Documentación del Sistema de Gestión de Calidad Semana 4. Presentación Nº 12 Ing. Ma. del Pilar Rodríguez

¿Por qué documentar? Nos sirve para comunicar información Como videncia de la conformidad de lo planificado Para compartir conocimientos, con el fin de difundir y preservar las experiencias de la institución

Política de Calidad y Objetivos de la Calidad Proporcionan un punto de referencia para dirigir la organización Determinan los resultados deseados y ayudan a la organización a aplicar los recursos para alcanzar dichos resultados Responsabilidad de dirección

Política de Calidad Debe ser adecuada al propósito de la organización Debe incluir compromiso para cumplir los requisitos del cliente y de mejora continua Debe ser revisada para su continua adecuación Es Marco de referencia para establecer objetivos de calidad Debe ser comunicada y entendida en la organización

Política de Calidad HCE-plus Nuestro compromiso con la calidad en el manejo higiénico de los alimentos, está dirigida a lograr la satisfacción de la clientela mediante la capacitación de alumnos, personal y el seguimiento del sistema de aseguramiento de la calidad que garantiza una mejora continua en nuestros procesos internos y en resultados en pruebas microbiológicas

Objetivos de la Calidad Están vinculados con la política de calidad y con el compromiso de mejora continua Se establecen en funciones y niveles pertinentes dentro de la organización Deben ser medibles y alcanzables

Metas primarias de la organización La satisfacción del cliente La mejora continua de la calidad La eficacia en el suministro y la prestación del servicio La consideración de los requisitos de la sociedad y medio ambiente

Ejemplos de Objetivos Alcanzar la certificación en la norma ISO 9000:2000 en el año 2004 Reducir el rechazo interno en un 5% respecto al 2003 Implementar controles de servicio de limpieza de instalaciones

Niveles de documentación Manual de calidad I Procedimientos II Documentos III Formatos y registros IV En este tipo de documentos debe reflejarse el Sistema de Calidad de acuerdo con la Norma ISO 9001:2000

Manual de calidad OBJETIVO: Facilitar la descripción adecuada del sistema de la calidad que sirva de referencia permanente durante la implementación y mantenimiento del sistema Brindar confianza para sí y para los clientes y garantía de que los productos cumplen con los requisitos especificados

Manual de Calidad Alcance del SGC, incluyendo los detalles y justificación de cualquier exclusión Procedimientos documentados establecidos para el SGC o referencia a los mismos Descripción de la interacción entre los procesos del SGC

Estructura del manual de calidad Las características varían en función del tamaño y el tipo de organización Se deben ubicar fácilmente cada sección en correspondencia con la norma ISO Se debe definir para cada uno de los elementos aplicables como se intenta aplicar, cumplir y controlar Redacción de fácil comprensión

Sección Título Contenido 0 Introducción 0.1 Generalidades 0.2 Orientación a procesos 0.3 Relación con ISO 9004 0.4 Compatibilidad con otros sistemas 1 Alcance 1.1 Generalidades 1.2 Aplicaciones 2 Referencia normativa 3 Términos y definiciones 4 Sistema de gestión de la calidad 4.1 Requisitos generales 4.2 Requisitos de la documentación 5 Responsabilidad de la Dirección 5.1 Compromiso de la dirección 5.2 Enfoque al cliente 5.3 Política de la calidad 5.4 Planeación 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación 6 Gestión de los recursos 6.1 Suminstro de recursos 6.2 Recursos Humanos 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de trabajo 7 Elaboración del producto 7.1 Planeación de la elaboración del producto 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.3 Diseño y desarrollo 7.4 Adquisiciones 7.5 Suministro para la producción y el servicio 7.6 Control de instrumentos de monitoreo y medición 8.1 Generalidades 8 Medición, análisis y mejora 8.2 Monitoreo y medición 8.3 Control de producto no conforme 8.4 Análisis de datos 8.5 Mejora

