ELABORACIÓN DE PUBLICACIONES CORPORATIVAS EN EL MARCO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN, TRANSFERENCIA E INNOVACIÓN PROPUESTA DE REGLAMENTACION Y FLUJO ADMINISTRATIVO Departamento de Comunicaciones y Divulgación

NORMATIVIDAD RELACIONADA Política de publicaciones (Circular 002, marzo 30 de 2004): Principios de la política de publicaciones. Comité Nacional de Publicaciones (Circular 003, sept. 25 de 2003): Define integrantes del comité y sus funciones. Centralización de compras: Documento para la centralización de las compras y servicios a nivel nacional. Julio de 2006

PRINCIPIOS DE LA PROPUESTA Las publicaciones son un activo estratégico en toda organización del conocimiento Los procesos y procedimientos deben ser transparentes para todos los involucrados De la responsabilidad asumida desde todas las instancias corporativas, depende directamente el éxito del esquema organizativo. En la propuesta de administración de las publicaciones se articulan los esfuerzos de diversas áreas investigativas y de apoyo, con el propósito de lograr productos de alta calidad que generen impactos en espacios académicos, científicos, sociales y productivos.

ELEMENTOS BÁSICOS Definición La publicación se define como la expresión física de conocimientos, investigaciones, ideas y pensamientos de un autor o grupo de autores. Por tanto, la publicación aparece representada en formatos de tipo impreso y digital. Alcance Inicia con la propuesta de la publicación dentro de un proyecto de investigación y finaliza con esta ubicada en un canal de comercialización o entregada a la población objetivo del proyecto en cuestión.

PARTICIPANTES DEL PROCESO Investigadores: constructores de conocimiento y autores de las publicaciones Coordinaciones de investigación: asesoría y control de calidad. Redes temáticas: revisión sobre la pertinencia y calidad científica de la publicación Suministros: autorización y control de la elaboración de publicaciones Vinculación Tecnológica regional: apoyo al investigador en la gestión relacionada con la publicación. Comercialización local y regional Comunicaciones y divulgación: codificación y seguimiento de publicaciones. Configuración memoria institucional y ventas on-line. Coordinación de la estrategia.

PARTICIPANTES DEL PROCESO Agronegocios: estrategia de comercialización nacional. Política de precios nacional. Departamento Jurídico: asesoría en convenios y en registro de derechos de autor. Impresor: quien se contrata para la elaboración física de una publicación Almacén: encargado de inventario general de publicaciones. BAC: encargada de depósito legal

FLUJO DE LA PUBLICACIÓN DENTRO DE PROYECTOS Verde: investigadores. Naranja: jurídica. Azul aguamarina: suministros. Rojo: vinculación tecnológica regional. Gris: Depto comunicaciones y divulgación. Púrpura: impresor. Azul: agronegocios

I PASO Publicación dentro de los proyectos INVESTIGADORES Formulación del proyecto: Los investigadores con el apoyo del Coordinador Científico y el coordinador de Transferencia de cada C.I y E.E deben definir cuáles serían las publicaciones que se desarrollarán en el proyecto. Cada proyecto debe generar al menos una (1) publicación técnica o científica. Factores a considerar en la formulación del Proyecto: Categoría de publicación: Científica, técnica, didáctica, promocional y de gestión corporativa. Tipo de Publicación: seriada (revista, periódico), artículos científicos y técnicos, boletines, manuales, cartillas, plegables, póster, afiches, catálogos, audiovisuales, digital (multimedia, e-book, publicación Web). Tipo de usuario: Productores, Asistentes Técnicos, Comunidad Científica y Académica, Tomadores de Decisión, Financiadores. Número de ejemplares: Depende del tipo y el número de usuarios, especificaciones técnicas del medio impreso y el presupuesto destinado para este fin. Aconsejable un mínimo de mil (1000) Responsables

II PASO II PASO Definición Jurídica de las publicaciones y distribución Derechos dentro de los convenios: Los encargados de negociar proyectos y convenios deben definir con el financiador e incluir en los convenios y contratos, si las publicaciones son de distribución gratuita y/o de venta. Se deben especificar cantidades y/o porcentajes. Cabe resaltar que también es importante definir las condiciones de la primera impresión y de reimpresiones futuras. OFICINA Será revisado por: J U R Í D I C AJ U R Í D I C AJ U R Í D I C AJ U R Í D I C A

III PASO Ingresar y registrar en el Banco de Proyectos Aprobación de Proyectos de investigación, Transferencia de Tecnología e Innovación: La instancia responsable de la aprobación de proyectos en cada C.I y E.E, realizará un análisis metodológico del proyecto y de cumplimiento de los factores del Paso 1. Dar Visto Bueno La Oficina Nacional de Planeación de CORPOICA en los formatos de inscripción del Banco de Proyectos incluirá campos donde se registrarán la categoría, el tipo de publicación, el tiraje total y el público a quién está dirigido. Vinculación Tecnológica a nivel regional y comunicaciones y divulgación en el ámbito central realizarán seguimiento y evaluación al proceso registrado en el Banco de Proyectos.DIVULGACIÓN Responsables PLANEACIÓN

IV PASO IV PASO Producción Física de Publicaciones Edición: El investigador debe planear los contenidos y material fotográfico con el Coordinador Científico del CEII, el Coordinador de su respectiva Red Temática, el Coordinador de Transferencia o el editor, para obtener su respectiva aprobación y visto bueno. Contratación: Una vez se tienen los textos corregidos y aprobados, el investigador remite su solicitud a la Oficina Nacional de Suministros, que según sus disposiciones contratará la elaboración de la publicación bajo los siguientes parámetros: Costo del ISBN o ISSN y código de barras Tipo de papel Número de páginas Tamaño-Formato Número de ejemplares Incluir el valor del diseño-diagramación y corrección de estilo Número de páginas a Color y en blanco y negro. INVESTIGADORES Responsables SUMINISTROS

