ILPES-CEPAL Curso-seminário “Políticas orçamentárias e gestão pública por resultados” Brasilia, julio de 2005 INDICADORES DE DESEMPEÑO EN EL SECTOR PUBLICO.

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1 ILPES-CEPAL Curso-seminário “Políticas orçamentárias e gestão pública por resultados” Brasilia, julio de 2005 INDICADORES DE DESEMPEÑO EN EL SECTOR PUBLICO Marianela Armijo

2 INDICADORES DE DESEMPEÑO INDICADORES DE DESEMPEÑO: CONCEPTOS PASOS BASICOS PARA SU CONSTRUCCION REQUISITOS Y CONDICIONES DIFICULTADES

3 MEJORAR RESULTADOS MEJORAR LA GESTION: ECONOMIA, EFICACIA, EFICIENCIA, CALIDAD MEJORAR EL PROCESO DE DECISION PRESUPUESTARIA: VINCULANDO RECURSOS CON DESEMPEÑO COMPROMETIDO Y LOGRADO MEJORAR LOS MECANISMOS DE CONTROL Y RENDICION DE CUENTAS OBJETIVOS DE LA EVALUACION

4 EVALUACION DE LA GESTION FOCO DE LA EVALUACION MEDICION DEL DESEMPEÑO LOGRADO POR LAS INSTITUCIONES ELABORACION DE MEDIDAS DE DESEMPEÑO PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION INSUMOS PROCESOS PRODUCTOS RESULTADOS

5 PROCESO PRODUCTO – (OUTPUT) RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME) INSUMO (INPUTS) INSUMO (INPUTS) ¿Con qué rapidez lo estamos haciendo? ¿Cuanto nos cuesta? ¿ Cuántas unidades de productos y servicios estamos generando ? ¿Cuántos recursos invertimos, cuanto personal trabajó en el proceso? ¿ Cómo están cambiando las condiciones que estamos interviniendo?

6 $$ de la campaña - diseño y pruebas de los avisos -producción de los avisos -compra del tiempo de aviso comercial - avisos realizándose en la Televisión Resultados Inmediatos Finales - la gente ve los avisos - las actitudes de la gente se ven afectadas -el comportamiento se ve afectado -menor incidencia de enfermedades relacionadas con el tabaquismo Intermedios Procesos (Actividades) Insumos (Inputs) Productos

7 ECONOMIAEFICIENCIAEFICACIA COSTO INSUMOS PRODUCTOS RESULTADOS NIVEL DE SERVICIO UTILIZACIÓN SATISFACCION POBLACIÓN OBJETIVO INTERRELACIONES ENTRE EL PROCESO DE PRODUCCION DE BIENES Y SERVICIOS Y LA EFICIENCIA, EFICACIA, ECONOMIA(*) (*) Fuente: Indicadores de Gestión para las Entidades Públicas. AECA. Madrid 2000

8 INDICADORES DE DESEMPEÑO: CONCEPTOS INDICADOR COMO HERRAMIENTA QUE ENTREGA INFORMACION CUANTITATIVA RESPECTO DEL LOGRO O RESULTADO EN LA ENTREGA DE PRODUCTOS (BIENES O SERVICIOS) GENERADOS POR LA INSTITUCION, CUBRIENDO ASPECTOS CUANTITATIVOS O CUALITATIVOS. INDICADORES DE DESEMPEÑO INCORPORADOS EN EL PRESUPUESTO INCLUYEN UNA META (RELACIONADA CON PRODUCTOS O SERVICIOS O CON EL DESEMPEÑO GLOBAL) RESULTADOS DE LOS INDICADORES ENTREGAN MEDIDA DEL LOGRO DE LAS METAS PROPUESTAS

9 PASOS BASICOS PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES IDENTIFICAR OBJETIVOS Y METAS IDENTIFICAR LAS AREAS DE MEDICION DE DESEMPEÑO CONSTRUIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS VALIDAR: APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS RECOPILAR LA INFORMACION NECESARIA ESTABLECER RESPONSABILIDADES ORGANIZACIONALES COMUNICAR E INFORMAR

10 IDENTIFICAR OBJETIVOS Y METAS ¿TENGO IDENTIFICADA LA MISIÓN, LOS PRODUCTOS Y LOS USUARIOS? ¿TENGO CLAROS LOS OBJETIVOS QUE DEBO LOGRAR? ¿ESTÁN LOS OBJETIVOS ALINEADOS CON LAS PRIORIDADES ESTRATÉGICAS DE LA ORGANIZACIÓN? ¿LOS OBJETIVOS ESTÁN EXPRESADOS EN METAS MENSURABLES?

