LEVANTAMIENTO, ANALISIS Y MEJORAMIENTO DE PROCESOS DE LA EMPRESA AGRA S.A.

FACTORES EMPRESARIALES Objetivo general Levantar, Levantar Analizar Mejorar FACTORES EMPRESARIALES

Historia de La empresa Es una empresa dedicada a la fabricación de productos de limpieza para el hogar, automotriz e industrial. Tiene una trayectoria de 12 años en el mercado sus principales clientes es el sector hotelero, turístico, lavanderías y automotriz.

Diagrama causa-efecto MATERIALES *Falta de documentación apropiada para pedido de compras. *Retraso en la entrega de materia prima. *Devoluciones de materia prima. TALENTO HUMANO *Carencia de comunicación formal. *Falta de procesos e instructivos en las áreas de trabajo. *Falta de gestión de talento humano. PRODUCCION *No existe planificación *Inexistencia de documentos de procesos Falta de control de la producción Mala comunicación interna Falta de capacitación Duplicación de funciones Retraso en la generación del producto ADMINISTRATIVO- FINANCIERO Falta de delegación gerencial Programas obsoletos TECNOLOGÍA *Equipos y herramientas inapropiados. *Inadecuado control de la bodega VENTAS *Débil publicidad *Pedidos incompletos Información no confiable Poder de decisión Producto final no cumple estándares de calidad Mal manejo de stock No cumplimiento de metas en ventas

DIAGNOSTICO SITUACIONAL ANALISIS EXTERNO (OPORTUNIDADES-AMENAZAS) ANALISIS INTERNO (FORTALEZAS Y DEBILIDADES) OBJETIVO Conocer la realidad de la empresa a través de los factores internos y externos en que se desenvuelve la misma

Leyes de cupos del CONSEP Adquisición de nueva infraestructura MACROAMBIENTE ECONOMICOS Tasas de Interés Inflación PIB Leyes de cupos del CONSEP POLITICOS Y LEGALES Implementación NIFFS Impuestos ISD Adquisición de nueva infraestructura Avances tecnológicos TECNOLOGICOS Normativas y lineamientos ambientales que rigen con claridad al sector AMBIENTALES FACTORES

microambiente OPORTUNIDAD Calidad de materia prima OPORTUNIDAD CLIENTES PROVEEDORES COMPETENCIA OPORTUNIDAD Calidad de materia prima OPORTUNIDAD Conforme calidad , precio y entrega del producto. Conocimiento de producto biodegradables. AMENAZAS Tiene mayor demanda debido a su óptima infraestructura. Publicidad propagada AMENAZAS Devoluciones de materia prima. No contar con proveedor con crédito accesible. Tiempo de entrega de la materia prima no cumple con estándares de la empresa AMENAZAS Falta de publicidad difundida

Análisis interno ADMINISTRATIVA PRODUCCION FINANCIERA TALENTO HUMANO RECURSOS TECNOLOGICO

Fortalezas Personal conoce la misión y visión de la empresa. Liderazgo democrático por parte de la jefatura. Mínimo número de clientes con cartera vencida. Cuenta con liquidez para realizar pagos oportunos. La empresa es calificada como sujeto de crédito y de nuevos proyectos. Cumplimiento con las normas de seguridad industrial. Adecuado volumen de producción. Escasos desperdicios de materia prima para elaborar los productos.

Debilidades Falta de conocimiento y sociabilización de las políticas y estrategias de la empresa. No existen procesos e instructivos en las áreas de trabajo La organización del trabajo es empírica La comunicación interna entre el personal no es optima. Las decisiones tomadas por parte de la jefatura no son aceptadas por los empleados Motivación transitoria del personal. La evaluación del trabajo no cuenta con indicadores de gestión y desempeño Herramientas y equipos inapropiados. Programas tecnológicos desactualizado El presupuesto no cubre todas las necesidades de las empresas. Falta de delegación gerencial Retrasos con el cumplimiento de las órdenes de producción. Esporádico control de calidad del producto terminado. Inadecuado control de inventarios

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO FILOSOFIA EMPRESARIAL PRINCIPIOS Y VALORES Responsables con el ambiente: Puntualidad Cumplimiento Adquirido Honestidad Empresarial Respeto a las personas MISION PROPUESTA “Producir y comercializar productos químicos de uso industrial, domestico, garantizando ambientes amigables y seguros para la salud de nuestros clientes, sustentados en los principios de cumplimiento y responsabilidad”.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO VISION PROPUESTA 2015 “Seremos lideres en productos especializados con capacidad de adaptarnos a las necesidades de nuestros clientes, ofreciendo un producto de calidad, a través del mejoramiento continuo con talento humano competitivo guiados por los principios de cumplimiento, responsabilidad y puntualidad” Objetivos Corporativos Desarrollar productos químicos de alta calidad, con precios competitivos, y atención personalizada a los clientes, con apoyo de los procesos organizacionales que vayan enfocados al mejoramiento continuo, alcanzando estabilidad económica y crecimiento en el mercado, optimizando los recursos: tecnológicos, humano, financiero y productivo.

