OFICINA ASESORA DE PLANEACION MECI 2014 ACTUALIZACIÓN

Propósito del MECI Servir como una herramienta gerencial para el control a la gestión pública, y que se fundamenta en la cultura del control, y la responsabilidad y compromiso de la Alta Dirección para su implementación, y fortalecimiento continuo

Control Interno Conjunto de elementos Servidores públicos responsables del control en el ejercicio de sus actividades Garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos institucionales y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado La coordinación de las acciones, la fluidez de la información y comunicación, anticipando y corrigiendo, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional.

Principios AUTOCONTROL Capacidad que deben desarrollar todos y cada uno de los servidores públicos de la organización, independientemente de su nivel jerárquico, para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos AUTORREGULACIÓN Capacidad de cada una de las organizaciones para desarrollar y aplicar en su interior métodos, normas y procedimientos AUTOGESTIÓN Capacidad de toda organización pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar la función administrativa

Principios COSO1 Ambiente de control 1. Demuestra compromiso para con la integridad y los valores éticos. 2. Ejerce responsabilidad por la vigilancia. 3. Establece estructura, autoridad, y responsabilidad 4. Demuestra compromiso para con la competencia 5. Hace forzosa la accountability. Valoración del Riesgo 6. Especifica objetivos confiables. 7. Identifica y analiza el riesgo. 8. Valora el riesgo de fraude. 9. Identifica y analiza el cambio importante. Actividades de control 10. Selecciona y desarrolla las actividades de control. 11. Selecciona y desarrolla los controles generales sobre la tecnología. 12. Despliega mediante políticas y procedimientos. Información y comunicación 13. Usa información relevante. 14. Comunica internamente. 15. Comunica externamente Actividades de monitoreo 16. Dirige evaluaciones continuas y/o separadas. 17. Evalúa y comunica deficiencias 1 Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO)

Estructura - Módulos Evaluación y Módulo de Seguimiento Planeación , y Gestión Planeación

Administración del Riesgo Componentes y Elementos Talento Humano 1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos 2. Desarrollo del Talento Humano Módulo de Planeación , y Gestión Administración del Riesgo Direccionamiento Estratégico 3. Planes, Programas y Proyectos 4. Modelo de Operación por Procesos 5. Estructura Organizacional 6. Indicadores de Gestión 7. Políticas de Operación 8. Políticas 9. Identificación 10 Análisis y Valoración

Auto Evaluación Institucional Planes de Mejoramiento Componentes y Elementos Evaluación y 12. Auditoría Interna Auto Evaluación Institucional 11. Autoevaluación del Control y Gestión Auditoría Interna Seguimiento Módulo de Planes de Mejoramiento 13. Plan de Mejoramiento

Auto Evaluación Institucional Estructura – Eje Transversal INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Evaluación y Seguimiento Módulo de Auto Evaluación Institucional Auditoría Interna Planes de Mejoram. Módulo de Planeación , y Gestión Talento Humano Admón.. del Riesgo Direcc. Estratèg

Administración del Riesgo Estructura - Objetivos Talento Humano Módulo de Planeación , y Gestión Velar porque la entidad disponga de: Objetivos, metas y planes de acción Procesos y procedimientos Políticas operacionales y delimitación de la autoridad y niveles de responsabilidad. Mecanismos que protejan los recursos de la Organización Estrategias que busquen crear conciencia en todos los servidores públicos Administración del Riesgo Direccionamiento Estratégico

Auto Evaluación Institucional Planes de Mejoramiento Estructura - Objetivos Evaluación y Seguimiento Módulo de Auto Evaluación Institucional Auditoría Interna Planes de Mejoramiento Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación Garantizar la existencia de la función de evaluación independiente de las Oficinas de Control Interno Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la organización Procedimientos que integren las observaciones de los órganos de control, a los planes de mejoramiento Garantizar razonablemente la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional

Estructura - Objetivos INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Velar porque la entidad cuente con procedimientos necesarios para la generación de información y comunicación veraz y oportuna Establecer los procedimientos que permitan la generación de la información y comunicación con destino a los órganos de control. Garantizar la publicidad de la información y que se cuente con los medios de comunicación para su difusión. Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de rendición de cuentas públicas, y que ésta sea comunicada de manera efectiva Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la misión y la rendición de cuentas a la comunidad; y los mecanismos apropiados para su adecuada comunicación. Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa, a fin de dar a conocer la información que genera la organización pública de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente.

