Administración de la Capacitación en las Organizaciones Públicas DIPLOMA EN JEFATURA, COORDINACION Y SUPERVISIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN LOCAL Administración de la Capacitación en las Organizaciones Públicas Esta plantilla se puede usar como archivo de inicio para presentar materiales educativos en un entorno de grupo. Secciones Para agregar secciones, haga clic con el botón secundario del mouse en una diapositiva. Las secciones pueden ayudarle a organizar las diapositivas o a facilitar la colaboración entre varios autores. Notas Use la sección Notas para las notas de entrega o para proporcionar detalles adicionales al público. Vea las notas en la vista Presentación durante la presentación. Tenga en cuenta el tamaño de la fuente (es importante para la accesibilidad, visibilidad, grabación en vídeo y producción en línea) Colores coordinados Preste especial atención a los gráficos, diagramas y cuadros de texto. Tenga en cuenta que los asistentes imprimirán en blanco y negro o escala de grises. Ejecute una prueba de impresión para asegurarse de que los colores son los correctos cuando se imprime en blanco y negro puros y escala de grises. Gráficos y tablas En breve: si es posible, use colores y estilos uniformes y que no distraigan. Etiquete todos los gráficos y tablas. Lic. Laura Vilosio.

Este documento ha sido preparado por la Lic Este documento ha sido preparado por la Lic. Laura Vilosio con fines estrictamente didácticos en base a la bibliografía indicada en el programa correspondiente .

Formación en la empresa Acción intencionada realizada por la empresa de forma sistemática y planificada. Trata de transmitir a los empleados ciertos conocimientos, habilidades y actitudes. Implica un proceso de aprendizaje por parte de los empleados que dará lugar a un cambio de comportamiento en el individuo que es el que realmente demuestra que se ha producido aprendizaje. Su objetivo principal es que los empleados realicen mejor su trabajo, esto es aumenten su rendimiento. Por lo tanto, su finalidad última es la mejora de la eficacia y eficiencia empresarial.

Beneficios Empleados Empresa Mejora sus posibilidades de promoción Aumenta su seguridad en el empleo Reduce el número de accidentes laborales Aumenta su satisfacción laboral Empresa Aumento de la productividad Mejora de la calidad de los productos o servicios Aumento de la innovación de productos y procesos Mayor facilidad para introducir cambios Reducción del tiempo de realización del trabajo Mayor flexibilidad y capacidad de adaptación de la fuerza laboral Incremento del compromiso laboral con la empresa.

Requisitos Debe estar integrada dentro del plan general de la empresa. Debe ser coherente con el conjunto de políticas de RRHH de la empresa. Debe planificarse. Requiere de la colaboración y aceptación de todos los implicados. Debe ser pertinente: adaptarse a la realidad de la empresa y su cultura.

Etapas Determinación de las necesidades de formación identificación de objetivos formativos Desarrollo y aplicación del plan de formación. Evaluación de la formación

ANÁLISIS DE NECESIDADES DE FORMACIÓN DESARROLLO Y APLICACIÓN DEL PLAN DE FORMACIÓN EVALUACIÓN DE LA FORMACIÓN objetivos formativos

Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) Determinar si la formación es necesaria o no. Brindar información adecuada para su diseño (dónde, con qué contenidos, destinatarios). El análisis debe realizarse en tres niveles: Organización Tareas Personas

Análisis a nivel de la organización Análisis de los objetivos y estrategias empresariales: requerimientos de formación que suponen los nuevos proyectos empresariales. Para ello se sugiere analizar: plan estratégico, proyectos de inversión, balances, memorias, informes de auditorías empresariales y laborales o indicadores de efectividad empresarial. En la Administración Pública se debe tener en cuenta además la misión y la planificación de la repartición de que se trate.

Análisis en el nivel de las tareas proyectos nivel organizativo Análisis detallado de: Puestos de trabajo Tareas que incluyen Peso relativo de cada tarea Rendimiento estándar para cada puesto Métodos de realización de tales tareas Condiciones físicas, de seguridad y estrés y responsabilidad en que se ejecutan. estructura perfil de exigencias del puesto Identificar necesidades formativas Priorizar entre acciones de formación

Análisis en el nivel de las personas Qué empleados necesitan formación y de qué tipo. Análisis del rendimiento actual Identificación de los conocimientos, habilidades y actitudes Herramientas: registros de personal, inventarios de RRHH, resultados de evaluaciones de rendimiento, estadísticas de personal, método de observación directa, entrevistas, o cuestionarios a los propios empleados o a sus mandos y clientes o reuniones con los empleados para detectar deficiencias de competencias.

