UNIVERSIDAD POLITÉCNICA TERRITORIAL DE LARA “ANDRÉS ELOY BLANCO” PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN UNIDAD CURRICULAR PROYECTO III ADMINISTRACIÓN DE UNIDADES DE INFORMACIÓN

Administración. Proceso mediante el cual un grupo de personas dirige las acciones de otras, para alcanzar objetivos comunes (Massiel y Douglas). Proceso de trabajar con otras personas para alcanzar con eficiencia objetivos organizacionales, gracias al uso eficiente de recursos limitados en un ambiente variable (Kreitner). El proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales (Chiavenato). Un conjunto de actividades dirigido a aprovechar los recursos de manera eficiente y eficaz con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos o metas de la organización (Da Silva). Administración. Proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos dentro de una organización para lograr determinados objetivos con la mayor eficiencia y eficacia posible.

Principios básicos de la Administración (Fayol). División del trabajo. Autoridad. Disciplina. Unidad de mando. Unidad de dirección. Subordinación del interés individual al bien común. Remuneración. Centralización. Jerarquía. Orden. Equidad. Estabilidad del personal. Iniciativa. Espíritu de equipo.

Planificación. Definir objetivos Y medios para conseguirlos Control. Seguimiento de las actividades y ejecutar las correcciones Dirección. Emplear la influencia para motivar a las personas Determinar: -Qué tareas hay que hacer. -Quién las debe hacer. -Cómo ha de agruparse esas tareas. -Quién rinde cuentas a quién, y -Dónde se toman las decisiones Organización. Delegar responsabilidad para cumplir las tareas Recursos -Humanos. -Financieros. -Materiales. -Informáticos. -Tecnológicos. Fuente: Chiavenato, I. (2002) FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Unidades de Información. Tipología de las unidades de Información. Archivos. Bibliotecas. Centros de información y/o documentación. Museos. Empresas informativas (consultorías).. Entidad organizada que tiene por objeto la producción, análisis, conservación y difusión de la información documental.

Funciones. Estudiar la demanda de los usuarios y establecer a partir de ese estudio, las necesidades de adquisición, así como también, el perfil de cada usuario. Seleccionar y adquirir los documentos que satisfagan las demandas informativas de los usuarios. Analizar y convertir los documentos adquiridos -mediante las operaciones necesarias- para preparar los distintos productos informativos de la unidad. Almacenar los documentos procesados para recuperarlos según la solicitud efectuada. Organizar los registros de información que permitan localizarla, y ubicar el soporte correspondiente. Recibir, analizar y convertir las solicitudes de los usuarios, en información útil y relevante. Entregar a los usuarios la información o los documentos bajo la modalidad de diseminación o de búsqueda retrospectiva, y controlar los préstamos realizados. Controlar la devolución de los documentos, y las opiniones de los usuarios sobre los servicios recibidos. Entre otras.

Archivos. Conservan organizadamente documentos originales, no publicados, oficiales, particulares, patrimoniales y similares, y pueden ser corrientes, de transición, históricos. Garantizan la entrega de los mismos o de su información. Bibliotecas. Sea cual fuere su denominación, es una colección organizada de libros y publicaciones seriadas impresas o de cualquiera otros documentos que pueden ser gráficos, audiovisuales o sonoros. Sus servicios facilitan a los usuarios el uso de estos documentos con fines informativos, de investigación, de actualización, de educación o recreativos. (nacionales, públicas, universitarias, especializadas)

Centros de información. Integra múltiples actividades informativas, fundamentalmente en los campos de la investigación en las ramas básicas de la economía. Pueden llegar a perfiles muy específicos. Reúne generalmente funciones de biblioteca y otros servicios no propios de ésta, como: traducciones, redacción y revisión de documentos y de tipo editorial, en general. También, funciones de archivo, servicios de resúmenes, normas, catálogos y patentes, así como de publicaciones y comunicación. Museos. Recopilan, organizan, conservan y diseminan, expositivamente, fuentes informativas de distinta naturaleza que son la mayor parte de las veces de interés colectivo.

Consultorías. Las consultorías se desarrollaron en diferentes sectores como el militar, el de la economía, y el del derecho con especialistas de la rama de gran autoridad. El aumento exponencial de la información existente y el crecimiento en diversidad de los servicios que se solicitan a un consultor, hace que éste tenga que, además de utilizar los conocimientos que posee, buscar, recuperar, analizar y usar información fuera de él por lo que tiene que saberse conducir hábilmente en el mundo de la información.