9’s: Principios de Orden y Limpieza DAR-OCCIDENTE ABRIL 2009

Introducción La Organización, Orden y Limpieza NO debería resultar nada nuevo para nuestras oficinas, pero desgraciadamente SI lo es. Este principio es una concepción asociada a la calidad que debe prevalecer en nuestras oficinas y bajo la responsabilidad de las personas: Personal de Limpieza, Responsables de Áreas, Personal Administrativo etc. Las 9 “s” es una metodología japonesa, que inició con dos fases relacionadas: la primera “con las cosas” y la segunda “con la empresa”, a ello se le denominó las 5’s. A este sistema se agregaron 4 “s” para una mejor efectividad relacionadas “con uno mismo”, de esta forma las fases quedan completas, las 9 “s” están evocadas a entender, implantar y mantener un sistema de Organización, Orden y Limpieza.

Objetivos Dando continuidad a la estrategia marcada por La Dirección General de la Banca, en la Gira de Calidad – Septiembre 2005. Uniendo esfuerzos la DAR y Direcciones Divisionales de Occidente, establecen una metodología denominada “Organización, Orden y Limpieza” que tiene los siguientes objetivos: Mejora continua. Mejores condiciones de calidad en el servicio. Mayor satisfacción de los clientes y trabajadores. Prevención de accidentes Optimización del tiempo Disminución de desperdicios en papelería y formatos establecidos Mejora sustancial en la imagen de la sucursal, interna y externa.

¿Qué Significan las 9”s”? Cada palabra tiene un significado para construir un lugar digno y seguro donde trabajar. 5’S 1ª Fase SEIRI DESPEJE Con las cosas 9’S SEITON ORDEN SEISO LIMPIEZA 2ª Fase SEIKETSU CONTROL VISUAL Con uno mismo SHITSUKE DISCIPLINA Y HÁBITO SHIKARI CONSTANCIA SHITSUKOKU COMPROMISO 3ª Fase SEISHOO COORDINACIÓN En la empresa SEIDO ESTANDARIZACIÓN

1a "S" SEIRI – DESPEJAR Concepto Consiste en separar lo necesario de lo innecesario, guardando lo necesario y eliminando lo innecesario. Procedimiento La forma de despejar está basada en unas reglas fáciles de aplicar, que representan la forma de utilizar los bienes y servicios: Analice su utilidad y recolocación. Manténgalo en las mejores condiciones para un perfecto funcionamiento. Identifíquelo como tal para evitar posibles accidentes Elimínelo 1. Identifique la Naturaleza de Cada Elemento Repárelo Si el elemento está deteriorado y tiene utilidad Si está obsoleto y tiene algún elemento que lo sustituya Si está obsoleto pero cumple su función Si es un elemento peligroso: Si está en buen estado

2. Identifique la Frecuencia de Uso de cada Elemento SEIRI – DESPEJAR 2. Identifique la Frecuencia de Uso de cada Elemento Lo que no se usa en un año, se depura De lo que queda, lo que se usa una vez al mes se aparta (se conserva en el archivo común del área) De lo que queda, lo que se usa una vez por semana se aparta no muy lejos dentro del área de trabajo. De lo que queda, lo que se usa una vez por día se deja en el puesto de trabajo (dentro de la credenzas y archiveros ) De lo que queda, lo que se usa una vez por hora está dentro del cajón de escritorio. Y lo que se usa más de una vez por hora se coloca directamente sobre el escritorio.

“Un Lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar” 2a "S" SEITON – ORDEN Concepto Ventajas El orden se establece de acuerdo a los criterios racionales, de tal forma que cualquier elemento esté localizable en todo momento. “Un Lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar” Procedimiento Determine sitios de ubicación para cada elemento. Señale cada lugar para que todos los empleados conozcan la finalidad del mismo. Defina la forma de guardar cada elemento, teniendo en cuenta que sea fácil de identificar donde está, de poder usar, de volver a colocar en su sitio y fácil de reponer. Acondicionamiento del sitio y de la seguridad del mismo.

