UN - SIMEGE SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Nace de la voluntad de la UN por mejorar su gestión y de la necesidad de dar cumplimiento a las normas legales: Calidad NTC GP 1000: 2004, Control Interno MECI y Desarrollo Administrativo SISTEDA. UN-SIMEGE

ETAPAS PROYECTO UN-SIMEGE Diagnóstico y Alistamiento Oct Dic Diseño del Sistema Feb 2007 Dic Implementación Oct 2008 Mejoramiento continuo Dic Permanente Sostenibilidad para el mejoramiento continuo ETAPA 1 ETAPA 2 ETAPA 3 Abril 1 3 de 2010

UN SIMEGE - III ETAPA MEJORAMIENTO Y SOSTENIBILIDAD

UN SIMEGE III ETAPA 6 SUB -PROYECTOS ACTIVOS Y CORDINADOS A NIVEL NACIONAL

UN SIMEGE III ETAPA 7 SUB -PROYECTOS INDEPENDIENTES QUE HACEN PARTE DEL SISTEMA

UN SIMEGE III ETAPA 5 SUB -PROYECTOS EN CONSTRUCCIÓN

18 SUB-PROYECTOS CONFORMAN EL UN-SIMEGE

UN SIMEGE PRODUCTOS LOGRADOS PERIODO Documentación del Sistema (Res 711 /09 de Rectoría), mediante la cual se dan lineamientos e instrucciones para la implementación y desarrollo del sistema: Mapa de Macroprocesos (15), Manual de procesos (64) y procedimientos (815), Guías, Manual de Mejor Gestión, Política y Objetivos de Mejor Gestión, Política de administración de riesgos, Procedimientos obligatorios de un Sistema de Mejor Gestión.15 Fichas de producto de los tres servicios misionales, donde se describen sus características principales. Guías para elaborar: documentación de procesos; levantamiento de procedimientos; diseñar indicadores, administrar riesgos; diseñar políticas. Procedimientos obligatorios validados y estandarizados en el nivel nacional y en todas las sedes: Control de documentos y registros; acciones correctivas, preventivas y de mejora; servicios o productos no conformes; auditorias internas; revisión por la alta dirección. Administración del Riesgo: mapas de Riesgos de los 64 procesos y planes de tratamiento de los riesgos para su prevención y mitigación. 1/5

UN SIMEGE PRODUCTOS LOGRADOS PERIODO Preparación de la Cultura de Mejor Gestión: Capacitaciones básicas dirigidas a Jefes, Coordinadores, Gestores, Auditores en todas las Sedes y el nivel nacional, con cobertura aproximada de 800 servidores públicos. Sistema de Buen trámite en funcionamiento como mecanismos para el reporte y solución de malos trámites a la fecha: 143 solicitudes resueltas, 7 en proceso. Implementación del Sistema de Evaluación para el mejoramiento, mediante la definición de una metodología de evaluación y autoevaluación de la UN y la realización de auditorias de: (1) gestión (inició con premio), (2) desde la fuente y (3) de seguimiento. Diseño y desarrollo del Premio de Mejor Gestión con 84 Equipos de Gestión participantes de toda la universidad y como estrategia para la divulgación e implementación del sistema. Construcción y actualización de Pg. como mecanismo de difusión de todos los elementos del sistema. Modernización de la Pg. Web de la UN incluyendo mapa del sitio y elementos exigidos por la norma de transparencia y control. 2/5

UN SIMEGE PRODUCTOS LOGRADOS PERIODO Diseño e implementación de Software de Planeación Operativa- SIPLO. Como herramienta para fortalecer la cultura de planeación y seguimiento de la universidad. (En I/09, 90% de E.G. con planeación elaborada y 35 % con planeación alimentada y cumplida Diseño de una estrategia gerencial que define e implementa un estilo de dirección propio para la U.N. Definición de lineamientos para la consolidación de un Sistema de Indicadores único de la U.N. Construcción de metodologías para la estandarización de procedimientos en la U.N. Portafolios de servicios de la UN construidos de los programas de pregrado y postgrado y extensión de toda la U.N., como insumos para la construcción de Call Center. 3/5

UN SIMEGE PRODUCTOS LOGRADOS PERIODO Metodología construida para el diseño de la Gerencia del Servicio de la U.N., aplicable a cada equipo de gestión Propuesta de Estatuto de Planeación pendiente de revisión y aprobación por la instancias pertinentes Propuesta para Ajuste Institucional pendiente de revisión, definición y aprobación por la instancias pertinentes Propuesta de Políticas para consolidar el sistema de BU, pendientes de revisión y aprobación por la instancias pertinentes. Plan Maestro de Salud Ocupacional formulado. Políticas de informática 4/5

