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© Página 1 ¡¡¡ BIENVENIDOS !!! Rueda 4. Año 1: Proyecto EDUGÉS Mayte Jiménez Cabanillas AFHA grupo de asesores y consultores.

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1 © Página 1 ¡¡¡ BIENVENIDOS !!! Rueda 4. Año 1: Proyecto EDUGÉS Mayte Jiménez Cabanillas AFHA grupo de asesores y consultores

2 © Página 2 PROGRAMA DE LA SESIÓN REVISIÓN DE TAREAS: Ficha Proceso Clave Acción Educativa o Docente (Finalidad, Flujograma y Criterios de Ejecución) REVISIÓN DE TAREAS: Ficha Proceso Clave Acción Educativa o Docente (Finalidad, Flujograma y Criterios de Ejecución) Parte 1: Objetivos del Proyecto Edugés Parte 1: Objetivos del Proyecto Edugés Parte 2: Desarrollo práctico de la Estructura de Procesos del Centro Educativo Fichas de Procesos (Parte II) Parte 2: Desarrollo práctico de la Estructura de Procesos del Centro Educativo Fichas de Procesos (Parte II) DINÁMICA: Definir indicadores para los Procesos Clave comunes a los Centros. Continuar la elaboración de las Fichas de Procesos Clave. DINÁMICA: Definir indicadores para los Procesos Clave comunes a los Centros. Continuar la elaboración de las Fichas de Procesos Clave. TAREA DE MEJORA: Terminar Ficha de Proceso Clave Acción docente con indicadores. Elaborar plantilla del Plan de Seguimiento y Medición. Elaborar manual de procedimientos para el Seguimiento y Medición de Procesos. Continuar con la elaboración de las Fichas del resto de los Procesos Clave.

3 © Página 3 Parte 1: Presentación Objetivos PROYECTO EDUGÉS JORNADA 4 PROYECTO EDUGÉS

4 © Página 4 Alumnos / Familias AP CD Misión, Visión y Valores Recursos G.C.C Plan de Mejora Revisión Dirección Encuestas Plan de Seguimiento No Conformidades Reclamaciones Acc. Correctivas y Pr Auditor. Internas Personal Infraestructura Mapa Procesos Fichas de Procesos (Proceso Clave) Procedimientos (Subprocesos) SatisfacciónSatisfacción RequisitosRequisitos Entrada Salida Gestión Documental (Documentos / Registros) Alumnos / Familias

5 © Página 5 PLANES DE MEJORA (Grupos de Mejora) PLAN DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN M/V/V MAPA PROCESOS FICHAS DE PROCESOS (Procesos Clave) PROCEDIMIENTOS (Subprocesos) Proyecto Curricular Objetivos Estratégicos: Relación con Titular del Centro Planificación Nuevas Líneas y Actividades Gestión Presupuestaria Procesos Pedagógicos en aula Tutoría y seguimiento alumnos Actividades Extra-escolares Pastoral Atención de padres y familiares Otros servicios en el Centro (comedor, autobús, etc.) Organización de Personal (Planificación de Horarios) Administración de Recursos Económicos Relaciones y despacho con la Admón. Mantenimiento de instalaciones Marketing Educativo DC PA

6 © Página 6 Parte 2: Desarrollo práctico de la Estructura de Procesos del Centro Educativo. RUEDA 4 PROYECTO EDUGÉS

7 © Página 7 PROCESO: FICHA DEL PROCESO Acción Educativa en el Aula Procedimientos Operativos (subprocesos)

8 © Página 8 ESTRUCTURA DE UNA FICHA DE PROCESOS Finalidad del ProcesoFinalidad del Proceso Representación Gráfica del ProcesoRepresentación Gráfica del Proceso Criterios de EjecuciónCriterios de Ejecución Indicadores de ProcesosIndicadores de Procesos

9 © Página 9 CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES Permiten evaluar la calidad, y el progreso en el tiempo de los aspectos más relevantes de un proceso: nº errores, plazos, satisfacción del cliente, costes, etc. Permiten evaluar la calidad, y el progreso en el tiempo de los aspectos más relevantes de un proceso: nº errores, plazos, satisfacción del cliente, costes, etc. Su análisis permite: Su análisis permite: Identificar oportunidades de mejora Identificar oportunidades de mejora Establecer objetivos más realistas Establecer objetivos más realistas Sensibilizar sobre las necesidades de mejora Sensibilizar sobre las necesidades de mejora Para cada INDICADOR se deberá establecer: Para cada INDICADOR se deberá establecer: El aspecto (ítem) a medir del proceso y su valor objetivo. El aspecto (ítem) a medir del proceso y su valor objetivo. Momento y Frecuencia de la medición (Ciclo de Proceso). Momento y Frecuencia de la medición (Ciclo de Proceso). Responsable de la medición. Responsable de la medición. Instrumento de evaluación. Instrumento de evaluación. Indicadores de evaluación de rendimiento (objetivos) y de percepción del cliente del proceso (subjetivos). Indicadores de evaluación de rendimiento (objetivos) y de percepción del cliente del proceso (subjetivos).

