AUDITORÍAS INTERNAS A SISTEMAS DE GESTIÓN Ximena Galvis Ordoñez Martha Cecilia Orobio F. Febrero 22 de 2013

OBJETIVO Dar a conocer las directrices para la auditoría de los sistemas de gestión.

ACTIVIDAD: AUDITORÍAS Relacionar cada descripción con un concepto.

DEFINICIONES PARA AUDITORÍAS 2. Criterios 3. Evidencia de la Auditoría 4. Hallazgos de Auditoría 5. Conclusión de la Auditoría 6. Competencia 7. Auditor Líder 8. Auditor Acompañante 9. Observador

PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

ESTRUCTURA GENERAL DE LA NORMA ISO 9001:2008

ESTRUCTURA GENERAL DE LA NORMA ISO 9001:2008 0. Introducción 1. Objeto y campo de aplicación (Para qué y a quién aplica) 2. Referencias Normativas (Remite al lector a otras normas) 3. Términos y Definiciones (Vocabulario) 4. Sistema de Gestión de Calidad 5. Responsabilidad de la Dirección 6. Gestión de los Recursos 7. Realización del Producto 8. Medición, Análisis y Mejora

4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 4.1 Requisitos Generales 4.2 Requisitos de la Documentación 4.2.1 Generalidades 4.2.2 Manual de la Calidad 4.2.3 Control de los Documentos 4.2.4 Control de los Registros

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1 Compromiso de la Dirección 5.2 Enfoque al Cliente 5.3 Política de la Calidad 5.4 Planificación 5.5 Responsabilidad Autoridad y comunicación 5.6 Revisión por la Dirección 5.4.1 Objetivos de Calidad 5.5.1 Responsabilidad y autoridad 5.6.1 Generalidades 5.4.2 Planificación Del SGC 5.5.2 Representante de la Dirección 5.6.2 Información p/ la Revisión 5.5.3 Comunicación Interna 5.6.3 Resultado de la Revisión

6. GESTIÓN DE RECURSOS 6.1 Provisión de Recursos 6.2 Recursos Humanos 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de Trabajo 6.2.1 Generalidades 6.2.2 Competencia, formación y toma conciencia

7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 7.1 Planificación de la realización del producto 7.2 Procesos relacionados con el Cliente 7.3 Diseño y Desarrollo 7.4 Compras 7.5 Producción y prestación del Servicio 7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medición 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto 7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo 7.4.1 Proceso de Compras 7.5.1 Control 7.5.2 Validación 7.3.2 Entrada 7.4.2 Información de las compras 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto 7.5.3 Identificación y trazabilidad 7.3.3 Resultados 7.3.4 Revisión 7.4.3 Verificación de los productos comprados 7.5.4 Propiedad del cliente 7.2.3 Comunicación con el cliente 7.3.5 Verificación 7.5.5 Preservación del Producto 7.3.6 Validación 7.3.7 Control de Cambios

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 8.1 Generalidades 8.2 Seguimiento y Medición 8.3 Control del producto No Conforme 8.4 Análisis de Datos 8.5 Mejora 8.2.1 Satisfacción del Cliente 8.5.1 Mejora Continua 8.2.2 Auditoría Interna 8.5.2 Acción Correctiva 8.2.3 Seguimiento y Medición de los Procesos 8.5.2 Acción Preventiva 8.2.4 Seguimiento y Medición del Producto

ACTIVIDAD: HALLAZGOS Definir: Fortaleza Riesgo Hallazgos No conformidad Fortaleza Riesgo Hallazgos Oportunidad de mejora

SEGUNDA PARTE: DIRECTRICES PARA AUDITAR SISTEMAS DE GESTIÓN

NORMA ISO 19011:2011 PASOS PARA REALIZAR UNA AUDITORÍA COMPETENCIAS DEL GRUPO AUDITOR PRINCIPALES CAMBIOS DE LA ISO 19011:2011

