Click to edit Master title style Taller de Gerencia de Proyectos Fecha y Lugar.

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1 Click to edit Master title style Taller de Gerencia de Proyectos Fecha y Lugar

2 Click to edit Master title style Gerencia de Proyectos de Desarrollo

3 Incrementar el conocimiento de nuevas practicas y métodos en el manejo de proyectos Validar el contenido de la metodología en relación a los desafíos locales

4 Día 1 09:00 – 09:15 - Presentaciones y agenda del taller 09:15 – 10:15 - Fundamentos de la gerencia de proyectos 10:15 – 10:45 - Manejo del alcance de proyectos en relación al marco lógico 10:45 – 11:00 - Café 11:00 – 11:30 - Trabajo en Grupo - EDT 11:30 – 12:00 - Manejo y desarrollo de cronogramas y planes de acción 12:00 – 01:30 - Almuerzo

5 Día 1, cont.. 01:30 – 02:30 - Manejo y monitoreo de presupuestos 02:30 – 03:00 - Control de la calidad 03:00 – 03:15 - Café 03:15 – 03:45 - Desarrollo y manejo de un equipo de trabajo 03:45 – 04:15 - Técnicas para manejar las relaciones con "stakeholders" 04:15 – 05:00 - Trabajo en Grupo - Stakeholders

6 Día 2 09:00 – 09:30 - Manejo de la información del proyecto 09:30 – 10:00 - Manejo de riesgos en el proyecto 10:15 – 10:30 - Café 10:30 – 11:00 - Trabajo en grupo - Riesgos 11:00 – 11:30 - Manejo de contratos 12:00 – 01:30 – Almuerzo

7 Día 2, cont.. 01:30 – 02:30 - Los procesos de inicio de un proyecto 02:30 – 03:00 - Los procesos de planificación del proyecto 03:00 – 03:30 - Los procesos de implementación 03:30 – 03:45 - Café 03:45 – 04:15 - Los procesos de monitoreo 04:15 – 04:45 - Los procesos de adaptación 04:45 – 05:15 - Los procesos de cierre del proyecto

8 Presentación de las definiciones, practicas, métodos y procesos. Trabajo en grupo en el uso de las herramientas y métodos Presentación del trabajo en Grupo Compartir Conocimientos Evaluación del temario del taller

9 Click to edit Master title style Gerencia de Proyectos de Desarrollo

10 ¿ Que se entiende por proyecto? ¿ Que definiciones existen que podemos usar? Ejemplos de definiciones – 1 – 2 – 3 – 4

11 Definición del PMI “Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único” www.pmi.org

12 ¿ Que se entiende por gerencia de proyectos? ¿ Que definiciones existen que podemos usar? Ejemplos de definiciones – 1 – 2 – 3 – 4

13 Definición del PMI “La dirección de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos de un proyecto” www.pmi.org

14 Listar las características que hacen a los proyectos de desarrollo diferentes de otro tipo de proyectos – 1 – 2 – 3 – 4

15 INITIATE CLOSE PLAN IMPLEMENT ADAPT MONITOR

16 ¿ Que desafíos y problemas enfrentan los proyectos actuales? ¿ Que ha cambiado en los últimos años acerca de los proyectos de desarrollo que haya incrementado los desafíos? ¿ Que nuevas competencias se requieren de los gerentes de proyecto?

17 ¿ Cuales son las consecuencias para la organizaciones de desarrollo (ONG) si no podemos adaptar nuestros métodos de trabajo para enfrentar los nuevos desafíos?

18 ¿ Que ejemplos actuales tenemos que muestran la necesidad de usar nuevos métodos, técnicas y practicas gerenciales para los proyectos de desarrollo?

19 Click to edit Master title style Gerencia de Proyectos de Desarrollo

20 Alcance, los limites del proyecto Cronograma o tiempo de ejecución del proyecto Presupuesto, los fondos del proyecto Calidad, las expectativas de los beneficiarios

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22 ¿ Cuales son los roles de un Gerente? ¿ Son estos roles estándar en todos los proyectos? ¿ Cuales deberían ser los roles de un gerente de proyecto? ¿ Que factores contribuyen a la selección de un gerente?

