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Página 1 © ¡¡¡BIENVENIDOS!!! Rueda 2, Año1: Proyecto EDUGÉS Consultor AFHA grupo de asesores y consultores.

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1 Página 1 © ¡¡¡BIENVENIDOS!!! Rueda 2, Año1: Proyecto EDUGÉS Consultor AFHA grupo de asesores y consultores

2 Página 2 © PROGRAMA DE LA SESIÓN Parte 1: Objetivos del Proyecto Edugés Parte 1: Objetivos del Proyecto Edugés Parte 2: La Gestión por Procesos. Conceptos generales. Clasificación y Mapa de Procesos Parte 2: La Gestión por Procesos. Conceptos generales. Clasificación y Mapa de Procesos Parte 3: Estructura Organizativa del Centro. Organigrama Parte 3: Estructura Organizativa del Centro. Organigrama DINÁMICA: Definición de un Catálogo de Procesos de un Centro Educativo. Clasificación de Procesos Clave, de Soporte y Estratégicos. Elaboración del MAPA de Procesos. DINÁMICA: Definición de un Catálogo de Procesos de un Centro Educativo. Clasificación de Procesos Clave, de Soporte y Estratégicos. Elaboración del MAPA de Procesos. REVISIÓN DE TAREAS: Definición Misión, Visión y Valores ajustados. Estructura organizativa para la Gestión de Calidad. REVISIÓN DE TAREAS: Definición Misión, Visión y Valores ajustados. Estructura organizativa para la Gestión de Calidad. TAREA DE MEJORA: Elaboración del Organigrama del Centro. Elaboración del Catálogo y Mapa de Procesos de cada Colegio. TAREA DE MEJORA: Elaboración del Organigrama del Centro. Elaboración del Catálogo y Mapa de Procesos de cada Colegio.

3 Página 3 © Parte 1: Presentación Objetivos PROYECTO EDUGÉS JORNADA 2 PROYECTO EDUGÉS

4 Página 4 © Alumnos / Familias AP CD Misión, Visión y Valores Recursos G.C.C Plan de Mejora Revisión Dirección Encuestas Plan de Seguimiento No Conformidades Reclamaciones Acc. Correctivas y Pr Auditor. Internas Personal Infraestructura Mapa Procesos Fichas de Procesos (Proceso Clave) Procedimientos (Subprocesos) SatisfacciónSatisfacción RequisitosRequisitos Entrada Salida Gestión Documental (Documentos / Registros) Alumnos / Familias

5 Página 5 © 2. B PLANES DE MEJORA (Grupos de Mejora) PLAN DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN M/V/V MAPA PROCESOS FICHAS DE PROCESOS (Procesos Clave) PROCEDIMIENTOS (Subprocesos) Proyecto Curricular Objetivos Estratégicos: Relación con Titular del Centro Planificación Nuevas Líneas y Actividades Gestión Presupuestaria Procesos Pedagógicos en aula Tutoría y seguimiento alumnos Actividades Extra-escolares Pastoral Atención de padres y familiares Otros servicios en el Centro (comedor, autobús, etc.) Organización de Personal (Planificación de Horarios) Administración de Recursos Económicos Relaciones y despacho con la Admón. Mantenimiento de instalaciones Marketing Educativo DC PA

6 Página 6 © Parte 2: La Gestión por Procesos: Conceptos generales. Clasificación y Mapa de Procesos RUEDA 2 PROYECTO EDUGÉS

7 Página 7 © Definición general PROCESO: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en elementos de salida, con valor añadido para el cliente (destinatario del proceso) Según el tamaño de las actividades, incluiremos prefijos: subproceso, microproceso, macroproceso, etc. PROCESO Proveedores ENTRADAS (INPUTS) Clientes SALIDAS(OUTPUTS) RECURSOS

