Indicadores de Desempeño en el Sector Público Curso Internacional Políticas presupuestarias y gestión por resultados: Santiago de Chile 20 de Noviembre al 1 de Diciembre 2006 Indicadores de Desempeño en el Sector Público Marianela Armijo Consultora Área de Políticas Presupuestarias y Gestión Pública ILPES/CEPAL Marianela.armijo@cepal.org

INDICADORES DE DESEMPEÑO OBJETIVOS DE LA EVALUACION DE GESTION PASOS BASICOS PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS DIFICULTADES EN LA CONSTRUCCION DE INDICADORES

OBJETIVOS USO INDICADORES Induce mejoras en Información Fundamenta la discusión de Resultados Posibilita la Evaluación Apoya el proceso de Formulación de Políticas Facilita el establecimiento de Compromisos de Resultado (*) Dirección de Presupuestos. Ministerio Hacienda. Chile.

INDICADORES DE DESEMPEÑO: CONCEPTOS INDICADOR COMO HERRAMIENTA QUE ENTREGA INFORMACION CUANTITATIVA RESPECTO DEL LOGRO O RESULTADO EN LA ENTREGA DE PRODUCTOS (BIENES O SERVICIOS) GENERADOS POR LA INSTITUCION, CUBRIENDO ASPECTOS CUANTITATIVOS O CUALITATIVOS. INDICADORES DE DESEMPEÑO INCORPORADOS EN EL PRESUPUESTO INCLUYEN UNA META A CONSEGUIR EN ALGUN AMBITO DEL DESEMPEÑO: EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD, ECONOMIA

EVALUACION DE LA GESTION FOCO DE LA EVALUACION MEDICION DEL DESEMPEÑO LOGRADO POR LAS INSTITUCIONES ELABORACION DE MEDIDAS DE DESEMPEÑO PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION INSUMOS PROCESOS PRODUCTOS RESULTADOS

INDICADORES DE DESEMPEÑO (*) AMBITOS DE CONTROL PROCESO PRODUCTO RESULTADO D I M E N S O EFICACIA EFICIENCIA ECONOMÍA CALIDAD (*) Indicadores de Desempeño. www.dipres.cl

RESULTADO FINAL O IMPACTO ¿Cómo están cambiando las condiciones que estamos interviniendo? RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)   ¿ Cuántas unidades de productos y servicios estamos generando? PRODUCTO – (OUTPUT) ¿Con qué rapidez lo estamos haciendo? ¿Cuanto nos cuesta?   PROCESO ¿Cuántos recursos invertimos, cuanto personal trabajó en el proceso?   INSUMO (INPUTS)

Procesos (Actividades)   - la gente ve los avisos   - las actitudes de la gente se ven afectadas  -el comportamiento se ve afectado  -menor incidencia de enfermedades relacionadas con el tabaquismo Resultados Inmediatos Intermedios Finales - avisos realizándose en la Televisión Productos -diseño y pruebas de los avisos  -producción de los avisos  -compra del tiempo de aviso comercial Procesos (Actividades) Insumos (Inputs) $$ de la campaña

Metas Economia Calidad

IDENTIFICAR LAS AREAS DE MEDICION DE DESEMPEÑO EFICACIA EFICIENCIA ECONOMIA CALIDAD

EJEMPLOS DE INDICADORES

EFICACIA

EFICACIA: Mide el grado de cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, a través de los productos o resultados obtenidos, sin referencia al costo de consecución de los mismos

CONCEPTOS EFICACIA RESULTADO (% RESULTADO LOGRADO EXITOSAMENTE RESPECTO REALIZADO-SOLICITADO) FOCALIZACION (LOGRADO RESPECTO DEL UNIVERSO) COBERTURA ( LOGRADO RESPECTO DE LA DEMANDA POSIBLE) IMPACTO (LOGRADO RESPECTO DEL PROBLEMA QUE SE QUIERE ATACAR)