23 Integrador, para asegurar que los planes, las estrategias y actividades sean un esfuerzo conjunto. Comunicador, de las metas y progreso del proyecto para lograr el apoyo y soporte al proyecto. Líder, motivar e inspirar al equipo de trabajo mediante la visión y metas del proyecto.

24 ¿ Cuales son las responsabilidades actuales de un Gerente de Proyectos. ¿ Son estas responsabilidades un estándar? ¿ Que responsabilidades son necesarias y cuales no?

25 Planificar, desarrollar los planes para la implementación del proyecto Organizar, definir la estructure y desarrollar al equipo humano que Dirigir, liderar y motivar al equipo de trabajo y a otros actores del proyecto Controlar, monitoreo del avance del proyecto y definir cambios y ajustes

26 ¿ Que habilidades y competencias se requieren para llevar adelante un proyecto exitosamente? ¿ Son estas competencias parte de su desarrollo profesional?

27 Solución de Problemas, decidir sobre la mejor opción en base a las alternativas presentadas Negociar, con beneficiarios, socios y otros actores del proyecto Conceptualizar, problemas y soluciones y diseñar estrategias Interpersonales, manejo del equipo humano que incluye a los beneficiarios y socios Comunicación, para informar sobre el progreso y/o cambios del proyecto

28 ¿ Como se organizan y estructuran los proyectos dentro de una organización? ¿ Que ejemplos pueden compartir? ¿ Que ventajas y desventajas existen?

29 Organización Programática, basada en temas o aéreas programáticas como Salud, RNA, Educación etc. Organización de Proyectos, En base a proyectos dedicados a temas o aéreas programáticas múltiples Organización Matricial, mescla de organización programática y de proyectos

30 Ventajas: 1 2 3 Desventajas: 1 2 3

31 Ventajas: 1 2 3 Desventajas: 1 2 3

32 Ventajas: 1 2 3 Desventajas: 1 2 3

33 Click to edit Master title style Gerencia de Proyectos de Desarrollo

34 Gestión del Alcance Gestión del Cronograma Gestión del Presupuesto Gestión de la Calidad Gestión del Equipo de Proyecto Gestión de los “Interesados del Proyecto” Gestión de la Información Gestión de los Riesgos Gestión de los Contratos

35 Definición de Procesos Un proceso es definido como una serie de actividades secuenciales que deben ser desarrolladas para conseguir un a meta Procesos en la gerencia de proyectos requieren de tres elementos: 1.Insumo 2.Técnicas 3.Resultados

36 INSUMOS TECNICAS RESULTADOS

37 INSUMOS, se refiere a la información, documentos, políticas, restricciones y otros elementos que contribuyen al diseño del proceso y a la calidad de los resultados TECNICAS, se refiere a las técnicas, herramientas y practicas para desarrollar los resultados esperados del proceso RESULTADOS, son los documentos, planes, acciones, métodos que el proyecto genera o usa

38 Los procesos gerenciales siguen un ciclo de calidad para adaptar, aprender y mejorar los resultados de una forma continua. HacerRevisarAdaptarPlan

39 INSUMOSRESULTADOS TECNICAS HacerRevisarAdaptarPlan

40 Click to edit Master title style Gerencia de Proyectos de Desarrollo

41 Planificación y Definición del Alcance – Creación metas y objetivos del proyecto (Marco Lógico) y del EDT (Estructura del Desglose del Trabajo) Asignar Tareas – Actividades para el equipo, consultores y socios Verificación y Control del Alcance – Monitoreo de las actividades y resultados iníciales Adaptar el Alcance – Mejorar los métodos, cantidades y recursos utilizados

