GESTIÓN DE PROYECTOS MARCO CONCEPTUAL

PROFESOR - Pablo Lledó Master of Science en Evaluación de Proyectos, Finanzas e Inversiones, University of York, Inglaterra Project Management Professional (PMP), Project Management Institute MBA en Negocios Internacionales, Universitat de Lleida, España Licenciado en Economía, Universidad Nacional de Cuyo (UNC) Profesor de la Universidad de California, Irvine Extension (e-learning) Profesor de Proyectos, ADEN Business School Co-autor de los libros: “Gestión de Proyectos” ; “Claves para el éxito de los proyectos” y “Administración LEAN de Proyectos” Socio fundador de MasConsulting Consultor internacional de empresas en áreas de economía y finanzas Experiencia en Proyectos: www.masconsulting.com.ar/experiencia.htm E-mail: pablolledo@masconsulting.com.ar

OBJETIVOS Desarrollar una metodología integral para la concepción, planificación y ejecución de proyectos. Identificar los procesos de administración de proyectos siguiendo al PMBOK.

CONTENIDOS – Introducción Project Management Institute Definición de éxito La restricción triple Planificación integral Conceptos claves ANÁLISIS ESTRATÉGICO Fracaso de Proyectos Ciclo de vida del Proyecto Procesos

Project Management Institute www.pmi.org 1969, Filadelfia + 150 países ; + 150.000 miembros Fijación de estándares, procesos y terminología para la administración de proyectos PMBOK – Project management Body of Knowledge PMP – Project Management Professional Graduados: 4.500 hs de experiencia en PM + 35hs educación en PM Aprobar examen (200 preguntas de opción múltiple) Pablo Lledo, PMP Mendoza ARGENTINA PMP Certified On 23 Feb 2005

Definición de éxito – Harold Kerzner (1960-85) - calidad! Estilo de liderazgo autoritario (85-93) – calidad, tiempos, presupuesto Estilo de liderazgo participativo / RRHH (93-HOY) - calidad, tiempo, presupuesto + CLIENTE Conocimiento del negocio, administración de riesgos, liderazgo integrando equipos, comunicación, negociación, hacer que las cosas sucedan!

La restricción triple Calidad Tiempos Costos Alcance No se pueden fijar todas las variables Alcance

Áreas del conocimiento RRHH COMUNICACIONES COSTOS TIEMPOS CALIDAD No se pueden fijar todas las variables ADQUISI- CIONES RIESGO ALCANCE

Planificación integral Organigrama Criterios Técnicos PLAN DEL PROYECTO PORQUÉ Objetivos Alcance CÓMO CUÁNTO QUIÉN PRESUPUESTO Personal Materiales Equipamiento EDT QUÉ Subtareas Asignar Responsabilidades Programación CUÁNDO

Proyecto vs Tarea PROYECTO: desafío temporal que se enfrenta para crear un único bien o servicio * Resultado deseado * Fecha límite * Presupuesto ‡ TAREA: actividad repetitiva que se mantiene en el tiempo GERENCIAMIENTO DE PROYECTOS: Aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto. Preguntar ejemplos de proyectos y tareas. Como resultado del proyecto se obtiene un único producto o servicio que no se ha realizado con anterioridad. Esto no signif ica que el proyecto requiera de varias tareas repetitivas para su elaboración. Por ejemplo, para el proyecto de construcción de un automóvil de Fórmula 1 será necesario realizar varios prototipos previos con tareas repetitivas. Entre algunos ejemplos de proyectos se pueden mencionar: construcción de un edificio, diseño de un nuevo software de gestión, instalción de una planta de automatización, creación de un libro, organización de una boda, desarrollo de una estrategia de comercialización, etc. Entre los ejemplos de tareas se pueden mencionar: vender computadoras en una empresa, producir bienes en una fábrica, elaborar pizzas. O sea, todas aquella s tareas que sean repetitivas.

