1 Ing. Leonardo D. Fernández Administración y Control de Proyectos II 1

2Septiembre 2010 Alcance Las presentaciones no son más que un tipo de reunión, por lo tanto veremos su: 1. Planificación 2. Preparación 3. Ejecución 4. Seguimiento

Administración y Control de Proyectos II3Septiembre 2010 Introducción  Tipos de presentación – Ventas – Demostración de productos – Persuasión – Informe de avance – Plan o estrategia de negocios

Administración y Control de Proyectos II4Septiembre 2010 Planificación  Objetivo – ¿Quiero vender, informar, persuadir? – ¿Quiero que mi audiencia entienda, aprenda o actúe? – ¿Busco consenso y compromiso?  Decisión – ¿Es necesaria una presentación? – ¿Qué va a decir? – Objeciones

Administración y Control de Proyectos II5Septiembre 2010 Planificación  Audiencia – ¿Saben de lo que les voy a hablar? – ¿Quiénes son? – ¿Por qué asisten?  Contexto – ¿Es una situación formal o informal? – Horario y agenda – Logística

Administración y Control de Proyectos II6Septiembre 2010 Planificación  Contenido “Todo cambia un poco en cuanto es expresado en voz alta” - Hermann Hesse

Administración y Control de Proyectos II7Septiembre 2010 Planificación  Contenido – Etapa 1 : Definir mensaje clave – Etapa 2 : Identificar argumentos – Etapa 3 : Identificar cuando conseguir la respuesta del público

Administración y Control de Proyectos II8Septiembre 2010 Planificación  Contenido – ¿Cuáles son las ideas? – ¿Era lo que quería decir? – ¿Todos entienden del tema? – ¿Las ideas siguen una secuencia lógica? – ¿Resulta convincente?

Administración y Control de Proyectos II9Septiembre 2010 Preparación  Contenido típico – Introducción – Necesidad o problema – Solución o llamado a la acción

Administración y Control de Proyectos II10Septiembre 2010 Preparación  Contenido típico – Introducción – Definir propósito de la presentación – Describir importancia – Agenda

Administración y Control de Proyectos II11Septiembre 2010 Preparación  Contenido típico – Necesidad o problema – Dejar en claro por qué debería importarles – Argumentos – Participación – Feedback

Administración y Control de Proyectos II12Septiembre 2010 Preparación  Contenido típico – Solución o llamado a la acción – Beneficios – Involucrar – Mostrar necesidad compartida

Administración y Control de Proyectos II13Septiembre 2010 Preparación  Apoyos visuales – ¿Por qué usamos apoyos visuales? – Adquisición de la información

Administración y Control de Proyectos II14Septiembre 2010 Preparación  Apoyos visuales – ¿Por qué usamos apoyos visuales? – Eficacia del mensaje

Administración y Control de Proyectos II15Septiembre 2010 Preparación  Apoyos visuales MedioVentajasDesventajas Presentación digital - Fácil de crear, actualizar y transportar - No siempre se proyectan con claridad - Puede fallar la tecnología. Requiere backup Rotafolio - Flexible - Estimulan la interacción - No son eficaces para grupos grandes - Dificiles de transportar Material impreso para entregar - Permite tomar apuntes - Puede complementarse con información de respaldo - Desvían la atención

Administración y Control de Proyectos II16Septiembre 2010 Preparación  Apoyos visuales eficaces – Simples – Usar gráficos, íconos y símbolos – Usar color, pero no en exceso. – Palabras clave, no oraciones. – Viñetas, no números – Mayúsculas solo en los títulos

Administración y Control de Proyectos II17Septiembre 2010 Preparación  Apoyos visuales eficaces Es necesario aclarar que existe una clara relación de proporcionalidad, más bien inversa que directa, entre la cantidad de texto, su significado, el vocabulario utilizado y la complejidad de las oraciones volcado en una diapositiva y la capacidad de comprensión y atención de cada uno de los asistentes. ¿Escucharon lo que dije?

Administración y Control de Proyectos II18Septiembre 2010 Preparación  Ensayo “Por cada discurso que usted da, hay en realidad tres. El que ensaya, el que dio, y el que desearía haber dado” - Dale Carnegie

Administración y Control de Proyectos II19Septiembre 2010 Preparación  Ensayo  Situación real  Presentación completa  Audiencia o video  Que no parezca memorizada  Conciencia del tiempo

Administración y Control de Proyectos II20Septiembre 2010 Presentación  Luz, camara ¡ACCIÓN!  Pronunciación  Velocidad  Claridad  Respiración  Soltura…. Dentro de lo posible….

Administración y Control de Proyectos II21Septiembre 2010 Presentación  Preguntas  Cuando  Quién  Que todos la escuchen!  Se puede evitar?

Administración y Control de Proyectos II22Septiembre 2010 Presentación  Cierre  Que quede claro!  Feedback  No está de más….

Administración y Control de Proyectos II23Septiembre 2010 Gracias ! 23