PROCESO ADMINISTRATIVO Johanna Brenke

Proceso Administrativo Serie de actividades independientes utilizadas por la administración de una organización para el desarrollo de las funciones de planificar, organizar, suministrar el personal y controlar.

Fases del Proceso Administrativo

Proceso Administrativo

PLANEACIÓN 1era ETAPA

Planeación Planear es la función administrativa que determina anticipadamente cuáles son los objetivos deseados y lo que debe hacerse para alcanzarlo de manera adecuada. Proceso mediante el cual se determinan los objetivos y cursos de acción que permitan el logro eficiente de los mismos.

Planeación Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción, a partir de los cuales establece objetivos. Joseph Massie. Establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.

Planeación Propósitos SITUACIÓN DESEADA ACTUAL (Objetivos) Proporcionar un sentido de dirección Reduce los niveles de incertidumbre Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. Establece un sistema racional para la toma de decisiones. Canalizar el uso de los recursos Optimizar el uso de los recursos Permite evaluar logro de los objetivos

Planeación La planeación decide: Incluye elaborar: Cuándo Dónde Quién Pronósticos Establecer metas Seleccionar los procedimientos para llevar a cabo las decisiones. ¿Qué Hay que hacer? (Fines) ¿Cómo debe Hacerse? (Medios)

Premisas Futuro Presente Planeación Objetivos por Situación Planes Dónde estamos ahora Situación Actual Futuro Planes Planeación Objetivos por alcanzar Adónde Pretendemos llegar

Principios de la Planeación Factibilidad: debe ser realizable, adaptarse a la realidad. Objetividad y cuantificación: basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos. Flexibilidad: es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas.

Principios de la Planeación Unidad: Todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los propósitos y objetivos generales. Del cambio de Estrategia: cuando un plan se extiende, será necesario rehacerlo completamente.

Pasos de la Planeación Fijar objetivos Hacer al diagnóstico administrativo Elaborar planes y programas

Tipos de Planes Estratégicos Tácticos Operativos

Estratégicos: Conjunto de objetivos aplicables a toda la organización. Tipos de Planes Estratégicos: Conjunto de objetivos aplicables a toda la organización.

Tipos de Planes Tácticos: Conjunto de objetivos que permiten orientar el trabajo de una división de la organización hacia el logro de los objetivos corporativos.

Tipos de Planes Operativos: Conjunto de objetivos que indican de manera detallada el como deben lograrse los objetivos de orden superior.

Tipos de Planes Planeación Contenido Período Amplitud ESTRATÉGICO Genérico, sintético y global Largo Plazo Aborda la empresa como totalidad TÁCTICO Menos genérico y más detallada Mediano Plazo Aborda por separado cada unidad de la empresa OPERACIONAL Detallado, específico y analítico Corto plazo Aborda sólo cada tarea u operación.

Herramientas de la Planeación Presupuestos Programas Procedimientos Reglas o reglamentos Políticas

Herramientas de la Planeación Presupuestos Plan a desarrollar en términos económicos o materiales, determinando el origen y asignación de recursos para lograr los objetivos.

Herramientas de la Planeación 2. Programas: Esquema que establece una secuencia de actividades para realizar objetivos en determinado tiempo. Planes extensos que reúnen un conjunto integrado de planes relacionados con asuntos diferentes entre sí.

Herramientas de la Planeación 3. Procedimientos: secuencias para efectuar las actividades en orden cronológico, incluyendo el método de cómo llevar a cabo las tareas o rutinas del trabajo.

Herramientas de la Planeación 4. Reglas o reglamentos: especifican cómo deben comportarse las personas en determinadas situaciones

Herramientas de la Planeación 5. Políticas: guías para orientar las acciones con criterios lógicos en la toma de decisiones

Herramientas Métodos Dinero Tiempo Comportamiento Métodos de trabajo PROCEDIMIENTOS Métodos de trabajo Dinero Tiempo Comportamiento PRESUPUESTOS PROGRAMAS REGLAS Ingreso/gasto en determinado período Correlación entre tiempo y actividades Cómo deben comportarse las personas

Diagrama Gantt OCTUBRE ENERO FEBRERO ACTIVIDADES 1 2 3 4 NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO ACTIVIDADES 1 2 3 4

Planificación Estratégica Proceso mediante el cuál quienes toman decisiones en una organización obtienen, procesan y analizan información pertinente, interna y externa, con el fin de evaluar la situación presente, su competitividad, para anticipar y decidir sobre el futuro de la institución.

Planificación Estratégica ¿ Dónde queremos ir ? ¿ Dónde estamos hoy ? ¿ A dónde debemos ir ? ¿A dónde podemos ir ? ¿ Adónde iremos ? ¿ Cómo estamos llegando a nuestras metas ?

Planificación Estratégica Componentes Los Estrategas El Direccionamiento El Diagnóstico Las Opciones La Formulación Estratégica La Auditoría Estratégica

Planificación Estratégica 1. Los Estrategas: Aquellas personas o funcionarios ubicados en la alta dirección de la empresa a quienes corresponde la definición de los objetivos y políticas de la organización.