Quedar bien con todo el mundo => asegurar el fracaso Stakeholders STAKEHOLDER (Interesados) personas u organizaciones activamente comprometidas en el proyecto o cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecución o finalización del Proyecto Propietarios, administrador del proyecto, clientes, empleados, acreedores, gobierno, etc. Conflicto de intereses: Propietarios: $$ Investigador: alta tecnología Gobierno: protección del medio ambiente etc., etc., etc. Quedar bien con todo el mundo => asegurar el fracaso Clientes de un medicamento: - enfermo - parientes o los padres de un niño - medico

Proyectos exitosos Definieron una misión acorde a la visión ¿Qué tienen en común los proyectos exitosos? Definieron una misión acorde a la visión Fijaron OBJETIVOS (claros, medibles) Implementaron una ESTRATEGIA ADMINISTRACIÓN EFICIENTE => Plan Misión Objetivos Metas OBJETIVOS factibles de lograrse requieren esfuerzo para lograrlos tiempo para alcanzarlos medibles posibles de comunicar controlar su avance Plan Estratégico Definir el problema

Modelo de 5 Fuerzas de Michael Porter Planificación estratégica Modelo de 5 Fuerzas de Michael Porter Amenaza Nuevos Competidores Poder de Negociación Clientes Cliente Poder de Negociación Proveedor Competencia Mercado Amenaza Sustitutos

Visión y Misión MISIÓN VISIÓN Visión de Bill Gates = 1 PC en cada casa de USA Misión = desarrollo de softwares para familias (no para empresas)

FRACASO DE PROYECTOS *Fuente: Standish Group, USA. 17 %: proyectos exitosos. 50% : proyectos con cambios en los objetivos 33%: proyectos cancelados USA => fracasos supera los USD 80.000 M Fracaso Tecnológico Cohete Espacial Challenger Fracaso Comercial Concorde

RAZONES DE FRACASO Planificación Inadecuada Problemas con Recursos Humanos Controles Inapropiados Factores Externos

1. Planificación Inadecuada No participan en la planificación los responsables de implementar las tareas. No incluir todos los recursos necesarios para cumplir con los objetivos y alcance. Objetivos o agendas irreales. No comprender la restricción triple. Equipos Personas Fondos RECURSOS Materiales Tecnología Edificios Porque, ¿quién de ustedes, si quiere construir una torre, no se pone primero a calcular el costo, para ver si tiene para terminarla? No sea que, después de haber echado los cimientos no pueda acabarla, y todos los que se enteren comiencen a burlarse de él diciendo: “Este hombre comenzó a construir y no pudo terminar”. Lectura del Santo Evangelio según san Lucas 14, 25-33 Recursos: no olvidarse de las personas “Management”

2. Problemas con rec. humanos El rol del administrador del proyecto no está bien definido. Falla de autoridad. Falta de comunicación y coordinación para trabajar en equipo. Rotación excesiva de personas en las actividades de trabajo. Menor especialización! Henry Ford: podremos construir tantos autos como el peor de Uds. quiera! Adam Smith: 1 trabajador 20 alfileres, 10 trabajadores 48.000 alfileres.

3. Controles inadecuados No realizar informes de avance periódico. El administrador del Proyecto pierde la visión de conjunto al controlar detalles minuciosos. No comparar el estado del proyecto con el plan original. Análisis del valor ganado.

4. Factores exógenos Riesgo programático Riesgo de soporte Originado por factores fuera del control del administrador. Riesgo de soporte Asociado al mantenimiento de sistemas que están en desarrollo. Cómo mitigarlos => Gestión de Riesgo “El riesgo no se puede eliminar pero si administrar”

Ciclo de vida del proyecto ¿En qué etapa los stakeholders tienen mayor influencia? EJECUCIÓN Implementación Uso de Recursos / Costos PLANIFICACIÓN Desarrollo CIERRE INICIO Concepción En que etapas se define el éxito o fracaso del proyecto? Tiempo Entregables (deliverables): bienes que se producen en c/ etapa

PROCESOS Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Interacción entre los procesos del Proyecto Ejecución Nivel de Actividad Planificación Inicio Control Cierre Tiempo

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO FASE I Concepción FASE II Desarrollo FASE III Ejecución FASE IV Cierre Establecer objetivos Investigar Estudiar alternativas criterios Estimar programa Desarrollar Presupuesto Preliminar Aprobación Plan de Recursos Personal Materiales Equipos Fondos Plan General Alcance Tiempos Costos Especificaciones Riesgos Organización Comunicación Liderazgo del Proyecto Motivación Tomar decisiones Resolver problemas Monitoreo Acción Correctiva Negociar Desactivación Reducción progresiva de los equipos Evaluación Final Lecciones aprendidas

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