CAMARA DE REPRESENTANTES CAPACITACION A LOS FUNCIONARIOS DE LA CAMARA DE REPRESENTANTES SOBRE SISTEMAS DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005 Y GESTION DE CALIDAD NTCGP:1000:2004 Profesor: Luis Carlos Beltrán Pardo Universidad Nacional De Colombia CAMARA DE REPRESENTANTES

TEMAS DE LA CAPACITACION I. SISTEMA DE CONTROL INTERNO – II. MODELO ESTÁNDAR MECI 1000:2005 PARA LA CAMARA DE REPRESENTANTES 1- Marco técnico y conceptual y fundamentos legales 2. Principios del MECI 3.Subsistemas 4.Componentes 5.Elementos 6.Pautas generales de implementación III. NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PUBLICA NTCGP 1000:2004 PARA LA CAMARA DE REPRESENTANTES 1- Marco técnico y conceptual 2. Fundamentos legales 3. Principios de la norma técnica 4. La norma técnica 5. Elementos para su implementación CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES OBJETIVOS DE ESTA CAPACITACION Fortalecer correctamente el Sistema de Control Interno en la Cámara de Representantes Fomentar la participación de los funcionarios en el Sistema de Control Interno de la Cámara de Representantes Conocer la compatibilidad del Sistema de Control Interno con los sistemas de Gestión de Calidad y Desarrollo Administrativo. Conocer el papel de la Oficina de Control Interno como elemento del Sistema. CAMARA DE REPRESENTANTES

CONTROL INTERNO EN GENERAL Abarca el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas por la Cámara De Representantes para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia de sus operaciones, estimular la observancia de las políticas establecidas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. CAMARA DE REPRESENTANTES

Objetivos generales de un Sistema De Control Interno Protección de los recursos, su adecuada administración ante posibles riesgos Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en las operaciones, facilitar la correcta ejecución de las funciones y actividades para el logro de la misión Velar porque las actividades y recursos estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la Cámara De Representantes Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión CAMARA DE REPRESENTANTES

de un Sistema De Control Interno Elementos generales de un Sistema De Control Interno PLAN GENERAL PLANES DE ACCIÓN ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN SISTEMAS DE INFORMACIÓN MANUALES DE FUNCIONES MANUALES DE PROCEDIMIENTOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE NORMAS Y PROCESOS P H PROCESOS , PRODUCTOS Y ATRIBUTOS DOCUMENTADOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL NORMAS PARA LA UTILIZACIÓN Y PROTECCIÓN DE LOS RECURSOS. SISTEMA DE MÉRITOS Y SANCIONES Y PROGRAMAS DE INDUCCCIÓN REINDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA

de un Sistema De Control Interno Elementos generales de un Sistema De Control Interno SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO OFICINA DE CONTROL INTERNO C A PROGRAMAS DE APLICACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES DE CONTROL INTERNO CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES PASOS DE UN BUEN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Procedimientos Metodologías Requisitos Fácil acceso a la información Ajustar Control: Político Ciudadano Garantizar Estadísticas Acciones Correctivas Facilitar Quejas Reclamos Denuncias Demandas Registrar Existencia Control De Calidad Controlar y disminuir Desviaciones en los procesos Asegurar indicadores Detectar y corregir CAMARA DE REPRESENTANTES La Base

CAMARA DE REPRESENTANTES CLASES DE CONTROL AUTOCONTROL COMO ACTIVIDAD COMO FUNCION Es el control que debe Es el control ejercido Control que ejerce la ejercer cada uno de por un funcionario que Oficina de Control los funcionarios de la Interno Cámara De Representantes tenga un nivel autoridad- Propósito: Propósito: alternos. Asesorar y apoyar al Evaluarse a sí mismo Propósito Gerente informando en el cumplimiento de Verificar la realización sobre el desarrollo de sus funciones, sabien- de actividades de acuer- las políticas. do: do a procedimientos es- Presentar propuestas *Sus actividades tablecidos. de retroalimentación * Procedimientos Planear, dirigir, coor- sobretodo en la pro- * Nivel de autoridad dinar y controlar las ac- tección de los recursos tividades de los subord. y eficiencia en las oper. CAMARA DE REPRESENTANTES

