AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

2 CLASES DE AUDITORIA  PRIMERA PARTE  SEGUNDA PARTE  TERCERA PARTE  INTERNA  EXTERNA  SUFICIENCIA  CUMPLIMIENTO  PRODUCTO/ PROCESO/PROYECTO ¿Quien ? ¿Qué se audita?

3 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA  Determinar la o no de los elementos del  sistema de calidad con requisitos especificados.  Determinar la EFICACIA del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de calidad.  Proporcionar al auditado una oportunidad para MEJORAR su sistema de calidad. CONFORMIDAD

4 PASO 1: NOMBRAR AUDITOR PRINCIPAL AUDITOR LIDER AUDITOR PRINCIPAL AUDITOR JEFE AUDITOR INTERNO RESPONSABLE DE PLANEAR, EJECUTAR Y HACER SEGUIMIENTO

5 RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR  Planificar y llevar a cabo las responsabilidades asignadas.  Documentar las observaciones.  Informar los resultados.  Verificar la eficacia de las acciones correctivas (pactado).  Conservar y salvaguardar la documentación de la auditoria.  Cooperar y apoyar al auditor líder.

6 Responsabilidad del AUDITOR LIDER Responsabilidad del AUDITOR LIDER  Responsable por todas las etapas de la auditoria.  Ayudar en la selección de otros miembros.  Preparar el plan de auditoria.  Representar el equipo frente a la gerencia.  NC basadas en evidencias objetivas y sólidas.  Reuniones de enlace se realicen regularmente.  Presentar el informe de auditoria.

7 PASO 2: ENTRENAR AUDITOR PRINCIPAL CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD PRESENTAR EXAMEN PRESENTAR EXAMEN SI ES POSIBLE QUE ASISTA A VARIAS AUDITORIAS DE CALIDAD COMO OBSERVADOR SI ES POSIBLE QUE ASISTA A VARIAS AUDITORIAS DE CALIDAD COMO OBSERVADOR

8 Preparación individual del auditor  Lea los procedimientos con anticipación. Determine donde se realizan inspecciones.  Utilice listas de verificación.  Conozca la responsabilidad y posición de las personas auditadas.  Sepa que pistas puede seguir.

9 PASO 3: DETERMINAR NUMERO AUDITORES DE CALIDAD INTERNOS NUMERO DE AREAS, PLANTAS Y CIUDADES NUMERO DE AREAS, PLANTAS Y CIUDADES TIEMPO ESTIMADO EN VER LOS ELEMENTOS QUE LE COMPETEN A CADA AREA. TIEMPO ESTIMADO EN VER LOS ELEMENTOS QUE LE COMPETEN A CADA AREA. TIEMPO MAXIMO DEL CICLO DE AUDITORA TIEMPO MAXIMO DEL CICLO DE AUDITORA 3 A 4 AUDITORIAS AL AÑO MAXIMO 2 SEMANAS POR CLICLO CICLOS DE MAXIMO 1 TRIMESTRE

10 PASO 4: ENTRENAR AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD CURSO DE AUDITOR INTERNO CURSO DE AUDITOR INTERNO EXCELENTE CONOCIMIENTO DE LA NORMA EXCELENTE CONOCIMIENTO DE LA NORMA PREPARAR LISTAS CHEQUEO PREPARAR LISTAS CHEQUEO SI POSIBLE ASISTIR A AUDITORIAS COMO OBSERVADOR SI POSIBLE ASISTIR A AUDITORIAS COMO OBSERVADOR

11 ETAPAS DE LA AUDITORIA Sitio / Area Preparación Lista de verificación Reunión de apertura Realización de la Auditoria RNC ? Levante el RNC. Acción correctiva 1 1 Reunión de Cierre Reporte Seguimiento Levante NC. Fin Informe al Gerente Sepa que hace el área. Establezca fecha y tiempo. Auditoria de Suficiencia Manual Procedimientos Registros Auditoria de Cumplimiento SI NO Acuerde los hechos Presente los hechos Plan de auditoria