42 INSUMOS – Lecciones de otros proyectos, ejemplos de proyectos similares, M&E, contrato del donante, solicitud de cambios TECNICAS – EDT, marco lógico, análisis de alternativas, juicio de expertos, análisis de interesados RESULTADOS – Documento de alcance del trabajo, plan de gestión del alcance del proyecto, cambios solicitados

43 El EDT es una descomposición jerárquica orientada a los servicios o productos entregables del proyecto La EDT Subdivide el trabajo del proyecto en porciones mas pequeñas y fáciles de manejar

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45 En Base a los ejemplos actuales desarrollar un EDT para cada proyecto Tiempo = 20 minutos Presentación = 5 minutos

46 Click to edit Master title style Gerencia de Proyectos de Desarrollo

47 Definir y Estimar el Cronograma del Proyecto – Estimaciones y desarrollo del Diagrama GANTT Publicar y Ejecutar el Cronograma – Negociar y establecer las fechas claves del cronograma con beneficiarios y socios – Actualizar el avance del cronograma Monitoreo del Cronograma – Revisión del avance en relación al plan original Actualizar el Cronograma – En base a cambios en el alcance, estrategias y eventos que impactan al proyecto

48 INSUMOS – Ejemplos de proyectos similares, EDT, Alcance del trabajo, factores externos TECNICAS – Estimación de duración, diagramas de cronogramas (GANTT), técnicas para optimizar la duración del proyecto RESULTADOS – Cronograma del proyecto, ajustes y cambios al cronograma, plan de manejo del cronograma

49 Cronograma del proyecto, Ejemplos gráficos

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51 Definición del Presupuesto – Estimaciones de los costos del proyecto y aprobación del presupuesto Ejecución del Presupuesto – Autorización de gastos Monitoreo del Presupuesto – Control de gastos en base al avance del proyecto, técnicas de valor ganado (TVG) Modificaciones al Presupuesto – Acciones correctivas y cambios autorizados

52 INSUMOS – Ejemplos de proyectos similares, Alcance del trabajo, cronograma, contratos, condiciones de mercado, factores externos TECNICAS – Estimación de costos, Plan de cuentas, análisis de variaciones RESULTADOS – Presupuesto del proyecto, ajustes y cambios al presupuesto, plan de manejo del presupuesto, reportes

53 Ejercicio de la Técnica del Valor Ganado

54 Click to edit Master title style Gerencia de Proyectos de Desarrollo

55 ¿ Que definiciones tenemos actualmente sobre la calidad? ¿ Por que la calidad es importante? ¿ Que factores influyen a la calidad? ¿ Quienes define la calidad en un proyecto?

56 La Calidad es definida como el grado en que el conjunto de las características inherentes de una entidad (bien o servicio) que determinan su habilidad de satisfacer las necesidades definidas.

57 Definir la Calidad – Determinar la calidad y estándares para el proyecto Seguimiento de Calidad – Asegurar de que la calidad es parte de las tareas del proyecto Control de Calidad – Monitoreo y auditorias de calidad Mejorar la Calidad – Hacer cambios y mejoras para incrementar la calidad de los resultados

58 INSUMOS – Estándares de calidad, normas internacionales, requisitos de donantes y beneficiarios TECNICAS – Estudios causa/efecto, estudios comparativos, auditorias de calidad, análisis de procesos RESULTADOS – Plan de calidad, mejoras de calidad

59 Click to edit Master title style Gerencia de Proyectos de Desarrollo

60 ¿ Que definiciones tenemos actualmente sobre la dirección de equipo? ¿ Por que la dirección de equipo es importante? ¿ Que factores influyen en la dirección de equipo?