SISTEMA DE CONTROL INTERNO PLANES ORGANIZACIÓN MECANISMOS DE MÉTODOS EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN PRINCIPIOS NORMAS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES OPERACIONES ACTUACIONES ADMÓN.- INF-REC DE ACUERDO A LAS NORMAS CONSTITUCIONALES LEGALES VIGENTES Y DENTRO DE LAS POLÍTICAS TRAZADAS POR LA DIRECCIÓN DE ACUERDO A OBJETIVOS PREVISTOS EN LA PLANEACIÓN CAMARA DE REPRESENTANTES

CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES El sistema forma parte del Sistema Contable- Financiero- de Planeación- de Información y de sus operaciones (Manuales). Es responsabilidad del Representante Legal, su establecimiento, mantenimiento y perfeccionamiento de acuerdo con la naturaleza, la estructura y la misión Organizacional. En cada unidad, área o sección, su encargado es responsable del sistema de Control Interno ante su jefe inmediato. La Unidad de Control Interno en la Cámara De Representantes se encargará de hacer la evaluación independiente del sistema y propondrá recomendaciones al Gerente para mejorarlo. Todas las transacciones deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna para preparar en igual forma informes operativos, administrativos y financieros reales.

CAMARA DE REPRESENTANTES ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES UN PLAN DE ORGANIZACIÓN: Adecuada organización, incluyendo un organigrama flexible, limitando la responsabilidad y la autoridad mediante manuales de funciones correctamente elaborados. LA CONTABILIDAD: Base para la toma de decisiones y control de los bienes de la Cámara De Representantes (Pasivos, Patrimonio, Gastos, Egresos, etc..) LOS PRESUPUESTOS: Como elemento de control se fundamentará en la planeación, fijación de objetivos, metas, planes de desarrollo. CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES LAS ESTADÍSTICAS: Para producir información y tomar decisiones adecuadas. INFORMACIÓN: Elemento para la toma de decisiones (Información financiera, económica, estadística, informes de labores de personal). SUPERVISIÓN: Le corresponde a la Unidad de Control Interno, para garantizar su mantenimiento y su permanente evaluación para hacer las cosas a menores costos y en el menor tiempo posible. CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES LOS EQUIPOS Y LA TECNOLOGÍA: Utilizándolos en la administración produciendo más seguridad, por ejemplo el computador y demás equipos modernos. EL PERSONAL: Es quizás el elemento más importante para desarrollar un Sistema de Control Interno en la Cámara De Representantes para lo cual se requiere el establecimiento de políticas así: SELECCIÓN: Mediante concursos. INDUCCIÓN: Enseñar los objetivos de la Cámara De Representantes y explicar las obligaciones y los deberes. CAPACITACIÓN: Para mejorar el desarrollo de las labores y obtener buenos resultados. CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES ROTACIÓN DE PERSONAL: Para evitar períodos largos en el mismo cargo. POLÍTICAS DE VACACIONES: Que las disfruten. FIANZAS DE MANEJO: Establecerlas. ADECUADOS SISTEMAS DE REMUNERACIÓN, CONDICIONES DE TRABAJO, PRESTACIONES SOCIALES, INCENTIVOS, ASISTENCIA SOCIAL PARA LOGRAR MAYOR INTERÉS. DISCIPLINA: Reglamentos y sanciones. CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Y DE GESTIÓN EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES Es un instrumento que ayuda efectivamente a los directivos de la Cámara De Representantes para utilizar técnicas de la administración, planeación, ejecución y control de cada una de las áreas que integran, mediante la utilización de Indicadores de gestión CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES COMO IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES 1. ESTABLECIENDO ADECUADAS TÉCNICAS DE DIRECCIÓN -Reorganización hacia estructuras y organigramas flexibles. - Técnicas de administración modernas 2. ELABORAR O REDISEÑAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS - De acuerdo con la naturaleza de la Cámara De Representantes ágiles y simplificados, que indique las instrucciones y guías para hacer bien las cosas. O ELABORAR EL MANUAL DE CONTROL INTERNO QUE INTEGRA GRAN PARTE DEL MISMO SISTEMA. 3. ELABORAR O REVISAR Y ACTUALIZAR MANUALES DE FUNCIONES. - Estableciendo responsabilidad, autoridad, delegación de funciones y ser obligatoria la rendición de informes de labores, evaluados o calificados. CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES COMO IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES 4. DISEÑAR Y ESTABLECER UN SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN (S.I.I ) EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES - Utilizando la sistematización en todas las áreas. 5. ORGANIZAR Y APLICAR ADECUADAS POLÍTICAS EN LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL - Selección, inducción, capacitación, promoción, remuneración salarial, prestaciones sociales, méritos, instalaciones y condiciones de trabajo, reglamentos y disciplina. 6. ORGANIZAR Y APLICAR UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN - Que permita medir, promover la calidad, eficiencia, eficacia evaluación del desempeño y resultados de la propia administración (Autocontrol). CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES COMO IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES 7. APLICAR EN FORMA ADECUADA EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES LOS ASPECTOS TECNICOS DE CONTROL INTERNO - Objetivos, características y elementos. 8. UTILIZAR EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA LA PLANEACIÓN COMO ELEMENTO BÁSICO DE CONTROL INTERNO - Señalar la misión, visión, objetivos, metas, programas, planes de desarrollo, presupuestos, fortalezas- debilidades y amenazas- oportunidades. 9. CREAR O REORGANIZAR LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO Aplicando las funciones de evaluación , como grupo interdisciplinario. CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES COMO IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES 10. ESTABLECER EL COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO -Con funciones de evolución y apoyo al sistema y a la Unidad de Control Interno. 11. ESTABLECER MEDIDAS PREVENTIVAS O DE SEGURIDAD EVALUANDO EL RIESGOS PARA NO OBTENER PERDIDAS, ERRORES NI FRAUDES. FORMANDO PARTE DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 12. ORGANIZAR EL SISTEMA CONTABLE Y FINANCIERO DE LA CAMARA DE REPRESENTANTES - Contabilidad sistematizada , actualizada y analizada. CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES COMO IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES 13. ELABORAR PLANES DE TRABAJO O MANUALES DE AUDITORIA Que incluya Auditoría Financiera, Operativa, de Sistemas, Control de Gestión y resultados como función de la unidad de Control Interno, con la utilización de papeles de trabajo, como elementos probatorios. 14. DISEÑAR MÉTODOS Y MECANISMOS DE CONTROL DE GESTIÓN DE LA CAMARA DE REPRESENTANTES POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS Y USUARIOS. 15. PROPICIAR Y FOMENTAR PERMANENTEMENTE LA CULTURA DE CONTROL HACIA EL MEJORAMIENTO CONTINUO Y LA CALIDAD TOTAL. CAMARA DE REPRESENTANTES