Formato del Manual de Calidad Establecer formato normalizado Encabezado: tipo de documento, sección a que corresponde, código del documento, número de revisión, fecha de entrada en vigencia, cantidad de hojas de la sección Pie: quien preparó, quien aprobó cada sección

Colegio Superior Gastronomía Manual de Calidad Código Revisión Nº Fecha Vigencia Hoja X de Y Titulo de Sección Propósito Alcance Responsabilidades Definiciones Procedimiento Nombre Firma Preparó Aprobó Documentos

¿Qué es un Procedimiento? Es una guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente cómo una persona o más realizan un trabajo Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso

Procedimientos documentados Control de documentos Control de registros Auditorias internas Control de no conformidades Acciones preventivas Acciones correctivas

Características de los procedimientos Deben ser claros y concisos Deberán estar codificados Deben indicar quien los preparó y aprobó Deben ser revisados periódicamente Las copias obsoletas deberán eliminarse El archivo de los documentos deberá estar asegurado

Colegio Superior Gastronomía Procedimiento General Código Revisión Nº Fecha Vigencia Hoja X de Y Procedimiento para…. Propósito u objetivo Alcance Responsabilidades Documentos de Referencia Descripción del Procedimiento Enfoque de procesos Anexos Nombre Firma Preparó Aprobó

¿Qué es un objetivo? Breve descripción del objetivo que se persigue en el documento. Identificar el objetivo o razón de ser del procedimiento Porque es útil este procedimiento Por que es importante Que se logrará con el

¿Qué es el alcance? Indica los niveles de la organización o de sus operaciones que se verán afectadas por el documento Definir a que o cuando aplica el procedimiento y hasta donde abarca

Descripción del procedimiento Establecer en cada uno de los pasos del procedimiento: Quien (hace), Que (hace) y cuando aplique Donde y Como y/o Cuando (lo hace) Hacer referencia a todos los registros que genera la actividad Secuencia de etapas Actividad Responsable

Nombre del Subproceso o etapa Enfoque de procesos Nombre del Subproceso o etapa Entradas Salidas Responsable del proceso Nombre de los procedimientos A P H V Proceso Salida A Entrada A Etapas o Subproceso (MAPA DE PROCESO) Procedimientos

Enfoque de procesos Un resultado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso Insumo o entrada Proveedor Producto, salida o resultados Cliente o usuario Necesidades o expectativas del usuario Documentos

Documentos Son todos aquellos documentos requeridos por la organización a fin de asegurar una efectiva planeación, operación y control de procesos Pueden ser documentos de referencia (externos al SGC) o internos Ej. Manual de la organización, leyes, normas, otros Documento Código Documentos

Formatos y Registros Son todos aquellos formatos que se utilizan de manera periódica para registrar la información relacionada con el sistema de trabajo de la institución Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas Nombre del registro Tiempo de conservación Responsable de almacenarlo Lugar del almacén Código

1. Control de Documentos Controles para aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario Asegurarse de identificar los cambios y el estado de la revisión actual Prevenir el uso de documentos obsoletos

2. Control de registros Deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad de los requisitos así como la operación eficaz Definir los controles necesarios para su identificación, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición

3. Auditorias internas Se debe definir las responsabilidades, requisitos para la planificación y realización de auditorias, para informar los resultados y para mantener los registros

4. Control de No conformidades Se debe asegurar que el producto no conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional. Se debe definir las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto no conforme

5. Acciones correctivas Para eliminar la causa de no conformidades para prevenir que no vuelvan a ocurrir Se deben de: revisar las no conformidades, determinar las causas, evaluar acciones para que no vuelvan a ocurrir, implementar las acciones y revisar las acciones tomadas

6. Acciones preventivas Se deben determinar las acciones para eliminar las no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia Se debe definir los requisitos para: Determinar las no conformidades potenciales Evaluar la necesidad de actuar para prevenirlas Determinar e implantar acciones necesarias Registrar las acciones tomadas Revisar las acciones preventivas tomadas