Planificación Estratégica 2. El Direccionamiento: Lo integran los principios corporativos, la visión y misión de la organización.

Misión Organizacional Formulación explícita de los propósitos de la organización , así como la identificación de sus tareas y los actores principales en el logro de los objetivos de la organización. Expresa la razón de ser de la organización.

Misión Organizacional Es una expresión del propósito de la Empresa, su alcance y el grado de excelencia requerido. Debe ser una expresión general de la que se desea en relación a la Empresa

Misión Organizacional Características: Debe definir lo que la organización es Debe ser específica. De carácter distintivo Marco de evaluación para actividades presentes y futuras Formulada en términos claros.

Misión Organizacional Componentes Clientes Productos o servicios Mercados Tecnología Filosofía corporativa Autoconcepto Preocupación por la imagen pública Calidad inspiradora.

Misión Organizacional ¿Cuáles son los elementos diferenciales? ¿Quiénes son nuestros clientes? ¿Cuáles son sus principios? ¿Cuáles son los deberes y derechos de sus colaboradores? ¿Cuál es su negocio? ¿Para qué existe la Organización? ¿Cuáles son sus productos en el mercado? ¿Cuáles son sus Objetivos? ¿Cuál es su responsabilidad como ciudadano corporativo?

Visión Organizacional Conjunto de ideas generales que proveen el marco de referencia de lo que una organización espera ver en el futuro. Define el tipo de Organización que se quiere en el futuro

Visión Organizacional Capacidad de imaginar uno o varios escenarios realistas que pueden ser cumplidos. La Diferencia entre soñar y visionar reside en la dimensión de realismo que debe presentar la visión

Visión Organizacional Requisitos: Imaginable Flexible Deseable Viable Localizable Comunicable

Visión Organizacional Elementos: Formulado por los líderes de la organización Tiene dimensión de tiempo Integradora Amplia y detallada Positiva y alentadora Realista y posible Consistente Debe ser difundida interna y externamente Compartida por el equipo de trabajo Debe determinar el destino

Filosofía de la Organización Guía que orienta los proyectos, los procesos y las practicas de trabajo.

Filosofía de la Organización Elementos: Los Objetivos y las metas Deben ser claros Expresarse mediante verbos infinitivos Ser compatibles Realistas Medibles Comprensibles Los valores las creencias y los principios

Planificación Estratégica 3. El Diagnóstico Estratégico: El análisis de oportunidades y amenazas ha de conducir a la matriz DOFA, lo cual permite a la organización definir estrategias para aprovechar sus fortalezas, revisar y prevenir el efecto de sus debilidades, anticiparse y prepararse para las oportunidades y cauteloso ante las amenazas.

Planificación Estratégica Auditoría Externa: Proceso que busca determinar las Oportunidades y Amenazas que presenta el entorno a la organización. OPORTUNIDADES: Eventos, hechos y tendencias en el entorno que podrían beneficiar en forma significativa a la organización. AMENAZAS: Eventos del entorno potencialmente dañinos para la posición competitiva presente o futura de la organización.

Planificación Estratégica Auditoría Interna: Proceso que busca determinar las Fortalezas y Debilidades de la organización. FORTALEZAS: Actividades y atributos internos de la organización que generan una ventaja competitiva. DEBILIDADES: Actividades o atributos internos que limitan o inhiben el éxito general de la organización.

Matriz DOFA Instrumento metodológico que sirve para identificar acciones viables mediante el cruce de variables.

Matriz DOFA Debilidades Son de carácter interno e involucran aquellos aspectos negativos e inconvenientes. Oportunidades Son de carácter externo e involucran las proyecciones o posibilidades en el mejoramiento del entorno. Fortalezas Son de carácter interno e involucran los aspectos positivos y cualidades destacadas en la organización. Amenazas Son de carácter externo e involucran los inconvenientes para cumplir los objetivos.

Matriz DOFA Oportunidades Amenazas Fortalezas Debilidades Acceso a tecnología más avanzada La competencia. Fortalezas Debilidades El personal cuenta con una cultura de alto nivel de trabajo en equipo. Falta de pertenencia y responsabilidad en la compañía por parte del personal.

Lista de Oportunidades Matriz DOFA Fortalezas (F) Debilidades (D) Oportunidades (O) Amenazas (A) Lista de Fortalezas Lista de Debilidades Lista de Oportunidades Lista de Amenazas Estrategias FO Estrategias DO Estrategias FA Estrategias DA Uso de fortalezas para aprovechar las oportunidades Vencer las debilidades aprovechando las oportunidades Usar las fortalezas para evitar amenazas Reducir a un mínimo las debilidades y evitar amenazas

Planificación Estratégica EVALUACIÓN MISIÓN Y VISIÓN AUDITORÍA INTERNA AUDITORÍA EXTERNA FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES AMENAZAS FORMULACIÓN POLÍTICAS ESTRATEGIAS OBJETIVOS METAS ASIGNACIÓN RECURSOS EVALUACIÓN RESULTADOS

Planificación Contemporánea V M PE PO PT Visión Plan Estratégico Misión Planes Tácticos Planes Operativos