10 © Página 10 Permiten controlar la evolución del Centro, de un nivel educativo, de un proceso en concreto Permiten controlar la evolución del Centro, de un nivel educativo, de un proceso en concreto Aportan a los directivos y al resto del personal información objetiva y estructurada acerca de lo que realmente importa Aportan a los directivos y al resto del personal información objetiva y estructurada acerca de lo que realmente importa Permiten orientar el desempeño de los procesos hacia una mejor satisfacción de las expectativas de los clientes Permiten orientar el desempeño de los procesos hacia una mejor satisfacción de las expectativas de los clientes Suponen un efecto motivador para el trabajador, incrementando su nivel de compromiso Suponen un efecto motivador para el trabajador, incrementando su nivel de compromiso INDICADORES

11 © Página 11 PROCESO (secuencia de operaciones) ENTRADAS (INPUTS) Clientes SALIDAS(OUTPUTS) RECURSOS INDICADORES: De satisfacción del cliente De rendimiento (resultado) del proceso De Capacidad De Cantidad De cumplimiento Subjetivos Objetivos Control Proceso Lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar.

12 © Página 12 Se deben poder identificar fácilmente Se deben poder identificar fácilmente Sólo se debe medir aquello que es importante Sólo se debe medir aquello que es importante Se deben comprender muy claramente Se deben comprender muy claramente Lo que importa es el paquete de indicadores: Sistema de Medida Lo que importa es el paquete de indicadores: Sistema de Medida Un mal indicador es mejor que ninguno Un mal indicador es mejor que ninguno Un dato aislado no es significativo, lo interesante es el análisis de las TENDENCIAS Un dato aislado no es significativo, lo interesante es el análisis de las TENDENCIAS No deben ser demasiados (si tiene demasiadas, es como si no tuviera ninguna) No deben ser demasiados (si tiene demasiadas, es como si no tuviera ninguna) INDICADORES Características

13 © Página 13 Buscar sólo indicadores representativos y fáciles de medir Buscar sólo indicadores representativos y fáciles de medir Orientarlos a medir la satisfacción del cliente externo Orientarlos a medir la satisfacción del cliente externo Consultar/tener en cuenta al cliente interno Consultar/tener en cuenta al cliente interno Medir los tiempos de los ciclos y procesos Medir los tiempos de los ciclos y procesos Comparar el desempeño frente al nivel esperado por la organización, y frente a los resultados del sector, competencia, etc. (benchmarking) Comparar el desempeño frente al nivel esperado por la organización, y frente a los resultados del sector, competencia, etc. (benchmarking) Establecer su definición coparticipando con los responsables de los procesos, departamentos, áreas, etc. Establecer su definición coparticipando con los responsables de los procesos, departamentos, áreas, etc. INDICADORES Sugerencias

14 © Página 14 Medir demasiadas cosas Medir demasiadas cosas Dedicar demasiado tiempo a la medición (equilibrar los costes de medida) Dedicar demasiado tiempo a la medición (equilibrar los costes de medida) Medir cosas (aspectos, ítems) equivocadas Medir cosas (aspectos, ítems) equivocadas Confundir medición de la eficacia de los procesos con la medición de su conformidad Confundir medición de la eficacia de los procesos con la medición de su conformidad Eficacia: el proceso cumple con la finalidad por la cual existe, satisfaciendo las necesidades de su cliente Eficacia: el proceso cumple con la finalidad por la cual existe, satisfaciendo las necesidades de su cliente Conformidad: el proceso cumple con el método (sistema) establecido por la propia organización. No garantiza su eficacia. Conformidad: el proceso cumple con el método (sistema) establecido por la propia organización. No garantiza su eficacia. INDICADORES Errores más frecuentes

