Medios de Control en las CPA. CORNELIO J. PORRAS C. Miembro 459 CCPN Empresas y sus Efectos Bienvenidos! CPA. CORNELIO J. PORRAS C. Miembro 459 CCPN

OBJETIVO -   La Charla sobre Medio de Control en las empresas y sus Efectos, tiene como objetivo fundamental destacar la importancia del establecimiento de los medios de control y el buen funcionamiento de estos. CONTENIDO -   1. Que es control? 2. Cuáles son los Medios de Control 3. Exposición de cada uno de los medios de control y énfasis en las caracteristicas particulares de cada uno de ellos. 4. Efectos

Qué es control? Es el empleo de todos los medios concebidos en una empresa Para qué? Promover Dirigir Restringir Gobernar Sus diversas actividades Verificar Con qué propósito? El de alcanzar sus objetivos

MEDIOS DE CONTROL Organización Politicas Procedimientos Personal Contabilidad Presupuestos Informes

Organización

ESTRCTURA INTENCIONAL APROBADA Organización Organización ESTRCTURA INTENCIONAL APROBADA de funciones asignadas a la gente dentro de la empresa para que puedan alcanzar sus objetivos eficiente y económicamente

Organización La responsabilidad debe dividirse Los gerentes deben tener la autoridad La responsabilidad individual debe ser siempre definida El funcionario que asigne la responsabilidad y delegue autoridad a sus subordinados debe tener un efectivo sistema de seguimiento

Organización Organización A las personas a quienes se delega la autoridad se les debe requerir ejercer la autoridad sin supervision estrecha. Las excepciones deben consultarse. La organización debe ser flexible ante los cambios cuando cambian los planes operativos, políticas y objetivos

Organización Organización Las estructuras organizacionales deben ser tan simples como sea posible Los organigramas y manuales deben prepararse para ayudar a los cambios de planes y controles

Cuando este medio de control no esta bien estructurado, entonces Organización Organización Cuando este medio de control no esta bien estructurado, entonces

Políticas

Politicas Políticas Una política es cualquier principio establecido que requiere guía o restringe la acción

Establecerse en Manuales y bien organizadas Politicas Políticas deben …….. Establecerse en Manuales y bien organizadas Comunicarse a todos Ser coherentes con leyes, reglamentos y con los objetivos Diseñarse para promover conductas autorizadas Revisarse y modificarse

Preocedimientos

Procedimientos Procedimientos Son métodos empleados para realizar las actividades de acuerdo con las políticas prescritas Los mismos principios aplicables a las políticas lo son para los procedimientos, Además:

1. Para reducir posibilidad de fraude y error Procedimientos Procedimientos 1. Para reducir posibilidad de fraude y error los procedimientos deben ser coordinados para que el trabajo de un empleado Sea automáticamente verificado por otro que tenga responsabilidades independientes

Procedimientos Procedimientos 2. Para las operaciones no mecánicas, los procedimientos prescritos no deben ser tan detallados que repriman el uso del juicio. 3. Para promover el máximo de eficiencia y economía, los procedimientos prescritos deben ser tan simples y económicos como sea posible.

Procedimientos Procedimientos 4. Los procedimientos no deben traslaparse, ser conflictivos o estar duplicados 5. Los procedimientos deben ser revisados y mejorados según sea necesario

Personal

Personal Personal Es la gente contratada para realizar el trabajo que se le encomienda. La mejor forma de control sobre el desempeño de los individuos, es la supervisión.

Personal Personal 1. Los nuevos empleados deben ser investigados en cuanto a honestidad y confiabilidad 2. A los empleados debe dárseles entrenamiento y capacitación que les proporcione la oportunidad de mejorar y mantenerse informados en nuevas políticas y procedimientos.

