contratos ABRIL 4 Ensayo Comienza Carpintería y sastre Propuesta de música ABRIL 5 Reunión con el equipo de relaciones públicas ABRIL 6 ETC... ABRIL 7ABRIL 8ABRIL 9ABRIL 10 ABRIL 11 ABRIL 12 ABRIL 13 Marisa de León

49 Etapas del proceso PREPRODUCCIÓN Inicio del proyecto hasta la entrada al foro (planeación, ensayos y realización) PRODUCCIÓN Montaje, ensayos técnicos y generales COMERCIALIZACIÓN Estreno y temporada POSPRODUCCIÓN Desmontaje, cierre administrativo y operativo, y evaluación Marisa de León

50 PREPRODUCCIÓN Reunión con convocante Prepara, reúne y organiza la información del proyecto Gestiona fuentes de financiamiento Coordina reuniones con director, creativos, patrocinadores y/o coproductores, teatro Consulta con diseñadores Diseña la producción Administra los recursos Adapta formatos Solicita presupuestos Cotiza elementos escénicos: materiales y realización Concreta presupuesto Realiza análisis y esquema de viabilidad Investiga aspectos legales, gestiona y solicita permisos y registros Elaboración y firma de contratos Gestiona y acondiciona lugar para ensayos Fotocopia libretos, partituras, planos, documentos. Prepara ficha técnica Gestiona teatro Consigue ficha de foro y planos Previene giras Administra la contabilidad Supervisa todos los departamentos según ruta crítica, presupuesto y calidad Seguimiento de acuerdos Inicia proceso de evaluación Actividades del Productor Marisa de León

51 ENSAYOS REALIZACIÓN Y PRODUCCIÓN Apoya desarrollo de las audiciones Prepara elementos sustitutivos para ensayos Supervisa el trabajo en los talleres (construcción y realización) Consigue materiales y elementos de la producción (compra, renta, préstamo) Organiza embalaje y transporte al teatro Previene y coordina montaje y temporada Confirma teatro y personal técnico Inventarios definitivos Recepción de toda la producción Prepara y entrega libro técnico Previene alimentos, catering y botiquín Asigna camerinos Distribuye invitaciones al estreno Coordina y supervisa proceso de montaje Confirma posición y funcionamiento de todo Asiste y facilita ensayos técnicos y generales Confirma ajustes del director por área Apoya sesión fotográfica Ubica lugar de resguardo Supervisa difusión Seguimiento a patrocinadores Prepara ficha técnica para gira y comunicación formal con otros presentadores Inicia cierre administrativo Marisa de León

52 TEMPORADA Y COMERCIALIZACIÓN Atiende el estreno Asegura asientos a patrocinadores e invitados especiales Supervisa coctel Asigna tareas al asistente Cuidado estético y mantenimiento de la producción Supervisa gastos de operación Controla ingresos de taquilla y reportes de asistencia Seguimiento a la difusión Previene develación de placa Previene continuidad de temporada Cumple compromisos con patrocinadores Continúa cierre administrativo, comprobación de gastos y contabilidad Realiza giras Marisa de León

53 POSPRODUCCIÓN Previene devolución de rentas y préstamos Organiza embalaje y transporte Previene lugar de almacenamiento Coteja y cierra inventarios Organiza y coordina desmontaje Organiza venta de foro y salida de todo Entrega equipos e instalaciones Cierre final de cuentas en banco, ingresos, gastos y comprobaciones Balance financiero Reúne materiales de todas las áreas Organiza archivo Coordina evaluación Redacta y presenta informe general Arma dossier, carpeta de prensa Envía cartas de agradecimiento Solicita carta de finiquito de responsabilidades administrativas Marisa de León