15 © Página 15 Indicador, definición (ej. Satisfacción cliente) Indicador, definición (ej. Satisfacción cliente) Instrumento de Medida (ej. Encuestas, etc.) Instrumento de Medida (ej. Encuestas, etc.) Frecuencia de medida (ej. Anual) Frecuencia de medida (ej. Anual) Responsables de efectuar la medida (ej. Coordinador de Calidad) Responsables de efectuar la medida (ej. Coordinador de Calidad) INDICADORES Elementos a definir

16 © Página 16 PLANIFICACIÓN (definir Ficha) APLICACIÓN (formación e implantación) EVALUACIÓN (indicadores) REVISIÓN (mejora) Concluida la Definición del Proceso (Ficha del Proceso), deberemos iniciar el CICLO DE MEJORA CONTINUA:

17 © Página 17 y ahora A empezar con el Catálogo de Procesos sistematizando la gestión de los Procesos Clave Proyecto Curricular Objetivos Estratégicos: Relación con Titular del Centro Planificación Nuevas Líneas y Actividades Gestión Presupuestaria Procesos Pedagógicos en aula Tutoría y seguimiento alumnos Actividades Extra-escolares Pastoral Atención de padres y familiares Otros servicios en el Centro (comedor, autobús, etc.) Organización de Personal (Planificación de Horarios) Administración de Recursos Económicos Relaciones y despacho con la Admón. Mantenimiento de instalaciones Marketing Educativo FICHA DEL PROCESO

18 © Página 18 Parte 2: Plan de Seguimiento y Medición JORNADA 4 PROYECTO EDUGÉS

19 © Página 19 Medición, análisis y mejora RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN MEDIDA, ANÁLISIS Y MEJORA GESTIÓN DE RECURSOS Realización MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Producto EntradasSalidas Producto Clientes Requisitos Clientes Satisfacción

20 © Página Seguimiento y medición de los procesos ISO 9001:2000 Apdo Seguimiento y medición de los procesos La organización debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento, y cuando sea aplicable, la medición de los procesos del sistema de gestión de la calidad. Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Cuando no se alcancen los resultados planificados, deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas, según sea conveniente, para asegurarse de la conformidad del producto.

21 © Página 21 PROCESOS INDICADOR VALOR DESEADO VALOR CONFORME DATOS HISTÓRICOS COMENTARIOS/OBSERVACIONES PLAN DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Seguimiento y medición de los procesos PLANIFICACIÓNAPLICACIÓN EVALUACIÓNREVISIÓN

22 © Página 22 PLAN DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN (*) El Nivel Deseado marca el nivel a lograr a largo Plazo, para el caso de los Procesos Clave no seleccionados en el Plan de Mejora. Para los seleccionados en el Plan de Mejora (marcados en verde) el nivel deseado de algunos indicadores define el Objetivo de Calidad para ese curso.

23 © Página 23 Ej: PLAN DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Seleccionar para los Procesos del Plan de Mejora el Objetivo de calidad del año

24 © Página 24 Procedimiento de Seguimiento y Medición De Procesos Definición de la Sistemática para controlar y medir de forma regular las características clave de los procesos llevados a cabo por el Centro y que están asociados a Procesos Clave tanto por su finalidad como por su repercusión sobre los clientes

25 © Página 25 Adaptar formato del Procedimiento al tipo de ya elaborado (año 1) y adecuar codificación al modelo seguido para la codificación del resto de documentos Adaptar formato del Procedimiento al tipo de ya elaborado (año 1) y adecuar codificación al modelo seguido para la codificación del resto de documentos FUNDAMENTAL: Personalizar las responsabilidades que corresponda. FUNDAMENTAL: Personalizar las responsabilidades que corresponda. Ajustar las plantillas de los formatos de REGISTROS incluidos en el Anexo del documento. Ajustar las plantillas de los formatos de REGISTROS incluidos en el Anexo del documento. ADAPTACIÓN PLANTILLA Procedimiento Seguimiento y Medición de Procesos

26 © Página 26 TAREAS Jornada 4 1.Ajuste de la Ficha de Proceso de Acción Docente (Finalidad, Flujograma y Criterios Ejecución) 2.Definición de indicadores para el Proceso Clave ACCIÓN PEDAGÓGICA EN EL AULA. Seguir elaborando las fichas de Procesos Clave de aquí al final de curso. 3.Elaboración de la Plantilla para el Plan de Seguimiento y Medición 4.Adaptación del manual de procedimientos para el Seguimiento y Medición de Procesos PLAZO DE ENTREGA TAREAS ( ): Aprox.: una semana antes próxima jornada Día: -__-


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