control interno aplicando MECI en la Cámara de Representantes En 1992, el Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commisson (COSO o MECI) elabora el reporte titulado Control Interno. El Reporte COSO define el control interno como un PROCESO diseñado para proveer SEGURIDAD RAZONABLE de que los objetivos serán alcanzados en las siguientes tres (3) áreas: - Efectividad y eficiencia en las operaciones - Confiabilidad de los reportes financieros - cumplimiento de normas y regulaciones

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES MECI O COSO MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES CAMARA DE REPRESENTANTES

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES Sistema Subsistemas Elementos Manual de Implemen-tación Componentes CAMARA DE REPRESENTANTES

1- MECI 1000:2005 – MARCO TECNICO Y CONCEPTUAL Su origen se referencia en el cambio constitucional y en la aplicación de las teorías administrativas, especialmente en materia de control y enfasis en lo preventivo, a si como en la administración del riesgo y su aplicación esta dada en el siguiente modelo: CAMARA DE REPRESENTANTES

1. MECI 1000:2005 – MARCO TECNICO Y CONCEPTUAL ANTES DE 1991 Practica exterior Supervisión Castigo Control previo Control Policivo A cargo de otros Corrupción DESPUES DE 1991 Basado en procesos Autocontrol Proactivo En tiempo real Participativo – consultivo Preventivo- Riesgo CAMARA DE REPRESENTANTES