54 La evaluación es un proceso sistemático mediante el cual se obtiene la información necesaria sobre los resultados, previstos o no, y el funcionamiento de un proyecto cultural para saber en qué medida se logran los objetivos y se desarrolla la producción, y poder tomar así las decisiones oportunas para reconducir dicho proyecto mediante la modificación de cualquiera de sus aspectos. David Roselló Evaluación Para realizar una evaluación es necesario establecer criterios, instrumentos, parámetros e indicadores como herramientas para orientar el proceso. Es importante definir qué se evalúa, por qué, para qué, quién y a quién o qué, cuándo y cómo…. Marisa de León

55 Introducción a la organización de Giras Artísticas Sábado 1º de octubre Marisa de León

56 Invitación Programas institucionales Promocionales Residencias artísticas Proyectos académicos Intercambios Contexto histórico, político, social, cultural, económico, comunitario, geográfico UNA GIRA SIEMPRE ES UN VIAJE Tipos de gira Marisa de León

57 CONOCER DEFINIR GESTIONAR TRAMITAR COORDINAR - Condiciones generales de la gira (fechas, lugares, honorarios) - Necesidades técnicas y operativas del grupo artístico - Características de las presentaciones y actividades complementarias - Características generales y condiciones técnicas de los espacios - Intercambiar la información para ajustar lo necesario - Firma de contratos - Visas, pasaportes, permisos, registros - Traslados y transportes - Logística general y específica por sede: hoteles, alimentos, foros - Programas y agendas de trabajo - Mecanismos y estrategias de difusión Planeación Marisa de León

58 Negociar con el presentador Definir - Las condiciones financieras - La forma y los mecanismos de cada una de las transacciones - Fechas y la forma de pago - Necesidades de operaciones bancarias o en casas de cambio Procurar - Que el pago de hoteles, transportes y alimentos los cubra el presentador - Puntualidad en las operaciones financieras. - Registrar cada movimiento financiero, respaldado por recibos, facturas y comprobantes. - Demostrar al presentador claridad y transparencia en todas las operaciones. Marisa de León

59 ¿ Quién paga qué, cuándo y cómo ? Gastos previos Material promocional Comunicaciones Envíos de paquetería Compra de materiales Pasaportes y visas Seguros Elementos sustitutos Embalaje Agencia aduanal Envíos de carga Trámites Gastos de operación Estibadores Taxis Propinas Emergencias médicas Lavandería Tintorería Consumibles Gastos de viaje Honorarios Traslados Exceso de equipaje Hospedaje Alimentación Marisa de León

60 Invitación o carta compromiso: documento formal de interés en presentar al grupo con puntos de acuerdo y condiciones generales. Directorio de contactos: Presentador, director artístico, coordinador técnico y de producción, responsables de difusión, relaciones públicas, finanzas y jurídico. Fichas y planos técnicos: Capacidad del auditorio, características del foro, planos a escala del escenario, parrilla, iluminación, audio, backline, lista de canales, personal técnico. Transportación: Características y dimensiones del transporte requerido para la compañía y la carga. Hospedaje: Cantidad y distribución de las habitaciones requeridas ( rooming list ). Documentos de trabajo Marisa de León

61 Aspectos legales: Contrato, Visas, licencias, permisos y autorizaciones necesarias, seguros, fianzas. Comunicaciones: Políticas y estrategias. Registros. Autorizaciones para grabar en video, TV, radio, fotografías y entrevistas. Evaluación e informe: Cumplimiento de objetivos, metas y resultados. Indicadores. Bitácora de viaje: Registro detallado de todos los acontecimientos de la gira (fotos y video). Documentos de trabajo Marisa de León

62 Nombre del grupo o compañía: País: Disciplina artística: Idiomas que habla la compañía: Contactos: Gerente de gira/producción, Stage manager, Director técnico, Director artístico, Relaciones públicas, Administrador. Personal: Cantidad de directores, actores, bailarines, músicos, cantantes y técnicos que viajan. Nombre completo, actividad, nacionalidad, fecha de nacimiento, pasaporte, fecha de expiración, país, tipo de sangre, medicamentos, alergias, datos del seguro médico, fumadores, alimentación especial (vegetarianos). Hospedaje: Cantidad de habitaciones sencillas, dobles y/o triples requeridas. Anexar reparto ( Rooming List) Fee / Cashe : Costo, paquetes, forma de pago de honorarios y viáticos o dietas ( per diem ) Información del grupo Marisa de León

