Pontificia Universidad Javeriana Centro de Consultoría y Educación Continua Gestión Administrativa Informe 2012

Comparativo Facturación ↑42% ↑2% ↑15%

Comparativo Educación Continua %

Comparativo Educación Continua Abierto ↑57% ↑28% ↑90%↑37%

Comparativo Educación Continua Cerrado ↓-12% 214%

Comparativo Anulación de facturas AñoValorCantidad 2011 $ , $ ,0099 ↓51%

Comparativo Devoluciones de Dinero ↑26% $ $ Ciudades Número de devoluciones 2012 Cali153 Barranquilla36 Bucaramanga24 Pasto27

Comparativo Ingresos ↑17% ↑50% ↑16%

Comparativo Gastos 2011 – : $6.234 millones 2012: $6.094 millones ↑1% ↓16% ↓22% ↑46% ↓20% ↓6%

Comparativo Gastos Consultoría 2011 – 2012

Comparativo Gastos Educación Continua Cali 2011 – 2012

Comparativo Gastos Educación Continua Barranquilla 2011 – 2012

Comparativo Gastos Educación Continua Bucaramanga 2011 – 2012

Comparativo Gastos Oficinas Javeriana Colombia 2011 – 2012

Comparativo Gastos Oficina Cali 2011 – 2012

Varios AñoCantidad ↑93% Contrataciones de personal AñoCantidad ↑58% Apertura y administración de Centros de costos AñoCantidad 2010$ $ $ Compras de inversión en activos fijos

Estado de Resultados (7 de diciembre 2012) CaliIngresosGastosExcedente Educación Continua $ ( ) $ $ ( ) Consultoría $ ( ) $ $ ( ) $ ( ) $ $ ( )52% Puj ColombiaIngresosGastosExcedente Educación Continua Of Puj Colombia $ ( ) $ $ ( ) Costos Fijos - Of Barranquilla $ Costos Fijos - Of Bucaramanga $ Costos Fijos - Of Pasto $ $ ( ) $ $ ( )9% CEIIngresosGastosExcedente Proyectos CEI $ ( ) $ $ ( ) Costos Fijos - Of CEI $ $ ( ) $ $ ( )20% Costos fijos - Of Cali $ ANULACION FACTURAS 2011 $ ( ) $ TOTAL CCEC 7 DICIEMBRE $ ( ) $ $ ( )20%

Comparativo y Proyecciones 2012 / Ingresos $ $ $ $ Gastos $ $ $ $ Excedente $ $ $ $ Margen32%14%16%

Logros Focalización en los procesos administrativos. Reestructuración de puestos de trabajo. Oficina del Norte y CEI: Proceso de pagos Disminución en cantidad y valor de anulaciones de facturas Disminución en tiempos de devoluciones de dinero, reduciendo significativamente el número de quejas por este concepto Alineación de los procesos administrativos – comerciales, de manera que se eviten reprocesos y retrasos. Establecimiento de directriz para devoluciones de dinero. Control y seguimiento semanal a la facturación y a los pagos. Estandarización y documentación de los procesos administrativos con base en directrices de la Vicerrectoria Acuerdos de servicio con las oficinas de Puj Colombia, mejorando los procesos administrativos: Facturación y pagos. Planes de Financiación para Oficinas Javeriana Colombia. Compromiso, autonomía y empoderamiento de las personas que conforman el equipo.

Retos para el 2013 Alineación de los procesos administrativos del Centro con las nuevas políticas y directrices de la Vicerrectoría Administrativa para el 2013: Nuevo manual de contratación Elaboración de cuentas de cobro y documentos soporte para pago, por parte de docentes Documentos soporte para facturación (carta o contrato / descuentos) Identificación y conciliación de pagos por inscripciones: Generación del pre-recibo Manejo y generación de reportes en CRM (a nivel administrativo)

Logros – Avances Clima Organizacional 2012 Resocialización de los procesos del CCEC establecimiento del procedimiento para el manejo de programas cerrados Realización de reuniones con Vicerrectoria Administrativa Comunicación a través de los medios internos de la Universidad de la actividad y políticas del CCEC Recopilación de no conformidades y análisis de problemas -Plan de acción para mejoramiento de procesos. Participación de Subdirección Comercial empresarial, en la reunión de planeación semanal, para informar novedades, acuerdos y posibles contrataciones de programas empresariales. Al momento del pago del 50% final de la Coordinación de diplomados, se está implementando revisar en conjunto con el coordinador el cumplimiento de sus funciones. Este espacio ha servido de "reinducción" Correo informativo con actividades del CCEC, que sale de la reunión de planeación semanal. Aprovechamiento de los sistemas de información (uso y manejo del sharepoint). Capacitación para fortalecer capacidades comunicativas, de trabajo en equipo y servicio

Por alcanzar Clima Organizacional 2012 Sistema de información que permita evaluar y hacer seguimiento al desempeño de los coordinadores Entrega oficial de las cartas descriptivas a cada colaborador del Centro (con competencias) El Boletín de actividades del Centro Campaña de sensibilización sobre el buen uso de los recursos

Desarrollo de Competencias – Proyecto Estratégico Actividades realizadasInversión Definición de mapa funcional: Macroprocesos – procesos – subprocesos$ Análisis del pan estratégico del centro y del mapa funcional $ Definición y validación de competencias Catalogo de comportamientos asociados a las dimensiones con niveles de desarrollo$ Evaluación de competencias $ Análisis de evaluaciones y tabulación de resultados– identificación de brechas (en proceso) $ Por alcanzar Formulación de planes de desarrollo para cada competencia Desarrollo de competencias