INSTANCIAS Resolución 049 de 2009 Secretario de Hacienda o su delegado COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO Resolución 049 de 2009 Secretario de Hacienda o su delegado Subsecretario de Hacienda Un Director designado para periodos de un (1) año Jefe Oficina Asesora de Planeación Asesor de Control Interno – Secretario Técnico REPRESENTANTE ALTA DIRECCIÓN Resolución DSH – 000209 de 2005 EQUIPO MECI Decreto de 943 de 2014 Instancia Intermedia Representantes de las diferentes áreas y disciplinas académicas

Roles y Responsabilidades COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento Estudiar y revisar la evaluación del Sistema de Control Interno. Aprobar el plan de acción propuesto por el Equipo MECI para la implementación y fortalecimiento del Modelo. Aprobar el Programa Anual de Auditoría presentado por la Oficina de Control Interno. Recomendar acciones de mejora para la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema. Propender por una adecuada implementación de procedimientos de control interno para todos los riesgos significativos, independientemente de su naturaleza (operativa, de cumplimiento, financieros, fiscales).

Roles y Responsabilidades COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO Coordinación y asesoría REPRESENTANTE ALTA DIRECCIÓN Orientar, dirigir y coordinar el proyecto de implementación y/o fortalecimiento continuo del Modelo Asegurar que se desarrollen cada una de las etapas previstas Informar a la alta dirección sobre la planificación y avances de la etapa implementación y fortalecimiento continuo del Modelo. Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI. Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso las actividades que requiere realizar el Equipo MECI Someter a consideración del Comité de Coordinación de Control Interno o quien haga sus veces, la aprobación y seguimiento de las actividades planeadas para el fortalecimiento continuo del MECI, sugiriendo correctivos donde se requiera. EQUIPO MECI

Roles y Responsabilidades COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO Coordinación y asesoría REPRESENTANTE ALTA DIRECCIÓN Administrar y dirigir el proceso de diseño, implementación, fortalecimiento continuo y actualización permanente del MECI EQUIPO MECI Apoyar el proceso de implementación y fortalecimiento continuo del Modelo bajo las orientaciones del representante de la dirección. Capacitar a los servidores de la entidad en el Modelo e informar los avances Asesorar a las áreas de la entidad en la implementación y fortalecimiento continuo del Modelo. Trabajar en coordinación con los servidores designados por las otras áreas Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas al representante de la dirección, para su aplicación. Realizar seguimiento a las acciones de implementación y fortalecimiento continuo e informar los resultados al representante de la dirección, para la toma de decisiones.

Roles y Responsabilidades AREA DE CONTROL INTERNO La función debe ser considerada como un proceso retroalimentador a través de la actividad independiente y objetiva de evaluación y asesoría Tópicos valoración de riesgos, asesoría y acompañamiento, evaluación y seguimiento, fomento de la cultura del control, y relación con entes externos.

MECI 1000:2005 3 Subsistemas 9 Componentes 29 Elementos de control 80 Productos (SHD) Actualización MECI 2014 2 Módulos 1 Eje Transversal 6 Componentes 13 Elementos de control 48 Productos Mínimos

FASES 1 1 1 3 1 Lectura y apropiación Conocimiento DIAGNÓSTICO Sensibilización DIAGNÓSTICO Identificación cambios Diseño, aplicación y análisis PLANEACIÓN Identificación actividades, responsables y fechas EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO Seguimiento y correctivos CIERRE Compilación y Presentación Resultados Actualización Nuevo diagnóstico y análisis resultados 1 1 1 3 1

Estado de Implementación Productos mínimos DIAGNÓSTICO Estado de Implementación Productos mínimos Talento Humano 95% Direccionamiento Estratégico 100% Administración de Riesgo Autoevaluación Institucional Auditoría Interna Planes de Mejoramiento Información y Comunicación

PLANEACIÓN Y GESTIÓN 9 PRODUCTOS MÍNIMOS MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTOS MINIMOS RESPONSABLE Control de Planeación y Gestión Talento Humano Acuerdos Compromisos o Protocolos Éticos 1. Documento con los principios y valores de la entidad. Comité de Coordinación de Control Interno. Equipo MECI. Representante de la Dirección 2. Acto administrativo que adopta el documento con los principios y valores de la entidad. 3. Socialización de los principios y valores de la entidad Desarrollo del Talento Humano 4. Manual de Funciones y competencias laborales Comité de Coordinación de Control Interno. Equipo MECI Representante de la Dirección Servidores asignados al proceso de acuerdo con el Modelo de Operación. 5. Plan Institucional de Formación y Capacitación 6. Programa de Inducción y reinducción 7. Programa de Bienestar 8. Plan de Incentivos 9. Sistema de evaluación del desempeño. 9 PRODUCTOS MÍNIMOS