8 Página 8 © GESTIÓN POR PROCESOS sistema de trabajo mejora continua Constituye un sistema de trabajo enfocado a perseguir la mejora continua del funcionamiento de las actividades de una organización, mediante la identificación y selección de procesos y la descripción, documentación y mejora de los mismos. necesidades y expectativas de sus clientes El Centro debe conocer perfectamente sus procesos y éstos deben llevarse a cabo teniendo en cuenta las necesidades y expectativas de sus clientes (internos o externos) relación organigrama Es fundamental la relación existente entre los procesos de gestión y su organigrama

9 Página 9 © GUÍA PARA LA GESTIÓN POR PROCESOS Definir el organigrama del Centro Describir las funciones/puestos relacionados con el organigrama Definir las actividades de cada función/puesto Repartir las actividades en procesos estratégicos / claves / de soporte. Interrelacionar los procesos (realizar el MAPA DE PROCESOS) Establecer para cada proceso sus indicadores y sistema de medida Determinar los Factores Críticos de Éxito (FCEs) del Centro, y los procesos críticos relacionados

10 Página 10 © ETAPAS PRÁCTICAS PARA LA GESTIÓN POR PROCESOS Identificación de Procesos Inventario de Procesos Clasificación de Procesos Mapa de Procesos Selección de Procesos La GESTIÓN DE PROCESOS constituye un sistema de trabajo enfocado a perseguir la mejora continua del funcionamiento de las actividades del Centro Educativo, mediante la identificación y selección de procesos desarrollados por el Centro, y la descripción, documentación y mejora de los mismos.

11 Página 11 © IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS Identificación de Procesos Inventario de Procesos Clasificación de Procesos Mapa de Procesos Selección de Procesos No confundir los procesos con personas o departamentos Debemos identificar el FLUJO de las propias actividades PRIMERO, realizar un análisis de las principales actividades desarrolladas por la Organización Pudieran ser Procesos, a partir de los cuales se desarrollen otros procesos de segundo nivel (subprocesos) Al avanzar en el análisis es necesario identificar las DEPENDENCIAS entre éstos

12 Página 12 © CLASIFICACIÓN DE PROCESOS Identificación de Procesos Inventario de Procesos Clasificación de Procesos Mapa de Procesos Selección de Procesos PROCESOS ESTRATÉGICOS. Procesos responsables de analizar las necesidades y condicionantes de la sociedad, del mercado y de los Titulares de la Organización, para emitir las guías adecuadas al resto de procesos de la organización y asegurar la respuesta a las necesidades demandadas. PROCESOS CLAVE. Procesos que tienen contacto directo con el cliente, de hecho son los procesos a partir de los cuales el cliente percibirá y valorará la calidad de nuestro Centro PROCESOS DE SOPORTE. Procesos responsables de proveer a la organización de todos los recursos necesarios, para poder generar el valor añadido deseado por el cliente

13 Página 13 © INVENTARIO DE PROCESOS Identificación de Procesos Inventario de Procesos Clasificación de Procesos Mapa de Procesos Selección de Procesos Elaboración de un CATÁLOGO DE PROCESOS (puede ser conveniente citar Procesos y Subprocesos) Debe indicarse: TÍTULO o nombre identificativo del Proceso Clasificación o TIPO de Proceso Suele representarse en forma de TABLA

14 Página 14 © MAPA DE PROCESOS Identificación de Procesos Inventario de Procesos Clasificación de Procesos Mapa de Procesos Selección de Procesos Diagrama Elaboración de un Diagrama en el que se reflejan las categorías e interrelaciones entre los procesos identificados y clasificados. herramienta visión global del Proceso Educativo Es una herramienta de gran utilidad para la Dirección del Centro: representa una visión global del Proceso Educativo INTERRELACIÓN DE PROCESOS Antes de su representación gráfica, es necesario definir la INTERRELACIÓN DE PROCESOS, esto es: Qué dependencia o precedencia cronológica existe entre procesos Qué procesos suministran recursos necesarios a otros procesos Qué, proceso, es ENTRADA/SALIDA de otro