63 Nombre: Disciplina y género : Duración total: Número de actos, duración de cada uno. Número de intermedios y duración. Descripción del espectáculo: Descripción de las actividades complementarias : técnicas y de espacio, cantidad mínima y máxima de participantes, tiempos de duración. Ficha técnica del espectáculo: Requerimientos de espacio, técnicos, de personal, operativos y logísticos. Catering : en camerinos para montaje, funciones y actividades complementarias. Carga : Cantidad y descripción de cada pieza o bulto incluyendo equipaje personal y carry-on (contenido y aspecto, peso, dimensiones, volumen total calculado, valor estimado de la carga y de cada pieza. Información del espectáculo Marisa de León

64 Inventario: Relación de los equipos, utilería ( props), elementos escenográficos e instrumentos que viajan con la compañía Material promocional: Carpeta del grupo o dossier, historia del grupo –presentaciones, giras, premios, reconocimientos–, currícula, semblanzas individuales, fotografías recientes de los participantes y del espectáculo, videos, repertorio, discografía, críticas, entrevistas, extractos y boletín de prensa, discos, posters, folletos, souvenirs, etc. Programa de mano : Imagen, tipografía, notas, créditos, agradecimientos, logotipos, etc. Información del espectáculo Marisa de León

65 Documentos del Grupo MaterialFecha de solicitud Fecha de envío MedioAcuseNotas Carpeta del grupo Videos, discos Material promocional Copia de pasaportes Contrato o convenio Factura Hospedaje ( rooming) Cuestionarios Ficha Técnica Plano de escenario Plano de iluminación Descripción carga Inventarios Camerinos Catering Itinerario de viaje Plan de trabajo Actividades complementarias Programa de mano Marisa de León

66 Inventarios del grupo CantidadElementoDescripciónPesoMedidasVolumenValor Marisa de León

67 Directorios ORGANIZACIÓNPRODUCCIÓN Y LOGÍSTICA PRESENTADORES COORDINADORESHOTELES ESCORTS / EDECANESTEATROS TEATROS Y FOROSRESTAURANTES STAFF TÉCNICOAEROPUERTO APOYOSLÍNEAS AÉREAS Y AUTOBUSES INSTITUCIONESTRANSPORTES LOCALES RELACIONES PÚBLICASHOSPITALES Y FARMACIAS BANCOS PARTICIPANTESINTERNET ARTISTAS CREATIVOSRELACIONES PÚBLICAS TÉCNICOSPATROCINADORES MEDIOS DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONES CONTACTO TELÉFONOS FAX DIRECCIÓN E – MAIL Marisa de León

68 Agenda de Actividades FechaHoraActividadDetalles Marisa de León

69 Agenda FechaHORAActividadDetalles Viernes 19-sep-08 05:00 a.m.Cita en el aeropuerto DFTerminal 2 07:45 a.m.Vuelo directo a Atlanta, GA DELTA AIR LINES 0364 Código de reservación: GCTGLR 3 hour(s) and 25 minute(s) 12:09 p.m.Llegada a AtlantaSouth Terminal Renaissance Concourse Hotel 1 Hartsfield Centre Parkway, Atlanta, Georgia 30354 USA Phone: 1-404-209-9999 Fax: 1-404- 305-2343 Tiene Gimnasio y alberca! Reservaciones: Eugenio: 81370682 Gabriel: 81371643 Aarón: 81371319 Marisa: 81372099 03:00 p.m.Entrevista Estación de Radio Domingo 21-sep-08 01:00 p.m.Sound check en Spivey HallClayton State University 03:00 p.m. Concierto en el Spivey Hall Clayton State University 2000 Clayton State Blvd. Morrow, GA 30260 Phone: (678) 466-4200 http://spiveyhall.org Para: invitados especiales del Cuerpo Consular y los Patrones del Spivey Hall y con el apoyo de Leslie Gordon del Rialto Center for the Performing Arts invitaremos a gente de la comunidad de Jazz en Atlanta. Lunes 22-sep-08 Desayuno Salida a aeropuerto Llegada a aeropuerto 07:30 p.m.Vuelo directo a DF DELTA AIR LINES 0367 Código de reservación: GCTGLR 3 hour(s) and 25 minute(s) 09:55 p.m.Llegada a DFTerminal 2 Marisa de León

