Subsecretaría de Modernización del Estado – Ministerio de Coordinación de Gabinete – Provincia del Chubut << >> Dirección General de Estadística y Censos Buscando Indicadores de Desempeño Sistema de Evolución y Alerta de Proyectos - SEAP Semáforo – Versión 1.0

Subsecretaría de Modernización del Estado – Ministerio de Coordinación de Gabinete – Provincia del Chubut << >> Dirección General de Estadística y Censos Temario Resumen ideas principales ¿Por qué utilizar SEAP? – Beneficios Explicación del sistema Necesidades del sistema Resumen

Subsecretaría de Modernización del Estado – Ministerio de Coordinación de Gabinete – Provincia del Chubut << >> Dirección General de Estadística y Censos Resumen ideas principales SEAP es un sistema de indicadores, que es un mecanismo sistemático y permanente de monitoreo del avance, resultado y alcance de la operación diaria, para evaluar el cumplimiento del quehacer institucional, a través de indicadores y metas. Permite observar la evolución de la ejecución de los proyectos

Subsecretaría de Modernización del Estado – Ministerio de Coordinación de Gabinete – Provincia del Chubut << >> Dirección General de Estadística y Censos ¿Por qué utilizar SEAP? - Beneficios –Permite medir los resultados de la ejecución de los proyectos que se encuentran enmarcados en los ejes estratégicos que se han propuesto para su posterior análisis, evaluación y corrección en caso de ser necesario. –Muestra y alerta a simple vista sobre como se está ejecutando un proyecto. –Alerta sobre la necesidad de tomar medidas correctivas en caso de que los resultados que se obtienen sean distintos respecto a lo que se había previsto en una primera instancia (desvío).

Subsecretaría de Modernización del Estado – Ministerio de Coordinación de Gabinete – Provincia del Chubut << >> Dirección General de Estadística y Censos Explicación del Sistema –Para que el sistema funcione, se requiere que cada organismo planifique los proyectos que piensa implementar, teniendo en cuenta tanto variables endógenas como exógenas (recordar la matriz FODA), previendo la cantidad que se piensa producir en cada período durante los cuales se ejecuta cada proyecto. –Los únicos datos que el usuario debe ingresar al sistema son la cantidad real que se produce en cada período (que es un dato que se logra una vez cumplido ese período) y lo que se pretende producir en cada período (es un dato que se debe ingresar al principio del proyecto).

Subsecretaría de Modernización del Estado – Ministerio de Coordinación de Gabinete – Provincia del Chubut << >> Dirección General de Estadística y Censos Explicación del Sistema – Vista del SEAP Esta es la vista que aparece una vez abierto el archivo. En las Columnas N a H aparece la expresión #¡Div/0! que significa que se está queriendo calcular algo sobre 0 (cuestión que matemáticamente no existe). Esto ocurre porque las mencionadas columnas están preparadas para brindar un resultado que por el momento no está completo. No hay que darle importancia ya que a medida que se vaya completando la columna G, la expresión se irá modificando por los cocientes resultantes. En las columnas N hasta P, no aparece ningún gráfico de barras. El mismo surgirá a medida que se vayan completando los datos

Subsecretaría de Modernización del Estado – Ministerio de Coordinación de Gabinete – Provincia del Chubut << >> Dirección General de Estadística y Censos Explicación del Sistema - continuación Ejes: Indica los ejes que han sido definidos: Tecnología Gestión Difusión Información

Subsecretaría de Modernización del Estado – Ministerio de Coordinación de Gabinete – Provincia del Chubut << >> Dirección General de Estadística y Censos Explicación del Sistema - continuación Objetivo: Indica los objetivos que fueron consensuados y en los cuales deben enmarcarse los proyectos. Los objetivos guardan estrecha relación con los ejes. En el ejemplo para el eje propuesto un objetivo es: Fortalecer los proyectos de conectividad implementados en todo el interior provincial

Subsecretaría de Modernización del Estado – Ministerio de Coordinación de Gabinete – Provincia del Chubut << >> Dirección General de Estadística y Censos Explicación del Sistema - continuación Indicador: Muestra los indicadores propuestos. Deben encuadrarse en alguna de las siguientes categorías: - Eficiencia- Calidad - Eficacia- Mix entre ella Para el ejemplo se seleccionó un indicador de eficiencia: Porcentaje de conectividades realizadas en el período.