11 IDENTIFICAR LAS AREAS DE MEDICION DE DESEMPEÑO ¿QUE AREAS DEL DESEMPEÑO RESULTA CONVENIENTE MEDIR? EFICACIA EFICIENCIA ECONOMIA CALIDAD

12 Nº de usuarios atendidos Nº de certificados emitidos Monto inversión ejecutada Nº de usuarios por atender Nº Certificados solicitados Monto asignado para inversión Lo que se haceLo que debe hacerse DEFINIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS A) BASES DE COMPARACIÓN

13 FORMULAR ALGORITMOS b) Definición de ratios Costos medios: Costo total consultas/ consultas realizadas Producto medio:Nºinspecciones realizadas/Nºinspectores c) Definición de estándares % de recomendaciones aceptadas % de clientes satisfechos Nº de errores Tiempo promedio de tramitación

14 CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE INDICADORES DE GESTION EFICACIA: Mide el grado de cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, a través de los productos o resultados obtenidos, sin referencia al costo de consecución de los mismos

15 CONCEPTOS EFICACIA RESULTADO (% RESULTADO LOGRADO EXITOSAMENTE RESPECTO REALIZADO-SOLICITADO) FOCALIZACION (LOGRADO RESPECTO DEL UNIVERSO) COBERTURA ( LOGRADO RESPECTO DE LA DEMANDA POSIBLE) IMPACTO (LOGRADO RESPECTO DEL PROBLEMA QUE SE QUIERE ATACAR)

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20 EFICIENCIA Describe la relación entre dos magnitudes: La producción física de un producto (bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaronb para alcanzar ese nivel de producción Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

21 EFICIENCIA

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23 ECONOMIA Capacidad de la institución para mover adecuadamente los recursos financieros en el cumplimiento de sus objetivos: Eficiencia manejo de recursos Uso actual de recursos en relación a lo planeado Autosuficiencia financiera en la capacidad de generar ahorros y en la existencia de equilibrio presupuestario

24 ECONOMIA

25 CALIDAD Capacidad de la institución por responder en forma consistente, rápida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas. Mejorar los atributos y características de los productos. B)Mediciones Directas. Grado de satisfacción de los usuarios.

26 CALIDAD

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28 OportunidadAccesibilidadPercepción de usuarios Precisión Porcentaje de respuestas a los Parlamentarios dentro de los límites acordados. Número de localidades cubiertas por atenciones móviles Porcentaje de aprobación excelente de los talleres de trabajo, por los participantes Porcentaje de contratos terminados por errores Porcentaje de reportes económicos entregados en tiempo acordado Nº de horas que la Biblioteca está abierta fuera de las horas de trabajo Número de fallas reales/ Fallas programadas Porcentaje de Población con necesidades especiales que son miembros activos de la Biblioteca INDICADORES DE CALIDAD Número de intervenciones con retraso/ Número de intervenciones totales Porcentaje de contratos con uno o más errores encontrados por revisiones externas Porcentaje de usuarios satisfechos Nº de usuarios satisfechos/ Total usuarios encuestados Nº de usuarios Satisfechos con el trato en la atención/ Total usuarios

29 RECOPILAR LA INFORMACION NECESARIA Información contable-presupuestaria Estadísticas de producción física, cargas de trabajo del personal Encuestas, estudios especiales Benchmarking,etc

30 RELEVANCIA PERTINENCIA I NTEGRACION HOMOGENEIDAD INDEPENDENCIA CONFIABILIDAD No es posible ni deseable medirlo todo Medir lo correcto Eficacia, eficiencia, calidad, economía Medidas equivalentes Medir lo controlable Datos suficientes y demostrables APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS COSTO RAZONABLE

31 COMO INTERPRETAR LOS RESULTADOS BASES DE COMPARACION: DESEMPEÑO HISTORICO: OBJETIVOS DEFINIDOS DESEMPEÑO LOGRADO EN INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.