. EFICACIA/Cobertura Area Total del Programa de Cultivo Area de cultivo incluida en el Programa Dirección General de Servicios Agrícolas . Uruguay Controles de emisiones de Buses Interurbanos Total de Buses Inter urbanos Subsecretaria de Transportes Chile Reclusos con actividad industrial Total de reclusos Dirección Nacional de Cárceles Uruguay

RESULTADO FINAL O IMPACTO EFICACIA PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO RESULTADO FINAL O IMPACTO Porcentaje de reclusos participando en el programa de reinserción/Total población reclusa potencialmente beneficiaria del Programa Tasa anual de variación de reclusos con contrato de trabajo Porcentaje de desempleo da población reclusa aprobada Talleres de capacitación realizados/Talleres de capacitación programados Participantes que consiguen certificarse /Total de participantes (Produtividad de los participantes año t -Productividad participantes año t-1/Produtividad participantes año t-1)*100

EFICACIA

EFICIENCIA Describe la relación entre dos magnitudes: La producción física de un producto (bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaronb para alcanzar ese nivel de producción Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

EFICIENCIA EFICIENCIA-Costo Medio Gastos administrativos programa becas/becas entregadas Gasto total programa certificación/Cajas inspeccionadas Gasto asociado a intervenciones quirurjicas/número de intervenciones Costo total de unidades de viviendas contratadas/unidades contratadas

EFICIENCIA EFICIENCIA-Producto Medio Número de inspecciones/número de inspectores Número de expedientes resueltos por semestre/dotación de personal en la tarea Número de inspecciones al transporte de pasajeros/personal que participa en la tarea Número de consultas/número de médicos

ECONOMIA Capacidad de la institución para mover adecuadamente los recursos financieros en el cumplimiento de sus objetivos: Eficiencia manejo de recursos Uso actual de recursos en relación a lo planeado Autosuficiencia financiera en la capacidad de generar ahorros y en la existencia de equilibrio presupuestario

ECONOMIA Porcentaje de recuperación de créditos de corto plazo Gasto de actividades de apoyo/gastos totales Aporte de beneficiarios a financiamento/Monto total de inversión del programa Gasto de funcionamento/gastos ejecutados totales Recuperación de cobranza/Facturación

Calidad Capacidad de la institución por responder en forma consistente, rápida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas. Mejorar los atributos y características de los productos. B) Mediciones Directas. Grado de satisfacción de los usuarios.

CALIDAD Calidad-Tiempo de respuesta Dirección General de Salud Tiempo de espera media para atender una consulta Dirección General de Salud Tiempo de tramitación media de solicitudes mineras Dirección General de Geología e Minas Tiempo medio para o estudio de cada Plan de Reforestamiento Dirección General de Recursos Naturales Dias de demora media de trámites de legalización Dirección General de Secretaría

CALIDAD Calidad- Satisfacción de usuarios Porcentaje de aprobación Encuesta de opinión a los usuarios Dirección Nacional de Registos Porcentaje de reclamos/casos atendidos Dirección Nacional de Topografía Asuntos resueltos/ Número de servicios reclamados Subsecretaria de Ministerio de Educación y Cultura Número de servicios reclamados/número total de servicios Hospital de Montevideo

INDICADORES DE CALIDAD Oportunidad Accesibilidad Percepción de usuarios Precisión Porcentaje de respuestas a los Parlamentarios dentro de los límites acordados. Número de localidades cubiertas por atenciones móviles Porcentaje de aprobación excelente de los talleres de trabajo, por los participantes Porcentaje de contratos terminados por errores Porcentaje de reportes económicos entregados en tiempo acordado Nº de horas que la Biblioteca está abierta fuera de las horas de trabajo   Número de fallas reales/ Fallas programadas Porcentaje de Población con necesidades especiales que son miembros activos de la Biblioteca Porcentaje de usuarios satisfechos Nº de usuarios satisfechos/ Total usuarios encuestados Porcentaje de contratos con uno o más errores encontrados por revisiones externas Número de intervenciones con retraso/ Número de intervenciones totales Nº de usuarios Satisfechos con el trato en la atención/ Total usuarios