12 PASO 5: INICIAR CICLOS DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD SENSIBILIZACION DE TODO EL PERSONAL SENSIBILIZACION DE TODO EL PERSONAL HACER SIMULACROS HACER SIMULACROS EXCELENTE PREPARACION VIVENCIAL DE LOS AUDITORES EXCELENTE PREPARACION VIVENCIAL DE LOS AUDITORES MANEJO DE OBJECIONES Y CONFLICTO INMEDIATO MANEJO DE OBJECIONES Y CONFLICTO INMEDIATO

13 CICLO AUDITORIA: DEFINIR EL O B J E T I V O SUFICICIENCIA CONTROL PROCESO F ICHAS DE CONTROL CUMPLIMIENTO DE LO PACTADO CON EL CLIENTE RENDIMIENTO AREAS DE APOYO

14 CICLO AUDITORIA: PLAN DE AUDITORIA DEFINE OBJETIVO PLANEA EJECUTA AUDITORIA HACE SEGUIMIENTO ESCALA SI NECESARIO INFORME A LA GERENCIA GENERAL

15 CICLO AUDITORIA: PLANEACION LISTAS CHEQUEO QUE PREGUNTAR POR CARGO MANEJO DEL TIEMPO LECTURA DE LA DOCUMENTACION ESCRITA REVISION TECNICA Y ADMINISTRATIVA

16 CICLO AUDITORIA: REALIZAR AUDITORIA ACTA APERTURA AUDITORIA ANALISIS DE LA AUDITORIA AUDITORIA SEGUNDA RONDA ANALISIS REUNION CIERRE SEGUIMIENTO

17 REALIZANDO LA AUDITORIA ENTREVISTA JEFE ENTREVISTA PERSONAL DE PISO OBSERVA EL TRABAJO Y LAS AREAS DE TRABAJO MIRA LOS ARCHIVOS Y RECURSOS: PRESENTE, PASADO Y FUTURO SEGÚN LISTADOS MAESTROS

18 REUNION DE APERTURA  Presentar miembros a la directiva.  Revisar alcance y objetivos.  Métodos utilizados en la auditoria.  Conductos oficiales de comunicación.  Necesidad de recursos especiales.  Explicar NC, como se reportan y califican (mayor /menor).  Hora y fecha de reunión de cierre y otras.  Aclaraciones.

19 ENFOQUE DE LA AUDITORIA  Haga sentir cómodo al auditado  Sea amigable.  Explique el propósito de la auditoria.  Evite preguntas cuya respuesta sea SI o NO. LOS 7 AMIGOS DEL AUDITOR ¿Qué? ¿Como? ¿Por qué? ¿Muestreme? ¿Donde? ¿Quien? ¿Cuando?

20 EJECUTANDO LA AUDITORIA  Haga un muestreo de actividades, no se centre en una.  Busque evidencia observando lo que ocurre y revisando registros.  Haga anotaciones completas.  Escuche las explicaciones del auditado.  Anote y confirmelas más adelante si es procedente.No de la impresión de que no cree.  Escriba los detalles : procedimientos, registros, ordenes,lotes,ect.  Auditoria abierta y amigable resultará en un acuerdo de que el problema existe.  Verifique si la NC es o no puntual.

21 ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA 1. Inicio de la Auditoría 2. Revisión de la Documentación 3. Preparación de la Auditoría de Campo 4. Realización de las actividades de la auditoría en campo 5. Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría 6. Finalización de la auditoría 7. Realización de la actividades de seguimiento.

22 INICIO DE AUDITORIA ESTABLECIMIENTO DEL CONTACTO INICIAL CON EL AUDITADO Establecer los canales de comunicación con el representante del auditado. Establecer los canales de comunicación con el representante del auditado. Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoria. Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoria. Proporcionar información sobre las fechas, duración propuesta y la composición del equipo auditor. Proporcionar información sobre las fechas, duración propuesta y la composición del equipo auditor. Solicitar acceso a los documentos. Solicitar acceso a los documentos. Reglas de Seguridad. Reglas de Seguridad. Hacer los preparativos para la auditoria. Hacer los preparativos para la auditoria. Acordar la asistencia de observadores y la necesidad de guías. Acordar la asistencia de observadores y la necesidad de guías.