32 EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES: FORMULAS DE CALCULO GESTION DE AÑOS ANTERIORES Porcentaje de aumento del parque informático de la Unidad Ejecutora y su conexión en red Fórmula de cálculo: 199920002001 [(Equipos incorporados y 537196 conectados en el año t/ equipos conectados año t-1) -1] *100 33,9%35,2%

33 EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES: FORMULAS DE CALCULO UN ESTANDAR DE INSTITUCIONES SIMILARES Tiempo máximo de tramitación de mediaciones Fórmula de cálculo: 19992000Meta Sumatoria de N°de días de Tramitación/N°de tramitaciones Realizadas18días30días25días (días)

34 EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES: FORMULAS DE CALCULO LO PROGRAMADO, COMPARACION RESPECTO DEL OBJETIVO DEFINIDO Porcentaje de vías navegables ya habilitadas Fórmula de cálculo Vías navegables habilitadas año t/ Vías navegables programadas 1999 2000 2001 S/ds/d(120/143)*100 83,9%

35 COMO INTERPRETAR LOS RESULTADOS NO HAY UNA MEDIDA UNICA QUE DEMUESTRE POR SI SOLA EL DESEMPEÑO DE LA INSTITUCION SE REQUIERE UN COMBINACION DE ELLAS: RESULTADOS, IMPACTO, EFICACIA, EFICIENCIA, CALIDAD “CIERTOS INDICADORES PUEDEN SER CONTRADICTORIOS ENTRE ELLOS”:

36 INTEGRALIDAD DE LAS METAS Aumentar la cobertura del programa de raciones a un 55% de la población escolar. Llegar a un costos promedio de $5 Alcanzar1000 calorías por ración INDICADOR DE CALIDAD * Calorías por ración. * Porcentaje de aceptación de los escolares (encuesta) INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones: gasto total programa / número de raciones INDICADOR DE EFICACIA Población escolar en programa / población escolar total

37 PROBLEMAS FRECUENTES EN LA CONSTRUCCION DE INDICADORES TRAMPA DE LA MEDICION: SE MUESTRA COMO RESULTADOS (Y SE HACE) SOLO LO QUE SE PUEDE MEDIR SE TIENDE A MEDIR DE ACUERDO A LA INFORMACION DISPONIBLE, DESCUIDANDO LA MEDICION DE LOS ASPECTOS MAS RELEVANTES SUBVALORACION DE LAS METAS FRENTE A UN AMBIENTE PUNITIVO DE LA EVALUACION

38 PROBLEMAS FRECUENTES EN LA CONSTRUCCION DE INDICADORES TENDENCIA A MEDIRLO TODO PARA NO SUBREPRESENTAR ESFUERZOS SE DESARROLLAN INDICADORES PERO NO SE USAN PARA LA TOMA DE DECISIONES.

39 LIMITACIONES PARA LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL EN EL AMBITO PUBLICO DIFICULTAD PARA VINCULAR ASIGNACION DE PRESUPUESTO A RESULTADOS LOGRADOS Relación entre resultados y recursos asignados no puede ser lineal LA EVALUACION TIENE UN COMPONENTE POLITICO IMPORTANTE Efectos de mostrar públicamente las deficiencias de desempeño

40 LIMITACIONES PARA LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL EN EL AMBITO PUBLICO NATURALEZA INTANGIBLE DE BIENES PUBLICOS Dificultad de definir objetivos y metas Existen muchos procesos, productos que no pueden ser medidos: Diplomacia, Investigaciones, actividades culturales TIPOS DE SERVICIOS CUYA MEDICION RESULTA COMPLEJA ESTANDARIZAR ( DEBEN INCLUIR OTRAS VALORACIONES) Protección al menor, seguridad pública, recreación, cumplimiento de leyes, etc