CIRCULAR 038/09: HACIA LA INTEGRACION DE LOS SISTEMAS DE GESTION Jenith.linares@riskcontrol.com.co

CUMPLIR SARL SARM SARO SISTEMA CONTROL INTERNO ?????? SARC SISTEMA GESTION CALIDAD ?????? SISTEMA DE SEGURIDAD TI SARLAFT SISTEMA GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL SISTEMA GESTION AMBIENTAL GOBIERNO CORPORATIVO CUMPLIMIENTO

INTEGRACION S.G CALIDAD SGXY SAR D E SCI A SIG G F H C B

SISTEMAS DE GESTION DE RIESGO SISTEMAS DE GESTION Y SU INTERACCION CON EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO OBJETO DESTINATARIO CALIDAD Producto/Servicio Cliente SEGURIDAD T.I. Infraestructura TI Usuario TI SISTEMAS DE GESTION DE RIESGO Operaciòn Alta Direcciòn SISTEMA XY XXXXX YYYYYY AMBIENTE DE CONTROL ADMIN DEL RIESGO ACTS. DE CONTROL INFORMACION COMUNICACION VISION SUPER Y SEGUI MIENTO

ESTRUCTURAS/PROCESOS/AREAS RESPONSABLES Ambiente de Control ALIMENTADO POR INTEGRADO CON Gobierno Corporativo Planeaciòn Estratègica Sistemas de Gestiòn de Talento Humano. Sistemas de Salud y Seguridad Ocupacional BSC Sistema de Gestiòn de Calidad (Mapa Procesos) ESTRUCTURAS/PROCESOS/AREAS RESPONSABLES Junta Directiva Comité de Auditoria Comité Ejecutivo Gestiòn de Talento Humano AMBIENTE DE CONTROL

Administración del Riesgo ESTRUCTURAS/PROCESOS/AREAS RESPONSABLES ALIMENTADO POR INTEGRADO CON Sistema de Gestiòn de Calidad SARO SARLAFT SARL SARC SARM ESTRUCTURAS/PROCESOS/AREAS RESPONSABLES Lidera: Proceso de Gestiòn de Riesgo Procesos Misionales Procesos de Soporte Procesos de Evaluaciòn y Seguimiento. ADMINISTRACIN DEL RIESGO ADMINISTRACION DEL RIESGO

Actividades de Control ESTRUCTURAS/PROCESOS/AREAS RESPONSABLES ALIMENTADO POR INTEGRADO CON Sistema de Gestiòn de Riesgos Sistema de Gestiòn de Calidad. Sistema de Seguridad TI Sistema de Gestiòn Documental Sistema de Indicadores ESTRUCTURAS/PROCESOS/AREAS RESPONSABLES Lidera: Proceso de Dueño del SCI Procesos Misionales Procesos de Soporte Procesos de Evaluaciòn y Seguimiento. ACTS. DE CONTROL

Información y Comunicación ESTRUCTURAS/PROCESOS/AREAS RESPONSABLES ALIMENTADO POR INTEGRADO CON COBIT Estratègia de Comunicacion Sistema de Seguridad TI Sistema de Gestiòn de Calidad. Sistema de Gestiòn Documental ESTRUCTURAS/PROCESOS/AREAS RESPONSABLES Lidera: Proceso Comunicaciòn Procesos Estratègicos Procesos Misionales Procesos de Soporte Procesos de Evaluaciòn y Seguimiento. INFORMACION COMUNICACION

Supervisión y Seguimiento ESTRUCTURAS/PROCESOS/AREAS RESPONSABLES ALIMENTADO POR INTEGRADO CON Sistema de Gestiòn de Calidad. Six Sigma Orientaciones IIA ESTRUCTURAS/PROCESOS/AREAS RESPONSABLES Lidera: Equipo Calidad, Auditoria Interna. Monitoreo: Procesos Estratègicos Procesos Misionales Procesos de Soporte Evaluaciòn Independiente: Auditoria Interna y Organos de Control Externos. VISION SUPER Y SEGUI MIENTO

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS ENFOQUE BASADO EN PROCESOS La Metodologìa de Implementaciòn del Sistema Integrado de Gestiòn se realiza con un enfoque basado en procesos, aplicando para cada uno de ellos el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar). RECURSOS? (Materiales/Equipos Herramientas, Tecnologías etc.) CON QUIEN? (Competencias Habilidades Experiencia Conocimiento.) ASPECTOS RIESGOS PROVEEDORES Otros procesos internos o proveedores externos CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Otros procesos internos o partes interesadas externas ENTRADA Los que se transforman SALIDA Productos, servicios deseados y no deseados ACTIVIDADES DEL PROCESO Como? (Procedimientos, registros, instructivos, guías, etc.) CONTROLES QUE RESULTADO? (Indicadores de gestión y de resultados)

BENEFICIOS DE INTEGRACION DE SISTEMAS Mayor eficiencia en la toma de decisiones por la dirección, al disponer de una visión global de los sistemas. Simplificación y reducción de la documentación y los registros. Reducción de recursos y del tiempo empleado en la realización de los procesos integrados. Reducción de costes del mantenimiento del sistema. Simplificación del proceso de auditoría. Mejora de la percepción de los funcionarios de los sistemas de gestiòn (Beneficio y no una obligaciòn).

BENEFICIOS DE INTEGRACION DE SISTEMAS Mayor nivel de participaciòn y compromiso de los funcionarios con el sistema de Gestiòn. (Es un solo sistema compacto y no la sumatoria de muchos complejos). Fortalecimiento de un lenguaje de Gestiòn ùnico (Quizas utilizamos la misma palabra, pero no el mismo significado ni definiciòn. Utilizamos la misma palabra, pero no hablamos el mismo lenguaje) Mejora tanto de la comunicación interna y externa, alcanzando mayor confianza de clientes interno y externo y proveedores.

ALGUNAS POSIBLES DIFICULTADES DURANTE SU IMPLEMENTACION QUE DEBEN SER TENIDOS EN CUENTA Dificultades derivadas de la resistencia al cambio por parte de la alta dirección y del personal de la organización. Necesidad de recursos adicionales específicos para ejecutar el plan de integración. Dificultad de ajustar, modificar o cambiar aplicativos que deberìan ser cambiados o mejorados como resultado de la Integraciòn Dificultad para elegir el nivel de integración adecuado al nivel de madurez de la organización. Mayor necesidad de formación del personal implicado en el sistema integrado de gestión.