1. MECI 1000-2005 – FUNDAMENTOS LEGALES ART.209 – FUNCIÓN CONSTITUCIÓN ART. 269 CGR ADTIVA POLÍTICA LEY 489 DE 1998 LEY 87 DE 1993 DECRETO 2621 DE 2006 DECRETO 1599 DE 2005 DECRETO 1537 DE 2001 DECRETO 1826 DE 1994 RESOLUCIÓN 142 DE 2006 ANEXO MECI 1000:2005 CIRCULAR 03 DE 2005 CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES 2. MECI - PRINCIPIOS Los principios del Sistema de Control Interno -Meci se enmarcan, integran, complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales. CAMARA DE REPRESENTANTES

Componentes MECI - COMPONENTES SISTEMA DE CONTROL INTERNO ELEMENTOS ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO. ESTILO DE DIRECCIÓN. SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO 2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN 1.1. AMBIENTE DE CONTROL. 1.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. 1.3. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. 2.1. ACTIVIDADES DE CONTROL. 2.2. INFORMACIÓN. 2.3. COMUNICACIÓN PÚBLICA. 3.1. AUTOEVALUACIÓN. 3.2. EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. 3.3. PLANES DE MEJORAMIENTO. PLANES Y PROGRAMAS. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. CONTEXTO ESTRATÉGICO. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS. ANÁLISIS DE RIESGOS. VALORACIÓN DE RIESGOS. POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. POLÍTICAS DE OPERACIÓN. PROCEDIMIENTOS. CONTROLES. INDICADORES. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. INFORMACIÓN PRIMARIA. INFORMACIÓN SECUNDARIA. SISTEMAS DE INFORMACIÓN. COMUNICACIÓN ORGANIZCIONAL. COMUNICACIÓN INFORMATIVA. MEDIOS DE COMUNICACIÓN. AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. AUDITORÍA INTERNA. PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL. PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL. PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL. SUBSISTEMAS PLAN GENERAL DE IMPLEMENTACION METODOLOGÍA DE DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN MECI - COMPONENTES Componentes CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES 3. MECI - SUBSISTEMAS 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO: Es el Conjunto de Componentes de Control que al interrelacionarse entre sí, permiten el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la Entidad Pública. 2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN: Conjunto de Componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la Entidad Pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su Misión. 3. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN Conjunto de Componentes de Control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la Entidad Pública; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Organización Pública. MECI CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES 6. MECI - IMPLEMENTACIÓN NUMERAL 6. IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO. La Cámara de Representantes debe establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno mejorando continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad de acuerdo con los requisitos de este Modelo Estándar. Para ello la Cámara de Representantes deberá surtir las siguientes etapas y actividades. CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES 6. MECI: Implementación CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES MECI: Implementación 6.1 6.1 ETAPA 1: Planeación al Diseño e Implementación del Sistema de Control Interno. Establecer el Compromiso de la Alta Dirección. Definir la Organización del Equipo de Trabajo. Definir los diferentes niveles de implementación o Ajuste del Sistema de Control Interno actual en términos del Modelo Estándar de Control Interno. Elaborar el Plan de Trabajo para el Diseño e Implementación. Definir Normas de Funcionamiento. Definir Actividades de desarrollo e implementación. Asignar Responsabilidades. Definir Cronograma de Actividades. Establecer los recursos que garanticen el desarrollo e implementación. Llevar a cabo la Capacitación del Grupo de Trabajo. Realizar Socialización a directivos de la Entidad. CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES MECI: Implementación 6.2 6.2 ETAPA 2: Diseño e Implementación del Sistema de Control Interno. Para el Diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno se deberá llevar a cabo una evaluación sobre la existencia o estado de desarrollo e implementación de cada elemento de Control en la Entidad Pública y definir la actividad y responsables del diseño, ajuste o implementación utilizando para ello la metodología, procedimientos e instrumentos que para tal efecto defina el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP. CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES MECI: Implementación 6.3 6.3. ETAPA 3: Evaluación a la implementación del Modelo Estándar de Control Interno. La Oficina de Control Interno, Unidad de Auditoría Interna o quien haga sus veces en la Cámara de Representantes, llevará a cabo una evaluación permanente a los procesos de diseño, desarrollo e implementación del Modelo de Control Interno, garantizando con ello la efectividad del Sistema de Control Interno de la Entidad. CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES MECI: Implementación 6.4 6.4. ETAPA 4: Normograma Sistema de Control Interno La Cámara de Representantes a fin de garantizar el control de cumplimiento, deberá elaborar un Normograma con las normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que le son aplicables, verificando a través del desarrollo del Modelo Estándar de Control Interno, el cumplimiento y todas y cada una de dichas normas. CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES SISTEMA DE GARANTIA DE CALIDAD NTCGP 1000:2004 EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES CAMARA DE REPRESENTANTES