61 La planificación del equipo del proyecto determina los roles, responsabilidades y relaciones de informe. Determina los pasos para conseguir los recursos requeridos y las técnicas para mejorar su desempeño El objetivo es tener el personal adecuado en el momento adecuado haciendo el trabajo adecuado

62 Identificación del Equipo – Proceso de identificar las habilidades y competencias requeridas para llevar adelante el trabajo del proyecto Formar el Equipo – La organización del equipo y desarrollo de sus capacidades para su desempeño en el proyecto, asignación de roles y responsabilidades Evaluación del Equipo – Evaluación del desempeño del equipo y manejo de conflictos internos Mejoras del Equipo – Mejorando el desempeño del equipo, uso de técnicas de motivación

63 INSUMOS – EDT, normas organizacionales, requisitos de donantes, mercado laboral, descripción de cargos TECNICAS –Organigramas, Matriz Asignación de Responsabilidades, Formación de equipos, Histogramas, Técnicas de Motivación, Evaluación del Desempeño RESULTADOS – Matriz de responsabilidades, Plan de adquisición de HR, plan de capacitación, resultados de evaluaciones

64 Click to edit Master title style Gerencia de Proyectos de Desarrollo

65 ¿ Quiénes son los interesados del proyecto? ¿ Que tipos de influencia tiene en el proyecto? ¿ Que niveles de interés tiene en el proyecto? ¿ Cómo podemos determinar su grado de interés e influencia en el proyecto?

66 Los “stakeholders”, o interesados en el proyecto, son todas aquellas personas o instituciones que tiene un interés en el proyecto debido a que el proyecto va a impactarlos positivamente o negativamente

67 Mapa de Interesados – Proceso de identificar y analizar los interesados y desarrollar estrategias para ganar su apoyo Desarrollar las Relaciones – Implementar las estrategias mediante comunicaciones y desarrollo de relaciones Evaluación de Relaciones – Evaluación de las estrategias Mejoras de las Relaciones Mejoras continuas de las relaciones en base a las evaluaciones y cambios en el proyecto

68 INSUMOS – Marco Lógico, Información histórica de otros proyectos, contrato con donante, Beneficiarios, “stakeholders” TECNICAS –Análisis de Interesados, Comunicaciones, Negociaciones RESULTADOS – Estrategias de manejo de relaciones, Mapa de Interesados, Plan de comunicaciones

69 Mapa de los Interesados del Proyecto StakeholderInfluenciaTipo de InfluenceInteresTipo de Interest Impacto Donante Beneficiarios Socios Gobiernos locales Otras ONGs Otrost

70 Mapa de los Interesados del Proyecto

71 Click to edit Master title style Gerencia de Proyectos de Desarrollo

72 ¿ Cuál es la información del Proyecto? ¿ Quiénes son los usuarios de la información? ¿ Que información requieren los stakeholders? ¿ Que efectos existen por un mal manejo de la información? ¿ Qué se requiere para hacer un buen manejo de la información?

73 Plan de Información – Proceso de definición de las necesidades de información y planes para el manejo de la información Gestión de la Información – Procesos de colección, análisis, reporte y distribución de la información Evaluación de la Información – Evaluación de los resultados de la gestión de la información Mejoras a la Gestión de la Información – Mejoras al proceso de manejo de la información

74 INSUMOS – Beneficiarios, Marco Lógico, Información Secundaria, Necesidades de información de los “stakeholders” TECNICAS –Colección y análisis de Información, Sistema de Información del Proyecto, bases de datos, tecnología de información RESULTADOS – Plan de Manejo de información, Plan de comunicaciones, reportes

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76 Matriz para identificar las necesidades de información QuienQuePor QueCua ndoComo Donante Gobiernos locales Proyecto Beneficiarios Socios Gerencia Atlanta

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78 ¿ Cuáles son los riesgos del proyecto? ¿Cómo se puede determinar el impacto de un riesgo al proyecto? ¿Que medidas existen para disminuir los riesgos? ¿Qué ejemplos de riegos existen en los proyectos?