23 REVISION DE LA DOCUMENTACION Revisión de los documentos del Sistema de Gestión, incluyendo registros y determinación de su adecuación con respecto a los criterios de auditoria. Revisión de los documentos del Sistema de Gestión, incluyendo registros y determinación de su adecuación con respecto a los criterios de auditoria. Si la documentación es inadecuada, se debe informar al cliente, a los responsables de gestionar el programa y al auditado. Decidir si se continua con la auditoria. Si la documentación es inadecuada, se debe informar al cliente, a los responsables de gestionar el programa y al auditado. Decidir si se continua con la auditoria.

24 PREPARACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA DE CAMPO PREPARACION DEL PLAN DE AUDITORIA Contenido del plan: Objetivos de la auditoria. Objetivos de la auditoria. Criterios de la auditoria y los documentos. Criterios de la auditoria y los documentos. El alcance, identificar unidades funcionales. El alcance, identificar unidades funcionales. Fechas y lugares donde se va a realizar la auditoria de campo. Fechas y lugares donde se va a realizar la auditoria de campo. La hora y la duración estimada de las actividades, incluyendo reuniones con la dirección del auditado y las del grupo auditor. La hora y la duración estimada de las actividades, incluyendo reuniones con la dirección del auditado y las del grupo auditor. Funciones y responsabilidades del equipo auditor y de los acompañantes. Funciones y responsabilidades del equipo auditor y de los acompañantes. Asignación de los recursos necesarios en áreas criticas. Asignación de los recursos necesarios en áreas criticas.

25 PREPARACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA DE CAMPO ASIGNACION DE LAS TAREAS AL EQUIPO AUDITOR Asignar a cada miembro del equipo auditor las responsabilidades para auditar procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicas.

26 PREPARACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA DE CAMPO PREPARACION DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO Listas de verificación y planes de muestreo de auditoria. Listas de verificación y planes de muestreo de auditoria. Formularios para registrar información, evidencias de apoyo, hallazgos de auditoria. Formularios para registrar información, evidencias de apoyo, hallazgos de auditoria. Registros de auditoria. Registros de auditoria.

27 PREPARACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA DE CAMPO REALIZACION DE LA REUNION DE APERTURA Confirmar el plan de auditoria. Confirmar el plan de auditoria. Proporcionar un breve resumen de cómo se llevaran a cabo las actividades de auditoria. Proporcionar un breve resumen de cómo se llevaran a cabo las actividades de auditoria. Confirmar los canales de comunicación. Confirmar los canales de comunicación. Dar al auditado la oportunidad de realizar preguntas. Dar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

28 PREPARACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA DE CAMPO COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORIA Los miembros del equipo deben consultarse periódicamente para evaluar los progresos y reasignar tareas. Los miembros del equipo deben consultarse periódicamente para evaluar los progresos y reasignar tareas. El auditor líder debería comunicar los progresos al auditado. Evidencias que sugieren riesgos deben ser comunicadas inmediatamente. El auditor líder debería comunicar los progresos al auditado. Evidencias que sugieren riesgos deben ser comunicadas inmediatamente.

29 PREPARACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA DE CAMPO PAPEL Y RESPONSABILIDADES DE LOS GUIAS Y LOS OBSERVADORES Establecer los contactos y horarios para las entrevistas. Establecer los contactos y horarios para las entrevistas. Acordar visitas a partes especificas. Acordar visitas a partes especificas. Asegurase de que se cumplan las reglas de seguridad. Asegurase de que se cumplan las reglas de seguridad. Ser testigos de la auditoria en nombre del auditado. Ser testigos de la auditoria en nombre del auditado. Proporcionar aclaraciones o ayudar en la recopilación de la información. Proporcionar aclaraciones o ayudar en la recopilación de la información.

30 PREPARACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA DE CAMPO RECOPILACION Y VERIFICACION DE LA INFORMACION Entrevistas Entrevistas Observación de actividades. Observación de actividades. Revisión de documentos. Revisión de documentos.

31 PREPARACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA DE CAMPO GENERACION DE HALLAZGOS DE LA AUDITORIA Pueden indicar conformidad, como no conformidad. Pueden indicar conformidad, como no conformidad. Deben registrarse. Deben registrarse. Pueden clasificarse. Pueden clasificarse. Revisarse con el auditado. Revisarse con el auditado. Resolver cualquier opinión divergente respecto a los hallazgos. Resolver cualquier opinión divergente respecto a los hallazgos. Registrarse los puntos en que no hay acuerdo. Registrarse los puntos en que no hay acuerdo.