3a "S" SEISO – LIMPIEZA Concepto Es mantener permanentemente condiciones adecuadas de aseo e higiene; en este tema la responsabilidad es compartida, “de todos” Procedimiento Dejar el lugar más limpio de cómo estaba. Supervisar que la limpieza profunda (cada dos meses) cumpla con los estándares contractuales. Evitar elementos que perjudiquen el equipo de cómputo y sus accesorios (grapas, líquidos, ventilación). Elabore un programa de limpieza con tareas específicas para cada lugar de trabajo y darlo a conocer al personal del aseo. El Lugar más limpio no es el que más se Limpia, sino el que menos se ensucia

SEIKETSU – CONTROL VISUAL 4a "S" Concepto Es una forma de distinguir una situación normal de una anormal, con normas visuales para todos. Procedimiento Conocer los elementos a controlar (puerta de acceso, equipo de seguridad, archivo, papelería, cuarto on line). Establecer la diferencia entre la normalidad y anormalidad. Crear elementos que permitan el Control Visual (señalamientos, signos, letreros, calcomanía) .

SHITSUKE – DISCIPLINA Y HÁBITO 5a "S" Concepto Los empleados deberán dar continuidad al método de las 9’s: Principios de Orden y Limpieza, adoptarlo como hábito y como forma de vida. Elementos Seguimiento a los lineamientos de Despeje, Orden, Limpieza y Control Visual. Practicarlo todos los días. Actitud y suma de voluntades. Compromiso y congruencia del personal con los Principios de Orden y Limpieza. Supervisión y pre certificación continua por parte de los líderes de área. Uso de cédula de observación y bitácora de cumplimiento.

6a "S" SHIKARI – CONSTANCIA Concepto Empeño para ejercer los lineamientos de los Principios de Orden y Limpieza y adoptar como palancas estratégicas “La Actitud y La Voluntad”. Elementos 1.Planifique y controle permanentemente sus actividades. 2.La supervisión como tarea constante, “es de todos”. 3.La responsabilidad por puesto es individual. 4.Reconocimiento del Divisional al personal del lugar más limpio y ordenado de la sucursal. 5.Validación en la visitas de certificación de expedientes, por parte de la DAR.

SHITSUKOKU – COMPROMISO 7a "S" Concepto Es la responsabilidad que debe permear a todos los niveles de Hipotecaria Nacional, se debe manifestar con “el entusiasmo y el ejemplo”. Elementos Apoyo por la División. Las áreas de apoyo (DAR, Inmuebles, Infraestructura, RRHH, Seguridad) son corresponsables con el proyecto. Empezar por uno mismo. Implica la autodecisión de adoptar el método. Educar con el ejemplo.

SEISHOO – COORDINACIÓN 8a "S" Concepto Una forma de trabajar en común, al mismo ritmo que los demás y caminando hacia un mismo objetivo. Esta manera de trabajar sólo se logra con tiempo y dedicación. Elementos La coordinación se dará en cuatro niveles de influencia: DAR.- Implantación, Asesoría y Seguimiento. Divisional.- Supervisión y apoyo. Responsables de área.- Supervisión y Pre certificación. Las Personas.- Ejecutores. Mantener buena comunicación de los avances, así como de las demoras. Realizar mayor énfasis en la etapa menos desarrollada.

SEIDO – ESTANDARIZACIÓN 9a "S" SEIDO – ESTANDARIZACIÓN Concepto Permite regular y normalizar aquellos cambios que se consideren benéficos para las oficinas y se realiza a través de normas, reglamentos o procedimientos. Elementos Se llevará a cabo por reuniones por zona. Se establecen reportes de diagnóstico, recomendaciones, observaciones en el proceso y la verificación para certificación.

Consecuencias de NO llevar a cabo las 9’s Causa Efecto Resultado Desorden Inadecuado uso de Espacios Stock Excesivo Mayor Costo Suciedad Averías Re trabajos Riesgos Bajo Rendimiento Descoordinación Duplicidad de trabajo Pérdida de Información Pérdida de Tiempo Personal Inconforme GPTW Enfado Desmotivación Actitud

Ventajas si lo llevamos acabo Reduce el tiempo de búsqueda de objetos. Ocupa menos espacio. Reducen los productos en stock. Eliminan condiciones inseguras y en consecuencia se reducen accidentes. Limpieza estandarizada en toda la red. Periodo más largos de vida del mobiliario y equipo. Mejora en la imagen y el ambiente laboral. Aumenta el sentimiento de orgullo, la satisfacción y Genera el sentido de pertenencia. Facilitan las acciones de guarda y control. Trabajo en equipo. Creación de cultura organizacional. Convertir mi área en “el Mejor Lugar para Trabajar.” Impacto directo en las encuestas de calidad. Bienestar personal. Facilita las mejores prácticas Cualquier integrante de la oficina, podrá realizar el trabajo sin problemas. Todos los puestos y sucursales establecen la misma metodología. Se facilitan las labores diarias. Favorece el control administrativo.

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN REGIONAL FIN DE LA PRESENTACION FEBRERO 2009