15 Página 15 © DemandasGruposInterés: -Clientes -Personal -Propiedad -Sociedad -Legislación P. ESTRATÉGICOS (PLANIFICACIÓN) P. CLAVE (Atención directa al cliente) P. SOPORTE (GESTIÓN) EXTERIOREXTERIOR LA ORGANIZACIÓN COMO CONJUNTO DE PROCESOS

16 Página 16 © MAPA DE PROCESOS: Ejemplos Proyecto Curricular Objetivos Estratégicos: Relación con Titular del Centro Planificación Nuevas Líneas y Actividades Gestión Presupuestaria Procesos Pedagógicos en aula Tutoría y seguimiento alumnos Actividades Extra-escolares Pastoral Atención de padres y familiares Otros servicios en el Centro (comedor, autobús, etc.) Organización de Personal (Planificación de Horarios) Administración de Recursos Económicos Relaciones y despacho con la Admón. Mantenimiento de instalaciones Procesos EstratégicosProcesos ClaveProcesos de Soporte MP-02: Mapa Procesos Colegio ESTÁNDARFecha: Marketing Educativo

17 Página 17 © SELECCIÓN DE PROCESOS Identificación de Procesos Inventario de Procesos Clasificación de Procesos Mapa de Procesos Selección de Procesos Es necesario PRIORIZAR la sistematización y mejora de los procesos Determinar los FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO (FCEs) del Centro: aquellos que inciden directamente en la satisfacción del cliente, contribuyen al desarrollo de la Misión y Visión del Centro matricesÍndice de Prioridad: Empleo de matrices para la determinación del Índice de Prioridad: impacto sobre el cliente, volumen de trabajo, facilidad de implantación, consumo de recursos, etc.

18 Página 18 © Parte 3: Estructura Organizativa del Centro. Organigrama del Centro

19 Página 19 © Concepto Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una organización Objeto Son el instrumento idóneo para plasmar la composición de una organización Criterios fundamentales para su preparación Precisión Sencillez Uniformidad Presentación Vigencia

20 Página 20 © VENTAJAS 1.Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en el Centro. 2.Muestra quién depende de quién. 3.Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo del Centro 4. Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen 5.Indica a la Dirección y al personal nuevo la forma como se integran a la organización DIRECCIÓN DEPTO. DIR. GENERAL

21 Página 21 © ORGANIGRAMA VERTICAL

22 Página 22 © ORGANIGRAMA HORIZONTAL

23 Página 23 © ORGANIGRAMA MIXTO VERTICAL/HORIZONTAL DEPTO. A DEPTO. B DEPTO. A DEPTO. B DEPTO. C DEPTO. D DEPTO. C DEPTO. E DEPTO. D DIR. GENERAL DIRECCIÓN ADIRECCIÓN BDIRECCIÓN CDIRECCIÓN DDIRECCIÓN E

24 Página 24 © Símbolos y Referencias LÍNEAS LLENAS 1.- Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica. : 2.- Las líneas llenas verticales: indican autoridad sobre. 3.- Las líneas llenas horizontales: señalan especialización y correlación 4.- Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando 5.- Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo

25 Página 25 © OTROS 1.-Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales 2.-Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un numero en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo numero

26 Página 26 © RELACIÓN LINEAL I INCORRECTOCORRECTO

27 Página 27 © RELACIÓN LINEAL II INCORRECTO CORRECTO

28 Página 28 © RELACIÓN LINEAL III INCORRECTOCORRECTO

29 Página 29 © Parte 4: TAREA para la MEJORA: Definición del MAPA DE PROCESOS de cada COLEGIO

30 Página 30 © PLAZOS TAREAS Jornada 2 Envío de los Resultados de las Tareas realizadas: a) Catálogo de Procesos del Centro b) Mapa de Procesos del Centro c) Organigrama del Centro PLAZO DE ENTREGA TAREAS ( ): Aprox.: una semana antes próxima jornada Día:


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