Curso de Sistemas de Información Enrique Beltrán Pardo Bogotá, 12 de abril de 2013 Clase No. 8 1

2 El contenido de este documento está protegido por la legislación de derechos de autor aplicable. No puede ser reproducido por medio impreso, electrónico, audiovisual o ningún otro sin la autorización expresa de su autor. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Escuela de Contaduría y Administración Curso de Sistemas de Información Enrique Beltrán Pardo

Sistemas de Información en la Organización Tema basado en el libro de Sistemas de Información para la Administración James A. Senn

Sistemas de Información en la Organización La administración exitosa de las organizaciones depende de la gente (recurso humano), y de la información (tecnología y procesos).

Sistemas de Información en la Organización Objetivos a estudiar: 1. Explorar las características de las personas que influyen en el desarrollo y uso de los sistemas de información. 2. Discutir los efectos de los sistemas de información en las actividades y funciones administrativas. 3. Analizar el modo en que las organizaciones exitosas emplean los sistemas de información.

Objetivo 1 Explorar las características de las personas que influyen en el desarrollo y uso de los sistemas de información. Procesamiento humano de la información y los sistemas de información

Objetivo 1 El procesamiento de la información hecha por los humanos tiene: A.Semejanzas B.Diversidad

Objetivo 1 A.Semejanzas en el procesamiento de la información – Cómo se toma una decisión? Método de Simon – Modelos en la toma de decisiones Qué es un modelo? Modelo de una empresa Tipo de modelo: – Físicos: icónicos, analógicos – Simbólicos: Narrativos, Gráficos y Matemáticos – Búsqueda de Alternativas de Solución Racional – Administrativo – Tipos de memoria Corto, mediano y largo plazo

Objetivo 1 En resumen de las semejanza – La capacidad humana para valorar correctamente las probabilidades de que ocurran ciertos resultados es limitada y afectan las aptitudes administrativas y de decisión. – Estas características tienen implicaciones directas sobre el diseño de los sistemas de información

B. Diversidad en el procesamiento humano de la información. – Cómo manejar la sobrecarga de información (Miller): Bloqueo, Error, Omisión, Filtrado, Retraso, Reducción, Canalización Múltiple, Aglutinación – Modos cognoscitivos Independientes del medio Analíticos o heurísticos Objetivo 1

– Modos de recopilación de la información: Global Receptivo – Modos de resolución de problemas El esquivador de problemas El solucionador de problemas El buscador de problemas

Objetivo 1 – Implicaciones de estas diferencias en los sistemas de información: Evitar la sobrecarga de información Hay que aplicar cinco reglas: – El mismo S.I. debe servir de filtro – Usar gráficas y diagramas para sintetizar información – Usar consultas ad hoc de los reportes del S.I. – Diseñar modos de destacar información (Bold) – Presentar información en cantidades pequeñas

Discutir los efectos de los sistemas de información en las actividades y funciones administrativas. Objetivo 2

Es necesario estudiar la forma en que se interrelacionan o interactúan los sistemas internos de una organización. Conceptos claves: Jerarquía y Autoridad Administrativa Objetivo 2

Función de Administrar una organización – Qué es administrar? Planear Organizar Entrenamiento Controlar y Comunicar Objetivo 2

Jerarquías administrativas y flujo de la información Niveles de la pirámide. – Actividades administrativas Qué hace un gerente? – Distribución del tiempo por niveles en la organización Qué hace un contador? Mitos según Minztberg Objetivo 2

Teorías de la Administración La practica de la administración y el empleo de la información dentro de una organización se guían por la teoría de la administración. > Características de una teoría La teoría brinda a la gerencia una mejor comprensión de cómo se interrelacionan los elementos de una empresa (complejidades)

Teorías de la Administración Teoría Científica Teoría de las Relaciones Humanas Teoría Socio-técnica – Personal – Tecnología – Estructura – Trabajo Trabajo Recurso Humano Tecnología Estructura

Teorías de la Administración Administración por Procesos - BPM

Objetivo 3 Analizar el modo en que las organizaciones exitosas emplean los sistemas de información.

Objetivo 3 Las organizaciones y los sistemas de información Teoría de la organización – Diseño de una organización ¿Cómo diseñar una organización? – Problemas de diseño de una organización Diferenciación: división del trabajo Integración: integración de las subtareas – Teoría de Jay Galbraith Incertidumbre y diversidad

Objetivo 3 Estrategias para el procesamiento de la información – Reducir la necesidad de procesamiento de la información – Incrementar la capacidad de procesamiento de información Uso de sistemas de información vertical – Planes, presupuestos, programas Creación de un sistema de información lateral – Crear grupos de trabajo horizontales

Características de las organizaciones eficientes – Preferencia por la acción – Acercamiento al cliente – Autonomía e iniciativa – Productividad por la acción personal – Participación activa de la gerencia – Apego al campo de la actividad – Personal técnico reducido – Flexibilidad de autoridad Objetivo 3

Alineación de los planes estratégicos de la organización con los sistemas de información. Capacidad para brindar información a los individuos en relación con sus clientes, productos. Uso de equipos de procesamiento electrónico de datos – tecnología para el procesamiento de datos y obtención de información. Sistemas integrados de Información. Objetivo 3

Atributos claves de un S.I. – Actualizaciones rápidas y concisas – Examen de ambientes internos y externos – Los usuarios hacen una inspección minuciosa – Permite ensayo de estrategias – Utiliza modelos – Evita la sobrecarga de información – Destaca diferencias significativas – Presenta nociones resumidas – Respalda la inf resumida con detalles

Sistemas de Información en la Organización Tema basado en el libro de Sistemas de Información Administrativa De John C. Murdick

Aspectos fundamentales de la Teoría del Sistema de Inf. Administrativa Qué es un sistema? Clasificación de los sistemas Conceptos de sistemas Teoría General de Sistemas Enfoque de sistemas en la solución de problemas y en el diseño Ciencia de la Administración y Sistemas

Modelos Uso de modelos para analizar las características de los sistemas Construcción de modelos Simulación