32 PREPARACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA DE CAMPO PREPARACION DE LAS CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA Revisar los hallazgos y cualquier información recopilada frente a los objetivos. Revisar los hallazgos y cualquier información recopilada frente a los objetivos. Acordar conclusiones, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al proceso. Acordar conclusiones, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al proceso. Preparar recomendaciones, si esta especificado en los objetivos. Preparar recomendaciones, si esta especificado en los objetivos. Comentar el seguimiento de la auditoria, si esta en el plan. Comentar el seguimiento de la auditoria, si esta en el plan.

33 PREPARACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA DE CAMPO REALIZACION DE LA REUNION DE CIERRE Presidida por el auditor líder. Presidida por el auditor líder. Presentar hallazgos y conclusiones. Presentar hallazgos y conclusiones. En presencia del auditado y cliente. En presencia del auditado y cliente. Presentar plan de acciones correctivas y preventivas. Presentar plan de acciones correctivas y preventivas. Si se especifica en los objetivos, dar recomendaciones para la mejora. Si se especifica en los objetivos, dar recomendaciones para la mejora.

34 PREPARACION, APROBACION Y DISTRIBUCION DEL INFORME DE AUDITORIA PREPARACION DEL INFORME Los objetivos de auditoria. Los objetivos de auditoria. El alcance. El alcance. La identificación del cliente. La identificación del cliente. Identificación del líder y miembros del equipo auditor. Identificación del líder y miembros del equipo auditor. Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de auditoria en campo. Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de auditoria en campo. Los criterios. Los criterios. Los hallazgos. Los hallazgos. Las conclusiones. Las conclusiones. El plan de auditoria. El plan de auditoria. Lista de representantes del auditado. Lista de representantes del auditado.

35 PREPARACION, APROBACION Y DISTRIBUCION DEL INFORME DE AUDITORIA Las áreas no cubiertas. Las áreas no cubiertas. Las opiniones divergentes entre el equipo y el auditado. Las opiniones divergentes entre el equipo y el auditado. Recomendaciones para la mejora, si se especificó. Recomendaciones para la mejora, si se especificó. Plan de seguimiento acordado. Plan de seguimiento acordado. La lista de distribución del informe. La lista de distribución del informe.

36 PREPARACION, APROBACION Y DISTRIBUCION DEL INFORME DE AUDITORIA APROBACION Y DISTRIBUCION DEL INFORME Emitirse en un tiempo acordado. Emitirse en un tiempo acordado. Fechado, revisado y aprobado según el procedimiento de auditorias. Fechado, revisado y aprobado según el procedimiento de auditorias. Distribuirse a los receptores designados por el cliente. Distribuirse a los receptores designados por el cliente. Es propiedad del cliente. Es propiedad del cliente. Mantener la confidencialidad del contenido del informe. Mantener la confidencialidad del contenido del informe.

37 FINALIZACION DE LA AUDITORIA Cuando todas las actividades descritas en el plan se hayan realizado. Cuando todas las actividades descritas en el plan se hayan realizado. Cuando se haya distribuido el informe aprobado. Cuando se haya distribuido el informe aprobado.

38 LA REUNION DE CIERRE PREPARACION PREPARACION  Cada uno relata sus hallazgos.  El equipo evalúa y revisa los hallazgos.  Se define si son NC y su clase.  Se prepara un borrador del reporte final. REUNION DE CIERRE  Agradecimientos.  Resumen del alcance.  Objetivo y método usado.  No todas las NC se pueden descubrir.  Preguntas y discusiones al final.  Presentación de las NC por el equipo.Hechos solamente.  Resumen general por el A.Líder.  Invitación a discutir cualquier punto.  Acuerdo de las fechas para terminación de las acciones correctivas DIRIGIDA POR EL AUDITOR LIDER

39 REPORTE DE DISCREPANCIAS.  Cada N.C.debe tener un reporte separado.  Reporte debe contener 3 ítems :  Descripción completa y precisa de lo observado.  Referencia a la cláusula del estandard/ documento de calidad de la organización.  Explicación de los requisitos de la cláusula / documento.  Las discrepancias deben atribuirse solamente a una cláusula de la norma, la más aplicable.  En ocasiones, la única referencia es la documentación de la organización.