MATRIZ DE INDICADORES (*) Calidad Eficacia Eficiencia Economía Estimación Meta 1998 1999 2000 2001 2002 Producto relevante (bien y/o servicio) al que se vincula Indicador de Desempeño Fórmula de cálculo Información Histórica Medios de verificación Programa/ Subtítulo/ ítem/ asignación DIMENSIONES DEL DESEMPEÑO (*) Indicadores de Desempeño. www.dipres.cl

CONSTRUCCION DE FORMULAS

DEFINIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS A) BASES DE COMPARACIÓN: Sirve para medir cobertura lograda, cumplimiento programado, cumplimiento solicitado Lo que se hace Lo que debe hacerse Nº de usuarios por atender Nº de usuarios atendidos Nº de certificados emitidos Nº Certificados solicitados Monto inversión ejecutada Monto asignado para inversión

EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES: FORMULAS DE CALCULO LO PROGRAMADO, COMPARACION RESPECTO DEL OBJETIVO DEFINIDO Porcentaje de vías navegables ya habilitadas Fórmula de cálculo 1999 2000 2001 Vías navegables habilitadas año t/ Vías navegables programadas año t s/d s/d (120/143)*100 83,9%

B) DEFINICIÓN DE RATIOS FORMULAR ALGORITMOS B) DEFINICIÓN DE RATIOS Sirve para medir Costos medios, producto medio, indicadores de eficiencia Costos medios: Costo total consultas/ consultas realizadas Producto medio: Nº inspecciones realizadas/ Nº inspectores

EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES: FORMULAS DE CALCULO TASA DE VARIACION Porcentaje de aumento del parque informático de la Unidad Ejecutora y su conexión en red Fórmula de cálculo: 1999 2000 2001 [(Equipos incorporados y 53 71 96 conectados en el año t/ equipos conectados año t-1) -1] *100 33,9% 35,2%

EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES: FORMULAS DE CALCULO Tiempo máximo de respuesta de tramitación Fórmula de cálculo: 1999 2000 Meta Sumatoria de N°de días de Tramitación/N°de tramitaciones Realizadas 18días 30días 25días (días)

ASIGNAR LAS RESPONSABILIDADES POR EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS

Centros de Responsabilidad Unidad de la Organización que genera un producto o servicio Tiene un responsable a cargo con autonomía y autoridad Tiene recursos asignados para la generación de los productos o servicios

RECOPILAR LA INFORMACION NECESARIA PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES

TIPOS DE INFORMACION Información contable-presupuestaria Estadísticas de producción física, cargas de trabajo del personal Encuestas, estudios especiales Benchmarking,etc

COMO INTERPRETAR LOS RESULTADOS BASES DE COMPARACION: DESEMPEÑO HISTORICO OBJETIVOS DEFINIDOS DESEMPEÑO LOGRADO EN INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.

COMO INTERPRETAR LOS RESULTADOS NO HAY UNA MEDIDA UNICA QUE DEMUESTRE POR SI SOLA EL DESEMPEÑO DE LA INSTITUCION SE REQUIERE UN COMBINACION DE ELLAS: RESULTADOS, IMPACTO, EFICACIA, EFICIENCIA, CALIDAD “CIERTOS INDICADORES PUEDEN SER CONTRADICTORIOS ENTRE ELLOS”:

INTEGRALIDAD DE LAS METAS Aumentar la cobertura del programa de raciones a un 55% de la población escolar. Llegar a un costos promedio de $5 Alcanzar1000 calorías por ración INDICADOR DE EFICACIA Población escolar en programa / población escolar total INDICADOR DE CALIDAD * Calorías por ración. * Porcentaje de aceptación de los escolares (encuesta) INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones: gasto total programa / número de raciones

PROBLEMAS FRECUENTES EN LA CONSTRUCCION DE INDICADORES TRAMPA DE LA MEDICION: SE MUESTRA COMO RESULTADOS (Y SE HACE) SOLO LO QUE SE PUEDE MEDIR SE TIENDE A MEDIR DE ACUERDO A LA INFORMACION DISPONIBLE, DESCUIDANDO LA MEDICION DE LOS ASPECTOS MAS RELEVANTES SUBVALORACION DE LAS METAS FRENTE A UN AMBIENTE PUNITIVO DE LA EVALUACION

PROBLEMAS FRECUENTES EN LA CONSTRUCCION DE INDICADORES TENDENCIA A MEDIRLO TODO PARA NO SUBREPRESENTAR ESFUERZOS SE DESARROLLAN INDICADORES PERO NO SE USAN PARA LA TOMA DE DECISIONES.