70 Show #DíaFechaSound CheckShow TimeEventoLugarDuración FilipinasOxford Suites Hotel 1Lunes23-feb3:00 PM7:30 PMEmbassy Performance - Sacbé Greenbelt Fountain Area1 hora - 1 1/2 horas 2Martes24-feb2:00 PM2:00 PM ó 3:00 PM Campus Workshop Tour - Sacbé Philippine Normal University1 hora - 1 1/2 horas Miércoles25-feb--No Show 3Jueves26-feb1:00 - 5:00 PM6:30 PMInternational Jazz GalaCaptain's Bar, Mandarin Hotel Viernes27-febCANCELADO No Show 9:00 AM 9:00 PM Entrevista Hotel Performances TV: Mornings@ANC Martini's, Mandarin Hotel 1-2 piezas 4Sábado28-feb 11:00-12:00 PM Hotel PerformancesMartini's, Mandarin Hotel1-2 piezas Domingo1-marNo show Viaje a Hong KongHotel Holiday Inn Golden Mile 5Lunes2-mar5:30 PM6:30 a 8:00 PMConcertChiang Chen Studio Theatre HK Polytechnic University 90 minutos 6Martes3-mar8:00 PM8:30 a 10:15 PMConcertThe Melting Pot90 minutos 7Miércoles4-mar5:30 - 6:00 PM7:00 a 9:00 PMMacao Concierto público al aire libre Plaza do Leal Senado120 minutos 8Jueves5-mar--Viaje a IndonesiaThe Sultan Hotel Jakarta (Hilton) 7:00 PM7:30 A 8:30 PMExposición Latitudes en tránsito 9Viernes6-mar5:15 PM5:45 a 6:30 PMJakarta International Java Jazz Festival Jakarta Convention Center Cendrawasih 3 60 minutos 10Sábado7-mar10:00 p.m.11:00 A 12:00 PMJakarta International Java Jazz Festival Jakarta Convention Center Lobby 60 minutos

71 Evaluación de la Gira CONCEPTOCALIFICACIÓN PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN Comunicación e intercambio de información con el presentador Comunicación e intercambio de información con el grupo Contratos Plan de trabajo y agenda de actividades Inventarios Datos de la compañía Datos presentador y su equipo de trabajo Datos Hotel Datos sedes y foros Información sobre actividades complementarias Material promocional Aspectos legales Comunicación y organización interna 5= Excelente, 4= Muy bien, 3= Bien, 2= Regular, 1= Deficiente Marisa de León

72 Evaluación CONCEPTOCALIFICACIÓN LOGÍSTICA DE LA GIRA Itinerarios de viaje Recepción Información local (directorios, mapas, sugerencias) Calidad del hotel Facilidades en hotel (restaurante, lavandería, internet) Transporte local Puntualidad Pago de viáticos Pago de honorarios Actividades complementarias Solución a imprevistos Comunicación y organización interna del presentador y su equipo Marisa de León