PLANEACIÓN Y GESTIÓN 11 PRODUCTOS MÍNIMOS MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTOS MINIMOS RESPONSABLE Control de Planeación y Gestión Direccionamiento Estratégico Planes y Programas 10. Planeación Comité de Coordinación de Control Interno. Equipo MECI Representante de la Dirección 11. La misión y visión institucionales adoptados y divulgados 12. Objetivos institucionales 13. Planes, programas y proyectos Modelo Operación por Procesos 14. Mapa de Procesos Equipo MECI y servidores asignados al proceso de acuerdo con el Modelo de Operación Equipo MECI y servidores involucrados en el desarrollo de cada proceso 15. Divulgación de los procedimientos 16. Proceso de seguimiento y evaluación que incluya la evaluación de la satisfacción del cliente y partes interesadas Estructura Organizacional 17. Estructura organizacional de la entidad que facilite la gestión por procesos Comité de Coordinación de Control Interno. Equipo MECI. Responsable: Representante de la Dirección. Indicadores de Gestión 18. Definición de indicadores de eficiencia y efectividad, que permiten medir y evaluar el avance en la ejecución de los planes y programas Comité de Coordinación de Control Interno. Equipo MECI y servidores asignados al proceso de acuerdo con el Modelo de Operación. Directivo responsable del proceso Políticas de Operación 19. Divulgación de las políticas de operación Equipo MECI Servidores responsables asignados, de acuerdo con el Modelo de Operación. Comité de Coordinación de Control Interno. 20. Manual de operaciones adoptado y divulgado 11 PRODUCTOS MÍNIMOS

PLANEACIÓN Y GESTIÓN 10 PRODUCTOS MÍNIMOS MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTOS MINIMOS RESPONSABLE Control de Planeación y Gestión Administración del Riesgo Políticas de Administración del Riesgo 21. Definición por parte de la alta Dirección de políticas para el manejo de los riesgos Equipo MECI Servidores asignados a cada proceso de acuerdo con el Modelo de Operación. Representante de la Dirección Comité de Coordinación de Control Interno. 22. Divulgación del mapa de riesgos institucional y sus políticas Identificación del Riesgo 23. Identificación de los factores internos y externos de riesgo 24. Riesgos identificados por procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la entidad Análisis y Valoración del Riesgo 25. Análisis del riesgo 26. Evaluación de controles existentes 27. Valoración del riesgo 28. Controles 29. Mapa de riesgos de proceso 30. Mapa de riesgos institucional 10 PRODUCTOS MÍNIMOS

Evaluación y Seguimiento MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTOS MINIMOS RESPONSABLE Control de Evaluación y Seguimiento Autoevaluación Institucional   31. Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación definidos Equipo MECI. Representante de la Dirección. Comité de Coordinación de Control Interno. 32. Herramientas de autoevaluación 33. Informe Ejecutivo Anual de Control Interno Auditoría Interna 34. Procedimiento de auditoría Interna Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces. 35. Programa de auditorías 36. Informe Ejecutivo Anual de Control Interno Planes de Mejoramiento Institucional (Procesos) 37. Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento Representante Legal Servidores responsables de los procesos. Representante de la Dirección Equipo MECI. Individual 38. Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento individual 8 PRODUCTOS MÍNIMOS

Información y Comunicación EJE COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTOS MINIMOS RESPONSABLE Transversal Información y Comunicación Ingreso (Recepción de Información) 39. Identificación de las fuentes de información externa Comité de Coordinación de Control Interno. Equipo MECI Representante de la Dirección Servidores asignados al proceso de acuerdo con el Modelo de Operación. 40. Fuentes internas de información (manuales, informes, actas, actos administrativos) sistematizada y de fácil acceso 41. Rendición anual de cuentas con la intervención de los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía. 42. Tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad 43. Política de Comunicaciones Salida (Emisión de información) 44. Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia 45. Manejo organizado o sistematizado de los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos 46. Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés parar obtener información sobre necesidades y prioridades 47. Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad 9 PRODUCTOS MÍNIMOS

Información y Comunicación

MECI 2014

GRACIAS POR SU ATENCIÓN "La calidad nunca es un accidente, siempre resulta de cuatro cosas: intención, esfuerzo sincero, dirección inteligente y ejecutoria con talento" - W. Foster filántropo y político británico