Subsecretaría de Modernización del Estado – Ministerio de Coordinación de Gabinete – Provincia del Chubut << >> Dirección General de Estadística y Censos Explicación del Sistema - continuación Fórmula: Muestra la fórmula del indicador. En el ejemplo la fórmula es Total conectividades / Total previsto. El resultado de este cociente se muestra en la columna Cálculo (H)

Subsecretaría de Modernización del Estado – Ministerio de Coordinación de Gabinete – Provincia del Chubut << >> Dirección General de Estadística y Censos Explicación del Sistema - continuación Período: Indica los períodos en los cuales se va a desarrollar el proyecto y en las cuales se procede a calcular la evolución del proyecto. Puede medirse en días, meses, años, etc. En el ejemplo los distintas etapas van de 1 a 6 (meses, años, etc.)

Subsecretaría de Modernización del Estado – Ministerio de Coordinación de Gabinete – Provincia del Chubut << >> Dirección General de Estadística y Censos Explicación del Sistema - continuación Cantidad: Es una de las dos columnas en las cuales el usuario debe ingresar los datos. Es el numerador de la fórmula (columna D) Se ingresa la cantidad de producto que se logró en un período. Es un dato que se logra una vez finalizado el período. En el ejemplo: Período 1: 90 conexiones Período 4: 0conexiones Período 2: 100 conexiones Período 5: 0 conexiones Período 3: 50 conexiones Período 6: 80 conexiones

Subsecretaría de Modernización del Estado – Ministerio de Coordinación de Gabinete – Provincia del Chubut << >> Dirección General de Estadística y Censos Explicación del Sistema - continuación Previsto: Es la otra columna que debe ser completada por el usuario. Indica la cantidad de producto que se ESTIMA se logrará en cada período. Es un dato que debe ingresarse al inicio del proyecto. Es el denominador de la fórmula (Columna D) En el ejemplo: se estima que en cada período se realizarán 100 conexiones por cada período

Subsecretaría de Modernización del Estado – Ministerio de Coordinación de Gabinete – Provincia del Chubut << >> Dirección General de Estadística y Censos Explicación del Sistema - continuación Cálculo: Indica en porcentaje, el cumplimiento del objetivo en el período. Es el resultado de la fórmula del indicador (Columna D) En el ejemplo los resultado son: Período 1: 90% (90/100) Período 4: 0% (0/100) Período 2: 100% (100/100)Período 5: 0% (0/100) Período 3: 50% (50/100)Período 6: 80% (80/100)

Subsecretaría de Modernización del Estado – Ministerio de Coordinación de Gabinete – Provincia del Chubut << >> Dirección General de Estadística y Censos Explicación del Sistema - continuación Meta Parcial: Indica el grado de avance que se pretende obtener hasta un determinado período sobre el total previsto. Se calcula automáticamente en función de la cantidad acumulada prevista hasta el período sobre la cantidad total prevista. Ambos datos se obtienen de la columna G. En el ejemplo: Período 1: 16,67% (100/600)Período 4: 66,67% (400/600) Período 2: 33,33% (200/600)Período 5: 83,33% (500/600) Período 3: 50,00% (300/600)Período 6: 100,00% (600/600)

Subsecretaría de Modernización del Estado – Ministerio de Coordinación de Gabinete – Provincia del Chubut << >> Dirección General de Estadística y Censos Explicación del Sistema - continuación Grado de Avance: Indica la cantidad realmente producida hasta un período sobre el total previsto. Se calcula automáticamente en función de la cantidad producida hasta el período (columna F) sobre el total previsto (columna G). En el ejemplo: Período 1: 15,00% (90/600)Período 4: 40,00% (240/600) Período 2: 31,67% (190/600)Período 5: 40,00% (240/600) Período 3: 40,00% (240/600)Período 6: 53,33% (320/600)