73 Evaluación CONCEPTO ASPECTOS TÉCNICOS Cuestionario de la compañía Cuestionario del grupo Planos técnicos Selección del foro Solución a requerimientos técnicos Adaptaciones técnicas Equipamiento técnico Personal técnico Montaje Ensayos Funciones Camerinos Comunicación y organización interna CONCEPTO PROMOCIÓN Información en la página Web Entrevistas concertadas y realizadas Publicación de notas avanzadas Inserciones en medios Calidad y cantidad de impresos (poster, volante, postal) Programa de mano Conferencia de prensa Reseñas publicadas Marisa de León

74 Evaluación CONCEPTO PRESENTACIONES Cantidad de funciones Características generales del foro Cantidad de público asistente Anuncios al público antes de función Puntualidad Hospitalidad o catering Solución a imprevistos Plática con el público Presencia de medios de comunicación CONCEPTO ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS Cantidad de actividades realizadas Cantidad de participantes Selección del espacio Necesidades técnicas Convocatoria Presentación del grupo Puntualidad Hospitalidad o catering Satisfacción del público CALIFICACIÓN GENERAL Marisa de León

75 Videos y textos útiles Buscar en Google : Claves para tener éxito en un proyecto de gestión cultural. http://www.youtube.com/watch?v=FZH1VhAPkK0 El quinto elemento, la producción teatral y de artes escénicas. http://www.ispmusica.com/articulo.asp?id=918 Tips para el productor de proyectos artísticos. http://esp.mexico.org/lapalabra/una/17961/tips-para-el-productor-de-proyectos-artisticos Marisa de León

76 Bibliografía recomendada CIMARRO, Jesús F. Producción, Gestión y Distribución del Teatro. Ed. Fundación Autor. Madrid, 1997, 428 p. COLBERT, François y Manuel Cuadrado Marketing de las artes y la cultura. Ariel. 2003, 288 p. DE LEÓN, Marisa, Espectáculos escénicos. Producción y difusión. Conaculta, México, 2004, 310 p. (Colección Intersecciones Núm. 1) DE ZUBIRÍA, Sergio, ABELLO T. Ignacio y TABARES Marta, Conceptos básicos de administración y gestión cultural. Cuadernos de Iberoamérica. Organización de Estados Americanos, Madrid, 2001, 130 p. GRASS, Aline, Procuración de fondos para la promoción cultural. Instituto Mexiquense de Cultura / Conaculta, México, 2005, 135 p. (Colección Intersecciones Núm. 3) KOTLER, Philip y Joanne Scheff, Marketing de las artes escénicas, Fundación Autor, España, 2005, 864 p. PAVIES, Patrice. El análisis de los espectáculos. Ed. Paidós, Barcelona, 2000, 337 p. PEREZ MARTÍN, Miguel Ángel. Técnicas de Organización y Gestión Aplicadas al Teatro y al Espectáculo. Ed. Gráficas Verona. Salamanca, 1996, 69 p. REID, Francis, Administración Teatral. Centro Andaluz de Teatro. Ed. Padilla Libros, Sevilla, 1990, 182 p. SHAGAN, Rena. Booking & Tour Management for the Performing Arts. Ed. Allworth Press, New York, 1996, 270 p. SCHEFE Bernstein, Joanne. Marketing tras bambalinas. Cómo crear y conservar el público para las artes escénicas. Gestión Cultural, Co-edición del CONACULTA, dir. Gral. De Publicaciones y Libraria, México, 2007, 339 p. SCHRAIER, Gustavo. Laboratorio de producción teatral 1: Técnicas de gestión y producción aplicadas a proyectos alternativos. Instituto Nacional del Teatro, Buenos Aires, 2006, (221 p. (Colección estudios teatrales) VALENTIN, Teresa y NAVARRO Grego. Gestión, Producción y Marketing Teatral. Ed. Ñaque. España, 1998, 132 p. Marisa de León

77 Producción escénica y Gestión cultural espectaculosescenicos@prodigy.net.mx México. D.F. F I N Muchas gracias y suerte!… www.espectaculosescenicos.com