1. NTCGP 1000:2004 – MARCO TÉCNICO Y CONCEPTUAL Organización Internacional para la estandarización, federación mundial fundada en 1947, para promover el desarrollo de normas internacionales relacionadas con manufactura, comercio, servicios y organismos de normalización de más de 138 países. La estandarización se convierte en una necesidad para enfrentar el mundo globalizado. Familia de normas que han sido elaboradas por la ISO con el fin de asistir a las organizaciones de todo tipo y tamaño, en la implantación y operación de “sistemas de gestión de la calidad” eficaces. CAMARA DE REPRESENTANTES

1. NTCGP 1000:2004 – Marco técnico y conceptual La familia de normas ISO 9000:2000 está constituida por tres normas básicas, complementadas por otros documentos ISO 9000: Sistemas de gestión de calidad – fundamentos y vocabulario ISO 9001: Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos ISO 9004: Sistemas de gestión de la calidad – Directrices para la mejora del desempeño CAMARA DE REPRESENTANTES

1. NTCGP 1000:2004 – Marco técnico y conceptual QUÉ ES CALIDAD? CALIDAD: Grado en que un conjunto de características inherentes cumplen con los requisitos. El sector público colombiano no es ajeno a esta necesidad. Para responder a las exigencias se emiten una serie de normas y directrices para lograr implementar los SGC. Haciendo unas adecuaciones especiales. CAMARA DE REPRESENTANTES

DIRECTRICES DE LA CALIDAD EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES Directamente la Presidencia de la Cámara de Representantes liderará en forma participativa su gestión administrativa. Planeando permanentemente y sistemáticamente sus acciones y sus procedimientos mediante: capacitación o educación Involucrando + identificando + comprometiendo y responsabilizando a todos los empleados Diseñando + mejorando + asegurando productos y/o servicios a los ciudadanos (internos y externos) que les suplan sus necesidades y expectativas Para cumplir la misión institucional y lograr la supervivencia de la Cámara de representantes, logrando beneficios satisfactorios, en lo económico y social a todos Los usuarios internos y externos, empleados + clientes + proveedores + comunidad o sociedad en general CAMARA DE REPRESENTANTES

2. NTC GP – 1000 : 2004 FUNDAMENTOS LEGALES CONSTITUCION POLÍTICA LEY 872 DE 2003 LEY 489 DE 1998 LEY 87 DE 1993 DECRETO 4110 DE 2004 NORMA TECNICA DE CALIDA NTC GP – 1000 2004 CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES 3. NTC GP 1000-2004 PRINCIPIOS a) Enfoque hacia el cliente: la razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuales son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas. b) Liderazgo: desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de cada entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad. c) Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas: es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen funciones públicas, en todos los niveles, que permite el logro de los objetivos de la entidad. CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES 3. NTC GP 1000-2004 PRINCIPIOS d)Enfoque basado en los procesos: En las entidades existe una red de procesos, la cual al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. e) Enfoque del sistema para la gestión: El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos. f) Mejora continua: Siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES NTC GP 1000-2004 principios g) Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición. h) Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: Las entidades y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor. i) Coordinación, cooperación y articulación: El trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles. j) Transparencia: La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos facilitando el control social. CAMARA DE REPRESENTANTES