Subsecretaría de Modernización del Estado – Ministerio de Coordinación de Gabinete – Provincia del Chubut << >> Dirección General de Estadística y Censos Explicación del Sistema - continuación Avance Parcial: Indica el grado de avance que se produjo realmente, comparando lo producido hasta el período con lo planificado hasta ese mismo momento. Se calcula automáticamente en función de la cantidad producida hasta el período (columna F) sobre el total previsto hasta el período (columna G). En el ejemplo: Período 1: 90,00% (90/100)Período 4: 60,00% (240/400) Período 2: 95,00% (190/200)Período 5: 48,00% (240/500) Período 3: 80,00% (240/300)Período 6: 53,33% (320/600)

Subsecretaría de Modernización del Estado – Ministerio de Coordinación de Gabinete – Provincia del Chubut << >> Dirección General de Estadística y Censos Explicación del Sistema - continuación Desvío: Ofrece un impacto visual que alerta sobre la marcha del proyecto. El resultado que se obtiene es la diferencia entre el 100% y el avance parcial (columna K). El semáforo estará en: VERDE: si el desvío es menor o igual a 0,15; AMARILLO: si está entre 0,16 y 0,50; ROJO: si es mayor o igual a 0,51 En el ejemplo: Período 1: 0,10 (100%-90%)Período 4: 0,40 (100%-60%) Período 2: 0,05 (100%-95%)Período 5: 0,52 (100%-48%) Período 3: 0,20 (100%-80%)Período 6: 0,47 (100%-53,33%)

Subsecretaría de Modernización del Estado – Ministerio de Coordinación de Gabinete – Provincia del Chubut << >> Dirección General de Estadística y Censos Explicación del Sistema - continuación Fuente: Cita la fuente de donde se obtienen los datos para la realización de los cálculos.

Subsecretaría de Modernización del Estado – Ministerio de Coordinación de Gabinete – Provincia del Chubut << >> Dirección General de Estadística y Censos Explicación del Sistema - continuación Gráfico: Muestra de manera gráfica la comparación entre lo que se había previsto realizar en cada período y lo que efectivamente se realizó. A mayor distancia entre las líneas, mayor es el desfasaje entre lo previsto y lo realizado. También permite observar como fue la tendencia a lo largo del proyecto.

Subsecretaría de Modernización del Estado – Ministerio de Coordinación de Gabinete – Provincia del Chubut << >> Dirección General de Estadística y Censos Necesidades del Sistema Que los proyectos se encuadren en los ejes y objetivos propuestos. Buscar dentro de las categorías propuestas, el indicador adecuado, el más representativo que nos permita sacar las mejores conclusiones. Que se prevea la cantidad de períodos en el cual se va a desarrollar el proyecto. Una vez finalizado un período, completar el dato sobre la cantidad producida en ese período. Al inicio del proyecto se debe completar la cantidad que se estima se producirá en cada período. Analizar los resultados y tomar medidas correctivas en caso de ser necesario. Hacer propuestas de mejora al sistema para enriquecerlo.

Subsecretaría de Modernización del Estado – Ministerio de Coordinación de Gabinete – Provincia del Chubut << >> Dirección General de Estadística y Censos Resumen El objetivo es realizar una primera aproximación a un sistema de indicadores y alertas. Permite observar como evoluciona la ejecución de un proyecto. Otorga la posibilidad de evaluación de un proyecto y ver si se cumple en tiempo y forma Alerta sobre la desviación respecto a lo planificado de manera de poder tomar medidas correctivas a tiempo. Se cuadra en los lineamientos consensuados. Se deben cargas sólo un par de datos para poder obtener los distintos resultados