Gobierno en línea: Estrategias de Modernización de la Administración Pública: Modelo Estándar de Control Interno (MECI), Sistema de Gestión de Calidad (SGC), Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA), Gobierno en Línea (GEL) y Gestión Documental

GOBIERNO EN LÍNEA OBJETIVO GENERAL La Estrategia de Gobierno en línea contribuye con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo y que presta mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad, mediante el aprovechamiento de las TIC. Lo anterior, con el fin de impulsar la competitividad y el mejoramiento de la calidad de vida para la prosperidad de todos los colombianos. ES DE TODO EL ESTADO Lidera, coordina, acompaña y evalúa la implementación de esta Estrategia en todo el país. Articulación de políticas públicas Normatividad para la innovación gubernamental Efectiva participación ciudadana para un Estado construido por y para las personas Arquitectura Estatal alrededor de las necesidades del ciudadano RETOS COMUNES

Gobierno En Línea Territorial - GELT es una Estrategia del Gobierno Nacional, liderada por el Ministerio de Comunicaciones, para contribuir a la construcción de un Gobierno local más eficiente, más transparente y participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, mediante el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). De esta forma se apoya la modernización del Estado, promoviendo el acceso de los ciudadanos y servidores públicos a los servicios de Gobierno en Línea en todos los municipios y departamentos del país.

Eficiencia Transparencia Mejores Servicios Gestión Documental SISTEDA MECI SGC Eficiencia Transparencia Mejores Servicios

Modernización del Estado GEL Y SUS ALIADOS EN EL PROCESO DE MODERNIZACIÓN DEL ESTADO Departamento Administrativo de la Función Publica Contraloría General de la Republica Procuraduría General de la Nación Modernización del Estado e- government

SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO (SISTEDA) Conforme al articulo 15 de la ley 489 de 1998, es el conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la administración publica, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional.

• Democratización de la Administración Pública POLÍTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Talento Humano • Gestión de la Calidad • Democratización de la Administración Pública • Moralización y Transparencia de la Administración. Publica • Rediseños Organizacionales

Orientada a desarrollar: POLÍTICA DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO ESTATAL Orientada a desarrollar: Las habilidades, destrezas y competencias de los servidores públicos y A definir parámetros para que su ingreso y permanencia se fundamenten en el merito y el cumplimiento de los principios de la función administrativa.

GESTIÓN INTEGRAL Y DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Propósito central. Garantizar que el Estado cuente con servidores íntegros, competentes y comprometidos que contribuyan al logro de los objetivos y planes de la entidad y de las finalidades sociales del Estado.

Como instrumento gerencial que permite: POLÍTICA DE GESTIÓN DE CALIDAD Como instrumento gerencial que permite: Dirigir y Evaluar el desempeño institucional en términos de calidad, tomando como base: Los planes estratégicos y Los planes de desarrollo de las entidades, con el fin de ofrecer productos y servicios que satisfagan las necesidades y requisitos de la ciudadanía.

GESTIÓN PUBLICA ENFOCADA AL SERVICIO AL CIUDADANO Acceso a mayor información global, nacional y local (democratización de la información y el libre acceso al conocimiento).

GESTIÓN PUBLICA ENFOCADA AL SERVICIO AL CIUDADANO Posibilidad de ejercer un mayor control ciudadano sobre la gestión pública (auditoria social).

Mayor acceso a los servicios públicos desde el nivel local. GESTIÓN PUBLICA ENFOCADA AL SERVICIO AL CIUDADANO Mayor acceso a los servicios públicos desde el nivel local.

GESTIÓN PUBLICA ENFOCADA AL SERVICIO AL CIUDADANO Posibilidad de proporcionar retroalimentación acerca del contenido y calidad de los servicios públicos y, en virtud de ello, orientar la innovación del Estado (participación ciudadana).

Posibilidad de recibir servicios integrados. Mejor calidad de vida. GESTIÓN PUBLICA ENFOCADA AL SERVICIO AL CIUDADANO Posibilidad de recibir servicios integrados. Mejor calidad de vida.

POLÍTICA DE MORALIZACIÓN Y TRANSPARENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA

MORALIZACIÓN Y TRANSPARENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA Se orienta a: La formación de Valores de responsabilidad y vocación de servicio que garanticen el interés general en la administración de lo publico; La promoción de la publicidad de las actuaciones de los servidores públicos; A la prevención de conductas corruptas; y A la identificación de áreas susceptibles de corrupción.

MODERNIZACIÓN PARA UN ESTADO EFICIENTE Conjunto de procesos y acciones para asegurar la adaptación constante y sostenida del funcionamiento del Estado para responder a las exigencias de la sociedad.

