MODULO V

LA PLANIFICACION Ó PLANEAMIENTO Es trazar planos para fijar dentro de ellos la futura acción. (ejm. Planos de una casa) teniendo en cuenta: Los objetivos de la empresa Los medios necesarios para alcanzar esos objetivos Las prioridades de la empresa 2. Planificación es establecer programas con indicaciones del objetivo propuesto y de las diversas etapas que hay que seguir.

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACION Es útil porque fija el camino a seguir Ayuda a reducir los costos Encauza todos los esfuerzos hacia metas comunes Evita las improvisaciones permitiendo la eficiencia Señala la secuencia para llegar al objetivo Sirve para la contrastación con el control interno o evaluciones.

CLASES DE PLANES POR SU IMPORTANCIA: POR SU DURACION: POR SU FUNCION: Planes primarios Planes secundarios POR SU DURACION: Planes a corto plazo Planes a mediano plazo Planes a largo plazo POR SU FUNCION: Planes de producción (todo lo que tiene que ver con la producción) Planes de comercialización (ventas e investigación de mercados) Planes financieros (movimiento de efectivo y valores) Planes contables ( estados financieros y su metodología) e) Planes administrativos (fundamentalmente relacionado al personal)

TECNICAS DE PLANIFICACION Toda técnica de planificación su punto de partida será: Políticas de la empresa Manuales de funciones Manuales de procedimientos Directivas

EJEMPLO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CODIGO PROCEDIMIENTO : PM.246 FECHA DE EMISIÓN 04.07.01 FECHA DE VIGENCIA 11.07.01 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO COMPRAS A NIVEL OFICINA REGIONAL PROPOSITO Contar con un sistema de procedimientos y documentos que permita tener un mayor control de la información así como del proceso de las compras en la oficina regional. Facilitar la información y servir como guía en la adquisición de bienes y servicios. Determinar las responsabilidades funcionales de los diferentes cargos en el proceso. RESPONSABLES Administrador Regional REFERENCIAS BASE LEGAL: Código Civil POLITICAS: El desarrollo del Procedimiento de COMPRAS A NIVEL DE OFICINA REGIONAL es consecuencia directa del Manual de Políticas y Procesos de ADRA/Perú. Las Políticas relacionadas son: PO.10.02 Política 4.4 La agencia considera como un principio el uso escrupuloso de los recursos de acuerdo con los compromisos pactados con los donantes. Política 4.5 La evidencia del uso eficiente y oportuno de los recursos se encuentra en un sistema de costos adecuados y relacionados con el impacto de los programas. Política 4.6 La Agencia administra los recursos mediante presupuestos (a nivel central, programas y regionales), manteniendo un grado de control de la ejecución tal que permita evaluar a nivel de detalle, la eficiencia de los programas en sus microlocalizaciones. Política 5.1 La agencia evaluará permanentemente la necesidad de equipamiento adecuado, en cantidad y calidad, para el cumplimiento eficiente de los programas y procesos.

4.3 DIRECTIVAS: Dir.LG.01 Todas las órdenes de pedido deberán corresponder a una actividad, partida, fuente de financiamiento y centros de costos a los que serán afectados. Dir.LG.02 Todas las órdenes de Pedido deben ser autorizadas por el administrador del centro de costos y éstas deben llegar con 3 días de anticipación para su proceso a la fecha solicitada de entrega. Dir.LG.03 Las órdenes de pedido que incluyan partidas no presupuestadas deberán ser autorizadas por el Director de Administración y Finanzas. Dir.LG.04 Las partidas presupuestadas que requieren licitación son: Transporte de alimentos, útiles de escritorio para compras anuales, despachos aduaneros, agencias de viaje para pasajes aéreos y compras superiores a los $20,000.00 Dir.LG.05 Todas las compras cuyos montos no superen los $1,000.00 no requiere cuadro comparativo de cotizaciones. Dir.LG.06 Las compras cuyos montos se encuentren en el rango de $1,001.00 a $20,000.00 requiere como mínimo de 3 cotizaciones. Dir.LG.07 Las compras mayores a $ 20,000.00 requieren de licitación interna. Dir.LG.08 Todas las adquisiciones se hacen única y exclusivamente a través del Departamento de Logística.

GRAFICA DE GANT Da una visión en conjunto Indica las interrelaciones de un proyecto de una manera sencilla Este instrumento muestra las actividades mas importantes mas no de los detalles Sólo sirve para proyectos pequeños

BALANCE SCORECARD

MODULO VI

LA ORGANIZACIÓN Proviene del término griego “ORGANION” que siginifica instrumento Parte del proceso administrativo que contribuye al modo técnico y científico de utilizar la MO, Materiales y equipo, con el propósito de obtener resultados óptimos La organización no se refiere a las personas, sino a los cargos o funciones que cada persona tiene en una empresa

Organización informal TIPOS DE ORGANIZACIÓN Organización formal sigue normas específicas Tiene un objetivo en común Las personas se comunican coordinadamente Existe autoridad y liderazgo Organización informal Cualquier actividad informal No tiene un propósito en común Ejm los que van a un cumpleaños

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACION Selección del personal adecuado Busca la economía de materiales y la racionalización correcta del tiempo Encontrar la eficiencia de muebles, maquinarias y equipos de trabajo Busca encontrar costo/beneficio

ORGANIGRAMAS El organigrama constituye la expresión, bajo forma de documento de la estructura de una organización, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes componente." Representación gráfica de las funciones jerárquicas que existen entre dependencias pertenecientes a una organización

CARACTERÍSTICAS DE UN ORGANIGRAMA La división de funciones, Señala los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, Indica los canales formales de la comunicación indica la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, Determina los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros Indica las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma

METODOLOGIA PARA LA ELABORACIÓN DE UN ORGANIGRAMA: Recopilar información básica Analizar la información Diseñar el organigrama Colocar de acuerdo a los niveles jerárquicos Usar la línea continua para señalar dependencia Y líneas discontinuas indican coordinación o asesoria.

EJEMPLO DE UN ORGANIGRAMA

TIPOS DE ORGANIGRAMAS Verticales (tipo clásico): representa con toda facilidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una graduación jerárquica descendente. Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan las estructuras con una distribución de izquierda a derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros, aunque pueden también colocarse las figuras geométricas. Organigrama circular o concéntrico: Los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una distribución de adentro hacia a afuera. Este tipo de organigrama es recomendado por la practica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación que traducen los organigramas verticales.

Ejemplo de un ORGANIGRAMA HORIZONTAL

Ejemplo de un ORGANIGRAMA CIRCULAR