40 INFORME FINAL DE LA AUDITORIA  Alcance y objetivos.  Fechas e identificación de la organización.  Detalles del plan de auditoria,miembros y entrevistas.  Documentos de referencia : norma,manual de calidad,ect.  Relación de las no conformidades encontradas.  Análisis de las fortalezas del sistema.  Capacidad del sistema para lograr los objetivos de calidad definidos.  Lista de distribución. Precisos,soportados y referencias precisas. Detalles y NC aceptadas por las partes involucradas Listos al terminar la auditoria o muy cerca.

41 CICLO AUDITORIA: SEGUIMIENTO REVISAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS REPORTES DE NO CONFORMIDAD REVISAR LO PACTADO CON EL JEFE DEL AREA LEVANTAR LA NO CONFORMIDAD ASEGURAR MEJORA SISTEMA

42 ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE UNA AUDITORIA Las conclusiones pueden indicar necesidad de acciones correctivas, las cuales deben resolverse en un determinado tiempo. No se considera parte de la auditoria. Las conclusiones pueden indicar necesidad de acciones correctivas, las cuales deben resolverse en un determinado tiempo. No se considera parte de la auditoria. La verificación de la implementación de las acciones correctivas forma parte de otra auditoria. La verificación de la implementación de las acciones correctivas forma parte de otra auditoria. El programa puede especificar el seguimiento por parte de los miembros del equipo auditor. El programa puede especificar el seguimiento por parte de los miembros del equipo auditor. Planes de auditoria. Planes de auditoria. Programas de auditoria. Programas de auditoria. Informes de auditoria. Informes de auditoria.

43 ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Informes de no conformidades. Informes de no conformidades. Informes de acciones correctivas y preventivas. Informes de acciones correctivas y preventivas. Seguimiento a auditorias, si aplica. Seguimiento a auditorias, si aplica. Competencia de auditores. Competencia de auditores. Selección del equipo auditor. Selección del equipo auditor. Mantenimiento y mejora de la competencia. Mantenimiento y mejora de la competencia.

44 CICLO AUDITORIA: ESCALAR VOLVER A DILIGENCIAR LA NO CONFORMIDAD QUE EL JEFE DEL JEFE SE COMPROMETA ASEGURAR EN FORMA IMPERSONAL LA ACCION CORRECTIVA NO BUSCAR CULPABLES NO CREAR ENEMISTADES

45 CICLO AUDITORIA: INFORME A LA GERENCIA FECHA DE CORTE INFORME EN UNA PAGINA PRESENTA LA CAPACIDAD DE REALIZAR ACCIONES CORRECTIVAS PRESENTA PROBLEMAS MUY FRECUENTES

46 SEGUIMIENTO VERIFIQUE LA IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS DESPUÉS DE LA FECHA ESTABLECIDA ESTABLEZCA UNA NUEVA FECHA VERIFIQUE DE NUEVO ESCALE CIERRE LOS REPORTES DE NO CONFORMIDAD NO SI NO

47 EL PASO SIGUIENTE: HACERLO EN LA EMPRESA SIGA LOS PASOS SIGA LOS PASOS EXCELENTE PLANEACION EXCELENTE PLANEACION MANEJO DEL CONFLICTO MANEJO DEL CONFLICTO AUDITORIA SUFICIENCIA AUDITORIA SUFICIENCIA AUDITORIA CON RECOMENDACIONES Y ACLARACIONES AUDITORIA CON RECOMENDACIONES Y ACLARACIONES

48 ADMINISTRACION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA SEGUIMIENTO/ MTO. DEL DESEMPEÑO  Evaluación del desempeño : observaciones de auditoria, ect.  Consistencia entre los auditores :  Talleres de entrenamiento.  Revisión de informes de auditoria.  Rotación de auditores entre equipos.  Entrenamiento.  Controlar necesidades y actuar. FACTORES OPERACIONALES  Recursos.  Planificación y programación de auditorias.  Formatos formalizados.  Confidencialidad. APTITUDES DE LOS AUDITORES