79 La Gestión de Riesgos es el proceso de identificar, analizar y responder a riesgos durante el ciclo de vida del proyecto, con el objetivo de asegurar que el proyecto pueda ser capaz de completar sus objetivos. Riesgo se define como la posibilidad de un perjuicio o daño que resulta por un proceso o evento futuro. Riesgo esta relacionado a la probabilidad de que el evento suceda o no suceda

80 Planificación de Riesgos – Identificación, evaluación y desarrollo de planes de contingencia Monitoreo y respuesta a eventos de riesgo – Actividades de monitoreo de riesgos y ejecución de los planes de contingencia Evaluación de Riesgos – Evaluación del plan de riesgos e identificación de nuevos riesgos Mejoras al plan de Riesgos – Acciones para mejorar la respuestas a riesgos y la identificación de nuevos riesgos

81 INSUMOS – Factores ambientales, sociales y económicos, beneficiarios, EDT TECNICAS –Análisis cualitativo y cuantitativo de riesgos, diagrama causa efecto, evaluación de probabilidades, árbol de decisiones RESULTADOS – Registro de riesgos, Plan de manejo de riesgos, planes de contingencias,

82 RiesgoProbabilidadImpactoFactor de Riesgo PrioridadPlan de Contingencia Riesgo A Medio (2)Bajo (1)24 Riesgo B Bajo (1)Alto (3)33 Riesgo C Alto (3) 91 Riesgo D Medio (2)Alto (3)62

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85 La administración de Compras incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo requerido

86 ¿ Cuales son los problemas mas frecuentes en la administración de compras? ¿ Cuales son las consecuencias para el proyecto de una mala planificación de compras?

87 Plan de Compras – Proceso de identificar y analizar los requerimientos de bienes y servicios del proyecto así como los costos, tiempos, calidad y restricciones del donante Solicitación de Compras – Proceso de selección de vendedores y firma de contratos Evaluación del Proceso de Compras – Evaluación del plan de compras y resultados de los bienes y servicios adquiridos, cierre de contratos Mejoras del Proceso de Compras Mejoras al proceso y selección de vendedores

88 INSUMOS – EDT, Contrato de donante, datos históricos, datos del mercado TECNICAS – Solicitud y análisis de Cotizaciones, Contratos estándar, negociación de contratos, auditoria de contratación RESULTADOS – plan de adquisiciones, criterios de evaluación, TOR, contratos, evaluación de proveedores/consultores,

89 Click to edit Master title style Gerencia de Proyectos de Desarrollo

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91 initiateplan implement adapt monitorclose

92 InicioPlanear Implementar Cerrar MonitoreoAdaptar AlcanzeCronogramaPresupuestoCalidad InformacionEquipoStakeholdersContratos Riesgos

93 Click to edit Master title style Gerencia de Proyectos de Desarrollo

94 ¿ Como se inician los proyectos de desarrollo? ¿ Que pasos incluye la iniciación de un proyecto?

95 Concepto del Proyecto, donde de la idea de un proyecto emerge como el resultado de un diagnostico y análisis de las necesidades de una comunidad o grupo Aprobación del Concepto, paso donde la idea recibe apoyo de la organización para iniciar la búsqueda de fondos/donantes Propuesta de Proyecto, el diseño del proyecto y sus estrategias de implementación, cronograma, equipo y presupuesto para entrega a un donante Aprobación de la Propuesta, proceso de aprobación en base a las normas del donante Negociación de Contrato, proceso de negociaciones con el donante Firma de Contrato, y aprobación para iniciar la fase de planificación

96 Concepto PropuestaNegociación Contrato ok? Ok?

97 Click to edit Master title style Gerencia de Proyectos de Desarrollo

98 ¿ Cuales son los planes mas importantes para un proyecto de desarrollo? ¿ Que pasos incluye la planificación de un proyecto?

99 Acta de Constitución del Proyecto, documento que da autorización para iniciar las actividades del proyecto Organización y desarrollo del equipo del proyecto, incluye la contratación de personal Iniciación del Proyecto, el equipo de proyecto se reúne para oficialmente iniciar el proyecto, incluye la participación de beneficiarios Planes del proyecto, desarrollo de los planes del proyecto con el equipo que incluye la participación de socios y otros interesados Aprobación de los planes, por supervisores o equipo gerencial de la organización. Puede incluir al donante y otros interesados Comunicación y socialización de los planes de proyecto

100 Acta Inicio Comunicar ok? Equipo Planes

101 Click to edit Master title style Gerencia de Proyectos de Desarrollo

102 ¿ Que se requiere para poder implementar un proyecto de desarrollo? ¿ Que pasos incluye la implementación de un proyecto?

