Desarrollo de Proyecto de Campo Tema 5 Desarrollo de Proyecto de Campo Tema 5. Plan de gestión de las comunicaciones y plan de gestión de interesados Mtra. Estela de la Garza esteladelagarza.com

Existen diversos modelos de comunicación, pero todos ellos tienen en común sus componentes, los cuales son: El emisor es responsable de que el mensaje se transmita de forma clara y completa. El receptor debe cerciorarse de dicha claridad y entendimiento. Errores en la comunicación impactarán de forma negativa en el desarrollo del proyecto.

5.1 Análisis de los requisitos de comunicaciones El análisis de requisitos de comunicación determina las necesidades de información de los interesados del proyecto… combinando el tipo y el formato de la información necesaria con un análisis del valor de dicha información.

5.2 Tecnología de las comunicaciones Factores que pueden afectar la elección de la tecnología de las comunicaciones en un proyecto: La urgencia de la necesidad de información, si las actualizaciones son frecuentes y deben estar disponibles de inmediato. La disponibilidad de la tecnología, si los medios de comunicación son apropiados y el proyecto justificaría una modernización. La facilidad de uso, el personal previsto para el proyecto debe tener la experiencia y los conocimientos para el uso y el manejo de la tecnología disponible de las comunicaciones. El entorno del proyecto, si las comunicaciones serán de manera presencial o virtual para los participantes. Sensibilidad y confidencialidad de la información, si se requerirá tomar medidas adicionales de seguridad.

Es importante considerar los siguientes aspectos propios de la organización y del equipo del proyecto en sí:

5.3 Métodos de comunicación y técnicas analíticas Los métodos de comunicación pueden clasificarse en las siguientes categorías: Comunicación interactiva: un intercambio de información multidireccional: reuniones, llamadas telefónicas, videoconferencias, etc. Comunicación tipo push (empujar): es la enviada a receptores específicos que requieren conocer la información, por medio de memorandos, informes, correos electrónicos, faxes, correos de voz, comunicados de prensa, etc. Comunicación de tipo pull (jalar): especial para audiencias muy grandes que requieren acceder al contenido, pero según su propio criterio: sitios de Internet, aprendizaje virtual, etc.

El plan de Gestión de las Comunicaciones De un modo general, el PMBOK® (2013), en su inciso 10.1.3.1, menciona que el plan de gestión de las comunicaciones proporciona lo siguiente: Los requisitos de comunicación de los interesados. La información que debe ser comunicada, incluidos el idioma, el formato, el contenido y el nivel de detalle. El motivo de la distribución de dicha información. El plazo y la frecuencia para la distribución de la información requerida. La persona responsable de comunicar la información. La persona responsable de autorizar la divulgación de información confidencial. La persona o los grupos que recibirán la información. Los métodos o las tecnologías utilizadas para transmitir la información.

El plan de Gestión de las Comunicaciones De un modo general, el PMBOK® (2013), en su inciso 10.1.3.1, menciona que el plan de gestión de las comunicaciones proporciona lo siguiente: Los recursos asignados para las actividades de comunicación. El proceso de escalación, con identificación de plazos y la cadena de mando para la escalación de aquellos incidentes que no puedan resolverse a un nivel inferior. El método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla. Un glosario de terminología común. Los diagramas de flujo de la información que circula dentro del proyecto, con secuencia de autorizaciones, lista de informes y planes de reuniones. Las restricciones en materia de comunicación, generalmente derivadas de una legislación o normativa específica, de la tecnología y de las políticas de la organización.

Técnicas analíticas Los niveles de compromiso a considerar para los distintos interesados del proyecto:

El plan de gestión de interesados debe considerar lo siguiente: Niveles de compromiso deseados y actuales de los interesados clave. Alcance e impacto de cambio en los interesados del proyecto. Identificar la interrelación entre los diferentes interesados. Requisitos de comunicación de los interesados para la fase actual del proyecto. Información que se entregará a los interesados, incluyendo idioma, formato, contenido y nivel de detalle.

Conclusión Una vez que se tiene el registro y la estrategia de gestión de los interesados, los cuales quedan documentados en el plan de gestión, será posible llevar a cabo la planificación de las comunicaciones. El final será el plan de gestión de las comunicaciones, mismo que formará parte del plan para la dirección del proyecto. Para ello será necesario revisar los requisitos de comunicación que tiene el proyecto, así como la tecnología de las comunicaciones y los métodos de comunicación disponibles en la organización.

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