Personal Personal 3. A los empleados se les debe dar información sobre los deberes y responsabilidades de otros segmentos de la organización, para que puedan entender mejor como y donde encajan sus trabajos dentro de la organización como un todo. 4. El desempeño de todos los empleados debe ser revisado periódicamente para verificar si todos lo requerimientos esenciales de sus trabajos se estan logrando. El mejor desempeño debe recibir reconocimiento apropiado. Los defectos deben ser discutidos con los empleados para que se les de la oportunidad de mejorar su ejecución o desarrollar sus habilidades.

Contabilidad

Más aún, es el indicador financiero de la empresa Contabilidad Contabilidad Es el medio indispensable de control financiero sobre actividades y recursos. Suministra un marco de referencia que puede ser ajustado a las asignaciones de responsabilidad. Más aún, es el indicador financiero de la empresa

Contabilidad Contabilidad Debe ajustarse a las necesidades de los gerentes para la toma de decisiones. Debe basarse en líneas de responsabilidad Los informes financieros de los resultados operativos deben ser paralelos a las unidades organizacionales responsable de llevar a cabo operaciones Debe diseñarse de tal forma que los costos controlables puedan ser identificados

Presupuesto

Presupuestos Presupuesto Es una declaración de resultados esperados expresados en términos numéricos

Presupuestos Presupuesto Quienes son responsables de alcanzar un presupuesto deben participar en su elaboración. Los responsables de ejecutar un presupuesto deben ser provistos con la información adecuada que les permita un seguimiento oportuno, determinar resultados reales vrs. presupuesto y explicar las variaciones

Presupuestos Presupuesto 3. Todos los presupuestos de las instancias deben estar integrados al presupuesto general de la empresa. 4. Los presupuestos deben establecer objetivos medibles. 5. Los presupuestos deben ayudar a afinar la estructura organizacional de la empresa

Informes

Informes Documentos con información para la toma de decisiones

Informes Informes Deben elaborarse de acuerdo con las responsabilidades asignadas Los individuos o unidades deben ser requeridos para informar solamente sobre aquellas materias de las cuales son responsables El costo de acumulación de datos y preparación de informes debe sopesarse contra los beneficios a obtener de ellos

Informes Informes 4. Deben ser tan simples como sea posible y consistentes con la naturaleza del asunto. Deben incluir solamente información que sirva a las necesidades de los lectores. 5. Los informes relativos a desempeño, deben mostrar comparaciones con estándares predetermiandos de costo, calidad y cantidad.

Informes Informes 6. Para su máximo aprovechamiento, los informes deben ser oportunos. Los informes oportunos basados parcialmente en estimaciones pueden ser más útiles que los informes atrasados. 7. Los receptores de los informes deben ser encuestados periódicamente para verificar si todavía necesitan los informes que estan recibiendo, o si el informe puede ser mejorado.

Efectos

TODA EMPRESA TIENE…… Objetivos Riesgos Controles

Procesos Controles Objetivos Riesgos Controles PROCESO #1 PROCESO #2

Objetivos Riesgos Controles “La organización debe estar perfectamente alineada para lograr los objetivos trazados” PROCESO #1 PROCESO #2 PROCESO #3 PROCESO #4 Objetivos Riesgos Controles

No son alcanzables, reales y no están puestos en práctica Efectos en Misión Valores Visión No son alcanzables, reales y no están puestos en práctica

Efectos en Estrategia No es ejecutada o llevada a cabo de acuerdo a lo previsto, con la pérdida del logro de los objetivos

Efectos en Arquitectura Organizacional Estructura no efectiva Inadecuado o deficiente sistema de entrenamiento y desarrollo Sistema de toma decisiones no coherente Inconformidad con el sistema de compensación No existe sistema de reconocimiento Sistema de Información deficiente Procesos de trabajo no equilibrados

Efectos en RESULTADOS Una empresa no es eficaz si no logra sus objetivos Una empresa no es eficiente, si no se facilita el logro de los objetivos de la organización con el mínimo de recursos y las menores consecuencias posibles

Muchas Gracias