103 Organizar y desarrollar al equipo de proyecto, definir roles y responsabilidades para signar las actividades del proyecto Implementar los planes y asignar las actividades al equipo de proyecto Administración de contratos, contrato del donante y procesos de subcontratos con socios Proceso de compras, inicio de adquisiciones de bienes y servicios Aseguramiento de Calidad, implementar los estándares de calidad Reportes de progreso del proyecto, proceso de manejo de información y comunicaciones del proyecto

104 Organización ContratosCalidad Reportes Implementación Compras

105 Click to edit Master title style Gerencia de Proyectos de Desarrollo

106 ¿ Que significa el monitoreo de proyectos de desarrollo? ¿ Por que es importante el monitoreo de proyectos de desarrollo? ¿ Que pasos incluye el monitoreo de un proyecto?

107 Evaluar el desempeño del proyecto, en las áreas de alcance, cronograma, presupuesto y calidad Control de calidad, control de los estándares de calidad, auditoria de calidad Monitoreo de riesgos, en base a las suposiciones originales Evaluación de equipo, determinar el nivel de desempeño del equipo y de cada miembro del equipo Reportes de desempeño, informes sobre desviaciones de los planes originales Determinar cambios, cambios y mejoras a los planes originales del proyecto

108 Desempeño Riesgos ReportesCambios Calidad Equipo

109 Click to edit Master title style Gerencia de Proyectos de Desarrollo

110 ¿ Por que es necesario adaptar los planes del proyecto? ¿ Que pasos se requieren para adaptar un proyecto?

111 Revisar los reportes de desempeño, y analizar las causas que ocasionaron las variaciones Revisar los pedidos de cambios al proyecto, cambios al alcance, cronograma, y presupuesto Desarrollar propuesta para efectuar los cambios, definir el impacto al proyecto debido a los cambios Proceso de aprobación de cambios al proyecto, donante, gerencia, beneficiarios, socios Actualizar los planes del proyecto, de acuerdo a las aprobaciones Capturar las lecciones aprendidas

112 Reportes PropuestaActualizar Lecciones Ok? Cambios Ok?

113 Click to edit Master title style Gerencia de Proyectos de Desarrollo

114 ¿ Como se concluyen los proyectos de desarrollo? ¿ Que pasos incluye el cierre de un proyecto?

115 Evaluación del Proyecto, participación en la evaluación del proyecto por evaluadores internos o externos, incluye participación de beneficiarios. Reporte Final del Proyecto, reporte a donantes, organización y grupos de interesados, reporte en base a obligaciones contractuales y gerenciales Cierre de Contratos, finalizar los contratos con vendedores, consultores, cierre de sub-contratos con socios. Cierre administrativo del proyecto, archivo de documentos, cierre financiero, entrega de los bienes y activos del proyecto. Reasignación del equipo de proyecto, evaluaciones finales de desempeño, cartas de recomendación Distribuir las lecciones del proyecto, publicar y compartir las lecciones que se aprendieron y que beneficiaran a otros proyectos similares

116 Evaluación Reporte Cierre Admin Lecciones Contratos Equipo

117 www.pmi.org el instituto de gerencia de proyectos, certificación internacional y estándares mundiales www.pmi.org INGO-PMI, iniciativa de LINGOS de llevar adelante cursos y metodologías para la gerencia de proyectos en ONGs http://ingo.sharepoint.apptix.net/ngopmi/ CARE PQDL http://pqdl.care.org/default.aspxhttp://pqdl.care.org/default.aspx

118 Evaluación del temario del taller Implicaciones para CARE Bolivia Implicaciones individuales Siguientes pasos