El impresor enviará una solicitud a la Oficina de Comunicación y Divulgación Nacional especificando el tipo de codificación requerida para la publicación. Esta comunicación debe tener las descripción de los siguientes ITEMS: CI, Autores, Título, Número de Ejemplares, Costo Neto, Financiador, responsable de la publicación. El Departamento de Comunicaciones y Divulgación Nacional llevará el respectivo control en bases de datos de los Código Único Nacional (CUN) y Registros ISBN e ISSN. El Investigador debe enviar el documento impreso y los archivos de ilustración al impresor para realizar el proceso de diagramación, impresión y acabado. VINCULACIÓN Responsables Asignación de Código Único Interno, solicitud del ISBN o ISSN y Código de Barras: IMPRESOR

V PASO V PASO Ingreso de las publicaciones a Inventario Ingreso Número total de ejemplares a los Almacenes: Una vez impresa la publicación y revisada su calidad, el Investigador debe pedirle al Impresor que envíe el paquete requerido de ejemplares de las publicaciones al respectivo C.I, con una copia de la factura. Los Almacenes en conjunto con el Departamento de Suministros y el Impresor levantan el respectivo inventario en las Sub-Bodegas. Entrega de Archivos Digitales: El impresor debe entregar al Almacén del CI, las películas y respectivos diseños gráficos de cada publicación. El Almacenista debe remitir los archivos de diseño al Coordinador de Vinculación. Estos archivos tienen varios objetivos de uso: Conservar la Memoria Institucional Incluir los contenidos en la Pagina Web Corporativa Reimpresión de publicaciones. IMPRESOR Responsables SUMINISTROS

VI PASO VI PASO Distribución de las Publicaciones Distribución Externa: Si el Investigador tiene la responsabilidad de entregar un número de publicaciones al cofinanciador o a la comunidad de manera gratuita, es importante que a través de un memorando solicite a su Coordinador de Vinculación Tecnológica el número de publicaciones que requiere. De esta forma el Almacén se encargará descargar del Inventario ese número de publicaciones. Esto requiere de una alta integración entre los encargados de Almacén, el impresor y los responsables de Vinculación Tecnológica. IMPRESOR INVESTIGADORES Responsables

DISTRIBUCIÓN INTERNA: El Impresor debe hacer llegar los respectivos ejemplares a los siguientes departamentos de CORPOICA a nivel Nacional: BAC: La Biblioteca tiene como función principal tener la memoria institucional de CORPOICA y el depósito legal. 8 Ejemplares CINDOR: 3 Ejemplares para cada uno de los C.I. temáticamente relacionados Biblioteca del Director Ejecutivo: 1 Ejemplar Autores: 5 Ejemplares cada uno Unidad de Vinculación respectiva: 20 Ejemplares para la promoción y venta. Departamento de Comunicaciones y Divulgación: 1 Ejemplar para la Página Web Almacén de Publicaciones Nacional: Ejemplares restantes los cuales no estén comprometidos dentro del marco del proyecto. VI PASO VI PASO Distribución de las Publicaciones

VII PASO VII PASO Cesión derechos patrimoniales Dirigida a preservar los derechos patrimoniales de todas las publicaciones a favor de la Corporación. El derecho moral es propiedad del autor (es). Adjunto a la entrega de la publicación, debe llegar al Departamento de Comunicaciones y Divulgación Nacional el formato de Cesión de Derechos Patrimoniales firmado por todos los autores involucrados

VIII PASO Precios de venta de Publicaciones Los Coordinadores de Agronegocios y de las Unidades de Vinculación Tecnológica, tienen la responsabilidad de llevar a cabo la política de Precio Público de las Publicaciones. Dichos precios deben ser concertados con Agronegocios Nacional y con el Programa Nacional de Transferencia de Tecnología. Cada centro se encarga de establecer el precio de las publicaciones que realiza teniendo en cuenta la Política de Publicaciones. A continuación presentamos los Ítems a tener en cuenta adicional al precio establecido son: Costos Neto: 100% Costos de Producción: 65% Costos de venta: 10% Know-how Corpoica: 25%/ Subtotal: 100%+ AGRONEGOCIOS TRANSFERENCIA Responsables

Precios de venta de Publicaciones CANALES DE COMERCIALIZACIÓN Distribución del MUB PÁGINA WEBLIBRERÍA VIRTUAL MOSTRADOR Incentivo autor10%5%10% Margen de utilidad C.I. E.E. 10%5%10% Cuotas pagos on line 35% Over head15% Fondo de publicaciones 25%20%25% Margen de utilidad neta 25%15%25% Margen socio25% TOTAL MUB120% 120%* Todas las publicaciones vendidas en mostrador, tienen un 35% de descuento

VIII Paso Estrategia de Mercadeo y Venta La estrategia de mercadeo y venta de publicaciones lo debe establecer la oficina de Agronegocios bien sea a nivel de Centro de Investigación ó nivel Nacional. Agronegocios en conjunto con Transferencia de Tecnología a nivel Nacional, realizarán un Catálogo de Publicaciones anualmente que incluya de manera detallada: Títulos Descripción de las publicaciones Área temática CI. Centro de investigación Disponibilidad de ejemplares Precio público Registros CUI-ISBN Puntos de venta disponibles AGRONEGOCIOS Responsables