Rendimiento esperado real ORGANIZACIÓN Objetivos y estrategias Estructura organizativa Clima Proyectos TAREA Descripción de los puestos Análisis de tareas PERSONA Conocimientos Habilidades Actitudes Rendimiento esperado real Comparación Desfasaje Puede solucionarse con formación Necesidades formativas Buscar otra solución Sí No

Correctivo DNC Prospectivo Competencias efectivas requeridas Evaluación de desempeño Prospectivo Análisis de problemas específicos Análisis prospectivo de cambios tecnológicos Análisis prospectivo de movimientos de personal

Quiénes pueden hacer el DNC La experiencia ha demostrado que los supervisores de línea suelen ser las personas más idóneas para realizar esta tarea: Son los que tienen un conocimiento cabal del desempeño de las personas y los puestos de trabajo; esto último, en lo que se refiere a las tareas involucradas, los estándares de desempeño y las competencias requeridas por las personas que los ocupan.

El encargado de capacitación de la institución cumple una función de asesoría y coordinación. Identificadas las personas que presentan problemas de desempeño causados por falta de competencias, es preciso traducir estas carencias en términos de los contenidos instruccionales v.gr. conocimientos, capacidades intelectuales, destrezas psicomotoras y actitudes que se requieren para suplir dichas carencias.

Encargado de capacitación + supervisor Por último, como resultado del análisis de las necesidades de capacitación, los supervisores junto con el encargado de capacitación, elaboran los informes sobre los individuos que presentan carencias formativas que comprometen su desempeño, en su puesto actual o futuro. Dichos informes deberán explicar cuáles son los objetivos de aprendizaje y los objetivos organizacionales. que se pretende alcanzar en virtud de la capacitación de cada sujeto: se trata de explicar el para qué de la capacitación, en cuanto al desarrollo de las competencias de la persona y la satisfacción de los objetivos de la organización.

Identificación de objetivos formativos Objetivo formativo: es el resultado que se espera obtener de los sujetos que reciben la formación una vez finalizada. 2 pasos: Objetivos generales (estrategia, política de RRHH) Objetivos específicos (necesidades de conocimiento, habilidades y actitudes) Requisitos: Claros y concretos Mensurables Comprendidos por todos los implicados Vinculados con la necesidad organizativa que se trata de cubrir

Desarrollo y aplicación del plan de formación Transformación de las necesidades formativas en acciones Contenidos Duración Momentos de realización Formadores Destinatarios Técnicas a aplicar Lugar Costos

Características de la formación según el tipo de habilidades que trata de transmitir Formación general Formación específica Formación en el puesto de trabajo Formación fuera del puesto de trabajo Formación interna

Formación general El trabajador adquiere conocimientos que le van a ser útiles no sólo en la empresa donde los recibe sino en otras muchas empresas. Las empresas tratan de trasladar parte de los costos a los trabajadores. Ayuda a crear una fuerza laboral flexible.

Formación específica El empleado adquiere unos conocimientos que sólo se pueden aplicar en la empresa que los ha suministrado. La empresa está dispuesta a pagar esa capacitación Suele proporcionarse a los empleados que tienen menos posibilidades de cambiar de empleo

Formación en el puesto de trabajo El entrenamiento va a ser dado por directivos, superiores o compañeros, directamente en el puesto de trabajo. Aprender mientras se trabaja y practicar las habilidades que se van a utilizar Apropiada para: Desarrollar una habilidad ya existente No interrumpir el trabajo en el curso de la capacitación o no es rentable sacar a los empleados de su puesto de trabajo para que reciban formación. Resulta indispensable que el formando esté inmerso en una situación real de trabajo para que el aprendizaje sea eficaz.

Métodos de formación en el puesto de trabajo Rotación de puestos Aprendizaje Asignación de tareas tuteladas Sistemas electrónicos de apoyo al rendimiento.

Formación fuera del puesto de trabajo Se desarrolla en cursos especiales o centros que han sido equipados para la formación. Supone la intervención de personas ajenas al grupo inmediato de trabajo. Resulta apropiada cuando hay que transmitir rápidamente información específica a grandes grupos, así como para presentar prácticas, principios o teorías. Ventajas: control sobre el aprendizaje, no provoca interrupciones en el centro de trabajo y la mayor rapidez con que se adquieren los conocimientos. Inconvenientes: elevado costo, mayores dificultades para transferir lo aprendido al puesto o al pérdida de tiempo de trabajo producida por asistir a la formación.