MODERNIZACIÓN PARA UN ESTADO EFICIENTE Se orienta a: Estado democrático y participativo. Estado transparente. Estado unitario descentralizado. Estado que supere las desigualdades. Estado fuerte para los requerimientos presentes y futuros. Estado eficiente, que asegure calidad de vida y desarrollo sustentable. Estado regulador.

MODERNIZACIÓN PARA UN ESTADO EFICIENTE Ámbitos de Acción: Reformas políticas. Institucionalidad pública. Descentralización. Gestión pública (RR.HH., Calidad y gestión, gobierno electrónico). Participación ciudadana y transparencia.

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI) Es un sistema integrado por: El esquema de organización, el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la Dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO (MECI) PRINCIPIOS: Autoregulación: Establecer de manera participativa las normas, procesos y procedimientos bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública. Autogestión: Interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada. Autocontrol: Es la capacidad de cada servidor público, independientemente de su nivel jerárquico, para controlar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos y garantizar los resultados que se esperan en el desarrollo de su función.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO (MECI) OBJETIVO GENERAL: Establecer las políticas, los métodos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento permanente de la entidad pública, que le permiten el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la finalidad social del Estado en su conjunto.

ESTRUCTURA DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI)

SISTEMA DE CONTROL INTERNO (MECI) CONTROL ESTRATÉGICO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO (MECI) CONTROL DE GESTIÓN

SISTEMA DE CONTROL INTERNO (MECI) CONTROL DE EVALUACIÓN

CICLO DE LA PLANEACIÓN PHVA

CICLO DE LA PLANEACIÓN PHVA El modelo P.H.V.A. (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), ayuda de manera efectiva a adoptar y monitorear los procesos en ajustar/administrar en una empresa, siempre y cuando se constituya en un proceso sin fin, es decir, que se planee, se tome una acción, se verifique si los resultados eran los esperados y se actúe sobre dichos resultados para volver a iniciar el proceso. El P.H.V.A. es una concepción gerencial que dinamiza la relación entre las personas y los procesos y busca controlarlos con base en el establecimiento, mantenimiento y mejora de estándares, tarea que se logra mediante la definición de especificaciones de proyectos (estándares de calidad), especificaciones técnicas de proceso y procedimientos de operación.

CICLO DE LA PLANEACIÓN PHVA COMPONENTE DE PLANEACIÓN (PLANEAR): Entendido como la definición de las metas y los métodos que permitirán alcanzarlas.

CICLO DE LA PLANEACIÓN PHVA COMPONENTE DE APLICACIÓN (HACER): consisten en ejecutar la tarea y recoger los datos, no sin antes haber pasado por un proceso de formación (educar y entrenar).

CICLO DE LA PLANEACIÓN PHVA COMPONENTE DE VERIFICACIÓN (VERIFICAR): evaluar los resultados de la tarea ejecutada; identificación de los problemas que originan el no cumplimiento de las tares (formación, planeación).

CICLO DE LA PLANEACIÓN PHVA COMPONENTE DE ACCIÓN (ACTUAR): Tomar medidas correctivas para lograr el cumplimiento de las metas.

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC) Es una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Esta enmarcado en los Planes estratégicos y de desarrollo de las Entidades.

Objetivos Visión Misión Sistema de gestión de la calidad SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC) Visión Misión Objetivos Sistema de gestión de la calidad Necesidades y expectativas del cliente Política de la calidad

Un SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD es más que documentos SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC) Gestión de Clientes (internos y externos) Cultura y orientación al cambio Estructura y roles Gestión documental (Trabajo por Procesos, procedimientos, registros, indicadores) Un SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD es más que documentos

Mejora continua del SGC SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC) Mejora continua del SGC Clientes y partes interesadas Interesadas satisfechos REQUISITOS PRODUCTO O SERVICIO Responsabilidad de la Dirección Gestión de los recursos Realización del producto o prestación del servicio Medición, análisis y mejora

Mejora continua del SGC Clientes y partes interesadas Interesadas satisfechos REQUISITOS PRODUCTO O SERVICIO Responsabilidad de la Dirección Gestión de los recursos Realización del producto o prestación del servicio Medición, análisis y mejora 5 4 6 7 8 Define lo mínimo que una entidad debe realizar para satisfacer las necesidades del cliente, incluyendo las mejoras en el buen desempeño del sistema

4 5 8 6 7 Mejora continua del SGC Planeación de Procesos Clientes y partes interesadas Interesadas satisfechos REQUISITOS PRODUCTO O SERVICIO Responsabilidad de la Dirección Gestión de los recursos Realización del producto o prestación del servicio Medición, análisis y mejora 5 4 6 7 8 Planeación de Procesos Mapa de procesos Caracterización Identificación de documentos asociados Descripción Controles Riesgos Medición