UN SIMEGE PRODUCTOS LOGRADOS PERIODO Inventario normativo de la universidad sistematizado ( /93 - la fecha) Construcción, consolidación y divulgación de un Compromiso Ético para la UN, que conlleva acuerdos acerca de los valores y comportamiento éticos que deben darse en la universidad Manual de requisitos mínimos cargos de personal administrativo de planta y proyecto de reglamentación de los concursos de carrera administrativa revisado por la CNCAd. Propuesta de mejoramiento de la gestión de la correspondencia y ajuste a la Tabla de Retención Documental del proceso de adquisición de Bienes y Servicios (Contratación). Herramienta diseñada para la evaluación del Clima Organizacional 5/5

EJECUCIÓN II ETAPA 98.4% Saldo $ , correspondiente al 1.61% $ aportes externos en trabajo

MAPA DE MACROPROCESOS

CAPACITACIÓN Diplomados: – Gestión Universitaria – Alta gerencia Cursos de formación de Auditores Cursos Gestores: – calidad, control interno, medición e indicadores, procesos y procedimientos, control de documentos, administración de riesgos, planeación estratégica, dominio personal, gestión del cambio, construcción de misión y visión. Talleres: – interiorización compromiso ético, aprendizaje en equipo, modelo de buen servicio, planeación operativa, mejoramiento contínuo, competencias decanos. Comunidades de Aprendizaje: Jefes y directivos y gestores

CAPACITACIÓNTOTAL PARTICIPANTES Capacitaciones Capacitaciones Talleres Estrategia Gerencial Ciclo de Capacitación a Gestores Diplomado Mejoramiento de la Gestión Universitaria 244 Talleres enero Talleres febrero Talleres marzo Auditoria marzo TOTAL9381

CICLOSHORASPARTICIPANTES Subtotal Subtotal Subtotal TOTAL

CICLOSPARTICIPANTES Subtotal Subtotal Subtotal TOTAL567

CICLOSHORASPARTICIPANTES Subtotal Subtotal Subtotal TOTAL

CAPACITACIÓN CAPACITACIÓN/NODO TOTAL ASISTENCIA Bogotá + SPN + Nivel Nacional 9243 Medellín1440 Palmira1352 Manizales548 TOTAL FUNCIONARIOS CAPACITADOS Nota: una misma persona pudo haber asistido a varias capacitaciones

UN POR EL BUEN TRAMITE 143 Solicitudes: 154 Resueltas: 143 (92.9%) Pendientes: 11 (7.1%)

SEDES NODO NACIONAL + SPN NODO BOGOTA NODO MANIZALES NODO MEDELLÍN NODO PALMIRA TOTAL Total inscritos PREMIO DE MEJOR GESTIÓN EQUIPOS DE GESTIÓN PARTICIPACIPANTES EQUIPOS DE GESTIÓN PARTICIPACIPANTES 2009 – 2010 SEDES NODO NACIONAL + SPN NODO BOGOTA NODO MANIZALES NODO MEDELLÍN NODO PALMIRA TOTAL Total inscritos

UN-SIMEGE PRODUCTOS PROYECTADOS PERIODO (NIVEL NACIONAL Y SEDES) En Direccionamiento estratégico: Consolidación del sub sistema de direccionamiento estratégico de la UN mediante (1) la implementación del Estatuto de Planeación o equivalente, (2) la construcción de un Plan estratégico de largo plazo y (3) la consolidación de la planeación operativa en todos los equipos de gestión. En procedimientos: Un 50% de los procedimientos (408) de la UN simplificados y estandarizados para toda la Universidad. Un 30% de ellos automatizados (122) Macroproceso de Gestión Administrativa y Financiera (énfasis en contratación, como apoyo a la academia) con todos sus procesos y procedimientos estandarizados y mejorados para toda la Universidad. Estatuto Financiero: diseñado e implementado. Diseño e implementación del Sistema de servicio, información y atención a la comunidad mediante (1) tramites electrónicos, (2) Call center, (3) puntos de atención, (4) Buen trámite y (5) fortalecimiento del sub sistema de sugerencias, quejas y reclamos. 1/5