DESARROLLO DE UNA AUDITORÍA PASOS RESPONSABLE Establecimiento del programa de auditorías: definir procedimientos, funciones y responsabilidades, competencias, recursos, objetivos, alcance, criterios, entre otros. Director General Realización de la auditoría: establecer contacto inicial, verificar la viabilidad, realizar la revisión documental, el plan de auditoría, preparar las listas de verificación. Auditor Líder Auditor Acompañante Realizar la auditoría siguiendo la planeación: hacer la reunión de apertura, recopilar y verificar la información, generar los hallazgos, preparar conclusiones, hacer la reunión de cierre. Preparar y entregar el informe de auditoría al auditado. Entregar la documentación a Mejoramiento continuo. Realizar la evaluación de los auditores incluyendo sus competencias.

COMPETENCIAS DEL GRUPO AUDITOR Educación: Tener título profesional o tecnológico en carreras administrativas o afines (Preferible pero no indispensable y puede convalidarse con experiencia en auditorías internas). Experiencia: Mínimo dos años laborando en la institución (preferible pero no indispensable y puede convalidarse con la experiencia adquirida durante las auditorías) y 10 horas de experiencia en auditorías internas (como auditores observadores y auditores acompañantes). Formación: Fundamentos en sistema de gestión de calidad, Conocimiento normas ISO 9001:2008, ISO 19011:2011, NTC 5580:2011

COMPETENCIAS DEL GRUPO AUDITOR Habilidades Organizacionales Servicio al Cliente: Demostrar empatía y disposición a la solución de las inquietudes del cliente de la auditoría. Es cordial en el trato con los clientes de la auditoría y el personal entrevistado durante la misma. Relaciones Interpersonales: Establecer relaciones basadas en la cordialidad y el respeto con el fin de lograr un ambiente propicio para el desarrollo de las auditorías. Escucha, hace preguntas, expresa conceptos e ideas de forma efectiva y honesta. Negocia y resuelve desacuerdos orientándose a mejorar el desempeño organizacional. Es prudente, reservado y concentra los hallazgos de la auditoría en los aspectos organizacionales en pro de la mejora de los procesos.

COMPETENCIAS DEL GRUPO AUDITOR Habilidades de Rol Facilidad y destreza en comunicación: Expresar con claridad, y en forma apropiada al contexto, los hallazgos detectados y las inquietudes que resulten durante las actividades de la auditoría. Brinda informaciones claras al líder del proceso auditado, sobre las fortalezas, no conformidades, riesgos y oportunidades de mejora encontradas en la auditoría. Facilidad y destreza en redacción de informes: Enunciar claramente de forma escrita los hallazgos que resulten de comparar la evidencia detectada durante la auditoría vs. los criterios establecidos. Escribe de forma clara y precisa los hallazgos de la auditoría. Capacidad de integrar información para llegar a un resultado: Realizar un profundo análisis de la información obtenida durante la auditoría. Consolida la información obtenida de diferentes fuentes para definir los hallazgos de la auditoría. Realiza una revisión profunda a los documentos e información relacionada con el proceso asignado.

PRINCIPALES CAMBIOS NTC ISO 19011:2011 Se definió la diferencia entre la norma ISO 19011 e ISO 17021. Se introdujo a la auditoría el concepto de gestión de riesgo. Se hace referencia a la utilización de diferentes métodos para realizar las auditorías. Se agregó la confidencialidad como un nuevo principio y se sustituyó el principio de conducta ética por la integridad. Se reorganizaron las secciones 5, 6 y 7 del documento. El principal cambio es la mejora de la redacción y la inclusión de referencias al Anexo B (orientación adicional destinada para auditores para planificar y realizar las auditorías). Se reforzó el tema de competencias y el proceso de su evaluación. Se da un perfil más alto a las funciones del administrador del Programa de Auditorías. En el Anexo A se presentan ejemplos ilustrativos de conocimientos y habilidades específicos para un mayor rango de disciplinas.

¡¡¡MUCHAS GRACIAS!!!