4 5 8 6 7 Mejora continua del SGC Política definida Clientes y partes interesadas Interesadas satisfechos REQUISITOS PRODUCTO O SERVICIO Responsabilidad de la Dirección Gestión de los recursos Realización del producto o prestación del servicio Medición, análisis y mejora 5 4 6 7 8 Política definida Política difundida y comprendida Objetivos de calidad coherentes con la política Seguimiento al desempeño del sistema (Revisión Gerencial)

4 5 8 6 7 Mejora continua del SGC Planeación de recursos Clientes y partes interesadas Interesadas satisfechos REQUISITOS PRODUCTO O SERVICIO Responsabilidad de la Dirección Gestión de los recursos Realización del producto o prestación del servicio Medición, análisis y mejora 5 4 6 7 8 Planeación de recursos Identificación y desarrollo de Competencias laborales / Formación y entrenamiento Mantenimiento Infraestructura y equipos (hardware y software)

4 5 8 6 7 Mejora continua del SGC Clientes y partes interesadas Interesadas satisfechos REQUISITOS PRODUCTO O SERVICIO Responsabilidad de la Dirección Gestión de los recursos Realización del producto o prestación del servicio Medición, análisis y mejora 5 4 6 7 8 Planeación de la prestación del servicio Capacidad de procesos Negociación con clientes Seguimiento y validación de la prestación del servicio Identificación y trazabilidad Adquisición de bienes y servicios

4 5 8 6 7 Mejora continua del SGC Medición Acción correctiva Clientes y partes interesadas Interesadas satisfechos REQUISITOS PRODUCTO O SERVICIO Responsabilidad de la Dirección Gestión de los recursos Realización del producto o prestación del servicio Medición, análisis y mejora 5 4 6 7 8 Medición Acción correctiva Acción preventiva Control de procesos, riesgos, clientes Servicio no conforme Solución de problemas Mejora (Planes de mejoramiento)

El SGC NTCGP 1000:2009 Requisitos GESTIÓN DE LOS RECURSOS RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA GESTIÓN DE LOS RECURSOS REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O PRESTACIÓN DEL SERVICIO Responsabilidad, Autoridad y Comunic Compromiso de la dirección Política de Calidad Planificación Enfoque al cliente Revisión por la Dirección Provisión de Recursos Infraestructura Ambiente de Trabajo Humanos Seguimiento y Medición Mejora Control producto no conforme Análisis de Datos Adq. de B/s y servicios Planificación de la realización del producto Producción y prestación del servicio Procesos relacionados con el cliente Diseño y Desarrollo Control dispositivos seguimiento y medición Requisitos Generales Requisitos de la Documentación Requisitos Conformidad Necesidades y expectativas Satisfacción

Medición y seguimiento MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA Procesos y producto Control de las no conformidades Auditorías internas Análisis de datos Satisfacción del cliente Medición y seguimiento Acciones correctivas Información Acciones preventivas Mejora continua

MECI y su complementariedad con otros sistemas Sistema de Control Interno Sistema de Calidad Necesidades y expectativas Satisfacción social SISTEDA SISTEMAS DE CALIDAD ESPECÍFICOS

CONCLUSIÓN El Sistema de Desarrollo Administrativo: Está orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño administrativo. • Sistema de Control Interno: Se constituye en un medio para lograr el cumplimiento de la función administrativa de cada Entidad. • Sistema de Gestión de la Calidad: Esta enfocada en el logro de los objetivos de calidad de la Entidad, buscando satisfacer las necesidades, y expectativas de los clientes y partes interesadas en procura de la mejora continua.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio del la comunidad. CREACIÓN ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Ley 80 de 1989

Define los órganos asesores, coordinadores y ejecutores del Sistema. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Define los órganos asesores, coordinadores y ejecutores del Sistema. Y asigna las funciones que deben cumplir para su desarrollo. Ley 594 de 2000 Decreto 4124 de 2004

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.

CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

MARCO LEGAL Constitución Política Nacional: Arts. 209 – 339 Gobierno en línea (GEL): Conpes 3072 de 2000 Conpes 3048 de 2003 Ley 962 de 2005 Decreto 1151 de 2008 Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA): Ley 489 de 1998 Decreto 3622 de 10 de Octubre de 2005 Sistema de Control Interno (MECI): Ley 87 de 1993 Decreto 1599 de mayo de 2005 MECI 1000:2005

MARCO LEGAL Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Ley 872 de 30 de Diciembre de 2003 Decreto 4110 de 12 de Septiembre de 2004 Gestión Documental: Ley 594 de 2000

El trabajo en equipo permite alcanzar mejores resultados

Gobierno en línea: Estrategias de Modernización de la Administración Pública: Modelo Estándar de Control Interno (MECI), Sistema de Gestión de Calidad (SGC), Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA), Gobierno en Línea (GEL) y Gestión Documental