Levantamiento y análisis de procesos OBJETIVO GENERAL Representar la realidad de una manera más exacta posible, a partir de la identificación de las diferentes actividades que se realizan en los procesos de la empresa AGRA S.A., para lograr un producto de calidad y satisfacción al cliente interno y externo.

PROCESOS DE LA EMPRESA AGRA S.A. PROCESO GOBERNATE GERENCIA    PROCESOS BASICOS PRODUCCION  VENTAS Y ATENCION AL CLIENTE   ALMACENAMIENTO Y DESPACHOS   ADQUISICIONES PROCESOS DE APOYO  RECURSOS TECNOLOGICOS ADMINISTRATIVA FINANCIERA

MATRIZ RESUMEN PROCESOS

PROCESOS CRITICOS PRODUCCION CONTROL DE CALIDAD ADQUISICIONES ELABORACION DEL PRODUCTO No existe una planificación oportuna en las órdenes de producción. La carencia de materia prima ocasiona que se retrase la producción, lo que permite que se cancele la producción de un lote y se inicie con otro y por ende los pedidos lleguen incompletos al cliente. El asistente de producción es el único que conoce los componentes de los productos(formulas), no existe manual de aplicación de fórmulas  CONTROL DE CALIDAD Los controles de calidad se lo realiza en bases a pedidos de clientes más no como un proceso necesario para mejorar estándares de calidad. ADQUISICIONES COMPRA DE MATERIA PRIMA El requerimiento de materia prima se lo hace cuando ésta se termina en su totalidad. No se informa oportunamente la falta de existencia de materia prima. PLAN DE COMPRAS La elaboración del plan no se hace en base a tiempos de entrega del proveedor. En pocas ocasiones es enviado el plan de compras a gerencia para ser aprobado. ALMACENAMIENTO CONTROL DE INVENTARIOS No existe un adecuado control y registro de ingreso y la salida en cuanto a materias primas, producto en proceso y el producto terminado. Falta de delegación en área de trabajo.

MEJORAMIENTO DE PROCESOS EN REDUCCION DE COSTOS Y TIEMPOS FUSIÓN O INTEGRACIÓN DE ACTIVIDADES ELIMINACION DE ACTIVIDADES QUE NO SEAN NECESARIAS CREACION DE ACTIVIDADES

*Direccionamiento Estratégico PROPUESTA CADENA DE VALOR GERENCIA GENERAL *Direccionamiento Estratégico *Mejora Continua INVESTIGACION Y DESARROLLO ADQUISIONES Y ALMACENAMIENTO COMERCIALIZACION DESPACHO Y ENTREGA DEL PRODUCTO C L I E N T C L I E N T RECURSO HUMANOS ADMINISTRACION- FINANCIERO RECURSO TECNOLOGICO

Propuestas de mejoramiento Difundir el plan de producción al personal de producción Invertir en tecnología a través de un software que permita vincular todos los procesos que generan valor al producto como son el de producción, adquisición y ventas. Una adecuada recepción y control de materias primas(tabla de control). Políticas de recepción de materia prima que no interrumpa en el proceso de producción. Creación de una pagina web para difundir la publicidad y captar más clientes. Estudios de mercado, para el desarrollo de productos especializados Capacitación al personal en cuanto a programas tecnológicos, y técnicas de ventas. Difusión del direccionamiento estratégico de la empresa.

CONCLUSIONES No existe una adecuada planificación de la producción, por lo que ocasiona demoras en el despacho y entrega del producto. No se informa de manera oportuna la falta de existencia de materia prima o materiales. No existe un adecuado control en cuanto a la entrega y almacenaje de la materia prima y productos terminados. Los trabajadores desconocen los objetivos y estrategias de la empresa por lo que las actividades no se encuentran dirigidas a cumplirlas en su totalidad. Muchos de los procesos se rigen en forma verbal y no son documentados. Las funciones de los empleados se encuentran sobrecargadas, que permite que no se cumplan en su totalidad las actividades diarias. No existe un sistema integrado, que permita que las áreas de producción, ventas y administración se encuentren enlazados y trabajen en forma conjunta para optimizar tiempo y recursos.

Recomendaciones Tomar en cuenta el presente manual de procesos generado el cual fue elaborado en base a datos reales y alimentado con entrevistas personales (análisis interno y externo), inspecciones, observaciones relacionadas con la ejecución de los procesos diarios, todo esto como punto de partida en la identificación de las falencias en su organización y la toma de correctivos considerando los tiempos e inversiones a generarse. Se recomienda revisar la matriz de síntesis FODA en el cual se indica las estrategias que se sugiere se implementen. Involucrar a todos los empleados en el conocimiento del manual de tal manera que ellos conozcan como trabajan el resto de departamentos y tener un enfoque más globalizado de la organización donde trabajan. Las metodologías y técnicas a implementarse son de fácil aplicación, su efecto será a largo plazo y requiere de esfuerzo y disciplina. El control en el mejoramiento de los procesos Cambio en el modelo organizacional funcional con el cual la empresa ha estado operando al modelo de administración por procesos. Contribución al éxito o fracaso en la implementación de dicho manual se recomienda documentar los procesos, automatizarlos y organizarlos además de crear y mantener la cadena de valor.