REUNIONES GRUPOS DE TRABAJO REUNIONES GRUPOS DE TRABAJO CONSIDERACIONES BÁSICAS Dr. Jaume Llacuna Morera Centro Nacional de Condiciones de Trabajo (Ministerio de Trabajo e Inmigración) Universitat de Barcelona (Psicologia Social) DINÁMICA DE GRUPOS DINÁMICA DE GRUPOS

CONSIDERAR LAS “REUNIONES” (ESPECIALMENTE LAS DE TOMA DE DECISIONES) COMO UNA “HERRAMIENTA DE TRABAJO” Una “reunión” no es una tertulia, una discusión, un encuentro de amigos. Es un conjunto limitado (de 5 a 7 en toma de decisiones) de personas que trabajan: con un objetivo concreto (conclusiones limitadas) durante un tiempo concreto (no más de 50 minutos) en un espacio concreto (“ergonomía de la comunicación”) ES NECESARIO ESTABLECER UNAS PAUTAS DE ACTUACIÓN: COORDINADOR DE LA REUNIÓN TURNOS DE PALABRA ESQUEMA DE LOS “TIEMPOS” DE TRABAJO

Lo más importante es establecer un “canal afectivo” positivo en las relaciones interpersonales. Aspectos de la relación interpersonal: Todos deben participar Denotar “interés” en el tema y en la participación Manifestar la “escucha activa” Mirar a todos los participantes de la reunión Usar gestos armoniosos (“redondos”). No esconder las manos No usar gestos “duros” (golpes, gestos violentos, etc.) Mantener una expresión de cara “amable” Dirigirse a los participantes por sus nombres (personalizar)

Las intervenciones personales deben ser: Breves (no más de dos minutos hablando) Los argumentos “contundentes” suelen tener poca aceptación (“Palo Alto”) Lo menos “anecdóticos” posibles. Ir “al grano” Proponer conclusiones concretas. Ideas concretas que puedan figurar en las conclusiones finales Recoger las ideas de los demás. Ampliar sobre una base No oponerse “abiertamente” a una conclusión ajena Rebatir conclusiones de los demás desde el respeto y el sentido del humor No debe producirse jamás una ´”tensión” comunicativa que impida llegar a los objetivos

Los participantes en una reunión están colaborando en un fin común. El coordinador de una reunión es el “animador” de la misma. Si existe un elemento “negativo” debe comunicársele amablemente que está impidiendo (voluntaria o involuntariamente) el trabajo. El coordinador debe generar una “atmósfera” en la que esto sea posible sin crear tensiones negativas. El coordinador debe dirigir la reunión, dar las palabras, impedir que hablen varias personas a la vez, impedir que se generen “tandems” o subgrupos, neutralizar a quienes desean impedir el trabajo, potenciar la participación de todos, mantener un “buen clima” comunicativo, sintetizar opiniones, ordenar opiniones, “sumar” ideas y llegar a los objetivos deseados.

Los participantes en una reunión deben “observar” al resto de participantes. Esta observación debe facilitarles la determinación de los elementos “favorables” y “desfavorables” a sus tesis. Deben observar los mecanismos de comunicación usados por el resto de elementos del grupo. Determinar: elementos positivos y negativos elementos dominantes (intereses específicos) elementos pasivos o marginados elementos “prácticos”, sintetizadores, etc. Elementos involuntariamente distorsionadores

Las personas que intervienen en una reunión deben “explotar” las características personales propias en relación a la “puesta en escena” de sus intervenciones. Todos disponemos de aspectos que colaboran en la eficacia comunicativa Los aspectos más importante en la “puesta en escena” son: El aspecto físico general (simpatía, acercamiento, aspectos de amabilidad, etc.) El aspecto físico general (simpatía, acercamiento, aspectos de amabilidad, etc.) Voz. Tono en general. Articulación. Hablar “moduladamente” Voz. Tono en general. Articulación. Hablar “moduladamente” Gestos. Gesticulación “redonda”, no agresiva, armónicaGestos. Gesticulación “redonda”, no agresiva, armónica Expresión de la cara. Mirada, sonrisa, demostrar “atención” y refuerzo Expresión de la cara. Mirada, sonrisa, demostrar “atención” y refuerzo Distribución de las personas en el espacio de la reunión (personas “centrales” captan mayor atención) Distribución de las personas en el espacio de la reunión (personas “centrales” captan mayor atención)

“PEROGRULLADAS” BÁSICAS EN UNA REUNIÓN: No “enfadarse” jamás Mantener y explotar el sentido del humor “Ir al grano”. No contar “historietas” “Conchabarse” con otras personas de la reunión No querer ser protagonista Observar e intentar “entender” la conducta de los demás Facilitar siempre la participación de los demás y reforzarla Neutralizar “amablemente” las tesis contrarias Nunca generar sensaciones de “ridículo”, crítica negativa, “acidez”, prepotencia, desprestigio del otro, etc. Ser elementos positivos

Llegar a conclusiones “consensuadas” Si no es posible, llegar a conclusiones por mecanismos “democráticos” (votación) Siempre debe acabar una reunión con conclusiones (de lo contrario dará sensación de “pérdida de tiempo”) Reducir al máximo las reuniones de “toma de decisiones” Cuando se llega a decisiones, éstas deben aplicarse. Las “decisiones” no operativas generan frustración Las personas que asisten a una reunión deben sentirse “cómodas” (tanto física como emocionalmente) El coordinador/a es el “alma” animadora de una reunión Es preferible hacer dos reuniones en días diferentes que una reunión pesada, aburrida, eterna, cansada y poco práctica

Todas las personas deben participar Todas las opiniones son “buenas” (todos ganan, nadie pierde) La opiniones “menos buenas” son contrastadas y se intenta eliminarlas por métodos “democráticos” (votación). Se eliminan no por “malas” sino por “poco adecuadas” a nuestros intereses “actuales” (son ideas útiles en otra ocasión) Las opiniones de todos son “valoradas” positivamente por el coordinador/a Cuando uno/a habla, los demás escuchan (y se nota que están escuchando) Más vale hablar poco y bien Ser claro en la exposición, favorecer el recuerdo de lo que se dice EL SIGNIFICADO DE UNA EXPRESIÓN ES LA REPERCUSIÓN QUE TIENE EN LOS DEMÁS