Relación entre resultados y recursos asignados no puede ser lineal LIMITACIONES PARA LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL EN EL AMBITO PUBLICO DIFICULTAD PARA VINCULAR ASIGNACION DE PRESUPUESTO A RESULTADOS LOGRADOS Relación entre resultados y recursos asignados no puede ser lineal LA EVALUACION TIENE UN COMPONENTE POLITICO IMPORTANTE Efectos de mostrar públicamente las deficiencias de desempeño

LIMITACIONES PARA LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL EN EL AMBITO PUBLICO NATURALEZA INTANGIBLE DE BIENES PUBLICOS Dificultad de definir objetivos y metas Existen muchos procesos, productos que no pueden ser medidos: Diplomacia, Investigaciones, actividades culturales TIPOS DE SERVICIOS CUYA MEDICION RESULTA COMPLEJA ESTANDARIZAR ( DEBEN INCLUIR OTRAS VALORACIONES) Protección al menor, seguridad pública, recreación, cumplimiento de leyes, etc

EJEMPLOS: OBJETIVOS, METAS E INDICADORES PRODUCTO FINAL:ASISTENCIA TECNICA PEQUEÑA EMPRESA OBJETIVOS ESTRATEGICOS 1.-Mejorar el servicio de asistencia técnica, disminuyendo el tiempo de entrega del servicio, a través de la informatización del registro de solicitudes de asistencia 2.- Ampliar instrumentos de Asistencia Técnica y uso efectivo de éstos. METAS 1.1 Incorporar terminales en 6 oficinas regionales 1.2 Disminuir el tiempo efectivo de entrega a 10 días 1.3 Capacitar al 30% de los profesionales de la tarea. METAS 1.1 Implementar Subsidio para innovacion y crédito para capacitación al 7/00 2.2 Entregar información sobre nuevos instrumentos a través de talleres con empresarios

EJEMPLOS: OBJETIVOS, METAS E INDICADORES 1.1 Incorporar terminales en 6 oficinas regionales 1.2 Disminuir el tiempo promedio de informe a solicitud a 10 días 1.3 Capacitar al 30% de los profesionales de la tarea. METAS 2.1 Implementar Subsidio para innovacion y crédito para capacitación al 7/00 2.2 Entregar información sobre nuevos instrumentos a través de talleres con empresarios 1 INDICADORES EFICACIA N°de oficinas informatizadas año2001 /N° de oficinas programadas 1.2.1 CALIDAD N° de días promedio en entrega de solicitudes INDICADORES EFICACIA 2.1.1 Instrumentos de asistencia implantados al 7/00 2.2.2 N°de talleres ejecutados/talleres programados

MINISTERIO DE TRANSPORTE Y TELECOMUNICACIONES EJEMPLO:(*) MINISTERIO DE TRANSPORTE Y TELECOMUNICACIONES SUBSECRETARIA DE TRANSPORTE PRODUCTOS FINALES: 1. SUPERVISION DE LA OPERACIÓN DE LOS SISTEMAS DE TRANSPORTE, 2.-CONTROL DE LAS REGLAMENTACIONES VIGENTES OBJETIVOS ESTRATEGICOS: 2.1-Mejorar control del área licitada. 2.2 Mejorar los tiempos de proceso interno y productividad del área de denuncia METAS: 2.1.1 Aumentar en un 20% el número de controles de emisión 2.1.2 Aumentar la cobertura de control a buses interurbanos 2.2.1 Disminuir tiempo de demora en respuesta de denuncias verificables (días hábiles) 2.2.2 Automatización del registro de denuncias