4. NTC GP 1000:2004 LA NORMA TÉCNICA CONTENIDO DE LA NORMA TÉCNICA 0- Introducción 1- Generalidades Principios de la Gestión de la Calidad Compatibilidad con otros sistemas: MECI; Sisteda 2- Objetivos y campos de aplicación 3- Términos y definiciones 4- El sistema de Gestión de la Calidad 5- Responsabilidad de la Dirección 6- Gestión de los recursos 7- Realización del producto y/o prestación del servicio 8- Medición, análisis y mejora CAMARA DE REPRESENTANTES

NTC GP 1000:2004 IMPLEMENTACIÓN Para dar cumplimiento a lo dispuesto en la ley 872 de 2003 , las entidades deben como mínimo: a) Identificar cuáles son sus usuarios, destinatarios o beneficiarios de los servicios que presta o de las funciones que cumple; los proveedores de insumos para su funcionamiento; y determinar claramente su estructura interna, sus empleados y principales funciones; CAMARA DE REPRESENTANTES

NTC GP 1000:2004 implementación b) Obtener información de los usuarios, destinatarios o beneficiarios acerca de las necesidades y expectativas relacionadas con la prestación de los servicios o cumplimiento de las funciones a cargo de la entidad, y la calidad de los mismos; c) Identificar y priorizar aquellos procesos estratégicos y críticos de la entidad que resulten determinantes de la calidad en la función que les ha sido asignada, su secuencia e interacción, con base en criterios técnicos previamente definidos por el Sistema explícitamente en cada entidad. CAMARA DE REPRESENTANTES

NTC GP 1000:2004 implementación d) Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurar que estos procesos sean eficaces tanto en su operación como en su control; e) Identificar y diseñar, con la participación de los servidores públicos que intervienen en cada uno de los procesos y actividades, los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generen un impacto considerable en la satisfacción de las necesidades y expectativas de calidad de los usuarios o destinatarios, en las materias y funciones que le competen a cada entidad; CAMARA DE REPRESENTANTES

NTC GP 1000:2004 implementación f) Documentar y describir de forma clara, completa y operativa, los procesos identificados en los literales anteriores, incluyendo todos los puntos de control. Solo se debe documentar aquello que contribuya a garantizar la calidad del servicio; g) Ejecutar los procesos propios de cada entidad de acuerdo con los procedimientos documentados; h) Realizar el seguimiento, el análisis y la medición de estos procesos; i) Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos. CAMARA DE REPRESENTANTES

NTC GP 1000:2004 implementación – Ciclo P-H-V-A De manera adicional, puede aplicarse a todos los procesos la metodología conocida como "Planificar-Hacer-Verificar-Actuar" (PHVA). PHVA puede describirse brevemente como: Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la entidad. Hacer: Implementar los procesos. Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos y/o servicios respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto y/o servicio, e informar sobre los resultados. Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos. CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES NTC GP 1000:2004 implementación – Enfoque de procedimientos, evaluación y mejoramiento INSUMOS PROCESO PRODUCTO CLIENTE Efectividad Eficiencia Eficacia CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES PRINCIPALES DOCUMENTOS ELABORADOS CONJUNTAMENTE POR LA UNIVERSIDAD NACIONAL EN LA APLICACIÓN DEL SISTEMA MECI CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES Políticas de desarrollo del talento humano Código de buen gobierno Mapa estratégico Mapa de procesos Estructura de roles de grupos de trabajo Mapa de riesgos Formulación de objetivos y políticas de calidad Manual de procedimientos Formulación de indicadores CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES Evaluación del sistema de información y recomendaciones Estrategia comunicacional Estrategia de difusión en los medios de comunicación Manual de evaluación del sistema de control interno. CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES ANEXOS Y REFERENCIAS MECI Y CALIDAD Aplicación MECI función publica Guía de administración de riesgos Guía básica indicadores Guía básica para documentar Implementar sistema de calidad Mapa de riesgos Presentación MECI fiscalía CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES ANEXOS Y REFERENCIAS CONTROL INTERNO Control interno – destacado Guía para el fortalecimiento y evaluación del sistema de Control Interno Guía armonización MECI- CALIDAD Indicadores de gestión Matriz de evaluación CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE REPRESENTANTES GRACIAS CAMARA DE REPRESENTANTES