Métodos de formación fuera del puesto de trabajo Seminarios o conferencias: mucha información a gran número de personas al mismo tiempo. Reservas sobre su eficacia. Rol play Método del caso Grupo de discusión

Formación interna Formación diseñada y estructurada por al propia organización que la necesita. Adecuada para: Gran número de personas con necesidades de formación de modo que es más económico afrontar los costos de un curso interno que al conjunto de inscripciones individuales en cursos externos. Las competencias sobre las que versa la formación son específicas de la empresa. Se pretende que los miembros de la organización compartan conocimientos y experiencias. Ventajas: Disponibilidades horarias, incentiva el trabajo en equipo y es más fácil de controlar. Desventajas: costosa, falta de experiencia por parte de la empresa

Formación externa Formación que es diseñada e impartida por una organización distinta de aquella que va a usarla, lo que no implica que tenga que ser desarrollada fuera de la empresa. Adecuada para: Número de alumnos reducido Las competencias sobre las que gira la formación sean genéricas Urgencia en cubrir la necesidad inminente Se pretenda que los alumnos se beneficien con la interacción con miembros de otras organizaciones y desarrollen habilidades interpersonales.

Ventajas de la formación externa Proporciona una instrucción de calidad y relativamente económica Ofrece al posibilidad de obtener conocimientos altamente especializados Está disponible para cualquier empresa independientemente de su tamaño. Desventajas de la formación externa Limitada adecuación a las necesidades de la empresa Escasa flexibilidad de horarios Dificultades para aplicar lo aprendido Limitado conocimiento que suelen tener los instructores sobre la empresa.

Plan de formación Es un documento en el que se plasma de manera concreta las actividades formativas que se van a desarrollar Política de la empresa Política de formación de la empresa Listado de necesidades de formación Acciones de formación Planificación de acciones de formación Presupuesto

Ejecución del plan de formación Se ponen en práctica las acciones diseñadas Divulgar el plan (alta dirección) Supervisión Evaluación

Evaluación de la formación En el proceso de formación la evaluación se refiere a cualquier intento de recogida sistemática de información que ayude a tomar decisiones sobre la selección, adopción, valor y modificación del programa de formación. Se trata de comparar lo logrado con los objetivos propuestos.

Evaluación de la formación Dificultades: De tiempo De costos Técnicas Por temor a los resultados Conformismo y falta de autocrítica Necesidad de tener que medir conocimientos, habilidades y actitudes de las personas que van a recibir la formación antes de que este proceso se inicie.

Evaluación Cuatro niveles: Reacción Aprendizaje Conducta o transferencia Resultados

Primer nivel: reacción Mide la reacción de los participantes ante la acción de formación: opinión del trabajador y su grado de satisfacción. Contenidos en conocimiento y técnicas Métodos de formación y tácticas empleadas. Desempeño de los formadores que las aplicaron. Condiciones generales del aprendizaje y el entorno Nivel de actitudes conseguido. Se puede medir la reacción del formador y la del responsable de la formación

Segundo nivel: aprendizaje Comprobar si los participantes modifican sus conocimientos, habilidades y actitudes. Se necesita una evaluación específica para cada programa. Tomar como punto de partida los objetivos del programa. Conocimientos: cuestionario Habilidades: transferencia en el trabajo Actitudes: complejas de evaluar

Tercer nivel: conducta o transferencia Grado en que se observa un cambio en el desempeño del trabajo como consecuencia de la participación en acciones formativas. Necesita tiempo- Subjetividad. Instrumentos: observación, cuestionarios, entrevistas o utilización de escalas de comportamiento.

Cuarto nivel: resultados Evalúa resultados organizativos: aumento de las ventas, reducción de los costos, mejora de calidad o disminución de los niveles de ausentismo.

NIVEL DE COMPORTAMIENTO NIVEL DE REACCIÓN SATISFACCIÓN DE LOS ASISTENTES Fácil y de bajo costo Alcance muy limitado CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y ACTITUDES Más difícil y más tiempo A medida de cada programa NIVEL DE APRENDIZAJE NIVEL DE COMPORTAMIENTO TRANSFERENCIA AL TRABAJO Gran subjetividad Evaluación sistemática del puesto de trabajo Nivel más importante Recogida e interpretación de los datos difícil, compleja y costosa NIVEL DE RESULTADOS OBJETIVOS ORGANIZATIVOS