UN-SIMEGE PRODUCTOS PROYECTADOS PERIODO (NIVEL NACIONAL Y SEDES) Fortalecimiento de una cultura de organización ética en su función pública y abierta al aprendizaje. Para la consolidación del sistema. Diseño e implementación de 3 versiones del premio de mejor gestión de la UN, que fortalezcan el desarrollo y mejoramiento del sistema. Definición de parámetros y puesta en marcha del SIMEGE electrónico. Diseño, parametrización e implementación del aplicativo de gestión electrónica de la documentación de correspondencia y archivos para toda la universidad. (no incluye presupuesto del SIMEGE pero si es un subsistema del mismo). Una cultura de la evaluación, autoevaluación, autocontrol y autorregulación consolidada, mediante la parametrización, alimentación, capacitación e implementación del módulo de Auditorías Aplicativo de Administración de Riesgos parametrizado, con personal capacitado y alimentado con Mapas de Riegos y Planes de tratamiento, para su respectiva ejecución y seguimiento Consolidación de una cultura de mejoramiento mediante el Aplicativo de Acciones de mejora parametrizado, con personal capacitado y alimentado con las acciones correctivas, preventivas y de mejora derivadas de las evaluaciones de gestión y acreditación. 2/5

UN-SIMEGE PRODUCTOS PROYECTADOS PERIODO (NIVEL NACIONAL Y SEDES) Desarrollo de una cultura de medición y toma de decisiones a partir de datos objetivos mediante el aplicativo (Módulo) de Indicadores diseñado, parmetrizado y alimentado con un cuerpo único de indicadores de la U.N, articulados dentro de un Balance Score Card y con personal capacitado para la medición. Índice de efectividad de UN-SIMEGE (ONCI) (independiente) Consolidación de un sistema de evaluación por competencias mediante el aplicativo de TH y competencias parametrizado, con personal capacitado y alimentado con las funciones y competencias de los funcionarios de la universidad. Desarrollos compartidos. Inventario y diagnóstico de los diferentes desarrollos informáticos realizados en la universidad, para estudiar su viabilidad de ser compartidos, como herramientas de mejoramiento Afianzamiento de un estilo de dirección en la U.N. mediante la capacitación, comunicación y construcción de comunidades de aprendizaje entre los diferentes jefes y directivos de la universidad Un Nivel Nacional fortalecido en el rol estratégico que debe cumplir 3/5

UN-SIMEGE PRODUCTOS PROYECTADOS PERIODO (NIVEL NACIONAL Y SEDES) Una estructura funcional ajustada al modelo multisedes con una propuesta de desarrollo de su planta de personal global y flexible, inicialmente implementada. Política de responsabilidad ambiental implementada y fortalecida en todas las sedes de la universidad. Diseño y puesta en marcha de una dependencia que asuma funciones de desarrollo institucional en la Universidad. Subsistema de donaciones económicas, diseñado, construido e implementado en la Universidad. Normas jurídicas de la Universidad sistematizadas en Ambiente Web, para su fácil acceso y consulta. (No incluye presupuesto del SIMEGE pero si es parte del mismo). 4/5

UN-SIMEGE PRODUCTOS PROYECTADOS PERIODO (NIVEL NACIONAL Y SEDES) Conformación y formación de una masa crítica preparada y promotora de desarrollo institucional: gestores, auditores, coordinadores y directivos para garantizar en la medida de lo posible la sostenibilidad del sistema. Programa de estímulos al personal administrativo articulado al desarrollo de la organización. Plan anual de rendición de cuentas a la comunidad y revisión del Sistema de mejor gestión por parte de la alta dirección Egresados articulados a procesos concretos en la universidad. Plan maestro de desarrollo informático y de capacidad operativa diseñado con su parte inicial implementada. 5/5

