DIANA ALEJANDRA SÁNCHEZ FRANCO ETB CARMEN YOLANDA SÁNCHEZ GALLEGO SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO LEONEL SÁNCHEZ HERNÁNDEZ SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO

APORTES INDIVIDUALES Entidad Nombres y apellidos del alumno/a Valores agregados o beneficios Limitantes o barrera ETB DIANA ALEJANDRA SÁNCHEZ FRANCO El Mapa de Procesos en ETB está guiado por el modelo operativo eTom que es una referencia internacional basado en las mejores prácticas en empresas de telecomunicaciones. BENEFICIOS Y VALORES AGREGADOS Desde mi punto de vista, la implementación del modelo eTom en ETB ha permitido clasificar los procesos de la compañía, diseñando los flujos correspondientes y asignando responsabilidades a cada una de las actividades que lo componen y considero que lo más relevante ha sido el establecimiento de un mapa de interrelaciones que permite establecer el impacto que tiene un proceso específico en los demás procesos o áreas. . Algunas limitantes en el momento de su implementación estaban basadas en la capacitación y conocimiento de las personas responsables de ello, pues era un tema nuevo y no se tuvieron en cuenta aspectos como la formación profesional y el conocimiento del tema para fortalecer su implementación. También creo que se presentó inicialmente resistencia al cambio, ya que pasábamos de ser una compañía que no tenía documentados procesos, riesgos, indicadores ni responsabilidades a ser una empresa que se encaminaba a un proceso de estandarización y certificación.

Nombres y apellidos del alumno/a Valores agregados o beneficios Entidad Nombres y apellidos del alumno/a Valores agregados o beneficios Limitantes o barrera Secretaría distrital de Gobierno Leonel Sánchez Hernández Gestión por procesos: El Sistema Integrado de Gestión, SIG, en la Secretaría Distrital de Gobierno, es el conjunto de elementos que tienen como finalidad orientar, fortalecer, direccionar y alinear los sistemas de gestión de manera conjunta con la dirección estratégica de la entidad, con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia, transparencia y efectividad en la Gestión por procesos. El Subsistema de gestión de calidad tiene como elementos los procesos, bajo este principio el MOP que funciona en la Secretaría Distrital de Gobierno, esta compuesto por niveles de acuerdo con sus líneas de servicios de la siguiente manera: 1. Nivel D. Direccionamiento y Control, 2L- Gobernabilidad y Desarrollo Local, 2P-Personas privadas de la libertad, 2N – NUSE. El mapa de procesos de primer nivel 1D- Direccionamiento y Control, esta compuesto por cuatro categorías de procesos (Estratégicos, Misionales, de apoyo y transversales), acompañados por dos entradas 1. Necesidades y Expectativas de los usuarios –beneficiarios y partes interesadas 2. Requisitos satisfechos de usuarios/ beneficiarios y partes interesadas, con entradas y salidas de servicio a la ciudadanía (cada proceso se desagrega en procesos que incluyen procedimientos, guías, protocolos, instructivos y formatos). El MOP, de acuerdo con sus niveles y alcances de servicios: Los mapas de segundo nivel mantienen los mismos procesos estratégicos, de apoyo y transversales y definen para cada alcance y servicios los procesos misionales. Los mapas de procesos de segundo nivel 2L – Gobierno y Desarrollo Local, 2N –NUSE y 2P – Personas privadas de la libertad se determina como despliegue del MOP, de nivel 1D Direccionamiento y control. Algunas limitaciones o barreras que se han presentado en su construcción e implementación y su direccionamiento hacia la gestión por procesos: · La entidad venía funcionando con la racionalidad institucional por dependencias, o áreas, aunque funcionalmente no desaparecen el pasar a procesos ha requerido esfuerzos para modificar elementos tales como: Planes de gestión por procesos, planes de mejoramiento por procesos, mapa de riesgos por procesos. · Una barrera para la Implementaciòn es la necesidad de más sensibilización y capacitación de los funcionarios para asumir los temas relacionados con los procesos. · Se debe sensibilizar sobre la utilidad y como el pensar la operación de la entidad basada en procesos es útil para transformar la entidad en una entidad moderna orientada a la prestación de servicios con calidad. · Se debe adelantar una estrategia de pasar de procesos a productos. Caracterizando muy bien los procesos como un pasó para el logro de la entrega de bienes y servicios con los criterios de calidad y oportunidad. · La Implementaciòn de los MOP, como un instrumento de la entidad para la gestión por procesos en la entidad debe obedecer a un compromiso de la alta gerencia con el soporte de un proyecto institucional estratégico que permita la continuidad, los alcances y la sostenibilidad.

Nombres y apellidos del alumno/a Valores agregados o beneficios Entidad Nombres y apellidos del alumno/a Valores agregados o beneficios Limitantes o barrera Secretaria de Educación del Distrito Carmen Yolanda Sánchez Gallego · Definición de la interacción de los procesos. · Estandarización de la documentación soporte y generada de cada proceso y utilización del aplicativo ISOLUCIÓN que es una herramienta tecnológica que facilita administración y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión de la SED. · Existencia de Sistemas de información que garantizan el cumplimiento efectivo de las actividades, funciones y responsabilidades de cada proceso. · Acceso a información estadística que permite tomar decisiones acertadas · Múltiple asignación del miembro del comité de calidad de cada proceso, lo que ocasiona cambios continuos en el proceso. · Falta de fortalecimiento del grupo responsable de la implementación de la Oficina Asesora de Planeación, lo que ocasiona falencias en el tiempo de asesoría por proceso. · Falta de compromiso por parte de los funcionarios y contratistas de los tres niveles de la entidad para participar en los procesos de capacitación, socialización e interiorización del Sistema Integrado de Gestión · Dificultades en la comunicación con las localidades y los colegios y así superar las demoras en las informaciones requeridas por todos los actores · Alta rotación de personal · Deficiencias en el seguimiento, medición y evaluación de la satisfacción del usuario.

Modelo por Procesos Procesos Procesos de Estratégicos apoyo Procesos Operacionales o Misionales Procesos de apoyo Incluye los procesos que definen la estrategia, construyen la infraestructura y desarrollan y administran los productos y la relación de la empresa con los socios/proveedores Incluye los procesos que están directamente relacionados con la operación y los procesos de contacto con el cliente Incluye los procesos de nivel corporativo que administran y soportan las operaciones del negocio

Valores agregados Identificar y documentar los procesos de la compañía Analizar las actividades o procesos críticos de la compañía Identificar fuentes de ventaja competitiva en los proceso que generan valor. Estandarizar los procedimientos

Limitantes Sensibilización de los colaboradores frente a la implementación de un modelo de operación por procesos. Capacitación y divulgación a todo nivel de los procesos y sistemas implementados. Compromiso y apoyo de la alta gerencia en la implementación del MOP.