Presupuesto asignado al proyecto periodo

DESARROLLO DEL SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN - UN SIMEGE III ETAPA PRESUPUESTO ASIGNADO PARA EJECUCCION 2010 A 2012 SEDES Y SPNASIGNADO 2010ASIGNADO 2011ASIGNADO 2012TOTAL Sede Bogotá $ $ $ $ Apoyo a Facultades Servicios Tecnicos $ $ $ $ Apoyo a Institutos Servicios Tecnicos $ $ $ $ Estimulos Premios Facultades e Institutos $ $ TOTAL SEDE BOGOTA $ $ $ $ Sede Medellin $ $ $ $ Apoyo Eventos Facultades y Unidades Administrativas $ $ Estimulos Premios Facultades, Institutos,Laboratorios $ $ TOTAL SEDE MEDELLIN $ $ $ $ Sede Manizales $ $ $ $ Apoyo a Facultades $ $ $ $ Estimulos Premios Facultades e Institutos / Laboratorios $ $ TOTAL SEDE MANIZALES $ $ $ $ Sede Palmira $ $ $ $ Apoyo a Facultades $ $ $ $ Estimulos Premios Facultades e Institutos / Laboratorios $ $ TOTAL SEDE PALMIRA $ $ $ $ NIVEL NACIONAL $ $ $ $ SEDE AMAZONIA $ $ $ SEDE CARIBE $ $ $ $ SEDE ORINOQUIA $ $ $ $ TOTAL $ $ $ $

Evaluación interna 1. VRG (Nodos de Sede y nivel nacional): autoevaluación trimestral. 2. ONCI: evaluación independiente (12 x 2 años). Evaluación externa 1. Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP (x 4) 2. Contraloría General de la República (x 4) 3. Ministerio de Educación Nacional – MEN (2 años x 9) 4. Corporación Transparencia por Colombia (2) EVALUACIÓN DEL UN- SIMEGE

1. Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP Informe Ejecutivo Anual Vigencia “deficiente” implementación del MECI en la UN Encuesta “Nivel de Implementación MECI – CALIDAD”, aplicada en junio de Encuesta “Nivel de Implementación MECI – CALIDAD”, aplicada en octubre de 2008: Avance de 67% Informe Ejecutivo Anual Vigencia Encuesta Anual aplicada en febrero 2009: (1) Medición centrada en MECI y la Norma Técnica NTC GP1000 MECI96.32% CALIDAD (Normas Técnicas GP 1000:2004) 96.00% EVALUACION AL AVANCE DE UN-SIMEGE POR PARTE DE ENTIDADES EXTERNAS (1)

2. Contraloría General de República (Evaluación Anual) - Auditoría vigencia 2008 Evaluación al Sistema de Control Interno (escala de 0 a 3) La evaluación al SCI incidió de manera importante en el fenecimiento de la cuenta de Ministerio de Educación Nacional ( 2 Auditorias anuales), en Dic./09: (1) Medición centrada en MECI y la Norma Técnica NTC GP1000 Nivel Nacional y Sede Bogotá0.52 Sede Medellín0.65 Sede Palmira0.42 Nivel Nacional y BogotáEn curso MECI98.3% CALIDAD (Normas Técnicas GP 1000:2004) 98.2% EVALUACION AL AVANCE DE UN-SIMEGE POR PARTE DE ENTIDADES EXTERNAS (1)

EVALUACION AL AVANCE DE UN-SIMEGE POR PARTE DE ENTIDADES EXTERNAS 4. Corporación Transparencia por Colombia (bianual) - Índice de Transparencia Nacional (I) Acceso a la información, Trámites, Sistema de Quejas y Reclamos, Publicidad en la Contratación, Rendición de Cuentas a la Ciudadanía (2) Fallos de Responsabilidad Fiscal, Fallos de Responsabilidad Disciplinaria, Investigaciones de Control Interno Disciplinario (3) Gestión de la Contratación, Gestión de Recursos Humanos, Selección por Mérito, Evaluación y Capacitación de Funcionarios, Desempeño Contable, Financiero y de Gestión, Avances en Control Interno Factor EvaluadoValor UNValor Ideal Resultado Global64.16 (riesgo medio)100 Factor Visibilidad (1) Factor Sanción (2) Factor Institucionalidad (3)

AL DIA CON GOBIERNO EN LÍNEA Establece especificaciones de los productos y o servicios Misionales: Investigación Extensión Formación UN con reconocimiento del Min Com por la gestión.

NUMERAL DE LA NTC GP 1000:2009 ETAPA I (ASESOR NELSON LIMAS) AVANCE DE IMPLEMENTACION% ETAPA II (ASESOR RICARDO CASTILLO) AVANCE DE IMPLEMENTACION% Jul 08 Ago 08 Sep 08 Oct 08 Nov 08 Sep 09 Oct 09 Nov 09 Dic 09 4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS REALIZACIÓN DEL PRODUCTO MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA INALCEC-MEN IMPLEMENTACIÓN DE NORMAS NTCGP MECI

EVALUACIÓN DE INALCEC, EN AUDITORIA DEL MEN, 2010.